Azure Office 365 Datacenters map icon

Office 365 en Azure: Blijft mijn data in de EU?

Voor sommige bedrijven is het belangrijk om te weten waar hun data zich bevindt en of deze in de EU ofwel daarbuiten staat. Hoe zit het met Office 365 en Azure?

Office 365

In principe is het heel eenvoudig, Microsoft slaat je data op in het geografisch gebied dat je hebt geselecteerd bij aanschaf van de dienst. Als je Europa als locatie hebt geselecteerd blijft je data dus in de EU. Dat geld in ieder geval voor alle data in je mailbox, alle inhoud van Sharepoint online/ Project online en OneDrive, maar ook voor Teams en Planner omdat deze gebaseerd zijn op Exchange en Sharepoint. Zie ook de Voorwaarden voor Online Diensten (o.a. pagina 11 ‘Locatie data-at-rest van de klant’).

Dat betekent dus automatisch dat dit voor andere Office 365 diensten niet persé gegarandeerd is. Denk hierbij aan bijvoorbeeld Yammer en Sway. Ook voor diensten die in Preview zijn, is de datalocatie niet gegarandeerd.

Azure

Voor Azure geld ook dat de data binnen de geografische regio blijft die je hebt geselecteerd met de onderstaande uitzonderingen (zie Azure datacenter map):

  • Cloud Services Web- and Worker Role software deployment packages (PaaS oplossing waarop bedrijven web toepassingen kunnen publiceren)
  • Azure RemoteApp gebruikersnamen en IP adressen
  • Microsoft Cognitive Services (programmeer hulpmiddelen voor beeld, spraak, taal, kennis en zoeken)
  • Diensten die in het beta en preview stadium zijn
  • Azure Security Center, beveiligings gebeurtenissen, waarschuwingen, aanbevelingen en status

Onderstaande diensten zijn globale diensten en data zal in wereldwijde datacentra komen te staan:

  • Azure Content Delivery Network (caching dienst voor wereldwijde snelle toegang tot informatie)
  • Azure Active Directory data staat in de EU of in de VS
  • Azure Multi-Factor Authentication slaat data in de VS op

De lang arm van de VS

Dan is er nog de vraag hoe Microsoft omgaat met dataverzoeken van de overheid van de VS. Microsoft (en andere aanbieders zoals Google) verzetten zich met hand en tand tegen dergelijke verzoeken. Microsoft heeft hierin een belangrijk succes geboekt in een rechtszaak in juli 2016 waarbij door de rechter werd bepaald dat de overheid van de VS Microsoft niet kan dwingen om data die buiten de VS staat over te dragen.

In januari 2017 is in een vergelijkbare rechtszaak bepaald dat Google overzeese informatie moet overhandigen aan de FBI. Een beslissing die door Google wordt aangevochten en bijval heeft gekregen van Microsoft, Apple, Amazon en Cisco.

De meeste bedrijven zal bovenstaande niet echt veel zorgen baren, de kans dat de Amerikaanse overheid interesse heeft in hun reilen en zeilen is immers erg klein. Belangrijker voor hen is dat Microsoft de beveiliging tegen kwaadwillende partijen goed op orde heeft.

Voor bedrijven die toch meer zekerheid wensen ten aanzien van de geografische locatie en toegang door de Amerikaanse overheid heeft Microsoft Office 365 Germany opgezet waarbij alle data bij een externe organisatie is ondergebracht (T-Systems International, een dochter van Deutsche Telekom). Vermoedelijk zal daarbij, in het geval de Amerikaanse overheid Microsoft dwingt tot overhandiging van klantdata, Microsoft zich beroepen op het feit dat zij niet de houders van de data zijn.

Afbeelding van Office 365 start menu iconen

Office 365: Meer dan Outlook, Office en Sharepoint

Ondertussen zijn we al aardig gewend geraakt aan Office 365, we gebruiker Outlook en Exchange, Office en misschien wel OneDrive en Sharepoint. Maar er is meer! Microsoft werkt keihard aan Office 365 en het zit ondertussen boordevol mooie software. Software die we eigenlijk niet langer links kunnen laten liggen in ‘het nieuwe ondernemen’.

Hieronder alvast een overzicht van deze ‘onbekende’ Office 365 software en een korte uitleg. In verdere artikelen zullen we ingaan op enkele van de onderstaande software:

Onze favorieten

  • OneNote: Maak notities en deel deze met collega’s. Voeg afbeeldingen in, tekst, handschrift en nog veel meer. Beschikbaar online maar ook in Office 2016 en als app op je telefoon en tablet
  • Planner: Hiermee kan een team plannen maken, taken organiseren en toewijzen, bestanden delen, chatten en updates over de voortgang ontvangen
  • Teams: Samenwerking gebaseerd op conversaties met een eigen kanaal per team / onderwerp waarin zowel gesprekken als documenten, een wikipagina, een notitieblok alsook externe inhoud zoals Youtube, eenvoudig gegroepeerd en weergegeven wordt
  • Groups: Niet echt een losse app maar meer een logische entiteit waaraan een aantal functies en apps gekoppeld kunnen worden zoals zoals Teams en Planner
  • Outlook Customer Manager: Een extensie van Outlook waarmee klantencontacten en verkoop beheerd kunnen worden, je kunt het zien als een mini CRM

Om in de gaten te houden

  • To-Do: Hiermee kunnen heel snel verschillende to-do lijsten worden gemaakt met einddata en waarschuwingen, To-Do presenteert dagelijks alleen de meest relevante taken
  • Yammer: Social Media binnen je bedrijf, start discussies en deel kennis en ervaringen

Nice to have

  • Delve: Op basis van de recente activiteit van jezelf of collega’s schotelt Delve je de meest relevante documenten voor zonder dat je daarnaar hoeft te zoeken
  • Sway: Maak  snel online presentaties en rapporten zonder veel tijd aan opmaak te hoeven besteden, ook kun je ze gemakkelijk online delen met anderen
  • Video: Hiermee kunnen video’s eenvoudig worden gedeeld binnen de organisatie met bijvoorbeeld Yammer, en worden ingesloten in Sharepoint Sites

Alles uit de kast halen

  • Flow: Maak werkstromen met je verschillende apps zoals bijvoorbeeld OneDrive en Twitter en ontvang meldingen, synchroniseer bestanden en verzamel gegevens
  • PowerApps: Maak apps voor het invoeren en uitlezen van informatie in Sharepoint zonder enige programmeerkennis, zowel voor mobiel als web

Prachtige apps als ze aansluiten bij je bedrijfsvoering

  • StaffHub: Opstellen van roosters en snel communiceren met personeelsleden
  • Bookings: Hiermee kunnen klanten gemakkelijk via een webpagina een afspraak maken die automatisch wordt ingeboekt bij een medewerker

In aantocht

  • Connections: Opstellen en versturen van e-mail marketing campagnes, beheer van abonnees en bekijken van campagne statistieken
  • Listings: Beheer je bedrijfsvermeldingen bij Facebook, Google, Bing and Yelp op een gemakkelijke manier
  • Invoicing: Maak en verzend offertes en facturen op een professionele manier. Laat klanten betalen via PayPal en koppel met Quickbooks
  • Business Center: Bekijk in één oogopslag je data van Bookings, Connections, Listings en Invoicing
  • MileIQ: Kilometerregistratie (vooralsnog alleen in de VS, Canada en UK)
Office 365 logo

Wat wordt het Office 365 nieuws van 2017?

Wij hebben weer zin in een nieuw jaar vol Office 365 en Azure ontwikkelingen. Hieronder alvast een selectie van de mooiste Office 365 ontwikkelingen verwacht voor 2017 (uit de Office 365 roadmap):

  • De mailbox opslaglimiet in de E3 en E5 abonnementen gaat van 50GB naar 100GB
  • Prioriteit postbus voor alle Outlook versies. Outlook zal op basis van allerlei criteria bepalen welke mail belangrijk is voor je en deze in de standaard tab ‘Prioriteit’ laten zien, andere e-mail worden geplaatst in het tabblad ‘Overige’. De map ‘Onbelangrijke e-mail’ komt daarmee te vervallen

Prioriteit Postvak IN - Nieuw voor Office 365 in 2017

  • De nieuwe app ‘Microsoft Bookings‘ zal worden uitgebracht (‘Boekingen’ in het Nederlands?). Hiermee kunnen klanten gemakkelijk via een webpagina een afspraak maken die automatisch wordt ingeboekt bij een medewerker, ook worden automatisch herinnering e-mails gestuurd aan de klant
  • Naast bestanden kunnen straks ook hele Onderive mappen via een gastenlink worden gedeeld. Of dit ook in Sites gaat werken is nog niet bekend
  • Outlook Customer Manager is een nieuwe functie waarmee klantencontacten en verkoop gestroonlijnd kunnen worden. Een soort mini CRM dus. Vermoedelijk is dit de langverwachte opvolger van Business Contact Manager (BCM), wat een populaire functie was voor veel MKB bedrijven. Outlook Customer Manager zal beschikbaar zijn in Office 365 Business Premium

Outlook Customer Manager - Nieuw voor Office 365 in 2017

 

Office 365 gids: Multi-factor authenticatie instellen

Om toegang te krijgen tot je Office 365 diensten en data moet je je aanmelden met je e-mail adres en wachtwoord. Dit kun je verder beveiligen met een extra aanmelding via je telefoon (via bellen, SMS of app). Je stelt dit als volgt in op het beheercentrum:

  • Log in met een beheerderaccount op https://portal.office.com
  • Ga naar Gebruikers > Actieve gebruikers > menu item ‘Meer’ > ‘Multi-factor authenticatie instellen voor Azure’
  • Selecteer de gewenste gebruikers en kies ‘Inschakelen’
  • (Bij ‘Service instellingen’ boven in het menu kun je toegestane authenticatiemethodes instellen)

Office 365 2-factor verificatie beheren

 

Wanneer de gebruiker waarvoor multi-factor authenticatie is ingesteld zich op het Office 365 portaal aanmeld, dan zal gevraagd worden om de extra verificatie in te stellen:

  • Ga naar https://portal.office.com en meld je aan met je gebruikersnaam en wachtwoord
  • Er verschijnt een melding over het instellen van het account: Klik op ‘Nu instellen’
  • Geef de wijze van verificatie aan, wij vinden de Mobiele app het prettigst werken, je hoeft dan geen codes in te typen, je telefoon moet wel met internet zijn verbonden om je aan te melden
  • Installeer de Azure Authenticator app op je telefoon, klik op Account toevoegen en scan de QR-afbeelding
  • Keur de aanmelding goed op je telefoon
  • Kopieer het app wachtwoord voor toepassingen als Outlook en Office die geen extra verificatiestap ondersteunen

Vanaf nu zal er na iedere aanmelding met gebruikersnaam en wachtwoord ook nog een verificatie via de mobiele app worden gevraagd:

office 365 2-factor verificatie

Let op: nadat je Multi-factor authenticatie hebt ingesteld zul je ook in al je e-mail programma’s, Office en Skype opnieuw moeten aanmelden. In sommige gevallen kan dit alleen via een zogenaamd app wachtwoord, voor Exchange en Skype moet de beheerder ook nog via een speciaal commando Multi Factor authenticatie inschakelen.

Office 365 logo

Office 365 gids: Upgrade van Office 2013 naar Office 2016

Iedereen die een abonnement heeft op Office 365 Business of hoger kan upgraden naar Office 2016 . Ga als volgt te werk om naar Office 2016 te upgraden:

Upgrade vanaf Office 2013 naar Office 2016

Let op! Als je Project 2013 of Visio 2013 gebruikt zullen deze worden verwijderd, we raden aan in dat geval nog even op Office 2013 te blijven.

  • Login op het Office 365 portaal > tandwieltje rechtsboven > Instellingen voor Office 365 > Instellingen > Sofware (of ga direct naar http://portal.office.com/OLS/MySoftware.aspx)
  • Ga naar het kopje ‘Office 365 ProPlus met de nieuwe 2016-apps installeren (aanbevolen)’ > Kies de taal en klik op ‘Installeren’:Office 2016 upgrade
  • Een installatiebestandje wordt nu gedownload, voer dit uit

Office 2013 zal worden verwijderd en daarna zal Office 2016 worden geïnstalleerd.

Upgrade vanaf Office 2010 naar Office 2016

  • Verwijder allereerst Office 2010:
    • Via het Windows configuratiescherm > Programma’s en onderdelen > Selecteer je Office 2010 installatie en klik ‘Verwijderen’
    • Als bovenstaande niet lukt gebruik dan de Microsoft Easy Fix Tool: http://go.microsoft.com/?linkid=9815935
  • Login op het Office 365 portaal > tandwieltje rechtsboven > Instellingen voor Office 365 > Instellingen > Sofware (of ga direct naar http://portal.office.com/OLS/MySoftware.aspx)
  • Ga naar het kopje ‘Office 365 ProPlus met de nieuwe 2016-apps installeren (aanbevolen)’ > Kies de taal en klik op ‘Installeren’
  • Een installatiebestandje wordt nu gedownload, voer dit uit

Office 2016 wordt nu geïnstalleerd.

Nieuw uiterlijk voor documentbibliotheken

Na Onedrive zijn ook de Team Site bibliotheken aan de beurt voor een nieuw moderner uiterlijk:

Document bibliotheek

 

Dit nieuwe uiterlijk is op dit moment alleen nog maar beschikbaar voor klanten die hebben aangegeven in een vroeg stadium updates te willen ontvangen (First Release).

Het voordeel van deze nieuwe weergave is dat deze wat eenvoudiger is en dat het nu ook mogelijk is om gemakkelijk documenten en mappen te kopiëren en verplaatsen. Helaas is het nog niet mogelijk documenten ook naar een andere bibliotheek te kopiëren of verplaatsen.

Mooi is ook dat je documenten heel snel kan groeperen op bepaalde eigenschappen en dat je heel snel een weergave kan definiëren zonder moeilijke menuopties. Ook kun je een belangrijk document vastpinnen aan de bovenzijde en kun je documenten als tegels weergeven. Heel handige functies.

Een nadeel van deze weergave is dat je de bovenste Team Site koppelingsbalk niet meer zichtbaar is waardoor je de weg een beetje kunt kwijtraken.

 

Office 365 wachtwoord scherm

Office 365 gids: Gemakkelijk op Office 365 inloggen

Op Office 365 inloggen doe je via portal.office.com, typ hier je zakelijke e-mail adres en je bijbehorende wachtwoord en klik op Aanmelden:

Office 365 aanmeldschermOffice 365 wachtwoord scherm

Let op:

  • Als je vaker op deze computer werkt vink dan ‘Aangemeld blijven’ aan, je loginnaam wordt onthouden en je hoeft de volgende keer alleen je wachtwoord in te geven
  • Je kunt je wachtwoord ook laten onthouden, klik dan op ja wanneer je de vraag krijgt om deze te laten onthouden (krijg je deze vraag niet, ga dan naar het kopje ‘Wordt je Office 365 wachtwoord niet onthouden in Windows’ verderop op deze pagina)
  • Als je met Sharepoint bestanden werkt in de Windows verkenner klik dan altijd het vinkje ‘aangemeld blijven’ aan, zie ook deze pagina over werken met Sharepoint in de Windows verkenner

Je wilt op Office 365 inloggen maar je wachtwoord werkt niet meer?

Let op dat Caps Lock uit staat, probeer ook het wachtwoord eens in Word in te typen en vanuit daar te kopiëren en plakken (ctrl-c en ctrl-v) in het wachtwoordveld, soms werkt dit wel. Let op dat je naam voor Office 365 inloggen meestal een andere is dan die waarmee je je op Windows aanmeld bij opstarten. Ook al is het e-mail adres hetzelfde, dan nog kan het wachtwoord anders zijn.

Als je wachtwoord echt niet werkt dan zit er niets anders op dan je Office 365 beheerder te vragen om je wachtwoord te herstellen.

Wordt je Office 365 wachtwoord niet onthouden in Windows?

Zorg ervoor dat je Browsegeschiedenis niet automatisch wordt verwijderd bij afsluiten:

  • Open Internet Explorer > Tandwieltje rechtsboven > Internetopties
  • Zorg ervoor dat het vinkje ‘Browgeschiedenis verwijderen bij afsluiten’ niet is aangevinkt
  • Klik op Toepassen en OK

Zorg ervoor dat Automatisch aanvullen aanstaat:

  • Ga naar Internetopties > tabblad Inhoud
  • Klik op Instellingen bij het kopje ‘Automatisch aanvullen’
  • Zorg ervoor dat er een vinkje staat bij ‘Gebruikersnamen en wachtwoorden op formulieren’
  • Klik op Toepassen en OK
Machtigingen verlenen Office 365 site bibliotheek

Office 365 gids: Machtigingen verlenen op een site bibliotheek

Binnen Sharepoint worden machtigingen op site apps, zoals een bibliotheek overgenomen van de bovenliggende site. Dat betekent vaak dat iedereen in je organisatie of afdeling lees- of zelfs bewerkrechten heeft hierop. Als je een app of document bibliotheek slecht ter beschikking wilt stellen aan één of meerdere personen doe je dat als volgt:

  • Ga naar de document bibliotheek waarvan je de machtigingen wilt wijzigen
  • Ga naar het tabblad ‘Bibliotheek’
  • Ga naar ‘Instellingen’ > ‘Bibliotheekinstellingen’
  • Ga naar ‘Machtigingen voor dit documentbibliotheekitem’
  • Je ziet nu de huidige machtigingen die worden overgenomen van de bovenliggende Site
  • Klik op ‘Overname van machtigingen stoppen’ en klik op OK
  • Selecteer nu de groepen ‘Leden’ en ‘Bezoekers’ en klik op ‘Gebruikersmachtigingen verwijderen’
  • Klik op ‘Machtigingen verlenen’
  • Typ de naam in van de gebruiker(s) die je toegang wilt verlenen
  • Klik op ‘Opties weergeven’ om het machtigingsniveau op te geven
  • Klik op ‘Delen’

John heeft nu als enige gebruiker machtigingen op de bibliotheek ‘Documenten’

Zie ook de video:

Office 365 gids: Verwijderde bestanden uit de Team Site prullenbak herstellen

Bestanden die verwijderd worden op de Office 365 Team Site worden nog 30 dagen in de prullenbak bewaard. U kunt deze op de volgende manier herstellen:

  • Ga naar ‘Inhoud van site’ links in het menu of via de het tandwieltje rechtsboven in beeld
  • Klik op ‘Prullenbak’
  • Doorzoek de prullenbak en vink het document dat je wilt herstellen aan
  • Klik op ‘Selectie herstellen’ en dan op OK

Het document is nu hersteld en op de oorspronkelijke locatie terug geplaatst.

Bekijk de bijbehorende video:

Office 365 logo

Office 365 gids: Product zonder licentie in Office 2013

Als onderdeel van Office 365 wordt de geldigheid van uw Office 2013 licentie gecontroleerd met uw Office 365 abonnement. Soms kan dit wat problemen geven en krijgt u een rode balk in de Office toepassingen waarin tussen haakjes staat (Product zonder licentie):

Office licentie fout

Er zijn een aantal zaken die u kunt controleren:

  • Controleer of u bent ingelogd in Office 2013:
    • Open een willekeurig Office programma zoals Word
    • Ga naar Bestand > Account
    • Controleer of u bent aangemeld met uw Office 365 account
  • Als u de foutmelding krijgt bij aanmelden ‘Er is een probleem opgetreden bij het installeren van de productcode’ voer dan bovenstaande stap uit nadat u Word heeft gestart als beheerder:
    • Blader naar het Word icoon en rechtsklik dit icoon, selecteer ‘Uitvoeren als Administrator’
  • Controleer of u een geldige Office licentie in uw Office 365 abonnement heeft:
    • Login op https://portal.microsoft.com/
    • Ga naar het tandwieltje rechtsboven > Instellingen voor Office 365 > Software
    • Indien u hier de download optie voor Office ziet dan heeft u een geldige licentie
  • Soms zijn er verschillende Office versies op PC’s aanwezig (of onderdelen hiervan) en veroorzaakt dit problemen, controleer of er slechts één Office 2013 versie op uw PC heeft die heet ‘Microsoft Office 365 ProPlus’
  • Indien al bovenstaande niet werkt kunt u proberen de licentie opnieuw aan Office te koppelen:
    • Open de CMD prompt als Administrator! (typ in het windows zoekvenster cmd)
    • Typ in the command line cd C:Program Files (x86)Microsoft OfficeOffice15
    • Typ cscript ospp.vbs /act