Met externe personen samenwerken in Microsoft Teams

Microsoft Teams is super om op een leuke en vlotte manier samen te werken. Veel organisaties maken er al gebruik van voor interne projecten en werkzaamheden. Maar wist je dat je met Teams evengoed samenwerkt met personen buiten je organisatie? Wij laten je zien hoe je externe personen als gasten uitnodigt en wat de mogelijkheden en onmogelijkheden zijn

Hoe nodig je externen uit?

Heel gemakkelijk! Bij een standaard Office 365 omgeving staat dit normaliter al ingeschakeld, je hoeft alleen maar het e-mail adres van de betreffende gebruiker in te voeren en op ‘Toevoegen’ te klikken:

De gast ontvangt nu een uitnodiging per e-mail die hij/zij kan accepteren. Het handigst werkt het als de gast ook gebruik maakt van Office 365. Als de gast nog geen Office 365 gebruikt zal hij/zij een zogenaamd Microsoft-account moeten aanmaken, iets wat we in het zakelijk verkeer niet graag aanbevelen. Er zijn dan wellicht ook andere mogelijkheden zoals het creëren van een Office 365 account, al dan niet in een aparte Office 365 omgeving.

Hoe ziet het er voor een gast uit?

Een gast krijgt allereerst een uitnodiging die geaccepteerd moet worden. Daarna kan hij/zij Teams openen in ofwel de web-app ofwel de bureaublad toepassing:

Een gast kan gemakkelijk schakelen tussen de Teams omgeving van de eigen organisatie en de omgeving waarvoor hij/zij als gast is uitgenodigd. Rechtsboven in de Teams app kan hij/zij de omgeving selecteren:

Kan een gast alles wat een interne gebruiker ook kan?

Wel veel, maar niet alles! Een gast kan deelnemen aan (video-)gesprekken, eigen berichten plaatsen/wijzigen en verwijderen in conversaties en chats, bestanden plaatsen en kanalen aanmaken (indien de teameigenaar dat heeft toegestaan). Een gast kan geen teams aanmaken, geen apps aanmaken en geen andere gasten uitnodigen. Hier een overzicht:

Kan ik de machtigingen van gasten verder beperken?

Dat kan, de teameigenaar kan het maken, bewerken en verwijderen van kanalen afschermen:

Kan ik gast-toegang uitschakelen?

Dat kan zeker, dit kan via de beheerconsole worden ingesteld en geld dan voor alle teams. Met geavanceerde instellingen via Powershell kan gast toegang ook per team worden ingesteld

Wil je meer weten over Teams?

Uiteraard helpen we je graag verder met het bouwen van een mooie en functionele Teams omgeving voor je organisatie, neem hiervoor contact met ons op!