Office 365 gids: E-mail versleuteling in Outlook

E-mail technieken zijn van oudsher niet ontwikkeld met beveiliging als speerpunt. Als gevolg daarvan is ook tegenwoordig nog veel e-mail communicatie niet beveiligd. Als verzender van een e-mail weet je nooit zeker dat  je e-mail versleuteld gaat worden of niet, dat is voor veel bedrijven/sectoren een probleem als het aankomt op vertrouwelijke e-mails. Uit oogpunt van compliancy met wet- en regelgeving en/of contractuele overeenkomsten kan e-mail versleuteling dan zelfs noodzakelijk zijn.

Office 365 voorziet hierin met een mooie oplossing voor e-mail versleuteling die is opgenomen in bijvoorbeeld het E3 of Azure Information Protection abonnement. Op basis van zelfgekozen criteria worden e-mails hierbij automatisch versleuteld. Het mooie van de oplossing is dat er geen additionele software of ingewikkelde configuratie nodig is bij zowel verzender als ontvanger.

Hoe gaat het in zijn werk?

Een e-mail kan worden versleuteld wanneer aan zelfgekozen criteria wordt voldaan. Zo kun je ervoor kiezen om bijvoorbeeld berichten naar bepaalde adressen of domeinen, met bijvoorbeeld een bijlage, of bepaalde sleutelwoorden in het bericht te versleutelen. Je kunt er ook voor kiezen berichten alleen te versleutelen nadat de verzender in de e-mail heeft aangegeven dat het om een vertrouwelijk bericht gaat:

Office 365 verstuurd het bericht en de ontvanger krijgt een versleutelde e-mail binnen met een html bijlage:

De ontvanger dient de html bijlage op te slaan op de computer en te openen, hierna kan de ontvanger de e-mail lezen door zichzelf met een Microsoft account aan te melden, of door een eenmalige wachtwoordcode op te geven (deze wordt in een separate e-mail verstuurd):

 

Na de aanmelding wordt de versleutelde e-mail in een webpagina weergegeven.

Mocht bovenstaande je aanspreken neem dan contact met ons op, wij regelen het dan graag voor je in.