MS Dynamics online CRM – killer of overkill voor MKB?

Microsoft lanceerde recentelijk haar nieuwe en verbeterde Dynamics online CRM. Aan het agressieve prijskaartje en de indrukwekkende functionaliteit is te zien dat het Microsoft menens is. Wij zulen uitzoeken of het ook voor kleinere bedrijven een aantrekkelijk product is.

Microsoft is al sinds 2003 aktief in de CRM markt en Dynamics CRM is uitgegroeid to een populair CRM systeem in voornamelijk grotere bedrijven. Het is een uitgebreid CRM systeem, gemakkelijk te integreren met bestaande IT systemen zoals financiële systemen.

De eerste online versie van Dynamics werd geintroduceerd in 2008. Met de eerder dit jaar gelanceerde 2011 versie,  is Dynamics CRM nu ook binnen bereik gekomen van kleinere bedrijven, er is geen minimum gebruikers aantal en het prijskaartje is aantrekkelijk met ongeveer 31 euro per maand.

Gebruiksgemak

Dynamics CRM kan op drie manieren worden benaderd, via de web browser, via Outlook of via een mobiele browser. De Outlook integratie zorgt ervoor dat je de meeste functies kan uitvoeren vanuit Outlook zelf, zonder continu te switchen tussen de web browser en Outlook. Een mooie feature voor Outlook fanatiekelingen hoewel we ook berichten hebben gehoord over vertragingen in Outlook….

Ondanks de omvang van het pakket vonden we Microsoft Dynamics toch gemakkelijk in het gebruik met een gepolijste web interface. Ook kan Dynamics verder worden uitgekleed zodat alleen de fuctionaliteit overblijft die echt nodig is, wat het gebruiksgemak ook ten goede komt. Helaas worden Google Chrome en Firefox niet ondersteund maar slechts Internet Explorer 7 of hoger.

Dynamics heeft een mooi, aanpasbaar dashboard waarin standaard de sales forecast, leads, cases en open taken te zien zijn, zie het plaatje hiernaast (klik om te vergroten). De performance lijkt goed te zijn hoewel sommige schermen een tijdje nodig hebben om te laden. Dynamics gebruikt 100% van het scherm wat goed is.

We vonden de web interface voor mobiele apparaten, hoewel het er wat eenvoudig uit zag, toch goed en praktisch.

Functionaliteit

Microsoft Dynamics is een uitgebreid CRM met een service management en marketing module, sales forecasting, uitgebreide rapportage, en de optie om te integreren met bestaande systemen.

Account management

Het account overzicht geeft veel informatie en ondersteunt ook het aanmaken van contacten, accounts, sub-accounts en relaties. Het is ook mogelijk naar een Sharepoint document-locatie te linken. Het account venster geeft directe toegang tot gerelateerde informatie zoals taken, notities, kansen en campagnes.

Taakbeheer

Taken in Dynamics worden geïmplementeerd door middel van activiteiten welke aan personen of queue’s kunnen worden toegekend. Activiteiten kunnen zowel een registratie zijn van een interactie met een contactpersoon of een nog uit te voeren taak met een einddatum en een eigenaar. Afspraken en service activiteiten worden in de agenda geplaatst.

Sales forecasting

Dynamics CRM heeft uitgebreide mogelijkheden voor sales forcasting. De eenvoudigste optie is gebaseerd op geschatte omzet, waarschijnlijkheid en einddatum. Het lijkt helaas niet mogelijk een terugkerende omzet in te voeren (een abonnement bijvoorbeeld).

Rapportages kunnen worden uitgevoerd op de sales pipeline met gewogen resultaten op verkoper, gebied, etc.

Overig

Dynamics CRM bevat ook mogelijkheden zoals een catalogus voor sales-documentatie, workflows, uitgebreide data import en export, een kennisbank en rol-gebaseerde toegangscontrole. De service module is ook zeer bruikbaar met ondersteuning voor prioriteiten en contracten, en een service agenda. Ook is er een gemakkelijk te gebruiken mail merge functie voor het niet zo ‘paperless’ kantoor waarbij eenvoudig een brief voor een contactpersoon kan worden gegenereerd. De rapportage functie is ook zeer uitgebreid.

Wat ontbreekt?

Wat wij misten was de mogelijkheid accounts en contactpersonen te labelen. Ook waren we minder tevreden met de vele pop-up vensters en het feit dat de browser-keuze is beperkt tot Internet Explorer.

Hoe geschikt is Dynamics CRM voor het MKB?

Voor ons gevoel hangt dit af van de manier waarop het systeem zal worden gebruikt. Dynamics CRM is direct klaar voor gebruik en MKB bedrijven met full-time verkopers zullen veel uit het systeem kunnen halen zonder al te veel training en systeem-aanpassingen. Voor incidenteel gebruik daarentegen zou Dynamics CRM overkill zijn en zouden we adviseren uit te kijken naar een eenvoudiger CRM zoals ons eigen Office 365 CRM Essentials.

Later dit jaar zal Dynamics CRM ook als extra aan de Office 365 suite gekoppeld kunnen worden met als voordeel een nauwe integratie met Exchange, Sharepoint en Single Sign-On.

Google Apps

Hosted Exchange vs Google Apps: een overzicht

Hosted Exchange en Google Apps Gmail zijn steeds populairdere email systemen in het bedrijfsleven. Wij zullen een overzicht geven van de meest belangrijke verschillen voor kleine bedrijven om daarmee hopelijk de keuze wat te vereenvoudigen.

Taken en Notities

Indien je een fanatieke gebruiker bent van Outlook taken en notities, dan is het verstandig voor Hosted Exchange te gaan, aangezien Google beiden niet volledig ondersteunt (notities in het geheel niet en taken alleen in Gmail).

Outlook ondersteuning

Als je een Microsoft Outlook power user bent en niet houdt van web gebaseerde email dan is Hosted Exchange je ding. Het ondersteund geavanceerde Outlook mogelijkheden zoals server gebaseerde email regels, het openen van andermans postbus, fijnmazige autorisaties e.d. en je hoeft geen extra plug-ins te installeren om met Exchange te werken.

Mobiele ondersteuning

Zowel Hosted Exchange en Google Apps email ondersteunen mobiele telefoons via ActiveSync. Hiermee worden emails, agenda en contactpersonen gesynchroniseerd en bij hosted Exchange ook taken mits de telefoon dit ondersteund. Een voordeel van Exchange Online van Microsoft is dat ook Blackberry’s worden ondersteund via de ingebouwde Blackberry Business Cloud.

Sterke authenticatie

Indien sterke 2-factor authenticatie verseist is, ga dan voor Google Apps aangezien het extra veiligheid biedt door middel van 2-factor authenticatie via je mobiele telefoon (noot dat Office 365 dit ook kan bieden i.c.m. Identity Federation waarvoor wel extra infrastructuur nodig is).

Link extra email accounts

Google Apps email biedt de mogelijkheid email op te halen van externe accounts zoals van een hotmail, yahoo of een ander POP email account. Wanneer je een email verzend kun je kiezen welk adres als afzender moet worden gebruikt. Noot dat dit ook mogelijk is in Exchange als onderdeel van het nieuwe Office 365 (lees hier meer over nieuwe Office 365 features).

Gmail eigenaardigheden

Indien je geen lettertype opgeeft voor emails die je vanuit Gmail verzendt worden deze bij de ontvanger in Times New Roman weergegeven ongeacht de lettertype instellingen van de ontvanger. Ook wordt de handtekening onderaan de email geplaatst wanneer je op een email reageert, dit kan alleen worden verholpen middels een niet ondersteunde ‘Google Labs’ plug-in.

Integratie met additionele applicaties

Als je van web applicaties houdt dan kun je het vast waarderen dat je Google Apps eenvoudig kan uitbreiden met web apps varieerend van CRM tot project management en boekhouden. Je kunt dan vervolgens ook data delen met deze applicaties en eenvoudig navigeren tussen de verschillende applicaties zonder apart in te hoeven loggen (Single Sign-On). Een voorbeeld van zo’n integratie is met een CRM waarbij je contacten worden toegevoegd aan je Google Apps adresboek dat vervolgens weer met je mobiel kan worden gesynchroniseerd. Makkelijk!

Snel op weg

Beide producten zijn eenvoudig in gebruik. Wel dienen ze eenmalig te worden geïnstalleerd op het domein zodat email adressen in het format @uwbedrijf.nl kunnen worden gebruikt. Installatie is niet erg moeilijk voor een technisch ingestelde gebruiker. Google Apps installatie is daarbij iets technischer met veel meer keuze opties. Hosted Exchange wordt vaak afgenomen als onderdeel van  Office 365 (hier een overzicht van de verschillende prijzen en versies). De implementatie van Office 365 vereist weer iets meer werk op de individuele werkstations.

Zie ook hier voor een uitgebreid vergelijk van functionaliteiten tussen Google Apps en Office 365.

Hoe houd je IT kosten onder controle?

Betaalt je te veel voor IT? Wij weten dat dit het geval is voor veel organisaties. Zij zijn slecht geadviseerd (of zelfs helemaal niet ) en onderhouden een industrie die bloeit op verwarring en over-engineering. Wij zullen u laten zien hoe u betere IT kunt krijgen, tegen betere prijzen!

Lees meer

Security in de cloud – truth or dare?

Security is altijd een discussiepunt als het aankomt op Cloud Computing (online IT systemen). Immers, je knoopt je IT systemen en data aan het wereldwijde web, nietwaar? Wij zullen je laten zien waarom je niet bang hoeft te zijn van online IT en hoe het zelfs de veiligheid van data kan verbeteren. Lees meer

Green computing

Hoe groen is Cloud Computing?

We houden van groen en dus willen we weten hoe groen de cloud is. Wij zetten onze gedachten uiteen.

Met Cloud Computing wordt data en functionaliteit gehost in grote data centra, verbonden met het web. Deze data centra bevatten duizenden computers die dag en nacht draaien. Dit vergt aardig wat elektriciteit uiteraard, met een significante carbon uitstoot.

Maar, een nieuwe studie door Microsoft toont aan dat Microsoft’s efficiënte data centra de uitstoot per gebruiker reduceren met 30 to 90 percent. De grootste winst (tot 90%) valt te behalen in kleinere organisaties met minder dan 100 werknemers.

Hoe kan dat?

Kleinere organisaties hebben typisch één of een paar servers weggestopt ergens in een hoek of magazijn. Deze servers draaien dag en nacht en normaliter wordt slechts een klein percentage van hun capaciteit gebruikt en alleen gedurende kantooruren.

In een data centre daarentegen, kan iedere server optimaal worden gebruikt door overcapaciteit toe te wijzen aan andere bedrijven of processen. Servers kunnen ook taken uit andere tijdzones worden toegekend, zodat ze de klok rond kunnen worden gebruikt.

Kortom, je kunt hetzelfde werk doen met minder servers en minder onbelaste draaiuren.

Ook zijn de laatste generaties data centra ontworpen met energie efficiëntie in het achterhoofd. Ze gebruiken innovatieve koeltechnieken en geavanceerde server power management om energie te besparen.

Wacht, er is meer!

Wat vaak over het hoofd wordt gezien met betrekking tot de milieuvriendelijkheid van de Cloud is de reductie van verkeer. Per design is online IT uitermate geschikt voor werken op afstand. Dit verlaagt de drempel voor bedrijven om remote- en thuiswerken te adopteren om zo reis- en kantoorkosten te verlagen en medewerkers meer flexibiliteit te bieden.

Dus afgezien van het feit dat de Cloud je geld en zorgen bespaard, houd je er ook nog een goed gevoel aan over!

Office 365

Wat is Microsoft Office 365 – heb ik het nodig voor mijn bedrijf?

Office 365Je zal blij zijn te horen dat het niet de laatste versie van Office is. Office 365 is namelijk een online business IT systeem voor email en samenwerken en zal worden vrijgegeven begin 2011. Verward?

Microsoft heeft het nieuwe product Office 365 genaamd, omdat het nauw geïntegreerd is met Office 2010 en omdat het ook een online versie van Word, Excel en Powerpoint bevat, Office Web Apps genaamd.

Lees meer

BPOS vs Office 365

BPOS vs Office 365 – wachten of overgaan?

BPOS vs Office 365Microsoft kondigde recentelijk Office 365 aan als de opvolger van haar populaire Business Productivity Online Suite (BPOS). Office 365 is op het moment in publieke beta en alles wijst erop dat het spoedig beschikbaar zal zijn.

Voor diegenen die niet bekend zijn met BPOS, het is Microsoft’s online suite voor zakelijke email and samenwerken als een alternatief voor on-site Exchange en Sharepoint installaties. BPOS maakt het mogelijk om email and agenda’s te delen en te delegeren, informatie te delen, intranet portals te bouwen en online meetings op te zetten. Lees meer