Google drive icon

Google Drive en Google Apps: Het perfecte huwelijk?

In een eerder artikel vergeleken we Google Drive met Dropbox. We zijn behoorlijk positief over Google Drive en denken dat het een behoorlijke hit zal worden. In dit artikel bekijken we of Google Drive ook interessant is voor zakelijke gebruikers, bijvoorbeeld in combinatie met Google Apps.

Zoals we in het vorige artikel al stelden is Google Drive eigenlijk een extensie van Google Docs zoals we het kenden. Het stelt ons in staat bestanden en documenten uit Google Docs te synchroniseren met het werkstation of mobiel. Dit is handig omdat we op deze manier vanuit niet-web applicaties zoals Word, Excel of Photoshop toch gemakkelijk bestanden kunnen openen en opslaan in de cloud.

Hoe werkt Google Drive?

Na installatie van Google Drive is er nieuwe map ‘Google Drive’. Deze map en al haar inhoud wordt gesynchroniseerd met Google Docs. Dit is handig omdat er nu altijd een reservekopie (met revisiehistorie) in de cloud is. Ook is het handig dat deze bestanden nu vanaf iedere PC te benaderen zijn via de web browser. De bestanden kunnen nu eenvoudig worden gedeeld met anderen zonder dat ze per email verzonden hoeven worden.

Zijn er ook nadelen aan Google Drive?

Bij synchronisatie wordt eenzelfde document op meerdere plaatsen bewaard, bijvoorbeeld Docs en op de PC. Vaak zelfs ook nog op een thuis computer, een mobiele telefoon of de computers van collega’s. Dit betekent dat wanneer één bestand wordt geüpload dit op misschien wel 5 apparaten wordt gedownload. Niet echt een probleem bij kleine datahoeveelheden en apparatuur op verschillende locaties. Anders wordt het wanneer je dit op één kantoor doet met grote datahoeveelheden en deze deelt met een aantal collega’s. Dit  levert potentieel een flinke belasting van de internetverbinding op.

Een bekend probleem met synchronisatie in werkgroepen zijn synchronisatieconflicten wanneer twee of meer personen tegelijktijdig aan een document aan het werken zijn. De synchronisatiesoftware ziet dan verschillende conflicterende wijzigingen en heeft niet de intellegentie deze samen te voegen tot één.

Synchronisatie van gedeelde mappen

Een potentieel issue dat Google goed heeft ondervangen is dat van synchronisatie van gedeelde documenten. Standaard worden met jou gedeelde mappen en documenten niet gesynchroniseerd, tenzij je dit expliciet aangeeft (door ze aan ‘Mijn Schijf’ toe te voegen). Hiermee worden alleen actief in gebruik zijnde data gesynchroniseerd waardoor het werkstation niet volloopt met Gigabytes aan slechts incidenteel benaderde data. Wanneer de eigenaar van een gedeeld document deze verwijderd wordt dit in de gesynchroniseerde Google Drive map ook netjes verwijderd.

Google Drive alternatieven

Eerder spraken we al even over Dropbox als concurrende cloud opslagdienst. In tegenstelling tot Google Drive zien we dit echter niet echt als een volwaardige zakelijke oplossing. Echte volwaardige cloud alternatieven zijn Microsoft Sharepoint Online als onderdeel van Office 365 waarbij Sharepoint veel meer is dan eenvoudigweg cloud storage.

Conclusie

Zolang je je bewust bent van de beperkingen van synchronisatieproducten is Google Drive ook prima voor zakelijke doeleinden te gebruiken. Vooral in combinatie met Google Apps is het een killer-app waar we veel van verwachten. De beurt is aan Microsoft voor een vergelijkbare tool in combinatie met Office 365.