Als je dit niet erg vindt ga je als volgt te werk:

• Plaats je logo op een publiek toegankelijke web locatie, bijvoorbeeld de afbeeldingen map van je website
• Maak een leeg tekst bestand (.txt) aan op je bureaublad en plaats hierin de volgende code: <img src=”http://het-volledige-url-van-het-logo.png”>
• Sla het tekst bestand op en verander de extensie in .html
• Dubbelklik het .html bestand waardoor het in de web browser wordt geopend
• Selecteer het logo (slepen met de muis) en kopieer het (of toets Ctrl-C)
• Plak het logo nu in de Outlook Web App handtekening sectie (Opties > Alle opties weergeven.. > Instellingen)

Als het gaat om slechts een incidentele email waarin je een logo volledig geïntegreerd (embedded) wilt versturen is dit mogelijk met een andere workaround:

• Verbind Outlook op je werkstation met Office 365 (zie hiervoor de post over het aanmaken van een Outlook profiel)
• Maak een leeg nieuw bericht aan met een handtekening (met het logo)
• Sla dit bericht nu op zonder het te verzenden (het wordt in de map concepten geplaatst)
• Ga nu naar de Office 365 Outlook Web App en open de map concepten
• Je kunt nu verder werken aan het emailtje en het verzenden, het logo zal nu geïntegreerd zijn in de email en hoeft niet van een externe locatie geopend hoeven worden (geen beveiligingsmelding bij de ontvanger dus)

In bovenstaande procedure zou je het lege emailtje kunnen kopiëren naar een map sjablonen en telkens wanneer je het nodig hebt een kopie naar de concepten map maken bijvoorbeeld.

Zoals we in het vorige artikel al stelden is Google Drive eigenlijk een extensie van Google Docs zoals we het kenden. Het stelt ons in staat bestanden en documenten uit Google Docs te synchroniseren met het werkstation of mobiel. Dit is handig omdat we op deze manier vanuit niet-web applicaties zoals Word, Excel of Photoshop toch gemakkelijk bestanden kunnen openen en opslaan in de cloud.

Hoe werkt Google Drive?

Na installatie van Google Drive is er nieuwe map ‘Google Drive’. Deze map en al haar inhoud wordt gesynchroniseerd met Google Docs. Dit is handig omdat er nu altijd een reservekopie (met revisiehistorie) in de cloud is. Ook is het handig dat deze bestanden nu vanaf iedere PC te benaderen zijn via de web browser. De bestanden kunnen nu eenvoudig worden gedeeld met anderen zonder dat ze per email verzonden hoeven worden.

Zijn er ook nadelen aan Google Drive?

Bij synchronisatie wordt eenzelfde document op meerdere plaatsen bewaard, bijvoorbeeld Docs en op de PC. Vaak zelfs ook nog op een thuis computer, een mobiele telefoon of de computers van collega’s. Dit betekent dat wanneer één bestand wordt geüpload dit op misschien wel 5 apparaten wordt gedownload. Niet echt een probleem bij kleine datahoeveelheden en apparatuur op verschillende locaties. Anders wordt het wanneer je dit op één kantoor doet met grote datahoeveelheden en deze deelt met een aantal collega’s. Dit  levert potentieel een flinke belasting van de internetverbinding op.

Een bekend probleem met synchronisatie in werkgroepen zijn synchronisatieconflicten wanneer twee of meer personen tegelijktijdig aan een document aan het werken zijn. De synchronisatiesoftware ziet dan verschillende conflicterende wijzigingen en heeft niet de intellegentie deze samen te voegen tot één.

Synchronisatie van gedeelde mappen

Een potentieel issue dat Google goed heeft ondervangen is dat van synchronisatie van gedeelde documenten. Standaard worden met jou gedeelde mappen en documenten niet gesynchroniseerd, tenzij je dit expliciet aangeeft (door ze aan ‘Mijn Schijf’ toe te voegen). Hiermee worden alleen actief in gebruik zijnde data gesynchroniseerd waardoor het werkstation niet volloopt met Gigabytes aan slechts incidenteel benaderde data. Wanneer de eigenaar van een gedeeld document deze verwijderd wordt dit in de gesynchroniseerde Google Drive map ook netjes verwijderd.

Google Drive alternatieven

Eerder spraken we al even over Dropbox als concurrende cloud opslagdienst. In tegenstelling tot Google Drive zien we dit echter niet echt als een volwaardige zakelijke oplossing. Echte volwaardige cloud alternatieven zijn Microsoft Sharepoint Online als onderdeel van Office 365 waarbij Sharepoint veel meer is dan eenvoudigweg cloud storage.

Conclusie

Zolang je je bewust bent van de beperkingen van synchronisatieproducten is Google Drive ook prima voor zakelijke doeleinden te gebruiken. Vooral in combinatie met Google Apps is het een killer-app waar we veel van verwachten. De beurt is aan Microsoft voor een vergelijkbare tool in combinatie met Office 365.

Wat is Google Drive?

We zouden Google Drive kunnen beschouwen als een add-on dienst voor de cloud dienst Google Docs. Al meer dan 2 jaar biedt Docs de mogelijkheid ook niet-Google documenten hierin op te slaan. Google Drive biedt nu ook de mogelijkheid deze documenten te synchroniseren naar het werkstation en vise versa. Hierdoor is het heel erg makkelijk om met je bestaande applicaties te blijven werken en documenten veilig op te slaan in gesynchroniseerde mappen.

Installatie & gebruik

Middels een linkje in Google Docs kunnen de installatiebestande worden gedownload. Bij installatie moeten de inloggegevens voor Google Docs worden opgegeven en kan worden gekozen of alle mappen of slechts enkele mappen moeten worden gesynchroniseerd.

Net als bij Dropbox krijg je nu een aparte map in je gebruikersmap waar je Google Drive documenten worden gesynchroniseerd. Bij Dropbox is deze te vinden onder de ‘Mijn Documenten’, bij Google Drive staat deze rechtsreeks in de hoofdmap van de gebruiker.

Ook wordt er een klein Google Drive icoontje in het notificatievak van Windows geplaatst, zolang Google Drive aan het synchroniseren is wordt dit aangegeven middels een geanimeerd icoontje. Ook in de Google Drive map zelf wordt middels vinkjes op de mappen en bestanden aangeven wanneer de bestanden volledig gesynchroniseerd zijn.

Handig is de mogelijkheid om op het Google Drive icoontje te rechtsklikken en de Google Drive map te openenen of direct naar de website te gaan, hierop wordt je dan ook meteen automatisch aangemeld. Minder handig is dat je niet de Google Drive map kunt openen door op het icoontje te dubbelklikken, zoals bij Dropbox.

Google Docs documenten worden in de mappenstructuur weergegeven maar de inhoud wordt niet gesynchroniseerd, in plaats daarvan wordt verwezen naar de url locatie. Deze url wordt bij aanklikken geopend in Google Docs, slim en effectief. Overigens kunnen Google documenten ook off-line worden geopend in Chrome middels een additionele plug-in.

Mobiel

Op dit moment is Google Drive alleen op Android beschikbaar, een iOS versie wordt binnen enkele weken verwacht. Hoe het zit met Blackberry of Windows Phone is niet bekend.

Een vergelijk met Dropbox

Google Drive biedt nu 5GB gratis opslagruimte waar Dropbox 2 GB biedt, hoewel dit eenvoudig is uit te breiden is dit toch een significant verschil en vermoedelijk een mooi marketingmiddel. Google drive zal te upgraden zijn tot 25GB voor $30 per jaar en 100GB voor $60 per jaar, ter vergelijk, Dropbox kan worden uitgebreid tot 50GB voor $100 per jaar en 100GB voor $200 per jaar.

Een belangrijker verschil is de cloud dienst zelf. Bij Dropbox is dit een vrij eenvoudige online opslagmogelijkheid met goede integraties. Google Drive daarentegen is diep geïntegreerd met Google Docs en dus ook alle andere Google diensten als Gmail en Google Apps voor zakelijke gebruikers. Een groot voordeel.

Vergelijken we de werking en opties van Google Drive en Dropbox dan is het wel duidelijk dat er een flinke knipoog is naar Dropbox. Beter goed gekopieerd dan slecht verzonnen moet het motto van Google zijn geweest…

Enkele kleine voordelen van Dropbox zijn de mogelijkheid om bandbreedte gebruik in te stellen, ook worden met de gebruiker gedeelde mappen automatisch toegevoegd aan de gesynchroniseerde mappen. In Google Drive moet een gedeelde map eerst nog in de web interface aan ‘Mijn Schijf’ worden toegevoegd (dit kan overigens ook een voordeel zijn – zie ook onze post over Google Drive en Google Apps).

Is dit het einde van Dropbox? Wij denken van niet. Google zal veel van haar huidige Docs gebruikers met zich meekrijgen, Dropbox heeft evenwel ook een grote schare trouwe aanhangers en een rotsvast product. Wel zullen ze meer dan ooit moeten innoveren om Google achter zich te houden.

Noot! In het geval van de lokale Exchange server kun je eerst proberen het primaire SMTP adres van de gebruiker te wijzigen. Ook kun je middels registry wijzigingen Outlook instrueren niet de lokale autodiscover instellingen te gebruiken.

Noot! Het gebruik van autodiscovery voor het aanmaken van een Office 365 profiel heeft de voorkeur boven handmatige configuratie. Op deze manier worden profielen bij wijzigingen in de Office 365 infrastructuur automatisch aangepast!

Ga als volgt te werk voor het handmatig configureren van een Outlook profiel:

• Zoek de Exchange servernaam op door in te loggen op OWA en de URL te bekijken, de servernaam ziet eruit als bijvoorbeeld: amsprd0310.outlook.com
• Ga naar Configuratiescherm > E-mail > Profielen weergeven > Toevoegen > geef hier een naam op voor het profiel
• Selecteer ‘Servertypen of extra servertypen handmatig configureren’ > Klik ‘Volgende’
• Selecteer ‘Microsoft Exchannge of compatibele service’
• Geef de servernaam op: amsprd0310.mailbox.outlook.com (let op: voeg mailbox. in)
• Geef de volledige gebruikersnaam op: Voornaam Achternaam
• Klik op ‘Meer instellingen’
• Ga naar het tabblad Verbinding en selecteer ‘Via HTTP verbinding maken met Microsoft Exchange’
• Klik op ‘Proxy-instellingen van Exchange’
• Vul de velden in zoals in de 5e screenshot ‘Proxy instellingen’. Let op! Vul de eigen servernaam uit de eerste stap in > Klik op OK
• Vul in het authenticatiescherm de inlognaam en het wachtwoord in

• Rechtsklik op de agenda of map die je wilt delen (of de gehele postbus) > Kies ‘Eigenschappen’
• Selecteer het tabblad ‘Machtigingen’
• Klik op ‘Toevoegen’ > Dubbelklik de gebruikers die je machtingen wilt verlenen en klik op OK
• Selecteer het machtigingsniveau en klik op OK (een eigenaar kan alles lezen en bewerken, een subauteur alleen items maken)

Noot! Ingestelde machtigingen op email mappen gelden per map, machtigingen op onderliggende mappen dienen afzonderlijk te worden ingesteld.

De gehele postbus inclusief agenda delen

Per postbus kan gedelegeerde toegang worden ingesteld, in Outlook 2010:

• Ga naar Bestand > Accountinstellingen > Gemachtigdentoegang (in Outlook 2007: Extra > Opties > Tabblad ‘Gemachtigden’)
• Klik op ‘Toevoegen’
• Selecteer voor ieder itemtype het machtigingsniveau

Ook een beheerder kan de gehele postbus (inclusief agenda, contactpersonen en taken) delen met andere gebruikers, dit kan middels onderstaande powershell commando:

Add-MailboxPermission “Naam van de postbus” -User “Naam van de groep of gebruiker”  -AccessRights FullAccess

Noot! In dit geval zijn de machtigingen voor volledige toegang maar er zijn ook andere machtigingsniveau’s mogelijk zoals alleen-lezen.

Inzien van een gedeelde email map of agenda
Om de postbus of agenda van een andere gebruiker in te zien ga je naar Bestand > Openen > ‘Map van andere gebruiker’. Geef de naam van de gebruiker op en de map die je wilt benaderen.

Toevoegen van een gedeelde postbus als extra postbus in Outlook
Een gemakkelijke manier om snel toegang te krijgen tot mappen die veelvuldig benaderd worden is om deze als extra postbus toe te voegen binnen Outlook 2010:

• Ga naar Bestand > Info > Accountinstellingen (in  Outlook 2007: Extra > Opties > Tabblad ‘Gemachtigden’)
• Selecteer het account en klik ‘Wijzigen’
• Klik ‘Meer instellingen’ > tabblad ‘Geavanceerd’
• Klik op ‘Toevoegen’ en geef de naam van de gebruiker/postbus op
• Zorg ervoor dat het vakje bij ‘Gedeelde mappen downloaden’ leeg is

Kom je er toch niet helemaal uit? Neem dan even contact met ons op of bekijk onze Office 365 installatie diensten.

• Ga naar het Configuratiescherm > E-mail (‘Mail’ voor engelstalige Windows installaties)
• Klik op ‘Profielen Weergeven’ (een profiel bevat een set data en instellingen voor één of meerdere e-mail accounts)
• U ziet nu de reeds op het werkstation aanwezige profielen
• In de meeste gevallen willen we een nieuw profiel aanmaken. Klik hiervoor op ‘Toevoegen’ > Geef een herkenbare naam op (zoals o365-naam)
• Vul de volledige naam in, het email adres, en het Office 365 wachtwoord
• Nu worden de instellingen voor Office 365 automatisch opgehaald en wordt het profiel geconfigureerd (indien de autodiscover DNS instellingen zijn uitgevoerd)
• Geef nu aan of dit profiel automatisch moet worden gebruikt bij het opstarten van Outlook of dat je telkens het te gebruiken profiel wilt aangeven

Dat was alles! (zie de afbeeldingen hieronder)

Belangrijk! De standaard configuratie in Outlook is dat van de postbus een lokale kopie wordt gemaakt (caching), dit is goed voor de snelheid en stabiliteit van Outlook. Als je echter een gedeelde postbus gebruikt (zoals info@ of support@)  is het in de meeste gevallen raadzaam deze niet te cachen. Schakel dit op de volgende manier uit:

• Bekijk de eigenschappen van het nieuwe Office 365 Outlook profiel (zie hierboven)
• Ga naar de email accountinstellingen
• Bewerk het Exchange account
• Ga naar ‘Meer instellingen’
• Ga naar tabblad ‘Geavanceerd’
• Maak het vakje ‘Gedeelde mappen downloaden’ leeg en klik OK > Volgend

(zie ook de afbeeldingen hieronder)

Kom je er toch niet helemaal uit? Neem dan even contact met ons op of bekijk onze Office 365 installatie diensten.

In dit artikel proberen we u een idee te geven van de bouwblokken van Google Sites.

Een site kan, zoals we van Google gewend zijn, geheel binnen de browser worden samengesteld zonder de noodzaak voor externe software:

Bovenstaande editor biedt de mogelijkheid gemakkelijk de pagina-layout te wijzigen en gadgets toe te voegen:

Naast deze standaard gadets kunnen ook door derden geprogrammeerde gadgets worden gebruikt.

Middels de door Google aangeleverde gadgets is het eenvoudig informatie uit bijvoorbeeld Google Docs en Agenda toe te voegen. Noot dat de uiteindelijke lezer dan ook toegang dient te hebben tot de ingevoegde inhoud.

Het is jammer dat alleen hele documenten kunnen worden ingevoegd en niet bijvoorbeeld alle Docs documenten met het label ‘extranet’ of ‘formulieren’. Deze moeten dan toch weer apart worden geupload.

Het handigst is in dit geval om op een pagina handmatig een url link aan te maken naar het gedeelde label.

‘Out-of-the-box’ zijn er een aantal verschillende typen paginasjablonen in Google Sites op basis waarvan we nieuwe pagina’s kunnen aanmaken:

Aankondigingen kunnen elke vorm van berichten zijn waarop anderen dan weer kunnen reacties kunnen plaatsen.

In een ‘Bestanden‘ pagina kunnen bestanden worden opgeslagen en geraadpleegd. Ook is er de mogelijkheid voor de gebruikers op de hoogte te blijven van wijzigingen middels email updates.

Een lijst kan een willekeurige lijst zijn met gedefinieerde kolommen zoals bijvoorbeeld een telefoonlijst.

De webpagina is een ‘normale’ pagina zoals in de eerste afbeelding in dit artikel, deze kunnen naar eigen smaak worden ingericht.

Zeker voor intranet en extranet toepassingen zijn er kwa opmaak zijn er voldoende mogelijkheden om de sites vorm te geven. Voor webpagina’s is het wat moeilijker om deze er voldoende Web 2.0 uit te laten zien.

Er zijn mooie dingen mogelijk met Google Sites, zeker in combinatie met gedeelde Google Docs en Agenda’s komt ‘Sites’ echt tot zijn recht.

1. Ga naar instellingen > Kies ‘E-mail, contacten, agenda’s
2. Kies ‘Voeg account toe…’
3. Kies ‘Exchange’
4. Vul het e-mail adres en de gebruikersnaam in (meestal gelijk) > Klik ‘Volgende’
5. Indien er een waarschuwing wordt gegeven klik op ‘Ga door’
6. De servernaam wordt nu automatisch gedetecteerd, als dit niet het geval is zoek deze dan op door op OWA in te loggen en de servernaam in de adresbalk in te geven op de iPhone of iPad > Klik hierna op ‘Volgende’
7. Als laatste stap, selecteer de zaken die u wilt synchroniseren (E-mail, Contacten, Agenda’s, Herinneringen) en klik op ‘Bewaar’

Noot! Indien u meerdere accounts heeft voor e-mail, contactpersonen of agenda’s, dan is het aan te bevelen in te stellen welk account als standaard account wordt gebruikt voor nieuwe items. Dit kunt u doen via Instellingen > ‘E-mail, contacten, agenda’s’ (zie de laatste afbeelding hierboven).

Geef hier voor ieder type item het standaardaccount aan zodat bijvoorbeeld een nieuwe email normaliter wordt uitgezonden via uw bedrijfsaccount zonder dat u dit bij ieder bericht hoeft aan te geven.

De Blackberry Business Cloud service is in weze een uitgeklede Blackberry Enterprise Service maar wel met opties als apparaatbeleid (voor bijvoorbeeld het vereisen van een wachtwoord op de BB), maar ook voor het wissen van een Blackberry op afstand (bij verlies bijvoorbeeld). Veel van deze functies zijn vooral toepasselijk in wat grotere ondernemingen.

Een van de mooiste kenmerken van de Blackberry Business Cloud service is dat deze kostenloos wordt aangeboden aan Office 365 enterprise gebruikers (E-abonnementen). Enterprise functionaliteit voor niets! Wel is het zo dat je bent aangewezen op forums voor support, wil je support van Blackberry dan hangt hieraan een prijskaartje. Ook heb je een BES Blackberry abonnement van je telecom aanbieder nodig (niet te verwarren met BIS).

Voordat je de Blackberry Business Cloud kunt gebruiken dien je deze koppeling in te schakelen middels het Office 365 beheerder console. Ga hiervoor naar ‘Email instellen op mobiele telefoons’ rechts in de menubalk:

Het Blackberry Business Cloud beheer wordt aangeroepen vanuit het Office 365 beheer:

Hierna wordt je automatisch aangemeld op een apart Blackberry beheerportaal:

Om een gebruiker te activeren voor de Blackberry Business Cloud service, ga naar het menu links > Users > Create a user > Zoek hier naar een bestaande Office 365 gebruiker > Selecteer de gewenste gebruiker > Klik ‘Continue’ > Ken de gewenste groep(en) toe > Maak nu de gebruiker en activation code aan met de betreffende optie:

De gegenereerde activation code kan worden ingevoerd op het Blackberry toestel waarna de synchronisatie met het Office 365 account zal starten.

• Google Apps gebruik je het best vanuit de browser. Werken vanuit Outlook en Office kan wel middels connectors maar daar loop je al snel tegen beperkingen als je iets meer wilt dan de simpelste zaken. Wij adviseren de Google way, via de browser!
• Houd rekening met een andere manier van werken. Als je Office en Outlook gewend bent zal er een bijhoorlijke aanpassing nodig zijn om de Gmail interface goed onder de knie te krijgen. Voor wat minder computevaardige gebruikers is training dan geen overbodige luxe.
• Gebruikers beheren de eigen documenten. In tegenstelling tot een serveromgeving is er geen centrale dataopslag en hebben gebruikers allemaal een eigen opslagruimte. Zij behouden hierin de regie en kunnen documenten delen met anderen.
• Email opmaak opties zijn beperkt. Als er veel belang wordt gehecht aan opmaak van emails met logo’s en fonts is het beter Outlook te gebruiken. Gmail biedt hiervoor beperkte en wat gekunstelde ondersteuning. Gaat het in uw bedrijf om de inhoud, dan voldoet Gmail prima!
• Heeft u veel gedeelde postbussen? Houd dan rekening dat deze een volledige Google Apps licentie vereisen. Het is wel mogelijk via de Groups for Business te werken maar dit vinden we zelf wat beperkt indien ook vanuit de groep email beantwoord dient te worden.

Zijn deze zaken voor uw organisatie geen probleem dan heeft u aan Google Apps een mooie suite met uitstekende uitbreidbaarheid en integraties met andere software (zie ook de Google Apps marketplace).

Raadpleeg de Google Apps dienstbeschrijving voor algemene informatie, het Google Apps prijsoverzicht of ga naar het overzicht van Google Apps diensten voor installatie en ondersteuning.