Je kunt je gehele postbus met anderen delen of alleen een specifiek onderdeel zoals Postvak, Agenda, Taken, Notities of Contactpersonen. Dit kan op dit moment het best via Outlook 2007 of Outlook 2010. De Outlook Web App biedt alleen mogelijkheden om agenda-deling in te stellen.
Delen van email, agenda of contactpersonen
Een specifieke onderdeel delen in Outlook en Office 365 – methode 1
Stel gedelegeerde toegang in:
- Ga naar Bestand > Accountinstellingen > Gemachtigdentoegang (in Outlook 2007: Extra > Opties > Tabblad ‘Gemachtigden’)
- Klik op ‘Toevoegen’
- Selecteer voor ieder itemtype het machtigingsniveau
Een specifieke onderdeel delen in Outlook en Office 365 – methode 2
Ga als volgt te werk om bijvoorbeeld je agenda of postvak met een ander te delen:
- Rechtsklik op het onderdeel dat je wilt delen > Kies ‘Eigenschappen’
- Selecteer het tabblad ‘Machtigingen’
- Klik op ‘Toevoegen’ > Dubbelklik de gebruikers die je machtigingen wilt verlenen en klik op OK
- Selecteer het machtigingsniveau en klik op OK (een eigenaar kan alles lezen en bewerken, een subauteur alleen items maken)
De agenda delen in de OutlookWeb App
- Ga naar de Agenda in de Outlok Web App
- Rechtsklik op de Agenda > Kies ‘Delen’ > ‘Agenda delen’ > Geef een naam op en kies ‘Verzenden’
De gehele postbus delen
Ga te werk zoals in methode 2 hierboven maar doe dit voor de gehele postbus (een niveau hoger dan het Postvak)
Ook een beheerder kan de gehele postbus (inclusief agenda, contactpersonen en taken) delen met andere gebruikers, dit kan middels onderstaande powershell commando:
Add-MailboxPermission “Naam van de postbus” -User “Naam van de groep of gebruiker” -AccessRights FullAccess
Noot! In dit geval zijn de machtigingen voor volledige toegang maar er zijn ook andere machtigingsniveau’s mogelijk zoals alleen-lezen.
Inzien van gedeelde email, agenda of contactpersonen
Ad-hoc inzage van een gedeelde email map of agenda (alleen in Outlook 2007 en 2010)
Om de postbus of agenda van een andere gebruiker in te zien ga je naar Bestand > Openen > ‘Map van andere gebruiker’. Geef de naam van de gebruiker op en de map die je wilt benaderen. Een nadeel hierbij is dat alleen de hoofdmap inzichtelijk is en niet de eventuele submappen. Als je submappen wilt inzien zul je volledige toegang tot de postbus moeten hebben en verolgens de onderstaande procedure moeten doorlopen:
Permanente inzage van een gedeelde Agenda
- Outlook 2010: Ga naar je Agenda > Rechtsklik op de Agenda links in het navigatievenster > Kies ‘Agenda toevoegen’ > ‘Gedeelde agenda openenen’
- Outlook 2007: Ga naar je Agenda > Kies ‘Een gedeelde agenda openen’
- Outlook Web App: Ga naar je Agenda > Rechtsklik op ‘Mijn agenda’s >Kies ‘Agenda toevoegen’ > Geef de naam van de te openen agenda op
Permanente inzage van een gedeelde Contactpersonen (alleen in Outlook 2007 en 2010)
- Outlook 2010: Ga naar je Contactpersonen> Kies ‘Open gedeelde contactpersonen’ in het menu bovenaan
- Outlook 2007: Ga naar je Agenda > Kies ‘Gedeelde contactpersonen openen’ links in het menu
Toevoegen van een gedeelde postbus als extra postbus in Outlook
Een gemakkelijke manier om snel toegang te krijgen tot mappen die veelvuldig benaderd worden is om deze als extra postbus toe te voegen binnen Outlook 2010:
- Ga naar Bestand > Info > Accountinstellingen (in Outlook 2007: Extra > Opties > Accountinstellingen)
- Selecteer het account en klik ‘Wijzigen’
- Klik ‘Meer instellingen’ > tabblad ‘Geavanceerd’
- Klik op ‘Toevoegen’ en geef de naam van de gebruiker/postbus op
- Navigeer naar de Outlook Web App
- Klik rechtsboven in beeld op het kleine pijltje rechts naast je profielfoto
- Kies ‘Ander postvak openen’
- Geef de naam op en klik ‘Openen’
Kom je er toch niet helemaal uit? Neem dan even contact met ons op of bekijk onze Office 365 installatie diensten.
Over Ben Stege
