Als het gaat om het veilig opslaan en delen van bestanden zijn er vele oplossingen. De klassieke manier is het gebruik van een file server, een zware computer met veel opslagcapaciteit in het bedrijfsnetwerk.
Een steeds meer gebruikte aanpak is om bestanden onder te brengen in Microsoft Sharepoint, een oplossing gericht op het delen van informatie binnen de organisatie. Sharepoint kan ook worden afgenomen als dienst bij Microsoft als onderdeel van Office 365 (zie hier voor meer informatie over Office 365).
Maar wat zijn nu eigenlijk de voor- en nadelen van beide oplossingen? Wij zetten enkele punten voor u op een rijtje:
Voordelen Sharepoint
- Versiebeheer. Sharepoint kan verschillende versies van een bestand bewaren.
- Application aware. Sharepoint 2010 integreerd naadloos met Office 2010, dit betekent bijvoorbeeld dat bij het opslaan van een document niet het gehele document opnieuw hoeft worden verzonden maar slechts de wijzigingen.
Cocreatie. In samenhang met bovenstaande item is het mogelijk met meerdere personen gelijktijdig aan een Office document te werken waarbij men elkaars wijzingen te zien krijgt.- Workflows. Het is mogelijk workflows te koppelen aan documenten, zo kan bijvoorbeeld een email gestuurd worden naar een beoordelaar en kan het document bij goedkeuring naar een andere map worden geplaatst.
Office Web Apps. In combinatie met Web Apps is het mogelijk documenten online te bekijken of te bekijken. Dit is vooral handig wanneer je een document wilt bewerken of bekijken op een computer waarop geen Office is geinstalleerd.- Notificaties. Het is met sharepoint mogelijk via rss of email op de hoogte gehouden te worden van nieuwe of gewijzigde documenten.
- Vinden van informatie. Met de zoekfunctie in Sharepoint kunnen documenten en informatie worden gevonden op basis van documentinhoud of meta-informatie (extra informatie door de gebruiker gedefinieerd). Aangezien deze infomatie vooraf is geindexeerd is dit razendsnel.
- Standaardisatie. Door het gebruik van formulieren, workflows en documentsjablonen kan ervoor worden gezorgd dat de juiste informatie wordt verzameld, op een vaste manier wordt verwerkt en dat documenten de juiste opmaak hebben. Sjablonen kunnen per document-type worden gedefinieerd zodat zoektochten naar de juiste sjablonen verleden tijd zijn.
Voordelen file server
- Werken met niet-Office bestanden. Bij het bewerken van niet office bestanden in Sharepoint moeten bestanden eerst worden uitgecheckt en gedownload alvorens ze kunnen worden bewerkt, hierna dienen ze weer worden geupload en ingecheckt. Dit is vrij omslachtig en niet erg snel. Een alternatief is het synchroniseren van deze bestanden in Sharepoint Workspace en ze hierin op te slaan. Het synchroniseren gebeurt dan op de achtergrond.
- Werken met databases en applicaties. Bedrijfsapplicaties (zoals boekhoudsoftware) werken soms in een client/server modus, dat wil zeggen dat op de server een centrale applicatie/database actief is waarme de clients (de werkstations) communiceren. Dit soort applicaties vereisen gebruik van een lokale file server.
- Grote grafische en multi-media bestanden. Zeker in Sharepoint Online is opslagcapaciteit duur, daarnaast is het werken aan deze grote bestanden in het lokale netwerk sneller dan over een, veelal tragere, internetverbinding. Sharepoint Online is daarbij beperkt tot een maximale bestandsgrootte van 100MB.
Voordelen Sharepoint Online
Sharepoint Online wordt gehost door Microsoft en heeft dus alle voordelen van SaaS (Software as a Service), het is overal benaderbaar, er zijn geen hoge aanschafkosten en er is geen omkijken naar hardware, beheer, updates en back-up. Uiteraard heeft Microsoft als maker van de Sharepoint software alle kennis in huis om de dienst in topconditie te houden.
De abonnementsprijzen zijn zeer redelijk bij gemiddelde datahoeveelheden (zie hier voor een overzicht van Sharepoint prijzen als onderdeel van Office 365) en daarbij krijgt men ook kostenloos extranet licenties voor toegang door partners. Wel zal enige inspanning vereist zijn voor het migreren van data en het trainen van werknemers in het gebuik van Sharepoint (zie hier voor een overzicht van Office 365 implementatie werkzaamheden).
Samenvatting
Sharepoint is veel meer dan een fileserver maar vereist een andere manier van werken. Het is een subliem platform voor samenwerken en delen van informatie, niet alleen voor documenten maar ook voor web-pagina’s, taken, formulieren, discussies en lijsten (een soort mini database zoals voor bijvoorbeeld contactpersonen).
Sharepoint kan zo eenvoudig of complex zijn als nodig, in de simpelste vorm is het een online file server die heel geschikt is om op te werken met Office 2010 documenten. Zeker als Sharepoint wordt afgenomen als onderdeel van de Office 365 suite is het een gemakkelijk te gebruiken, alles-in-één, kantoor toolkit. In meer complexe vormen kan het de informatiestromen binnen de organisatie structureren en processen vereenvoudigen.
Wij adviseren vooruitstrevende bedrijven en professionals de mogelijke voordelen van Sharepoint voor hun bedrijf te onderzoeken. Bedrijven met een meer statische cultuur of vele niet-Office documenten kunnen misschien beter op de bekende manier met de fileserver blijven werken. Ook zouden zij voor een hybride infrastructuur kunnen kiezen met enerzijds de interne fileserver(s) en anderzijds de overal toegankelijke Sharepoint omgeving voor specifieke informatie/bestandstypen of bepaalde werknemers of teams.
Over Ben Stege
