Hoe houd je IT kosten onder controle?

Betaalt je te veel voor IT? Wij weten dat dit het geval is voor veel organisaties. Zij zijn slecht geadviseerd (of zelfs helemaal niet ) en onderhouden een industrie die bloeit op verwarring en over-engineering. Wij zullen u laten zien hoe u betere IT kunt krijgen, tegen betere prijzen!

De technologie sector is zeer dynamisch en waar je veel geld zou betalen voor professionele software 10 jaar geleden, is tegenwoordig betaalbare en functionele IT onder eenieders handbereik. Ja, er zijn nog steeds pijnlijk dure software pakketten zoals Microsoft Office, maar zelfs Microsoft is het roer aan het omgooien.

Onze suggesties zullen online applicaties bevatten (Cloud IT). Deze zijngebaseerd op een abonnement, zonder grote initiële investeringen, zoals vergelijkbaar met gas, water en licht.Je koopt geen hard- en software, je hoeft niet te upgraden om de paar jaar en er is geen risico op diefstal, verlies of schade.

Door schaalgrootte kunnen hosting providers kunnen goedkoper hard- en software inkopen en beheren. Ook kunnen zij overcapaciteit minimaliseren zodat ze dezelfde functionaliteit kunnen bieden met minder servers. Online applicaties zijn ook goedkoper te ontwikkelen door gebruik te maken van kant en klare platforms. Al deze kostenbesparingen kunnen worden doorberekend aan de eindgebruikers. Met online IT is het relatief gemakkelijk over te schakelen naar een nieuwe provider, dit maakt de markt erg competitief (wederom zoals gas, water en licht) en dat drukt de prijs weer verder.

Email & Agenda alternatieven

On-site email installaties hebben zeker hun plaats, voor veel bedrijven is het echter de moeite waard om ook de online alternatieven te bekijken: Microsoft Office 365 of Google Apps for Business. De prijzen schommelen tussen €3,33 en €4,50 per gebruiker/maand. Beiden bieden overeenkomstige email en agenda functionaliteit en bevatten ook professionele anti-spam and anti-virus. Iets waar je voor de on-site oplossing apart voorzou moeten betalen (tussen de €2,30 en €5,75 per gebruiker/maand).

Gratis email Anti-Spam en Anti-virus

Veel bedrijven betalen voor een externe email scanningwaarbij email wordt gescand en opgeschoond voordat het wordt afgeleverd op de in-house email server. Goed idee, maar realiseer je wel dat bij de online email systemen deze functionaliteit (zoals eerder genoemd) kosteloos wordt bijgeleverd.

Gratis werkstation Anti-Virus

Kleinere bedrijven met minder dan 10 gebruikers kunnen Microsoft’s Essential Security gratis gebruiken. Microsoft Security Essentials is goed en gemakkelijk in gebruik en het biedt tevens erg goede detectie en cleaning percentages, het product gebruikt dezelfde core scanning engine als Microsoft’s enterprise security producten. Microsoft noemt het een set and forget’ oplossing, het download dagelijkse updates, biedt real-time bescherming en het voert een wekelijkse scan uit wanneer de computer niet in gebruik is (configureerbaar).

Betaalbare Microsoft Office

Microsoft Office is een geweldige applicatie met zeer veel mogelijkheden. Hebben alle medewerkers al deze functionaliteit echter nodig? Google Docs en Microsoft’s eigen Web Apps zijn veel eenvoudigere alternatieven. Deze afgeslankte applicaties bieden dezelfde functionaliteit, maar dan via de web browser. Google Docs is geïntegreerd in de zakelijke online Google Apps suite en Office Web Apps maakt deel uit van Windows Live Skydrive en de zakelijke suite Office 365 (zie hier voor de verschillende versies en prijzen).

Online meetings

Er zijn vele commerciële producten op de markt voor online meetings, met prijzen rond €35 per maand voor minder dan 25 deelnemers. Het zou interessant kunnen zijn ook even te kijken naar Microsoft’s Lync als onderdeel van Office 365 waar ze zo goed als gratis worden bijgeleverd. Maar laten we good old skype niet vergeten voor 1 op 1 spraak en video gesprekken, met ongekende video en audio kwaliteit en breed gebruik over de hele wereld, oh ja, en het is gratis!

Back-ups maken van je data – of toch maar niet?

Back-ups maken van data is een goed idee, maar waarom zou je niet je data online opslaan en de kosten en het gedoe van back-ups aan anderen over laten? Er zijn veel applicaties beschikbaar die je data online opslaan en je deze ook laten synchroniseren met mobiele telefoon en werkstation, handig! Bekende voordelen zijn Dropbox, Google Docs en Microsoft Skydrive, deze bieden allen tevens een gratis hoeveelheid opslagruimte.

Een gemakkelijk beheerbare website

Voor de meeste bedrijven is een maatwerk website overkill. Een website gebaseerd op een Content Management System (CMS) zoals WordPress is veel makkelijker te bouwen en te onderhouden. Een WordPress expert kan een volledige website bouwen door gebruik te maken van templates zonder maatwerk ontwikkeling. Met een CMS zoals WordPress is het gemakkelijk om functionaliteit toe te voegen door gebruik te maken van  plug-ins en zelf inhoud te wijzigen in plaats van iemand te betalen om dit eenvoudige werk voor je te doen (n.b. deze website is met WordPress gemaakt).

Heb je nog andere suggesties? Laat het ons weten!