Office 365 gids: Werken met Office 365 Groepen

Een Office 365 groep is een belangrijke bouwsteen in Office 365 met één of meer leden, waaraan een aantal Office 365 functies is gekoppeld:

  • E-mail postbus
  • Agenda
  • Bestandsopslag (via Sharepoint)
  • OneNote notitieblok
  • Sharepoint site (in een eigen Sharepoint siteverzameling)
  • Planner

Groepen vormen steeds vaker de onderliggende basis voor apps zoals Sharepoint Sites, Teams of Planner. Ze worden hierbij automatisch door deze apps aangemaakt.

Wanneer is een Office 365 groep handig?

Een Office 365 groep is handig als je met een groep mensen aan eenzelfde project of voor eenzelfde doel of functie (mee)werkt. Met een Office 365 groep heb je als gebruiker de vrijheid om zelf te groepen te maken die je nodig hebt. Office 365 conversaties zijn gebaseerd op e-mail en met Groepen werk je vanuit Outlook. Wil je nog een stapje verder gaan en e-mail helemaal uitbannen dan kun je overwegen om met Office 365 Teams te werken.

Office 365 groepen vanuit het IT beheer perspectief

Met de standaard mogelijkheid van gebruikers om zelf groepen aan te maken kun je gemakkelijk wildgroei krijgen. Hieraan kleven wel wat bezwaren: als beheerder weet je niet meer waar welke informatie te vinden is, dit kan een probleem zijn als medewerkers vertrekken en nieuwe medewerkers wegwijs gemaakt moeten worden. Ook loop je het risico op vervuiling van je Azure directory met niet gebruikte groepen waardoor deze minder overzichtelijk is. Het is mogelijk om het aanmaken van Office 365 groepen te beperken, zie ook dit artikel.

Een groep maken

Office 365 groepen kunnen worden aangemaakt en beheerd vanuit Outlook (online of bureaublad versie) of in het Office 365 beheercentrum. Office 365 groepen kunnen door een gebruiker of een beheerder worden aangemaakt.

Een groep aanmaken via Outlook online:

  • Ga naar het kopje ‘Groepen’ en klik op het ‘+’ tekentje
  • Geef een naam, e-mail adres en beschrijving van de groep en geef aan of groep e-mails ook naar de inbox van de leden moet worden gestuurd (let op dat dit veel extra e-mail verkeer genereert, iets wat mogelijk ongewenst is)
  • Geef aan of het een Openbare of Privé groep betreft

Een groep aanmaken via het beheerconsole:

  • Ga naar het Office 365 beheercentrum
  • Ga naar het kopje ‘Groepen’
  • Klik op ‘Groep toevoegen’ en kies ‘Office 365 Groep’
  • Geef een naam, e-mail adres en beschrijving van de groep en geef aan of groep e-mails ook naar de inbox van de leden moet worden gestuurd
  • Geef op wie de eigenaar van de groep zal zijn

Een groep beheren

  • Ga naar Outlook online en klik op de groep die je wilt beheren
  • Klik op het pijltje rechtsboven om Leden te bekijken, uit te nodigen, of te verwijderen, het accounttype te wijzigen, of om de groepeigenschappen te bewerken of een connector toe te voegen

Werken met de groep

  • Start een conversatie door op in het kopje ‘Gesprekken’ op ‘Nieuw’ te klikken, je bericht wordt in de groepconversatie geplaatst en afhankelijk van de instellingen, ook in de postbus van de leden afgeleverd
  • Plaats of maak een document onder het kopje ‘Bestanden’, deze worden dan automatisch in de bij de groep behorende Sharepoint site geplaatst, kies ‘In bibliotheek bladeren’ bijvoorbeeld als je de documenten ook naar je computer wilt synchroniseren of geavanceerde filters of weergaven wilt toepassen
  • Maak een agenda item aan in het kopje ‘Agenda’
  • Maak notities in het gezamenlijke ‘Notitieblok’
  • Koppel eventueel een gezamenlijke ‘Planning’ of ga naar de bijbehorende Sharepoint ‘Site’ via het kopje ‘…’