Google Apps

Hosted Exchange vs Google Apps: een overzicht

Hosted Exchange en Google Apps Gmail zijn steeds populairdere email systemen in het bedrijfsleven. Wij zullen een overzicht geven van de meest belangrijke verschillen voor kleine bedrijven om daarmee hopelijk de keuze wat te vereenvoudigen.

Taken en Notities

Indien je een fanatieke gebruiker bent van Outlook taken en notities, dan is het verstandig voor Hosted Exchange te gaan, aangezien Google beiden niet volledig ondersteunt (notities in het geheel niet en taken alleen in Gmail).

Outlook ondersteuning

Als je een Microsoft Outlook power user bent en niet houdt van web gebaseerde email dan is Hosted Exchange je ding. Het ondersteund geavanceerde Outlook mogelijkheden zoals server gebaseerde email regels, het openen van andermans postbus, fijnmazige autorisaties e.d. en je hoeft geen extra plug-ins te installeren om met Exchange te werken.

Mobiele ondersteuning

Zowel Hosted Exchange en Google Apps email ondersteunen mobiele telefoons via ActiveSync. Hiermee worden emails, agenda en contactpersonen gesynchroniseerd en bij hosted Exchange ook taken mits de telefoon dit ondersteund. Een voordeel van Exchange Online van Microsoft is dat ook Blackberry’s worden ondersteund via de ingebouwde Blackberry Business Cloud.

Sterke authenticatie

Indien sterke 2-factor authenticatie verseist is, ga dan voor Google Apps aangezien het extra veiligheid biedt door middel van 2-factor authenticatie via je mobiele telefoon (noot dat Office 365 dit ook kan bieden i.c.m. Identity Federation waarvoor wel extra infrastructuur nodig is).

Link extra email accounts

Google Apps email biedt de mogelijkheid email op te halen van externe accounts zoals van een hotmail, yahoo of een ander POP email account. Wanneer je een email verzend kun je kiezen welk adres als afzender moet worden gebruikt. Noot dat dit ook mogelijk is in Exchange als onderdeel van het nieuwe Office 365 (lees hier meer over nieuwe Office 365 features).

Gmail eigenaardigheden

Indien je geen lettertype opgeeft voor emails die je vanuit Gmail verzendt worden deze bij de ontvanger in Times New Roman weergegeven ongeacht de lettertype instellingen van de ontvanger. Ook wordt de handtekening onderaan de email geplaatst wanneer je op een email reageert, dit kan alleen worden verholpen middels een niet ondersteunde ‘Google Labs’ plug-in.

Integratie met additionele applicaties

Als je van web applicaties houdt dan kun je het vast waarderen dat je Google Apps eenvoudig kan uitbreiden met web apps varieerend van CRM tot project management en boekhouden. Je kunt dan vervolgens ook data delen met deze applicaties en eenvoudig navigeren tussen de verschillende applicaties zonder apart in te hoeven loggen (Single Sign-On). Een voorbeeld van zo’n integratie is met een CRM waarbij je contacten worden toegevoegd aan je Google Apps adresboek dat vervolgens weer met je mobiel kan worden gesynchroniseerd. Makkelijk!

Snel op weg

Beide producten zijn eenvoudig in gebruik. Wel dienen ze eenmalig te worden geïnstalleerd op het domein zodat email adressen in het format @uwbedrijf.nl kunnen worden gebruikt. Installatie is niet erg moeilijk voor een technisch ingestelde gebruiker. Google Apps installatie is daarbij iets technischer met veel meer keuze opties. Hosted Exchange wordt vaak afgenomen als onderdeel van  Office 365 (hier een overzicht van de verschillende prijzen en versies). De implementatie van Office 365 vereist weer iets meer werk op de individuele werkstations.

Zie ook hier voor een uitgebreid vergelijk van functionaliteiten tussen Google Apps en Office 365.