Office 365 Teams symbool

Office 365 gids: Werken met Office 365 Teams

Met Office 365 Teams kun je gemakkelijk met teamleden communiceren en informatie uit verschillende bronnen bij elkaar brengen om aan te werken. Microsoft Teams is een standaard onderdeel van de Office 365 abonnementen Business Essentials en hoger.

Je kunt met Teams werken in de web browser, via de aparte bureaublad toepassing of via de mobiele app.

Microsoft Teams bestaat uit de hoofdonderdelen Chat, Bestanden, Wiki en overige tabbladen/apps, hieronder een overzicht:

Chat

Het hart van de Teams applicatie, en het grote verschil met Groepen, is de chat communicatie in zogenaamde kanalen. Ieder team kan meerdere kanalen bevatten, over bepaalde onderwerpen of subgroepen: Hieronder zie je een team ‘Productontwikkeling’ en een kanaal ‘Kamperen’ met daarin een conversatie over de basecamp tent:

Office 365 Teams Chat pagina

Teamleden kunnen hierin berichten plaatsen, weblinks, afbeeldingen en bijlages. Bijlages en afbeeldingen worden direct opgeslagen in een gekoppelde Sharepoint documentenbibliotheek en zijn ook zichtbaar onder het tabblad Files/Bestanden. Op elk bericht kan worden gereageerd, het kan worden geliked of je kan het opslaan in een soort favorietenlijst:

Teams chatbericht met weblink

Bestanden

In het tabblad Files / Bestanden kun je bestanden plaatsen. Vanuit hier kun je ook nieuwe documenten en mappen aanmaken en de bijbehorende Sharepoint pagina openen:

Teams bestanden tabblad

Ontzettend mooi is de mogelijkheid om een Office document of PDF te openen en hierover een discussie te starten:

Teams document discussie

Commentaren zijn ook zichtbaar in het hoofd chat venster (met een referentie naar het bestand). Zo weet je precies hoe je teamleden erover denken en waarmee ze bezig zijn, je kunt je ook meteen in de discussie mengen.

Wiki

Een standaard tabblad in een Team is een Wiki, zie het als een organisch werkblad bestaande uit verschillende pagina’s en secties, met tekst en plaatjes:

Teams Wiki voorbeeld

Overige apps

Buiten de 3 standaard tabs Gesprekken, Bestanden en Wiki kun je eigen tabbladen naar wens toevoegen. Zo kun je bijvoorbeeld een Word document of Excel werkblad als tab toevoegen, een YouTube video of een PDF:

Een overzicht van de extra tabs/apps die je kan toevoegen

Office 365 handleiding

Office 365 handleiding

Wij hebben een beknopte Office 365 handleiding samengesteld voor eindgebruikers. Deze handleiding kun je downloaden als PDF bestand. Wil je de meest recente handleiding in het Microsoft Word formaat hebben neem dan even contact met ons op

In onze Office 365 handleiding zijn de volgende onderdelen opgenomen:

  • Werken met Office 365 via de web browserOffice 365 handleiding icoon
    • Aanmelden bij Office 365
    • Navigeren in het Office 365 web portaal
    • Werken met e-mail
    • Navigeren in Outlook e-mail
    • Werken met Agenda
    • Navigeren in de Outlook agenda
    • Navigeren binnen OneDrive
    • Navigeren binnen Sharepoint
    • Werken met documentbibliotheken
  • Werken met Office 365 via Office
    • Werken met Outlook
    • Werken met de overige Office toepassingen
    • Communicatie met Skype voor Bedrijven
  • Werken met mobiele apparatuur
  • Veelgestelde vragen
    • Wat zijn de voordelen van werken met Office 365?
    • Hoe installeer ik Office op mijn PC/Mac?
    • Hoe koppel ik Outlook aan mij Office 365 postbus?
    • Hoe kan ik mijn wachtwoord wijzigen?
    • Ik krijg een foutmelding bij het openen van de Sharepoint map
    • Ik krijg een foutmelding als ik een bestand verplaats of kopieer
    • Bij het openen van een PDF document krijg ik een vraag over uitchecken
    • Waarom is het werken met grote bestanden traag?

Download:

Handleiding ‘Werken met Office 365’ [2,5 MB]

Office 365 gids: Werken met Office 365 Groepen

Een Office 365 groep is een belangrijke bouwsteen in Office 365 met één of meer leden, waaraan een aantal Office 365 functies is gekoppeld:

  • E-mail postbus
  • Agenda
  • Bestandsopslag (via Sharepoint)
  • OneNote notitieblok
  • Sharepoint site (in een eigen Sharepoint siteverzameling)
  • Planner

Groepen vormen steeds vaker de onderliggende basis voor apps zoals Sharepoint Sites, Teams of Planner. Ze worden hierbij automatisch door deze apps aangemaakt.

Wanneer is een Office 365 groep handig?

Een Office 365 groep is handig als je met een groep mensen aan eenzelfde project of voor eenzelfde doel of functie (mee)werkt. Met een Office 365 groep heb je als gebruiker de vrijheid om zelf te groepen te maken die je nodig hebt. Office 365 conversaties zijn gebaseerd op e-mail en met Groepen werk je vanuit Outlook. Wil je nog een stapje verder gaan en e-mail helemaal uitbannen dan kun je overwegen om met Office 365 Teams te werken.

Office 365 groepen vanuit het IT beheer perspectief

Met de standaard mogelijkheid van gebruikers om zelf groepen aan te maken kun je gemakkelijk wildgroei krijgen. Hieraan kleven wel wat bezwaren: als beheerder weet je niet meer waar welke informatie te vinden is, dit kan een probleem zijn als medewerkers vertrekken en nieuwe medewerkers wegwijs gemaakt moeten worden. Ook loop je het risico op vervuiling van je Azure directory met niet gebruikte groepen waardoor deze minder overzichtelijk is. Het is mogelijk om het aanmaken van Office 365 groepen te beperken, zie ook dit artikel.

Een groep maken

Office 365 groepen kunnen worden aangemaakt en beheerd vanuit Outlook (online of bureaublad versie) of in het Office 365 beheercentrum. Office 365 groepen kunnen door een gebruiker of een beheerder worden aangemaakt.

Een groep aanmaken via Outlook online:

  • Ga naar het kopje ‘Groepen’ en klik op het ‘+’ tekentje
  • Geef een naam, e-mail adres en beschrijving van de groep en geef aan of groep e-mails ook naar de inbox van de leden moet worden gestuurd (let op dat dit veel extra e-mail verkeer genereert, iets wat mogelijk ongewenst is)
  • Geef aan of het een Openbare of Privé groep betreft

Een groep aanmaken via het beheerconsole:

  • Ga naar het Office 365 beheercentrum
  • Ga naar het kopje ‘Groepen’
  • Klik op ‘Groep toevoegen’ en kies ‘Office 365 Groep’
  • Geef een naam, e-mail adres en beschrijving van de groep en geef aan of groep e-mails ook naar de inbox van de leden moet worden gestuurd
  • Geef op wie de eigenaar van de groep zal zijn

Een groep beheren

  • Ga naar Outlook online en klik op de groep die je wilt beheren
  • Klik op het pijltje rechtsboven om Leden te bekijken, uit te nodigen, of te verwijderen, het accounttype te wijzigen, of om de groepeigenschappen te bewerken of een connector toe te voegen

Werken met de groep

  • Start een conversatie door op in het kopje ‘Gesprekken’ op ‘Nieuw’ te klikken, je bericht wordt in de groepconversatie geplaatst en afhankelijk van de instellingen, ook in de postbus van de leden afgeleverd
  • Plaats of maak een document onder het kopje ‘Bestanden’, deze worden dan automatisch in de bij de groep behorende Sharepoint site geplaatst, kies ‘In bibliotheek bladeren’ bijvoorbeeld als je de documenten ook naar je computer wilt synchroniseren of geavanceerde filters of weergaven wilt toepassen
  • Maak een agenda item aan in het kopje ‘Agenda’
  • Maak notities in het gezamenlijke ‘Notitieblok’
  • Koppel eventueel een gezamenlijke ‘Planning’ of ga naar de bijbehorende Sharepoint ‘Site’ via het kopje ‘…’

 

Office 365 logo

Microsoft 365: Office 365 en Windows samen in één bundel

Microsoft gaat Office 365 en Windows bundelen in één abonnement: Microsoft 365

Er zullen 2 versies beschikbaar zijn, Microsoft 365 Business en Microsoft 365 Enterprise. Microsoft 365 Business zal gericht zijn op kleine en middelgrote bedrijven en de Enterprise versie op de grotere bedrijven.

Microsoft 365 Business bevat:

  • Office 365 Business Premium
  • Windows 10 (vermoedelijk de Pro versie)
  • Enterprise Mobility + Security

Microsoft 365 Enterprise bevat:

  • Office 365 E3 of E5
  • Windows 10 Enterprise
  • Enterprise Mobility + Security

De prijzen zijn nog niet definitief maar zullen in ieder geval voor de Business versie op ongeveer €20 per maand liggen. Ten opzichte van de huidige prijs van Office 365 Business Premium van €10,50 per maand is dat dus best een flinke stap. Je kunt dan wel altijd naar de meest recente Windows versie upgraden en je kunt gebruik maken van de geavanceerde beveiligingsfuncties in Enterprise Mobility + Security.

Enterprise Mobility + Security is een combinatie van Azure AD, Azure Information Protection, Cloud App Security en Intune Mobile Device Management. Zie hier voor meer informatie.

Ook zullen er ook voor Office 365 Business Premium verschillende nieuwe apps beschikbaar komen, lees hierover meer in het artikel Nieuw in Office 365: Connections, Listings en Invoicing

Office 365 logo

Nieuw in Office 365: Connections, Listings en Invoicing

Microsoft heeft weer wat mooie toevoegingen in petto voor Office 365 Business Premium klanten: Connections, Listings en Invoicing. Later zullen Office 365 Business Center en MileIQ hier nog aan worden toegevoegd. Een kort overzicht:

Microsoft Connections

Microsoft Connections is een e-mail marketing dienst waarmee je gemakkelijk e-mail nieuwsbrieven kunt maken aan de hand van templates, lijsten van abonnees bijhouden en statistieken bijhoudt over geopende e-mails, kliks op links, afmeldingen en dergelijke.

Dashboard overzich Microsoft Connections

Microsoft Listings

Met Microsoft Listings is het mogelijk om op een gemakkelijke wijze je bedrijfsvermeldingen bij Facebook, Google, Bing and Yelp te beheren.

Microsoft Listings Dashboard

Microsoft Invoicing

Kleine bedrijven kunnen met Microsoft Invoicing gemakkelijk offertes en facturen opstellen en verzenden. Ook biedt het klanten de mogelijkheid om via Paypal direct te betalen. Er is ook een koppeling met de boekhoudsoftware van QuickBooks mogelijk.

Microsoft Invoicing factuur voorbeeld

Office 365 Business Center

Office 365 Business Center is een dashboard voor Bookings*, Connections, Listings and Invoicing. Hiermee kun je in een oogopslag zien hoeveel afspraken er met Bookings zijn gemaakt, hoe je Connections campagnes lopen en hoeveel er gefactureerd is.

Office 365 Business Center Dashboard

* Microsoft Bookings is een app waarmee klanten gemakkelijk via een webpagina een afspraak kunnen maken die automatisch wordt ingeboekt bij een medewerker

MileIQ

MileIQ is een kilometerregistratie app voor iOS en Android die in iedergeval in de VS, Canada en de UK zal worden toegevoegd aan het Office 365 Business Premium aanbod. Of dat in Europa ook gaat gebeuren is nog onbekend.

Voor een overzicht van alle Office 365 apps bekijk het artikel Office 365: Meer dan Outlook, Office en Sharepoint

Overzicht van de Office 365 Planner startpagina

Office 365 Planner: een overzicht

Misschien had je het al gezien, het tegeltje ‘Planner’ in het Office 365 menu. Office 365 Planner is een app om een planning te maken voor een project of doel met behulp van taken. Hieronder een kort overzicht van de mogelijkheden.

Planner Hub

Dit is de overzichtspagina waarin alle plannen en hun status worden weergegeven en vanwaar je naar een plan kan navigeren. Ook kun je hier een nieuw plan aanmaken en naar je takenlijst gaan:

Overzicht van de Office 365 Planner startpagina

Planningsbord

Op het planningsbord kun je taken aanmaken, deze groeperen in zogenaamde ‘Buckets’ en toewijzen aan personen:

Office 365 takenlijst

Op je persoonlijke takenlijst kun je zien welke taken er nog open staan:

Taken bijwerken

Per taak kun je de voortgang opgeven, een begin- en einddatum, een checklist, een beschrijving, labels, bijlages of links. Bijlagen worden in de groepsdocumenten bibliotheek geplaatst en als voorbeeld weergegeven in de taak. Je kunt ook opmerkingen plaatsen in een taak die dan in de groep chat wordt weergegeven.

Mogelijkheden en beperkingen

  • Je kunt taken heel eenvoudig verslepen naar andere buckets of andere personen (om de taaktoewijzing of status te veranderen)
  • Er is een Planner app beschikbaar voor mobiele apparaten
  • De taken worden niet gesynchroniseerd met Outlook taken, om de taken te zien zul je altijd even naar de Planner app moeten navigeren (online of op je mobiel)
  • Iedereen met toegang tot de Planner app kan een plan aanmaken, met daaraan een Office 365 groep gekoppeld

Conclusie

Planner is een heel gebruiksvriendelijke en moderne app zoals we die de laatste tijd meer zien van Microsoft. De app is erg bruikbaar in zowel kleine als grotere organisaties en zal hier zeker een plaats gaan veroveren.

Office 365 Teams: Wat is het en wat is het verschil met Office 365 Groups?

Microsoft Office 365 Teams zal binnenkort beschikbaar en zichtbaar zijn voor alle Office 365 gebruikers. Wat kun je met Microsoft Teams en wat is het verschil met Office 365 Groups?

Een Office 365 groep is een logische entiteit waaraan een aantal Office 365 functies zijn gekoppeld, denk aan een e-mail postbus, een agenda, bestandsopslag (via Sharepoint), een OneNote notitieblok, een Sharepoint site (deze is niet zichtbaar in het Sharepoint beheercentrum overigens) en een Planner instantie.

Office 365 Teams is eigenlijk een app met als kern chatfunctionaliteit (conversaties) en het overzichtelijk weergeven van informatie uit allerlei bronnen en apps. Onderliggend maakt Teams gebruik van Office 365 Groups, maar dan met wat extra functionaliteit dus. Je zou het kunnen zien als een extra laagje bovenop een Office 365 groep, je kunt een bestaande Office 365 groep dan ook ‘upgraden’ naar een Office 365 Team.

Wat goed is om te weten

  • Zoals je kunt zien in de schermafbeeldingen hebben beide toepassingen een tabblad Gesprekken/Conversations. Deze functioneren echter wel volledig anders, in Groups is een gesprek gebaseerd op e-mail, in Teams is een gesprek gebaseerd op een ingebouwde chat app.
  • Zowel Groups als Teams maken voor het delen van bestanden gebruik van Sharepoint (een aparte siteverzameling per groep/team)
  • Groups benader je vooral vanuit Outlook, zowel online als de bureaubladversie, voor mobiele apparatuur is er wel een aparte app genaamd Outlook Groups
  • Teams benader je vooral via de aparte Teams app, dit is een aparte tegel in het online Office 365 start menu en ook een losse applicatie die je kan downloaden op je computer en mobiel apparaat

Conclusie

Groups en Teams hebben heel veel overlap waarbij Teams wat meer vooruitstrevend zijn, e-mail conversaties zijn daarbij overboord gegaan en vervangen door chat conversaties. Ook kun je relevante gegevens uit verschillende bronnen op één plaats presenteren. Groups zijn wellicht wat geschikter voor branches/gebruikersgroepen die het liefst met Outlook werken.

Office 365 gids: Spam tegengaan met SPF, DKIM en DMARC

Zonder de juiste beschermingsmaatregelen is de afzender van een e-mail bericht heel gemakkelijk te vervalsen. Om deze vervalsing te voorkomen zijn er door de internetgemeenschap maatregelen getroffen in de vorm van SPF, DKIM en DMARC. Dit zijn technieken die de authenticiteit van een e-mail verifiëren. Deze technieken worden ook in Office 365 gebruikt.

SPF

In een zogenaamd SPF record wordt vastgelegd vanaf welke machines e-mails verstuurd mogen worden namens een domein (zoals bedrijf.nl). Een ontvangende mailserver kan dit record via DNS controleren en kijken of het verzendende adres is geautoriseerd om e-mail vanuit dit domein te versturen.

Het standaard SPF record in Office 365 is v=spf1 include:spf.protection.outlook.com -all . Dit kan als zogenaamd TXT record worden aangemaakt in het DNS beheer en wil zeggen dat alleen de servers gedefinieerd onder spf.protection.outlook.com geautoriseerde verzenders zijn.

Maak je ook nog gebruik van bijvoorbeeld een facturatiesysteem of nieuwsbrief systeem, dan zullen deze ook in datzelfde SPF record gedefinieerd moeten worden. Bijvoorbeeld voor Exact Online zou het dan worden: v=spf1 include:spf.protection.outlook.com include:_spf.exactonline.nl -all

DKIM

DKIM gaat nog een stapje verder dan SPF. Met DKIM wordt een cryptografisch sleutelpaar gecreëerd, met de privésleutel wordt door de verzendende server een handtekening gemaakt en toegevoegd aan uitgaande e-mails. De ontvangende server zoekt de publieke sleutel op die behoort bij het betreffende domein en verifieert daarmee de handtekening. Als het domein niet klopt of het bericht is onderweg aangepast dan faalt deze verificatie.

Alle Office 365 klanten maken sinds 2015 al gebruik van DKIM terwijl je hiervoor niets hoeft te doen. Microsoft maakt hierbij gebruik van het zogenaamde ‘onmicrosoft.com’ domein in plaats van de eigen bedrijfsdomeinnaam. Iedere klant heeft zo’n domeinnaam, vaak iets als bedrijfsnaam.onmicrosoft.com. Hierop heeft Microsoft het sleutelpaar gecreëerd en de publieke sleutel gepubliceerd in de DNS server. Een issue met deze werkwijze is echter dat een ontvangende server het bericht als problematisch kan aanmerken omdat het afzender e-mail domein @bedrijfsnaam.nl niet overeenkomt met het domein waarop de DKIM handtekening is gebaseerd, bedrijfsnaam.onmicrosoft.com.

Het is daarom dus aan te bevelen om DKIM ook voor het eigen domein in te schakelen:

Maak CNAME DNS records aan

Het format hiervoor is:

  • selector1._domainkey.<domain>  wijzend naar:  selector1-<domainGUID>._domainkey.<initialDomain>
  • selector2._domainkey.<domain>  wijzend naar:  selector2-<domainGUID>._domainkey.<initialDomain>

Waarbij <domain> je publieke domeinnaam is, <domainGUID> het eerste gedeelte van je MX record en <initialDomain> je onmicrosoft.com domein, bijvoorbeeld:

  • selector1._domainkey.cumulusit.nl  wijzend naar:  selector1-cumulusit-nl._domainkey.cumulusitnl.onmicrosoft.com
  • selector2._domainkey.cumulusit.nl  wijzend naar:  selector2-cumulusit-nl._domainkey.cumulusitnl.onmicrosoft.com

Schakel DKIM in voor het betreffende domein

  • Ga naar het Exchange beheercentrum
  • Ga naar beveiliging > DKIM
  • Klik rechts op ‘Inschakelen’

Herhaal bovenstaande stappen voor alle eigen domeinnamen.

DKIM inschakelen voor andere diensten

Als je gebruik maakt van een facturatie of nieuwsbrief systeem dan zul je hiervoor ook DKIM records in je DNS moeten aanmaken. Volg hiervoor de instructies op van de betreffende leverancier. Bij sommige diensten moet je een CNAME record aanmaken die verwijst naar een andere record waarop de publieke DKIM sleutel is opgeslagen (handig) maar soms moet je de publieke sleutel ook zelf in een TXT record publiceren (iets minder handig).

DMARC

Als laatste hebben we nog DMARC, dit is een TXT DNS record waarin je aangeeft wat er moet gebeuren als de SPF en DKIM verificatie mislukken. Met DMARC actief vindt er ook een controle plaats of het weergegeven ‘Van:’ e-mail adres authentiek is.

Het format van een DMARC TXT record is met de vereiste velden is:

  • _dmarc.domain  met de waarde v=DMARC1; p=policy

Optioneel wordt met pct aangegeven op hoeveel procent van de berichten de policy dient te worden toegepast, en met p de policy zelf. Bijvoorbeeld:

  • _dmarc.cumulusit.nl  met de waarde v=DMARC1; p=reject; pct=25; rua=mailto:rua@cumulusit.nl

Hiermee wordt aangegeven dat 25% van de berichten (dit biedt de mogelijkheid om de policy geleidelijk in te voeren) die niet door de DMARC-controles komen, moeten worden geweigerd (p=reject) en feedback (rua) verstuurd wordt naar rua@cumulusit.nl

Veel organisaties beginnen met een zogenaamd monitoring record met p=none, aan de hand van de teruggekoppelde rapporten kunnen issues dan worden opgelost waarna uiteindelijk p=quarantine, of p=reject of  kan worden ingesteld, bijvoorbeeld:

  • _dmarc.cumulusit.nl  met de waarde v=DMARC1; p=none; rua=mailto:rua@cumulusit.nl

Wanneer je de policy p=quarantine opgeeft adviseer je de ontvangende mailserver om de mail als ongewenste mail aan te merken, de mail wordt dan meestal in een aparte map ‘ongewenste e-mail’ / ‘junk e-mail’ afgeleverd in plaats van dat deze in het geheel niet aankomt (bij p=reject). Office 365 behandeld overigens voor inkomende berichten p=reject als zijnde p=quarantine.

 

Office 365 gids: E-mail versleuteling in Outlook

E-mail technieken zijn van oudsher niet ontwikkeld met beveiliging als speerpunt. Als gevolg daarvan is ook tegenwoordig nog veel e-mail communicatie niet beveiligd. Als verzender van een e-mail weet je nooit zeker dat  je e-mail versleuteld gaat worden of niet, dat is voor veel bedrijven/sectoren een probleem als het aankomt op vertrouwelijke e-mails. Uit oogpunt van compliancy met wet- en regelgeving en/of contractuele overeenkomsten kan e-mail versleuteling dan zelfs noodzakelijk zijn.

Office 365 voorziet hierin met een mooie oplossing voor e-mail versleuteling die is opgenomen in bijvoorbeeld het E3 of Azure Information Protection abonnement. Op basis van zelfgekozen criteria worden e-mails hierbij automatisch versleuteld. Het mooie van de oplossing is dat er geen additionele software of ingewikkelde configuratie nodig is bij zowel verzender als ontvanger.

Hoe gaat het in zijn werk?

Een e-mail kan worden versleuteld wanneer aan zelfgekozen criteria wordt voldaan. Zo kun je ervoor kiezen om bijvoorbeeld berichten naar bepaalde adressen of domeinen, met bijvoorbeeld een bijlage, of bepaalde sleutelwoorden in het bericht te versleutelen. Je kunt er ook voor kiezen berichten alleen te versleutelen nadat de verzender in de e-mail heeft aangegeven dat het om een vertrouwelijk bericht gaat:

Office 365 verstuurd het bericht en de ontvanger krijgt een versleutelde e-mail binnen met een html bijlage:

De ontvanger dient de html bijlage op te slaan op de computer en te openen, hierna kan de ontvanger de e-mail lezen door zichzelf met een Microsoft account aan te melden, of door een eenmalige wachtwoordcode op te geven (deze wordt in een separate e-mail verstuurd):

 

Na de aanmelding wordt de versleutelde e-mail in een webpagina weergegeven.

Mocht bovenstaande je aanspreken neem dan contact met ons op, wij regelen het dan graag voor je in.

Azure Office 365 Datacenters map icon

Office 365 en Azure: Blijft mijn data in de EU?

Voor sommige bedrijven is het belangrijk om te weten waar hun data zich bevindt en of deze in de EU ofwel daarbuiten staat. Hoe zit het met Office 365 en Azure?

Office 365

In principe is het heel eenvoudig, Microsoft slaat je data op in het geografisch gebied dat je hebt geselecteerd bij aanschaf van de dienst. Als je Europa als locatie hebt geselecteerd blijft je data dus in de EU. Dat geld in ieder geval voor alle data in je mailbox, alle inhoud van Sharepoint online/ Project online en OneDrive, maar ook voor Teams en Planner omdat deze gebaseerd zijn op Exchange en Sharepoint. Zie ook de Voorwaarden voor Online Diensten (o.a. pagina 11 ‘Locatie data-at-rest van de klant’).

Dat betekent dus automatisch dat dit voor andere Office 365 diensten niet persé gegarandeerd is. Denk hierbij aan bijvoorbeeld Yammer en Sway. Ook voor diensten die in Preview zijn, is de datalocatie niet gegarandeerd.

Azure

Voor Azure geld ook dat de data binnen de geografische regio blijft die je hebt geselecteerd met de onderstaande uitzonderingen (zie Azure datacenter map):

  • Cloud Services Web- and Worker Role software deployment packages (PaaS oplossing waarop bedrijven web toepassingen kunnen publiceren)
  • Azure RemoteApp gebruikersnamen en IP adressen
  • Microsoft Cognitive Services (programmeer hulpmiddelen voor beeld, spraak, taal, kennis en zoeken)
  • Diensten die in het beta en preview stadium zijn
  • Azure Security Center, beveiligings gebeurtenissen, waarschuwingen, aanbevelingen en status

Onderstaande diensten zijn globale diensten en data zal in wereldwijde datacentra komen te staan:

  • Azure Content Delivery Network (caching dienst voor wereldwijde snelle toegang tot informatie)
  • Azure Active Directory data staat in de EU of in de VS
  • Azure Multi-Factor Authentication slaat data in de VS op

De lang arm van de VS

Dan is er nog de vraag hoe Microsoft omgaat met dataverzoeken van de overheid van de VS. Microsoft (en andere aanbieders zoals Google) verzetten zich met hand en tand tegen dergelijke verzoeken. Microsoft heeft hierin een belangrijk succes geboekt in een rechtszaak in juli 2016 waarbij door de rechter werd bepaald dat de overheid van de VS Microsoft niet kan dwingen om data die buiten de VS staat over te dragen.

In januari 2017 is in een vergelijkbare rechtszaak bepaald dat Google overzeese informatie moet overhandigen aan de FBI. Een beslissing die door Google wordt aangevochten en bijval heeft gekregen van Microsoft, Apple, Amazon en Cisco.

De meeste bedrijven zal bovenstaande niet echt veel zorgen baren, de kans dat de Amerikaanse overheid interesse heeft in hun reilen en zeilen is immers erg klein. Belangrijker voor hen is dat Microsoft de beveiliging tegen kwaadwillende partijen goed op orde heeft.

Voor bedrijven die toch meer zekerheid wensen ten aanzien van de geografische locatie en toegang door de Amerikaanse overheid heeft Microsoft Office 365 Germany opgezet waarbij alle data bij een externe organisatie is ondergebracht (T-Systems International, een dochter van Deutsche Telekom). Vermoedelijk zal daarbij, in het geval de Amerikaanse overheid Microsoft dwingt tot overhandiging van klantdata, Microsoft zich beroepen op het feit dat zij niet de houders van de data zijn.