Box.net review – online bestanden opslaan en delen

Er zijn ontelbaar veel online file storage oplossingen. Maar bestaat er ook een serieus cloud alternatief voor die stoffige machine die in het bezemhok staat te brommen? Box.net biedt een oplossing voor het online opslaan, delen en samenwerken aan bestanden, wij onderzoeken hoe bruikbaar Box.net is binnen (project-)teams en voor het MKB.

Waarom zou ik mijn bestanden online opslaan?

Bestanden die online zijn opgeslagen zijn makkelijk te benaderen vanaf verschillende locaties, denk aan een nevenvestiging of thuiskantoor. En ook vanaf de mobiele telefoon zijn de bestanden te raadplegen zonder technische poespas zoals VPN’s.

Ook is het gemakkelijk bestanden te delen met klanten, partners en binnen projectgroepen zonder continue bijlagen heen en weer te sturen.

Een ander belangrijk voordeel is de betrouwbaarheid, data wordt redundant opgeslagen in grote rekencentra en er worden automatisch back-ups gemaakt.

Hoe het werkt

Met Box.net worden alle bestanden online (in de cloud) opgeslagen. De bestanden kunnen door de gebruikers zelf worden geupload of door de beheerder. Het is mogelijk bestanden te uploaden middels drag-en-drop in de web-browser (op basis van HTML5) of het is mogelijk deze te uploaden middels batch upload. Daarnaast kunnen bestanden worden geupload via het Synchronisatie component.

Nadat de bestanden zijn geupload kunnen ze op verschillende manieren worden geraadpleegd:

  • Je kunt op de Box web pagina inloggen en de bestanden hier bekijken via de ingebouwde ‘viewers’, handig wanneer je aan het werk bent op een PC/Mac (of iPad) zonder Microsoft Office of een PDF lezer bijvoorbeeld. Ook kan het veiliger en sneller zijn om de bestanden niet naar de PC te hoeven downloaden maar online te laten.
  • Ook is het mogelijk een bestand te downloaden en zo op de PC of Mac te bekijken. Je kunt dan ook de online kopie ‘locken’ zodat collega’s het bestand niet kunnen wijzigen terwijl jij eraan aan het werken bent.
  • De laatste mogelijkheid is het installeren van een desktop synchronisatie component waarmee een virtuele folder wordt aangemaakt (de locatie kun je zelf opgeven) die continue gesynchroniseerd wordt met geselecteerde mappen in de online opslagruimte. Dit maakt het gemakkelijk met programma’s als Microsoft Office te werken zonder bestanden steeds te hoeven downloaden, wijzigen en weer opnieuw te uploaden. Ook is dit handig voor het werken aan bestanden terwijl je niet bent verbonden met het web, wanneer je weer online bent worden dan alsnog de bestanden gesynchroniseerd.

Maar er is meer…

Box.net is niet zomaar een online opslagruimte, het biedt uitgebreide mogelijkheden voor het delen van bestanden en samenwerken:

  • Opmerkingen en discussies kunnen worden toegevoegd aan bestanden, denk bijvoorbeeld aan verzoek tot beoordeling of goedkeuring aan één of meerdere collega’s. Deze taken kunnen ook van een eind-data worden voorzien.
  • Versiebeheer. Box.net slaat automatisch verschillende versies op van documenten en files, de verschillende versies kunnen worden bekeken en worden hersteld indien nodig.
  • Embedding. Bestanden of mappen die je wilt delen met anderen kun je in een willekeurige pagina plaatsen door middel van een stukje ’embed code’, je kunt hierbij het formaat van het venster zelf aangeven.

Bestanden delen

In tegenstelling tot de meeste concurrentie biedt Box.net (in de Business en Enterprise versies) uitgebreide mogelijkheden voor uitrol in werkgroepen en MKB. Het biedt de mogelijkheid autorisaties fijnmazig in te stellen op mappen middels rollen zoals bekijken, wijzigen, beoordelen etc. De Enterprise versie biedt daarin nog meer mogelijkheden zoals het gebruik van groepen, het instellen van wachtwoord sterkte en veel meer.

Mobiele toegang

Box.net heeft mobiele applicaties ontwikkeld voor iPhone, iPad en Android. Er een mobiele website (m.box.net) voor de overige mobiele platformen.  Wij hebben de iPhone versie gebrobeerd en zijn zeker onder de indruk, het is mogelijk allerlei bestandsformaten te bekijken en opmerkingen te lezen en plaatsen. Bestanden kunnen op de iPhone worden gecached. Ook is het mogelijk photo’s uit de Gallery te uploaden naar een Box.net folder, handig!

De iPad app is erg populair aangezien deze het mogelijk maakt op je iPad Microsoft Office bestanden en pdf’s te bekijken. Het is ook mogelijk opmerkingen toe te voegen vanaf iPhone of iPad.

Integratie & uitbreidingen

Box.net biedt vele uitbreidingen via het OpenBox platform. Denk hierbij aan toepassingen voor het elektronisch ondertekenen van bestanden (EchoSign) of een plug-in voor het bewerken van Microsoft Office bestanden op de iPhone of iPad (QuickOffice Connect). Daarnaast biedt Box ook integraties met bijvoorbeeld Salesforce en Google Apps voor Single Sign-On en wederzijdse toegang tot de agenda en bestanden.

Hoe zit het met de beveiliging?

Beveiliging is altijd een discussiepunt als het gaat om online applicaties (meer daarover in onze post over cloud security). Wel kunnen we ervan uitgaan dat beveiliging hoog op de agenda zal staan bij Box.net aangezien security incidenten wel het laatste zal zijn waar ze op zitten te wachten. Hier zijn meer details te vinden over de beveiligingsmaatregelen. Box is een Amerikaans bedrijf en staat op de ‘Safe Harbour’ lijst wat wil zeggen dat aan de EU Data Protection eisen is voldaan.

Conclusie

Box.net is een erg funtionele en heel mooi gebouwde toepassing. Het is duidelijk dat er erg goed is nagedacht over de behoeften van de klanten. Hoewel wij van mening zijn dat Box zelfs voor traditionele bedrijven goed kan werken denken wij dat het pas echt tot zjin recht zal komen in dynamische bedrijven die volop willen profiteren van de voordelen die online IT kan bieden.