MS Dynamics online CRM – killer of overkill voor MKB?

Microsoft lanceerde recentelijk haar nieuwe en verbeterde Dynamics online CRM. Aan het agressieve prijskaartje en de indrukwekkende functionaliteit is te zien dat het Microsoft menens is. Wij zulen uitzoeken of het ook voor kleinere bedrijven een aantrekkelijk product is.

Microsoft is al sinds 2003 aktief in de CRM markt en Dynamics CRM is uitgegroeid to een populair CRM systeem in voornamelijk grotere bedrijven. Het is een uitgebreid CRM systeem, gemakkelijk te integreren met bestaande IT systemen zoals financiële systemen.

De eerste online versie van Dynamics werd geintroduceerd in 2008. Met de eerder dit jaar gelanceerde 2011 versie,  is Dynamics CRM nu ook binnen bereik gekomen van kleinere bedrijven, er is geen minimum gebruikers aantal en het prijskaartje is aantrekkelijk met ongeveer 31 euro per maand.

Gebruiksgemak

Dynamics CRM kan op drie manieren worden benaderd, via de web browser, via Outlook of via een mobiele browser. De Outlook integratie zorgt ervoor dat je de meeste functies kan uitvoeren vanuit Outlook zelf, zonder continu te switchen tussen de web browser en Outlook. Een mooie feature voor Outlook fanatiekelingen hoewel we ook berichten hebben gehoord over vertragingen in Outlook….

Ondanks de omvang van het pakket vonden we Microsoft Dynamics toch gemakkelijk in het gebruik met een gepolijste web interface. Ook kan Dynamics verder worden uitgekleed zodat alleen de fuctionaliteit overblijft die echt nodig is, wat het gebruiksgemak ook ten goede komt. Helaas worden Google Chrome en Firefox niet ondersteund maar slechts Internet Explorer 7 of hoger.

Dynamics heeft een mooi, aanpasbaar dashboard waarin standaard de sales forecast, leads, cases en open taken te zien zijn, zie het plaatje hiernaast (klik om te vergroten). De performance lijkt goed te zijn hoewel sommige schermen een tijdje nodig hebben om te laden. Dynamics gebruikt 100% van het scherm wat goed is.

We vonden de web interface voor mobiele apparaten, hoewel het er wat eenvoudig uit zag, toch goed en praktisch.

Functionaliteit

Microsoft Dynamics is een uitgebreid CRM met een service management en marketing module, sales forecasting, uitgebreide rapportage, en de optie om te integreren met bestaande systemen.

Account management

Het account overzicht geeft veel informatie en ondersteunt ook het aanmaken van contacten, accounts, sub-accounts en relaties. Het is ook mogelijk naar een Sharepoint document-locatie te linken. Het account venster geeft directe toegang tot gerelateerde informatie zoals taken, notities, kansen en campagnes.

Taakbeheer

Taken in Dynamics worden geïmplementeerd door middel van activiteiten welke aan personen of queue’s kunnen worden toegekend. Activiteiten kunnen zowel een registratie zijn van een interactie met een contactpersoon of een nog uit te voeren taak met een einddatum en een eigenaar. Afspraken en service activiteiten worden in de agenda geplaatst.

Sales forecasting

Dynamics CRM heeft uitgebreide mogelijkheden voor sales forcasting. De eenvoudigste optie is gebaseerd op geschatte omzet, waarschijnlijkheid en einddatum. Het lijkt helaas niet mogelijk een terugkerende omzet in te voeren (een abonnement bijvoorbeeld).

Rapportages kunnen worden uitgevoerd op de sales pipeline met gewogen resultaten op verkoper, gebied, etc.

Overig

Dynamics CRM bevat ook mogelijkheden zoals een catalogus voor sales-documentatie, workflows, uitgebreide data import en export, een kennisbank en rol-gebaseerde toegangscontrole. De service module is ook zeer bruikbaar met ondersteuning voor prioriteiten en contracten, en een service agenda. Ook is er een gemakkelijk te gebruiken mail merge functie voor het niet zo ‘paperless’ kantoor waarbij eenvoudig een brief voor een contactpersoon kan worden gegenereerd. De rapportage functie is ook zeer uitgebreid.

Wat ontbreekt?

Wat wij misten was de mogelijkheid accounts en contactpersonen te labelen. Ook waren we minder tevreden met de vele pop-up vensters en het feit dat de browser-keuze is beperkt tot Internet Explorer.

Hoe geschikt is Dynamics CRM voor het MKB?

Voor ons gevoel hangt dit af van de manier waarop het systeem zal worden gebruikt. Dynamics CRM is direct klaar voor gebruik en MKB bedrijven met full-time verkopers zullen veel uit het systeem kunnen halen zonder al te veel training en systeem-aanpassingen. Voor incidenteel gebruik daarentegen zou Dynamics CRM overkill zijn en zouden we adviseren uit te kijken naar een eenvoudiger CRM zoals ons eigen Office 365 CRM Essentials.

Later dit jaar zal Dynamics CRM ook als extra aan de Office 365 suite gekoppeld kunnen worden met als voordeel een nauwe integratie met Exchange, Sharepoint en Single Sign-On.