BPOS vs Office 365

BPOS vs Office 365 – wachten of overgaan?

BPOS vs Office 365Microsoft kondigde recentelijk Office 365 aan als de opvolger van haar populaire Business Productivity Online Suite (BPOS). Office 365 is op het moment in publieke beta en alles wijst erop dat het spoedig beschikbaar zal zijn.

Voor diegenen die niet bekend zijn met BPOS, het is Microsoft’s online suite voor zakelijke email and samenwerken als een alternatief voor on-site Exchange en Sharepoint installaties. BPOS maakt het mogelijk om email and agenda’s te delen en te delegeren, informatie te delen, intranet portals te bouwen en online meetings op te zetten.

Wat is nieuw?

Office 365 portaalOffice 365 is een meer coherent product dan BPOS is met een betere integratie van de afzonderlijke componenten. Exchange en Sharepoint kunnen worden benaderd vanaf hetzelfde portaal en Office Live Meeting en Office Communications Online zijn in één pakket gebundeld: Lync.

Zoals de naam al doet vermoeden zal Office 365 nauw samenwerken met de MS Office suite (Outlook, Word, Excel etc.). Een licentie voor Office Professional Plus zal worden opgenomen in de Enterprise versie, in toevoeging op de geïntegreerde Office Web Apps (lichtgewicht on-line version van Microsoft Office die beschikbaar zal zijn in alle versies behalve de instapbundels E1 en K1).

Office 365 zal de 2010 server producten gebruiken: Exchange 2010 and Sharepoint 2010. Deze versies zullen nieuwe functionaliteit en Office 2010 integraties brengen (zoals betere browser ondersteuning, off-line synchronisatie, samenwerken aan bestanden in real-time en het weergeven van e-mail conversaties).

Office 365 zal gebruikers meer opties bieden voor het beheren van de eigen instellingen. Zo zal het mogelijk zijn POP en IMAP mail binnen te halen van externe accounts, kunnen zij hun mobiele apparaten wissen en kunnen ze groepen beheren. Ook wordt via Wizards hulp geboden voor veelvoorkomende zaken zoals het instellen van de mobiele telefoon voor het ophalen van email.

Office 365 biedt ook sterk verbeterde Sharepoint functionaliteit en het zal voor het eerst mogelijk zijn om informatie te delen met externe gebruikers. Ook kan er gebruik gemaakt gaan worden van web databases en kunnnen lijsten en bibliotheken off-line via Sharepoint workspace worden gebruikt.

Office 365 zal ook federated identity introduceren voor Single Sign On (ook met Active Directory integratie) en optionele 2-factor authenticatie.

Voor een meer gedetailleerde walkthrough van de nieuwe Office 365 mogelijkheden, kijk hier.

Voor een volledig overzicht van de verschillende Office 365 versies en prijzen, kijk hier.

Wachten of overgaan?

Microsoft biedt de huidige BPOS klanten een jaar om over te gaan naar Office 365. Uiteraard zullen zij alle upgrades aan de serverzijde verzorgen, en hoeft de organisatie alleen te zorgen dat aan de werkstation vereisten worden voldaan, gebruikers worden geïnformeerd en getraind, en dat werkstation software wordt geïnstalleerd (Service Connector en Lync indien gewenst).

Kleinere organisaties die Microsoft’s Online Services willen gaan gebruiken hoeven niet te wachten. Zij kunnen direct met BPOS starten. De overgang naar Office 365 zal gemakkelijk zijn zolang de werkstations voldoen aan de minimum eisen (XP SP3, Mac OS X 10.5 en Office 2007 or hoger).

De Sign-In applicatie zal vervangen moeten worden met de Service Connector op het moment dat naar Office 365 wordt overgestapt. Het is wellicht verstandig Office Communications en Live Meeting software nu niet direct te installeren en direct voor Lync te gaan wanneer het wordt uitgebracht als onderdeel van Office 365.

Het is ook mogelijk nu al met de Office 365 beta te starten, deze zal na beëindiging van de beta worden omgezet in een proefabonnement die weer kan worden omgezet in een Office 365 versie naar keuze. Hierbij dient wel te worden opgemerkt dat het een Beta is, en beschikbaarheid dus niet is gewaarborgd, ook kunnen er veranderingen worden aangebracht. Microsoft zelf raadt dan ook aan voor een BPOS abonnement te kiezen.

Voor grotere organisaties is het wellicht beter te wachten op Office 365 omdat upgraden en formeel trainen van gebruikers kostbaar kan zijn. Ook zullen grotere organisaties meer voordeel behalen uit de Active Director integratie en wellicht is 2-factor authenticatie ook een belangrijke overweging voor sommigen.