Microsoft 365 2017-05-11

Microsoft 365 gids: E-mail versleuteling in Outlook

E-mail technieken zijn van oudsher niet ontwikkeld met beveiliging als speerpunt. Als gevolg daarvan is ook tegenwoordig nog veel e-mail communicatie niet beveiligd. Als verzender van een e-mail weet je nooit zeker dat je e-mail versleuteld gaat worden of niet, dat is voor veel bedrijven/sectoren een probleem als het aankomt op vertrouwelijke e-mails. Uit het oogpunt van naleving van wet- en regelgeving en/of contractuele overeenkomsten kan e-mail versleuteling dan zelfs noodzakelijk zijn.

Microsoft 365 voorziet hierin met een oplossing voor e-mail versleuteling die is opgenomen in bijvoorbeeld het E3 of Business Premium abonnement. Het mooie van deze oplossing is dat er hierbij geen additionele software of ingewikkelde configuratie nodig is bij zowel de verzender als de ontvanger.

Hoe gaat het in zijn werk?

Een gebruiker geeft bij een bericht aan als hij deze wil versleutelen, dit gebeurt via de knop ‘Vertouwelijkheid’ in Outlook:

Hierbij kan gekozen worden voor verschillende niveau’s van versleuteling, deze niveaus kunnen worden aangepast door de beheerder, bijvoorbeeld:

  • Intern vertrouwelijk: Het bericht is uitsluitend bedoeld voor interne gebruikers, het mag worden gewijzigd maar niet gekopieerd of afgedrukt
  • Extern vertrouwelijk – Alleen weergeven, het bericht mag niet worden gewijzigd, gekopieerd of afgedrukt
  • Openbaar: Het bericht wordt niet versleuteld
  • Beschermd: Het bericht wordt versleuteld

Naast de handmatige versleuteling middels de knop Vertrouwelijkheid kunnen er ook regels worden gedefinieerd door de beheerder waarbij berichten die aan bepaalde criteria voldoen automatisch worden versleuteld. Zo kun de organisatie ervoor kiezen om bijvoorbeeld berichten naar bepaalde adressen of domeinen, met bijvoorbeeld een bijlage, of bepaalde sleutelwoorden in het bericht te versleutelen.

Nadat het bericht is verzonden krijgt de ontvanger een versleutelde e-mail binnen, als de ontvanger ook een Microsoft 365 / Outlook.com gebruiker is, dan is de e-mail direct leesbaar:

Als de ontvanger een Gmail of Yahoo account is dan wordt de e-mail zo weergegeven:

Nadat je hebt aangemeld wordt de versleutelde e-mail in je web browser weergegeven.

Als de ontvanger geen gebruik maakt van een van de grote online e-mail aanbieders dan ontvangt de gebruiker een eenmalige code gebruiken die men per separate e-mail ontvangt.

Mocht bovenstaande je aanspreken neem dan contact met ons op, wij regelen het dan graag voor je in.

bekijk ook

gerelateerde artikelen

moduso-samenwerken
Microsoft 365 2020-12-21

De belangrijkste Teams updates van najaar 2020

Naar bericht
pexels-pixabay-210607
Microsoft 365 2020-11-19

Microsoft Lists: De (niet zo) nieuwe telg in de Microsoft 365 familie

Naar bericht
teams-9-users
Microsoft 365 2020-04-30

De belangrijkste Teams updates van voorjaar 2020

Naar bericht

Vragen of meer informatie?

Plan een vrijblijvend adviesgesprek met onze specialisten.

We helpen u graag. Bel ons.