Google Apps

Google Apps in het bedrijf: voordelen of ook nadelen?

Veel bedrijven overwegen het gebruik van cloud diensten voor e-mail en het delen van informatie. Namen die je daarbij vaak tegenkomt zijn Google Apps en Microsoft Office 365. Met de marketing zit het wel goed, maar voldoet Google Apps ook aan de verwachtingen van het midden- en kleinbedrijf?

Prijs/kwaliteit

Kwa functionaliteit biedt Google Apps veel voor weinig. Voor €40 per gebruiker per jaar krijg je 25 GB email opslagruimte, Google Docs voor het maken en opslaan van documenten en Sites voor het bouwen van een intranet-, project-, of website.

Gebruiksgemak

Naar onze mening is Google Apps het meest geschikt voor vaardige gebruikers of gebruikers waarbij Microsoft toepassingen niet al te veel zijn ingesleten, en die openstaan voor verandering.

Het is mogelijk Google Apps te verpakken in een Microsoft jasje door gebruik te maken van de Outlook Connector en Office Cloud Connect. Op die manier kunnen medewerkers blijven werken met de bekende Office produkten en alleen de technische infastructuur van Google Apps gebruiken.

Bovenstaande aanpak heeft ook nadelen, connectors dienen te worden geïnstalleerd en niet alle onderliggende Microsoft mogelijkheden zijn aanwezig in bijvoorbeeld Outlook. Denk bijvoorbeeld aan het toekennen van permissies aan andere gebruikers of het aanmaken van regels vanuit Outlook.

Google Apps is op zijn best vanuit de browser, dit vereist uiteraard wel een andere maner van werken en aanpassing door de gebruikers.

Google Docs & Sites

Veel bedrijven gebruiken Google Apps puur als email platform en gebruiken Docs en Sites nauwlijks. Prima, maar met een beetje tijd en moeite kunnen ook deze componenten zich nuttig maken.

Google Docs biedt eenvoudige web toepassingen voor het maken, lezen en delen van documenten, spreadsheets en presentaties. Op zich mooie applicaties maar in de praktijk toch vaak te beperkt voor serieus kantoorgebruik. We zijn immers gewend (verwend) aan Microsoft met haar uitgebreide Office suite.

Wel biedt Google Docs de mogelijkheid ook niet Google bestanden op te slaan middels upload en de Office connector (en in de nabije toekomst door de synchronisatie). Standaard wordt hiervoor 1GB aan ruimte geboden maar dit kan eenvoudig worden uitgebreid tegen zeer lage tarieven.

De gebruiker is veelal zelf beheerder van haar documenten en stelt bijvoorbeeld de permissies in. Deze situatie is anders dan de file-server situatie die we typisch binnen de bedrijfsmuren hebben en waarbij de gebruikers zich aanpast aan de door de organisatie opgestelde bestandsstructuren en permissies. In meer formele organisaties zal deze autonomie ongewenst zijn.

Google Sites mag dan een ondergeschoven kindje zijn maar het is een prima manier om een interne website op te zetten voor algemene mededelingen, formulieren, kennisbank, agenda etc. Ook projectteams kunnen hiermee prima uit de voeten.

Kort samengevat is Google Apps een zeer functionele suite geschikt voor dynamische (web-) gebruikers die functie boven vorm verkiezen. Het aantrekkelijke prijskaartje zal daarbij wellicht ook niet onbelangrijk zijn.