Azure Office 365 Datacenters map icon

Office 365 en Azure: Blijft mijn data in de EU?

Voor sommige bedrijven is het belangrijk om te weten waar hun data zich bevindt en of deze in de EU ofwel daarbuiten staat. Hoe zit het met Office 365 en Azure?

Office 365

In principe is het heel eenvoudig, Microsoft slaat je data op in het geografisch gebied dat je hebt geselecteerd bij aanschaf van de dienst. Als je Europa als locatie hebt geselecteerd blijft je data dus in de EU. Dat geld in ieder geval voor alle data in je mailbox, alle inhoud van Sharepoint online/ Project online en OneDrive, maar ook voor Teams en Planner omdat deze gebaseerd zijn op Exchange en Sharepoint. Zie ook de Voorwaarden voor Online Diensten (o.a. pagina 11 ‘Locatie data-at-rest van de klant’).

Dat betekent dus automatisch dat dit voor andere Office 365 diensten niet persé gegarandeerd is. Denk hierbij aan bijvoorbeeld Yammer en Sway. Ook voor diensten die in Preview zijn, is de datalocatie niet gegarandeerd.

Azure

Voor Azure geld ook dat de data binnen de geografische regio blijft die je hebt geselecteerd met de onderstaande uitzonderingen (zie Azure datacenter map):

  • Cloud Services Web- and Worker Role software deployment packages (PaaS oplossing waarop bedrijven web toepassingen kunnen publiceren)
  • Azure RemoteApp gebruikersnamen en IP adressen
  • Microsoft Cognitive Services (programmeer hulpmiddelen voor beeld, spraak, taal, kennis en zoeken)
  • Diensten die in het beta en preview stadium zijn
  • Azure Security Center, beveiligings gebeurtenissen, waarschuwingen, aanbevelingen en status

Onderstaande diensten zijn globale diensten en data zal in wereldwijde datacentra komen te staan:

  • Azure Content Delivery Network (caching dienst voor wereldwijde snelle toegang tot informatie)
  • Azure Active Directory data staat in de EU of in de VS
  • Azure Multi-Factor Authentication slaat data in de VS op

De lang arm van de VS

Dan is er nog de vraag hoe Microsoft omgaat met dataverzoeken van de overheid van de VS. Microsoft (en andere aanbieders zoals Google) verzetten zich met hand en tand tegen dergelijke verzoeken. Microsoft heeft hierin een belangrijk succes geboekt in een rechtszaak in juli 2016 waarbij door de rechter werd bepaald dat de overheid van de VS Microsoft niet kan dwingen om data die buiten de VS staat over te dragen.

In januari 2017 is in een vergelijkbare rechtszaak bepaald dat Google overzeese informatie moet overhandigen aan de FBI. Een beslissing die door Google wordt aangevochten en bijval heeft gekregen van Microsoft, Apple, Amazon en Cisco.

De meeste bedrijven zal bovenstaande niet echt veel zorgen baren, de kans dat de Amerikaanse overheid interesse heeft in hun reilen en zeilen is immers erg klein. Belangrijker voor hen is dat Microsoft de beveiliging tegen kwaadwillende partijen goed op orde heeft.

Voor bedrijven die toch meer zekerheid wensen ten aanzien van de geografische locatie en toegang door de Amerikaanse overheid heeft Microsoft Office 365 Germany opgezet waarbij alle data bij een externe organisatie is ondergebracht (T-Systems International, een dochter van Deutsche Telekom). Vermoedelijk zal daarbij, in het geval de Amerikaanse overheid Microsoft dwingt tot overhandiging van klantdata, Microsoft zich beroepen op het feit dat zij niet de houders van de data zijn.

Google drive icon

Google Drive en Google Apps: Het perfecte huwelijk?

In een eerder artikel vergeleken we Google Drive met Dropbox. We zijn behoorlijk positief over Google Drive en denken dat het een behoorlijke hit zal worden. In dit artikel bekijken we of Google Drive ook interessant is voor zakelijke gebruikers, bijvoorbeeld in combinatie met Google Apps.

Zoals we in het vorige artikel al stelden is Google Drive eigenlijk een extensie van Google Docs zoals we het kenden. Het stelt ons in staat bestanden en documenten uit Google Docs te synchroniseren met het werkstation of mobiel. Dit is handig omdat we op deze manier vanuit niet-web applicaties zoals Word, Excel of Photoshop toch gemakkelijk bestanden kunnen openen en opslaan in de cloud.

Hoe werkt Google Drive?

Na installatie van Google Drive is er nieuwe map ‘Google Drive’. Deze map en al haar inhoud wordt gesynchroniseerd met Google Docs. Dit is handig omdat er nu altijd een reservekopie (met revisiehistorie) in de cloud is. Ook is het handig dat deze bestanden nu vanaf iedere PC te benaderen zijn via de web browser. De bestanden kunnen nu eenvoudig worden gedeeld met anderen zonder dat ze per email verzonden hoeven worden.

Zijn er ook nadelen aan Google Drive?

Bij synchronisatie wordt eenzelfde document op meerdere plaatsen bewaard, bijvoorbeeld Docs en op de PC. Vaak zelfs ook nog op een thuis computer, een mobiele telefoon of de computers van collega’s. Dit betekent dat wanneer één bestand wordt geüpload dit op misschien wel 5 apparaten wordt gedownload. Niet echt een probleem bij kleine datahoeveelheden en apparatuur op verschillende locaties. Anders wordt het wanneer je dit op één kantoor doet met grote datahoeveelheden en deze deelt met een aantal collega’s. Dit  levert potentieel een flinke belasting van de internetverbinding op.

Een bekend probleem met synchronisatie in werkgroepen zijn synchronisatieconflicten wanneer twee of meer personen tegelijktijdig aan een document aan het werken zijn. De synchronisatiesoftware ziet dan verschillende conflicterende wijzigingen en heeft niet de intellegentie deze samen te voegen tot één.

Synchronisatie van gedeelde mappen

Een potentieel issue dat Google goed heeft ondervangen is dat van synchronisatie van gedeelde documenten. Standaard worden met jou gedeelde mappen en documenten niet gesynchroniseerd, tenzij je dit expliciet aangeeft (door ze aan ‘Mijn Schijf’ toe te voegen). Hiermee worden alleen actief in gebruik zijnde data gesynchroniseerd waardoor het werkstation niet volloopt met Gigabytes aan slechts incidenteel benaderde data. Wanneer de eigenaar van een gedeeld document deze verwijderd wordt dit in de gesynchroniseerde Google Drive map ook netjes verwijderd.

Google Drive alternatieven

Eerder spraken we al even over Dropbox als concurrende cloud opslagdienst. In tegenstelling tot Google Drive zien we dit echter niet echt als een volwaardige zakelijke oplossing. Echte volwaardige cloud alternatieven zijn Microsoft Sharepoint Online als onderdeel van Office 365 waarbij Sharepoint veel meer is dan eenvoudigweg cloud storage.

Conclusie

Zolang je je bewust bent van de beperkingen van synchronisatieproducten is Google Drive ook prima voor zakelijke doeleinden te gebruiken. Vooral in combinatie met Google Apps is het een killer-app waar we veel van verwachten. De beurt is aan Microsoft voor een vergelijkbare tool in combinatie met Office 365.

Google Drive map

Google Drive vs Dropbox

Deze week lanceerde Google haar langverwachte Google Drive (ook wel GDrive) cloud opslagdienst. Een markt die op dit moment gedomineerd wordt door Dropbox en aanbieders als SugarSync, Skydrive en Box.net. In dit artikel vergelijken wij enkele features van Google Drive met die van Dropbox.

Wat is Google Drive?

We zouden Google Drive kunnen beschouwen als een add-on dienst voor de cloud dienst Google Docs. Al meer dan 2 jaar biedt Docs de mogelijkheid ook niet-Google documenten hierin op te slaan. Google Drive biedt nu ook de mogelijkheid deze documenten te synchroniseren naar het werkstation en vise versa. Hierdoor is het heel erg makkelijk om met je bestaande applicaties te blijven werken en documenten veilig op te slaan in gesynchroniseerde mappen.

Installatie & gebruik

Middels een linkje in Google Docs kunnen de installatiebestande worden gedownload. Bij installatie moeten de inloggegevens voor Google Docs worden opgegeven en kan worden gekozen of alle mappen of slechts enkele mappen moeten worden gesynchroniseerd.

Net als bij Dropbox krijg je nu een aparte map in je gebruikersmap waar je Google Drive documenten worden gesynchroniseerd. Bij Dropbox is deze te vinden onder de ‘Mijn Documenten’, bij Google Drive staat deze rechtsreeks in de hoofdmap van de gebruiker.

Ook wordt er een klein Google Drive icoontje in het notificatievak van Windows geplaatst, zolang Google Drive aan het synchroniseren is wordt dit aangegeven middels een geanimeerd icoontje. Ook in de Google Drive map zelf wordt middels vinkjes op de mappen en bestanden aangeven wanneer de bestanden volledig gesynchroniseerd zijn.

Handig is de mogelijkheid om op het Google Drive icoontje te rechtsklikken en de Google Drive map te openenen of direct naar de website te gaan, hierop wordt je dan ook meteen automatisch aangemeld. Minder handig is dat je niet de Google Drive map kunt openen door op het icoontje te dubbelklikken, zoals bij Dropbox.

Google Docs documenten worden in de mappenstructuur weergegeven maar de inhoud wordt niet gesynchroniseerd, in plaats daarvan wordt verwezen naar de url locatie. Deze url wordt bij aanklikken geopend in Google Docs, slim en effectief. Overigens kunnen Google documenten ook off-line worden geopend in Chrome middels een additionele plug-in.

Mobiel

Op dit moment is Google Drive alleen op Android beschikbaar, een iOS versie wordt binnen enkele weken verwacht. Hoe het zit met Blackberry of Windows Phone is niet bekend.

Een vergelijk met Dropbox

Google Drive biedt nu 5GB gratis opslagruimte waar Dropbox 2 GB biedt, hoewel dit eenvoudig is uit te breiden is dit toch een significant verschil en vermoedelijk een mooi marketingmiddel. Google drive zal te upgraden zijn tot 25GB voor $30 per jaar en 100GB voor $60 per jaar, ter vergelijk, Dropbox kan worden uitgebreid tot 50GB voor $100 per jaar en 100GB voor $200 per jaar.

Een belangrijker verschil is de cloud dienst zelf. Bij Dropbox is dit een vrij eenvoudige online opslagmogelijkheid met goede integraties. Google Drive daarentegen is diep geïntegreerd met Google Docs en dus ook alle andere Google diensten als Gmail en Google Apps voor zakelijke gebruikers. Een groot voordeel.

Vergelijken we de werking en opties van Google Drive en Dropbox dan is het wel duidelijk dat er een flinke knipoog is naar Dropbox. Beter goed gekopieerd dan slecht verzonnen moet het motto van Google zijn geweest…

Enkele kleine voordelen van Dropbox zijn de mogelijkheid om bandbreedte gebruik in te stellen, ook worden met de gebruiker gedeelde mappen automatisch toegevoegd aan de gesynchroniseerde mappen. In Google Drive moet een gedeelde map eerst nog in de web interface aan ‘Mijn Schijf’ worden toegevoegd (dit kan overigens ook een voordeel zijn – zie ook onze post over Google Drive en Google Apps).

Is dit het einde van Dropbox? Wij denken van niet. Google zal veel van haar huidige Docs gebruikers met zich meekrijgen, Dropbox heeft evenwel ook een grote schare trouwe aanhangers en een rotsvast product. Wel zullen ze meer dan ooit moeten innoveren om Google achter zich te houden.

Google Apps Sites overzicht: de bouwblokken

Google Sites zijn een standaard onderdeel in Google Apps. Je kunt hiermee een intranet, extranet of website bouwen en op deze manier gemakkelijk informatie delen met collega’s of partners. Daarbij kun je gebruik maken van diverse kant-en-klare thema’s en gadgets (plug-in’s).

In dit artikel proberen we u een idee te geven van de bouwblokken van Google Sites.

Een site kan, zoals we van Google gewend zijn, geheel binnen de browser worden samengesteld zonder de noodzaak voor externe software:

Bovenstaande editor biedt de mogelijkheid gemakkelijk de pagina-layout te wijzigen en gadgets toe te voegen:

Naast deze standaard gadets kunnen ook door derden geprogrammeerde gadgets worden gebruikt.

Middels de door Google aangeleverde gadgets is het eenvoudig informatie uit bijvoorbeeld Google Docs en Agenda toe te voegen. Noot dat de uiteindelijke lezer dan ook toegang dient te hebben tot de ingevoegde inhoud.

Het is jammer dat alleen hele documenten kunnen worden ingevoegd en niet bijvoorbeeld alle Docs documenten met het label ‘extranet’ of ‘formulieren’. Deze moeten dan toch weer apart worden geupload.

Het handigst is in dit geval om op een pagina handmatig een url link aan te maken naar het gedeelde label.

‘Out-of-the-box’ zijn er een aantal verschillende typen paginasjablonen in Google Sites op basis waarvan we nieuwe pagina’s kunnen aanmaken:

Aankondigingen kunnen elke vorm van berichten zijn waarop anderen dan weer kunnen reacties kunnen plaatsen.

In een ‘Bestanden‘ pagina kunnen bestanden worden opgeslagen en geraadpleegd. Ook is er de mogelijkheid voor de gebruikers op de hoogte te blijven van wijzigingen middels email updates.

Een lijst kan een willekeurige lijst zijn met gedefinieerde kolommen zoals bijvoorbeeld een telefoonlijst.

De webpagina is een ‘normale’ pagina zoals in de eerste afbeelding in dit artikel, deze kunnen naar eigen smaak worden ingericht.

Zeker voor intranet en extranet toepassingen zijn er kwa opmaak zijn er voldoende mogelijkheden om de sites vorm te geven. Voor webpagina’s is het wat moeilijker om deze er voldoende Web 2.0 uit te laten zien.

Er zijn mooie dingen mogelijk met Google Sites, zeker in combinatie met gedeelde Google Docs en Agenda’s komt ‘Sites’ echt tot zijn recht.

Google Apps

Google apps implementatie: wat zijn de valkuilen?

Google Apps is een uitermate functionele suite waar u veel plezier van kunt hebben. Wel zijn er een paar addertjes onder het gras die goed zijn om te weten, hieronder de belangrijkste:

  • Google Apps gebruik je het best vanuit de browser. Werken vanuit Outlook en Office kan wel middels connectors maar daar loop je al snel tegen beperkingen als je iets meer wilt dan de simpelste zaken. Wij adviseren de Google way, via de browser!
  • Houd rekening met een andere manier van werken. Als je Office en Outlook gewend bent zal er een bijhoorlijke aanpassing nodig zijn om de Gmail interface goed onder de knie te krijgen. Voor wat minder computevaardige gebruikers is training dan geen overbodige luxe.
  • Gebruikers beheren de eigen documenten. In tegenstelling tot een serveromgeving is er geen centrale dataopslag en hebben gebruikers allemaal een eigen opslagruimte. Zij behouden hierin de regie en kunnen documenten delen met anderen.
  • Email opmaak opties zijn beperkt. Als er veel belang wordt gehecht aan opmaak van emails met logo’s en fonts is het beter Outlook te gebruiken. Gmail biedt hiervoor beperkte en wat gekunstelde ondersteuning. Gaat het in uw bedrijf om de inhoud, dan voldoet Gmail prima!
  • Heeft u veel gedeelde postbussen? Houd dan rekening dat deze een volledige Google Apps licentie vereisen. Het is wel mogelijk via de Groups for Business te werken maar dit vinden we zelf wat beperkt indien ook vanuit de groep email beantwoord dient te worden.

Zijn deze zaken voor uw organisatie geen probleem dan heeft u aan Google Apps een mooie suite met uitstekende uitbreidbaarheid en integraties met andere software (zie ook de Google Apps marketplace).

Raadpleeg de Google Apps dienstbeschrijving voor algemene informatie, het Google Apps prijsoverzicht of ga naar het overzicht van Google Apps diensten voor installatie en ondersteuning.

Een IaaS aanbieder kiezen: waar moet ik op letten?

Het uitbesteden van uw infrastructuur doet u niet zomaar. Hoe vindt u de juiste IaaS aanbieder voor uw bedrijf? Wij helpen u op weg met een aantal belangrijke aandachtspunten.

Voordat we een overzicht geven van technische en organisatorische aandachtspunten wil ik u toch op het hart drukken dat de klik met uw IaaS leverancier misschien wel een van de belangrijkste criteria. Past de cultuur van de aanbieder bij die van uw bedrijf? Gaan zij serieus om met uw business? Zijn ze te groot voor u of juist te klein? Heeft u een eigen contactpersoon? Allemaal vragen die niet belangrijk lijken maar vaak in de praktijk juist doorslaggevend blijken.

Een goed startpunt voor de zoektocht naar een IaaS aanbieder is de Dutch Hosting Provider Association (DHPA). Hierbij zijn veel van de betere aanbieders aangesloten. Bekende namen zijn Leaseweb, IS Online, Denit, WideXS, Cyso en Uniserver (aanrader!).

Daarnaaast zijn er de grote internationale spelers zoals Rackspace en Amazon waarbij de persoonlijke benandering en flexibiliteit (uiteraard) beperkt is.

Technische eisen

  • Zijn de gewenste server- en infrastructuur specificaties mogelijk? Sommige aanbieders zijn vrij rigide in hetgeen ze aanbieden, anderen zijn flexibeler en hebben meer mogelijkheden.
  • Hoe wordt performance en capaciteit van servers, netwerk en storage gemonitored? Voor een stabiele infrastructuur zijn deze zaken essentieel.
  • Wordt er gebruik gemaakt van een SAN of lokale storage? Sommige goedkopere aanbieders bieden alleen storage aan op lokale servers en niet op een Storage Network (SAN), dit heeft veel nadelen.
  • Is het mogelijk systeemresources zoals geheugen en diskruimte voor een virtuele server uit te breiden?
  • Kunnen systeemimages worden gekopieerd bij verhuizing naar een andere aanbieder?
  • Worden de gewenste Microsoft licenties in het SPLA model aangeboden? Denk hierbij aan bijvoorbeeld bepaalde Windows of SQL varianten of bijvoorbeeld RDS en MS Office licenties.

Beveiliging

  • Waar zijn de gebruikte datacentra gesitueerd (Nederland, EU of daarbuiten)? Dit is met name van belang met betrekking tot privacywet- en regelgeving.
  • Is het mogelijk VLAN’s vrij te configureren? Meerdere VLAN’s bieden de mogelijkheid de virtuele infrastuctuur te segmenteren.
  • Is het mogelijk een managed firewall af te nemen of een eigen (virtuele) firewall te installeren en/of te beheren?
  • Zijn basisvoorzieningen dubbel uitgevoerd (netwerk/stroom/storage controllers)?
  • Is het mogelijk een High Availability optie af te nemen waarbij bij falende hardware de server automatisch naar werkende hardware wordt overgeplaatst?
  • Worden back-ups off-site uitgevoerd?
  • Hoe wordt back-up media beveiligd? Denk hierbij aan opslag, toegang, versleuteling etc.
  • Is het datacentrum gecertificeerd? (zoals SAS 70 Type II of ISO 27001)

Organisatorisch

  • Is er een beveiligingsbeleid aanwezig?
  • Zijn er certificeringen aanwezig op het gebied van kwaliteits- of security management? (zoals ISO27001 of ISO9001)
  • Welke medewerkers hebben toegang tot klantdata en back-ups? Is dit geminimaliseerd?
  • Zijn medewerkers met toegang tot klantgegevens gescreend?
  • Is er een minimale contractduur voor de afgenomen diensten?
  • Kan er initieel een proefopstelling worden afgenomen zonder aan een contract te zijn verbonden?
  • Wat is de opzegtermijn voor individuele Virtual Machines? Bij sommige aanbieders kan per maand worden opgezegd, anderen hanteren een minimale contractduur.
  • Is er 24×7 telefonische bereikbaarheid bij storingen?
  • Is er een formeel SLA aanwezig?
  • Wat is de SLA uptime garantie? Zijn hieraan financiële consequenties verbonden?
  • Hoe is de financiële gezondheid van de leverancier? Infrastructuur is kostbaar en de aanschaf hiervan kan een grote invloed op de financiële situatie van de aanbieder hebben.
  • Wordt er een formeel raamwerk gebruikt voor beheer van de technische infrastructuur (wijzigingen, updates e.d.)? Welk raamwerk?
  • Zijn er ‘industry’ certificeringen aanwezig voor het virtualisatieplatform, het SAN en netwerkinfrastructuur?

Bovenstaande zijn slechts enkele aandachtspunten, uiteraard zijn de eisen voor iedere organisatie anders. Wij helpen u graag bij het samenstellen van een volledig eisenpakket.

Cumulus Cloud

IaaS beveiliging – logisch toch?

Infrastructure-as-a-Service (IaaS) is aan een flinke opmars bezig en veel bedrijven overwegen IaaS ter vervanging van een gedeelte van de server infrastructuur.  Een zorg hierbij is de beveiliging van deze externe infrastructuur, het gaat tenslotte om een gedeelde infrastructuur die ook nog eens verbonden is met het Internet. Hoe gaan we hiermee om? En hoe past het aloude beveiligingsprincipe van scheiding in een steeds meer virtuele infrastructuur?

Kijken we naar de eigen externe IaaS infrastructuur dan willen we scheidingen aanbrengen met het internet, maar ook met andere klanten van dezelfde aanbieder. De scheiding met Internet kan op netwerkniveau via virtuele netwerken (VLAN’s) en firewalling plaatsvinden maar voor de scheiding met de andere klanten zullen we ook moeten kijken naar de virtualisatie- en storagelaag.

Van oudsher is het best practice netwerkscheiding op fysiek niveau te laten plaatsvinden waar mogelijk. Zo zijn fysiek gescheiden netwerken te prefereren boven scheiding door VLAN tagging. Hiermee samenhangend prefereert men ook fysieke firewalls boven virtuele appliances.

In een gedeelde IaaS omgeving kunnen gemakkelijk 20-40 virtuele servers op één fysieke machine staan, vaak toebedeeld aan verschillende klanten. De virtuele servers worden allen bediend door een zogenaamde hypervisor en een veelbesproken risico is de ‘VM escape‘ waarbij een virtuele server via deze hypervisor en/of gedeelde infrastructuur op een andere virtuele server zou kunnen binnendringen.

Voor IaaS storage zitten we in hetzelfde schuitje. De storage is meestal gecentraliseerd op een Storage Area Network (SAN). Dit betekent dus dat deze wordt gedeeld met alle andere IaaS klanten van de aanbieder en dat alle scheiding ook hier op logisch niveau plaatsvindt. Het is dus software die bepaald welke bitje aan welke virtuele server beschikbaar wordt gesteld, gaat deze software in opstand dan kan theoretisch data van klant x beschikbaar worden gesteld aan klant y.

In een steeds meer virtuele infrastructuur is fysieke scheiding nauwelijks meer haalbaar. Waar dit nog wel haalbaar zou zijn, bijvoorbeeld met fysieke switches en firewalls, heeft dit weer grote nadelen met betrekking tot additionele kosten (rackruimte is duur) en failover. Virtuele firewalls en switches kunnen eenvoudig worden opgenomen  in de virtualisatie failover infrastructuur (High Availability – HA). Losse fysieke apparaten zouden hierbij volledig buiten de boot vallen en op een andere manier weer redundant moeten worden uitgevoerd.

Naar onze mening hoeft logische scheiding niet onder te doen voor fysieke scheiding zolang het weloverwogen en op meerdere niveau’s gebeurt. Voor IaaS is men daarvan een groot deel afhankelijk van de kwaliteit van de aanbieder, de hard- en software die zij gebruiken, en de processen voor het inregelen en up-to-date houden hiervan.

Co-locatie, IaaS, PaaS, SaaS vergelijk

Kiezen voor cloud – IaaS, PaaS of SaaS?

De kogel is door de kerk, u gaat de cloud in, rest slechts een vraag: hoe? U kunt dit op verschillende niveaus doen, wat past het best bij uw bedrijf?

IaaS

Met IaaS neemt u alleen infrastructuur af in de vorm van virtuele servers. Onderliggende hardware, netwerk, stroom, ruimte en virtualisatiesoftware wordt verzorgd door de IaaS aanbieder. Zelf bent u verantwoordelijk voor het OS en alles wat daar op draait (er zijn wel aanbieders die ook aanbieden het OS voor u te beheren).

Co-location, IaaS, SaaS overzicht

PaaS

Wilt u eigen software gaan onderbrengen in de cloud dan kunnen we daar nog een stapje bovenopdoen met PaaS, en een kant-en-klaar ontwikkelplatform afnemen. U levert de code, de PaaS aanbieder de rest, inclusief databases en opslagruimte. Een voorbeeld is Microsoft met het Azure platform.

Met PaaS hebben we een goede controle over de eigen gegevens en een uitstekende schaalbaarheid. Wel zal in de meeste gevallen software moeten worden aangepast of zelfs geheel herontwikkeld om op PaaS te kunnen draaien.

SaaS

Ziet u weinig heil in het ontwikkelen en onderhouden van infrastructuur of software, kies dan voor SaaS. Hierbij wordt puur functionaliteit afgenomen zonde romkijken naar de onderliggende hard- en software voorzieningen.

Grofweg kunnen we stellen dat we bij SaaS de laagste investeringen en beste schaalbaarheid zullen vinden maar ook de laagste controle over de functionaliteit, uw gegevens en onderliggende infrastructuur. Daarbij bent u afhankelijk van wat er in de markt wordt aangeboden, dit is niet noodzakelijk precies wat u zoekt.

Co-locatie, IaaS, PaaS, SaaS vergelijk

Meer weten? Neem contact met ons op voor een vrijblijvend gesprek!

Google Apps

Google Apps in het bedrijf: voordelen of ook nadelen?

Veel bedrijven overwegen het gebruik van cloud diensten voor e-mail en het delen van informatie. Namen die je daarbij vaak tegenkomt zijn Google Apps en Microsoft Office 365. Met de marketing zit het wel goed, maar voldoet Google Apps ook aan de verwachtingen van het midden- en kleinbedrijf?

Prijs/kwaliteit

Kwa functionaliteit biedt Google Apps veel voor weinig. Voor €40 per gebruiker per jaar krijg je 25 GB email opslagruimte, Google Docs voor het maken en opslaan van documenten en Sites voor het bouwen van een intranet-, project-, of website.

Gebruiksgemak

Naar onze mening is Google Apps het meest geschikt voor vaardige gebruikers of gebruikers waarbij Microsoft toepassingen niet al te veel zijn ingesleten, en die openstaan voor verandering.

Het is mogelijk Google Apps te verpakken in een Microsoft jasje door gebruik te maken van de Outlook Connector en Office Cloud Connect. Op die manier kunnen medewerkers blijven werken met de bekende Office produkten en alleen de technische infastructuur van Google Apps gebruiken.

Bovenstaande aanpak heeft ook nadelen, connectors dienen te worden geïnstalleerd en niet alle onderliggende Microsoft mogelijkheden zijn aanwezig in bijvoorbeeld Outlook. Denk bijvoorbeeld aan het toekennen van permissies aan andere gebruikers of het aanmaken van regels vanuit Outlook.

Google Apps is op zijn best vanuit de browser, dit vereist uiteraard wel een andere maner van werken en aanpassing door de gebruikers.

Google Docs & Sites

Veel bedrijven gebruiken Google Apps puur als email platform en gebruiken Docs en Sites nauwlijks. Prima, maar met een beetje tijd en moeite kunnen ook deze componenten zich nuttig maken.

Google Docs biedt eenvoudige web toepassingen voor het maken, lezen en delen van documenten, spreadsheets en presentaties. Op zich mooie applicaties maar in de praktijk toch vaak te beperkt voor serieus kantoorgebruik. We zijn immers gewend (verwend) aan Microsoft met haar uitgebreide Office suite.

Wel biedt Google Docs de mogelijkheid ook niet Google bestanden op te slaan middels upload en de Office connector (en in de nabije toekomst door de synchronisatie). Standaard wordt hiervoor 1GB aan ruimte geboden maar dit kan eenvoudig worden uitgebreid tegen zeer lage tarieven.

De gebruiker is veelal zelf beheerder van haar documenten en stelt bijvoorbeeld de permissies in. Deze situatie is anders dan de file-server situatie die we typisch binnen de bedrijfsmuren hebben en waarbij de gebruikers zich aanpast aan de door de organisatie opgestelde bestandsstructuren en permissies. In meer formele organisaties zal deze autonomie ongewenst zijn.

Google Sites mag dan een ondergeschoven kindje zijn maar het is een prima manier om een interne website op te zetten voor algemene mededelingen, formulieren, kennisbank, agenda etc. Ook projectteams kunnen hiermee prima uit de voeten.

Kort samengevat is Google Apps een zeer functionele suite geschikt voor dynamische (web-) gebruikers die functie boven vorm verkiezen. Het aantrekkelijke prijskaartje zal daarbij wellicht ook niet onbelangrijk zijn.

Bestanden delen: Fileserver of Sharepoint Online?

Als het gaat om het veilig opslaan en delen van bestanden zijn er vele oplossingen. De klassieke manier is het gebruik van een file server, een zware computer met veel opslagcapaciteit in het bedrijfsnetwerk.

Office 365 document bibliotheekEen steeds meer gebruikte aanpak is om bestanden onder te brengen in Microsoft Sharepoint, een oplossing gericht op het delen van informatie binnen de organisatie. Sharepoint kan ook worden afgenomen als dienst bij Microsoft als onderdeel van Office 365 (zie hier voor meer informatie over Office 365).

Maar wat zijn nu eigenlijk de voor- en nadelen van beide oplossingen? Wij zetten enkele punten voor u op een rijtje:

Voordelen Sharepoint

  • Versiebeheer. Sharepoint kan verschillende versies van een bestand bewaren.
  • Application aware. Sharepoint 2013 integreert naadloos met Office 2013, dit betekent bijvoorbeeld dat bij het opslaan van een document niet het gehele document opnieuw hoeft worden verzonden maar slechts de wijzigingen.
  • Sharepoint en Office co-creatieCo-creatie. In samenhang met bovenstaande item is het mogelijk met meerdere personen gelijktijdig aan een Office document te werken waarbij men elkaars wijzigingen te zien krijgt.
  • Werkstromen. Het is mogelijk werkstromen te koppelen aan documenten, zo kan bijvoorbeeld een email gestuurd worden naar een beoordelaar en kan het document bij goedkeuring naar een andere map worden geplaatst.
  • Office 365 Word onlineOffice Online. Hiermee is het mogelijk documenten online te bekijken of te bekijken. Dit is vooral handig wanneer je een document wilt bewerken of bekijken op een computer waarop geen Office is geïnstalleerd.
  • Notificaties. Het is met Sharepoint mogelijk via RSS of email op de hoogte gehouden te worden van nieuwe of gewijzigde documenten.
  • Vinden van informatie. Met de zoekfunctie in Sharepoint kunnen documenten en informatie worden gevonden op basis van documentinhoud of meta-informatie (extra informatie door de gebruiker gedefinieerd). Aangezien deze informatie vooraf is geïndexeerd is dit razendsnel.
  • Standaardisatie. Door het gebruik van formulieren, werkstromen en documentsjablonen kan ervoor worden gezorgd dat de juiste informatie wordt verzameld, op een vaste manier wordt verwerkt en dat documenten de juiste opmaak hebben. Sjablonen kunnen per document-type worden gedefinieerd zodat zoektochten naar de juiste sjablonen verleden tijd zijn.

Voordelen file server

  • Werken met niet-Office bestanden. Bij het bewerken van niet office bestanden in Sharepoint moeten bestanden eerst worden uitgecheckt en gedownload alvorens ze kunnen worden bewerkt, hierna dienen ze weer worden geupload en ingecheckt. Dit is vrij omslachtig en niet erg snel. Een alternatief is het synchroniseren van deze bestanden met OneDrive voor Bedrijven op je PC. Het synchroniseren gebeurt dan op de achtergrond.
  • Werken met databases en applicaties. Bedrijfsapplicaties (zoals sommige boekhoud- of ERP software) werken soms in een client/server modus, dat wil zeggen dat op de server een centrale toepassing/database actief is waarmee de werkstations communiceren. Dit soort toepassingen vereisen gebruik van een lokale file server.
  • Grote grafische en multi-media bestanden. In Sharepoint Online is opslagcapaciteit relatief kostbaar, daarnaast is het werken aan deze grote bestanden in het lokale netwerk sneller dan over een, veelal tragere, internetverbinding. Sharepoint Online is daarbij beperkt tot een maximale bestandsgrootte van 5 GB.

Voordelen Sharepoint Online

Sharepoint Online wordt gehost door Microsoft en heeft dus alle voordelen van SaaS (Software as a Service), het is overal benaderbaar, er zijn geen hoge aanschafkosten en er is geen omkijken naar hardware, beheer, updates en back-up. Uiteraard heeft Microsoft als maker van de Sharepoint software alle kennis in huis om de dienst in topconditie te houden.

De abonnementsprijzen zijn zeer redelijk bij gemiddelde datahoeveelheden (zie hier voor een overzicht van Sharepoint prijzen als onderdeel van Office 365) en daarbij krijgt men ook kostenloos extranet licenties voor toegang door partners. Wel zal enige inspanning vereist zijn voor het migreren van data en het trainen van werknemers in het gebuik van Sharepoint (zie hier voor een overzicht van Office 365 implementatie werkzaamheden).

Samenvatting

Sharepoint is veel meer dan een fileserver maar vereist een andere manier van werken. Het is een subliem platform voor samenwerken en delen van informatie, niet alleen voor documenten maar ook voor web-pagina’s, taken, formulieren, discussies en lijsten (een soort mini database zoals voor bijvoorbeeld contactpersonen).

Sharepoint kan zo eenvoudig of complex zijn als nodig, in de simpelste vorm is het een online file server die heel geschikt is om op te werken met Office documenten. Zeker als Sharepoint wordt afgenomen als onderdeel van de Office 365 suite is het een gemakkelijk te gebruiken, alles-in-één, kantoor toolkit. In meer complexe vormen kan het de informatiestromen binnen de organisatie structureren en processen vereenvoudigen.

Wij adviseren vooruitstrevende bedrijven en professionals de mogelijke voordelen van Sharepoint voor hun bedrijf te onderzoeken. Bedrijven met een meer statische cultuur of vele niet-Office documenten kunnen misschien beter op de bekende manier met de fileserver blijven werken. Ook zouden zij voor een hybride infrastructuur kunnen kiezen met enerzijds de interne fileserver(s) en anderzijds de overal toegankelijke Sharepoint omgeving voor specifieke informatie/bestandstypen of bepaalde werknemers of teams.