Office 365 logo

Wat wordt het Office 365 nieuws van 2017?

Wij hebben weer zin in een nieuw jaar vol Office 365 en Azure ontwikkelingen. Hieronder alvast een selectie van de mooiste Office 365 ontwikkelingen verwacht voor 2017 (uit de Office 365 roadmap):

  • De mailbox opslaglimiet in de E3 en E5 abonnementen gaat van 50GB naar 100GB
  • Prioriteit postbus voor alle Outlook versies. Outlook zal op basis van allerlei criteria bepalen welke mail belangrijk is voor je en deze in de standaard tab ‘Prioriteit’ laten zien, andere e-mail worden geplaatst in het tabblad ‘Overige’. De map ‘Onbelangrijke e-mail’ komt daarmee te vervallen

Prioriteit Postvak IN - Nieuw voor Office 365 in 2017

  • De nieuwe app ‘Microsoft Bookings‘ zal worden uitgebracht (‘Boekingen’ in het Nederlands?). Hiermee kunnen klanten gemakkelijk via een webpagina een afspraak maken die automatisch wordt ingeboekt bij een medewerker, ook worden automatisch herinnering e-mails gestuurd aan de klant
  • Naast bestanden kunnen straks ook hele Onderive mappen via een gastenlink worden gedeeld. Of dit ook in Sites gaat werken is nog niet bekend
  • Outlook Customer Manager is een nieuwe functie waarmee klantencontacten en verkoop gestroonlijnd kunnen worden. Een soort mini CRM dus. Vermoedelijk is dit de langverwachte opvolger van Business Contact Manager (BCM), wat een populaire functie was voor veel MKB bedrijven. Outlook Customer Manager zal beschikbaar zijn in Office 365 Business Premium

Outlook Customer Manager - Nieuw voor Office 365 in 2017

 

Office 365 gids: Multi-factor authenticatie instellen

Om toegang te krijgen tot je Office 365 diensten en data moet je je aanmelden met je e-mail adres en wachtwoord. Dit kun je verder beveiligen met een extra aanmelding via je telefoon (via bellen, SMS of app). Je stelt dit als volgt in op het beheercentrum:

  • Log in met een beheerderaccount op https://portal.office.com
  • Ga naar Gebruikers > Actieve gebruikers > menu item ‘Meer’ > ‘Multi-factor authenticatie instellen voor Azure’
  • Selecteer de gewenste gebruikers en kies ‘Inschakelen’
  • (Bij ‘Service instellingen’ boven in het menu kun je toegestane authenticatiemethodes instellen)

Office 365 2-factor verificatie beheren

 

Wanneer de gebruiker waarvoor multi-factor authenticatie is ingesteld zich op het Office 365 portaal aanmeld, dan zal gevraagd worden om de extra verificatie in te stellen:

  • Ga naar https://portal.office.com en meld je aan met je gebruikersnaam en wachtwoord
  • Er verschijnt een melding over het instellen van het account: Klik op ‘Nu instellen’
  • Geef de wijze van verificatie aan, wij vinden de Mobiele app het prettigst werken, je hoeft dan geen codes in te typen, je telefoon moet wel met internet zijn verbonden om je aan te melden
  • Installeer de Azure Authenticator app op je telefoon, klik op Account toevoegen en scan de QR-afbeelding
  • Keur de aanmelding goed op je telefoon
  • Kopieer het app wachtwoord voor toepassingen als Outlook en Office die geen extra verificatiestap ondersteunen

Vanaf nu zal er na iedere aanmelding met gebruikersnaam en wachtwoord ook nog een verificatie via de mobiele app worden gevraagd:

office 365 2-factor verificatie

Let op: nadat je Multi-factor authenticatie hebt ingesteld zul je ook in al je e-mail programma’s, Office en Skype opnieuw moeten aanmelden. In sommige gevallen kan dit alleen via een zogenaamd app wachtwoord, voor Exchange en Skype moet de beheerder ook nog via een speciaal commando Multi Factor authenticatie inschakelen.

Office 365 logo

Office 365 gids: Upgrade naar Office 2016

Iedereen die een abonnement heeft op Office 365 Business of hoger kan upgraden naar Office 2016 . Ga als volgt te werk om naar Office 2016 te upgraden:

Upgrade vanaf Office 2013 naar Office 2016

Let op! Als je Project 2013 of Visio 2013 gebruikt zullen deze worden verwijderd, we raden aan in dat geval nog even op Office 2013 te blijven.

  • Login op het Office 365 portaal > tandwieltje rechtsboven > Instellingen voor Office 365 > Instellingen > Sofware (of ga direct naar http://portal.office.com/OLS/MySoftware.aspx)
  • Ga naar het kopje ‘Office 365 ProPlus met de nieuwe 2016-apps installeren (aanbevolen)’ > Kies de taal en klik op ‘Installeren’:Office 2016 upgrade
  • Een installatiebestandje wordt nu gedownload, voer dit uit

Office 2013 zal worden verwijderd en daarna zal Office 2016 worden geïnstalleerd.

Upgrade vanaf Office 2010 naar Office 2016

  • Verwijder allereerst Office 2010:
    • Via het Windows configuratiescherm > Programma’s en onderdelen > Selecteer je Office 2010 installatie en klik ‘Verwijderen’
    • Als bovenstaande niet lukt gebruik dan de Microsoft Easy Fix Tool: http://go.microsoft.com/?linkid=9815935
  • Login op het Office 365 portaal > tandwieltje rechtsboven > Instellingen voor Office 365 > Instellingen > Sofware (of ga direct naar http://portal.office.com/OLS/MySoftware.aspx)
  • Ga naar het kopje ‘Office 365 ProPlus met de nieuwe 2016-apps installeren (aanbevolen)’ > Kies de taal en klik op ‘Installeren’
  • Een installatiebestandje wordt nu gedownload, voer dit uit

Office 2016 wordt nu geïnstalleerd.

Nieuw uiterlijk voor documentbibliotheken

Na Onedrive zijn ook de Team Site bibliotheken aan de beurt voor een nieuw moderner uiterlijk:

Document bibliotheek

 

Dit nieuwe uiterlijk is op dit moment alleen nog maar beschikbaar voor klanten die hebben aangegeven in een vroeg stadium updates te willen ontvangen (First Release).

Het voordeel van deze nieuwe weergave is dat deze wat eenvoudiger is en dat het nu ook mogelijk is om gemakkelijk documenten en mappen te kopiëren en verplaatsen. Helaas is het nog niet mogelijk documenten ook naar een andere bibliotheek te kopiëren of verplaatsen.

Mooi is ook dat je documenten heel snel kan groeperen op bepaalde eigenschappen en dat je heel snel een weergave kan definiëren zonder moeilijke menuopties. Ook kun je een belangrijk document vastpinnen aan de bovenzijde en kun je documenten als tegels weergeven. Heel handige functies.

Een nadeel van deze weergave is dat je de bovenste Team Site koppelingsbalk niet meer zichtbaar is waardoor je de weg een beetje kunt kwijtraken.

 

Office 365 wachtwoord scherm

Office 365 gids: Gemakkelijk op Office 365 inloggen

Op Office 365 inloggen doe je via portal.office.com, typ hier je zakelijke e-mail adres en je bijbehorende wachtwoord en klik op Aanmelden:

Office 365 aanmeldschermOffice 365 wachtwoord scherm

Let op:

  • Als je vaker op deze computer werkt vink dan ‘Aangemeld blijven’ aan, je loginnaam wordt onthouden en je hoeft de volgende keer alleen je wachtwoord in te geven
  • Je kunt je wachtwoord ook laten onthouden, klik dan op ja wanneer je de vraag krijgt om deze te laten onthouden (krijg je deze vraag niet, ga dan naar het kopje ‘Wordt je Office 365 wachtwoord niet onthouden in Windows’ verderop op deze pagina)
  • Als je met Sharepoint bestanden werkt in de Windows verkenner klik dan altijd het vinkje ‘aangemeld blijven’ aan, zie ook deze pagina over werken met Sharepoint in de Windows verkenner

Je wilt op Office 365 inloggen maar je wachtwoord werkt niet meer?

Let op dat Caps Lock uit staat, probeer ook het wachtwoord eens in Word in te typen en vanuit daar te kopiëren en plakken (ctrl-c en ctrl-v) in het wachtwoordveld, soms werkt dit wel. Let op dat je naam voor Office 365 inloggen meestal een andere is dan die waarmee je je op Windows aanmeld bij opstarten. Ook al is het e-mail adres hetzelfde, dan nog kan het wachtwoord anders zijn.

Als je wachtwoord echt niet werkt dan zit er niets anders op dan je Office 365 beheerder te vragen om je wachtwoord te herstellen.

Wordt je Office 365 wachtwoord niet onthouden in Windows?

Zorg ervoor dat je Browsegeschiedenis niet automatisch wordt verwijderd bij afsluiten:

  • Open Internet Explorer > Tandwieltje rechtsboven > Internetopties
  • Zorg ervoor dat het vinkje ‘Browgeschiedenis verwijderen bij afsluiten’ niet is aangevinkt
  • Klik op Toepassen en OK

Zorg ervoor dat Automatisch aanvullen aanstaat:

  • Ga naar Internetopties > tabblad Inhoud
  • Klik op Instellingen bij het kopje ‘Automatisch aanvullen’
  • Zorg ervoor dat er een vinkje staat bij ‘Gebruikersnamen en wachtwoorden op formulieren’
  • Klik op Toepassen en OK
Machtigingen verlenen Office 365 site bibliotheek

Office 365 gids: Machtigingen verlenen op een site bibliotheek

Binnen Sharepoint worden machtigingen op site apps, zoals een bibliotheek overgenomen van de bovenliggende site. Dat betekent vaak dat iedereen in je organisatie of afdeling lees- of zelfs bewerkrechten heeft hierop. Als je een app of document bibliotheek slecht ter beschikking wilt stellen aan één of meerdere personen doe je dat als volgt:

  • Ga naar de document bibliotheek waarvan je de machtigingen wilt wijzigen
  • Ga naar het tabblad ‘Bibliotheek’
  • Ga naar ‘Instellingen’ > ‘Bibliotheekinstellingen’
  • Ga naar ‘Machtigingen voor dit documentbibliotheekitem’
  • Je ziet nu de huidige machtigingen die worden overgenomen van de bovenliggende Site
  • Klik op ‘Overname van machtigingen stoppen’ en klik op OK
  • Selecteer nu de groepen ‘Leden’ en ‘Bezoekers’ en klik op ‘Gebruikersmachtigingen verwijderen’
  • Klik op ‘Machtigingen verlenen’
  • Typ de naam in van de gebruiker(s) die je toegang wilt verlenen
  • Klik op ‘Opties weergeven’ om het machtigingsniveau op te geven
  • Klik op ‘Delen’

John heeft nu als enige gebruiker machtigingen op de bibliotheek ‘Documenten’

Zie ook de video:

Office 365 gids: Verwijderde bestanden uit de Team Site prullenbak herstellen

Bestanden die verwijderd worden op de Office 365 Team Site worden nog 30 dagen in de prullenbak bewaard. U kunt deze op de volgende manier herstellen:

  • Ga naar ‘Inhoud van site’ links in het menu of via de het tandwieltje rechtsboven in beeld
  • Klik op ‘Prullenbak’
  • Doorzoek de prullenbak en vink het document dat je wilt herstellen aan
  • Klik op ‘Selectie herstellen’ en dan op OK

Het document is nu hersteld en op de oorspronkelijke locatie terug geplaatst.

Bekijk de bijbehorende video:

Office 365 logo

Office 365 gids: Product zonder licentie in Office 2013

Als onderdeel van Office 365 wordt de geldigheid van uw Office 2013 licentie gecontroleerd met uw Office 365 abonnement. Soms kan dit wat problemen geven en krijgt u een rode balk in de Office toepassingen waarin tussen haakjes staat (Product zonder licentie):

Office licentie fout

Er zijn een aantal zaken die u kunt controleren:

  • Controleer of u bent ingelogd in Office 2013:
    • Open een willekeurig Office programma zoals Word
    • Ga naar Bestand > Account
    • Controleer of u bent aangemeld met uw Office 365 account
  • Als u de foutmelding krijgt bij aanmelden ‘Er is een probleem opgetreden bij het installeren van de productcode’ voer dan bovenstaande stap uit nadat u Word heeft gestart als beheerder:
    • Blader naar het Word icoon en rechtsklik dit icoon, selecteer ‘Uitvoeren als Administrator’
  • Controleer of u een geldige Office licentie in uw Office 365 abonnement heeft:
    • Login op https://portal.microsoft.com/
    • Ga naar het tandwieltje rechtsboven > Instellingen voor Office 365 > Software
    • Indien u hier de download optie voor Office ziet dan heeft u een geldige licentie
  • Soms zijn er verschillende Office versies op PC’s aanwezig (of onderdelen hiervan) en veroorzaakt dit problemen, controleer of er slechts één Office 2013 versie op uw PC heeft die heet ‘Microsoft Office 365 ProPlus’
  • Indien al bovenstaande niet werkt kunt u proberen de licentie opnieuw aan Office te koppelen:
    • Open de CMD prompt als Administrator! (typ in het windows zoekvenster cmd)
    • Typ in the command line cd C:Program Files (x86)Microsoft OfficeOffice15
    • Typ cscript ospp.vbs /act

Office 365 gids: Een document extern delen

Een van de voordelen van een online systeem als Office 365 is dat je gemakkelijk informatie kan delen met collega’s en externen:

  • Ga naar je OneDrive of Team Site en blader naar het betreffende document
  • Rechtsklik op het document en klik delen:
    • Geef het email adres op van de persoon met wie je het document wilt delen
    • Geen het machtigingsniveau aan: bewerken of alleen weergeven
    • Typ een optioneel bericht voor de ontvanger
    • Geef aan of aanmelding is vereist
  • Klik op delen

Office 365 document delen

Office 365 document delen opties

De ontvanger krijgt nu een bericht met een link om het document in te zien of te te bewerken. Wanneer deze link wordt aangeklikt wordt het document in de betreffende Office Web App geopend. Ook kan de ontvanger hier een kopie downloaden indien gewenst.

Indien ‘Aanmelden vereist’ was uitgeschakeld werkt dit direct, wanneer aanmelding is vereist dient de ontvanger zich aan te melden met een Office 365 organisatieaccount of een Microsoft account (deze kan men kostenloos aanmaken of men kan een bestaand hotmail/outlook.com/live account gebruiken).

Office 365 gids: Werken met Office 365 op de Mac

Wij zien steeds meer Mac’s op de werkvloer opduiken. Maar hoe goed werkt de Mac nu eigenlijk met Office 365? Hieronder enkele van onze bevindingen:

  • Office 2011 voor de Mac is inbegrepen in de Premium abonnementen, je kunt je Mac dus voorzien van de laatste Office voor de Mac
  • Outlook 2011 werkt prima op de Mac maar er zijn enkele beperkingen ten opzichte van de Windows variant, zoals:
    • Werken met bijlages die je van Office 365 wilt halen, en daar ook wil opslaan, is erg omslachtig. Je moet deze eerst op de Mac opslaan (bijvoorbeeld je bureaublad) om deze vervolgens als bijlage toe te voegen resp. naar Office 365 op te slaan
    • Je kunt geen emails versturen namens een andere gebruiker
    • Ondersteuning voor openbare mappen is meer beperkt
  • Werken met mappen en bestanden is erg beperkt, je kunt mappen en bestanden niet gemakkelijk verslepen of bulks gewijs verplaatsen. Zelfs niet met de Office Document Connection
  • Lync werkt prima maar dient apart geïnstalleerd te worden, het maakt geen onderdeel uit van Office 2011
  • Er is geen OneDrive voor bedrijven voor de Mac

Onze conclusie is dat email en documenten in Office 365 prima op de Mac raadpleegbaar en bewerkbaar zijn, maar, het gebruik van de Mac als primaire IT middel in combinatie met Office 365 nog niet aan te bevelen is.