Skype is nu Teams – zullen we even team(s)en?

Van Lync naar Skype naar Teams in een paar jaar tijd, hou je vast, Microsoft gaat snel. Maar waar de overstap naar Skype voornamelijk in de naam zat is er met Teams toch wel wat meer aan de hand. Teams is nu dé centrale communicatie hub in Office 365 en dat werkt eigenlijk heel fijn!

Teams bestaat eigenlijk uit 2 delen:

  • Het deel waarin je samenwerkt met ad-hoc contacten en (video-)gesprekken voert, dit bevat de Skype functionaliteit en meer!
  • Én het deel waarin je samenwerkt in een vastgesteld team: Aan een opdracht, aan een onderwerp of met je afdeling

Maken we een vergelijk met de Skype functies dan zien we dat er toch wel veel is veranderd:

Chats

Bestanden die in een chat gedeeld worden zijn zichtbaar in een apart tabblad ‘Bestanden’ en worden automatisch in je Onedrive opgeslagen in een apart mapje voor Teams chatbestanden.

Vanuit een chat kun je een (video-)gesprek starten of alleen je scherm delen, zonder gesprek. Je kunt apps toevoegen toevoegen aan een chat, bijvoorbeeld een document, website of youtube filmpje. Ook kun je heel gemakkelijk personen toevoegen aan een chat of gesprek:

Je kunt emoticons, gifs en stickers toevoegen aan je chats:

Gesprekken

Je kunt een gesprek starten op verschillende manieren: Vanuit het onderdeel ‘Oproepen’, vanuit een (groeps-)chat of vanuit een Team chat met de knop ‘Nu vergaderen’. Je kunt ook een Teams gesprek plannen vanuit Outlook.

Je kunt deelnemen aan een gesprek via de Teams app op je computer of mobiel apparaat, of zelfs via de web browser zonder extra software te hoeven installeren. Je kunt gesprekken voeren met collega’s en externe personen, met of zonder Microsoft account.

Daarnaast zijn er nog wat geavanceerde mogelijkheden, zo kun je ook gesprekken opnemen naar Microsoft Stream, waarin deze ook naar tekst kan worden omgezet. Een leuke mogelijkheid is ook om in een videogesprek de achtergrond te vervagen zodat alleen je gezicht zichtbaar is (en binnenkort zul je ook een andere achtergrond kunnen kiezen):

 

Overschakelen naar Teams

Je organisatie wordt automatisch omgezet naar Teams, je Skype app zal dan niet meer werken. In de plaats daarvan kun je de Teams app op je computer en mobiel apparaat gebruiken.

Voor nieuwe Office 365 installaties wordt Teams automatisch mee geïnstalleerd, voor oudere installaties moet je dat zelf even doen via https://teams.microsoft.com/downloads

Veel plezier en tot teams!

Dit zijn de IT uitdagingen voor 2019

2019 is alweer ruim onderweg en je bedrijf gaat volle kracht vooruit. Je bent echter niet de enige, alles om je heen is ook in beweging, en dat geldt zeker voor de IT ontwikkelingen. Als je even niet oplet loop je achter de feiten aan, en dat zou jammer zijn, want er gebeuren mooie dingen!

De IT ontwikkelingen en uitdagingen die u niet mag missen in 2019:

‘Cloud first’ dringt nu echt door in het MKB

Niet lang geleden werd de cloud door het MKB gezien als een mooie aanvulling op de lokale IT omgeving, met name voor de extroverte toepassingen als e-mail en samenwerken. Nu zien we heel duidelijk dat steeds meer MKB bedrijven de behoefte hebben om de gehele IT online te brengen, Cloud First dus.

En hoe zit het met ‘de Edge’?

Misschien heb je er al wel van gehoord, na de cloud hebben we nu ook de Edge. Bij cloud hebben we het over gecentraliseerde rekenkracht (computers) in datacentra die met het Internet zijn verbonden. Met de Edge wordt de rekenkracht op de eindpunten (apparaten) zelf of dichtbij bedoeld, bijvoorbeeld in het lokale netwerk.

In de kantoorautomatisering zullen we Edge toepassingen gaan zien in cloud opslag waarbij er een tussenstap in de Edge ontstaat, wat de interactie met veel of grote bestanden aanzienlijk kan versnellen en minder afhankelijk kan maken van de internetverbinding. Virtuele desktops zullen de medewerker gaan volgen en zich verplaatsen naar de dichtstbijzijnde Edge. Ook voor (video-)vergaderen zal de Edge al zoveel mogelijk afhandelen zonder alles via een centraal punt te laten lopen.

Werken wordt nog mobieler

Deze ontwikkeling is meervoudig. We merken dat bedrijven steeds vaker voor notebooks en tablets kiezen in plaats van traditionele desktop computers. Daarbij worden deze apparaten ook steeds kleiner en lichter, met typecovers, digitale pennen en docks om gemakkelijk te koppelen met een monitor en toetsenbord op kantoor.

Daarnaast zien we dat door de beschikbaarheid van steeds betere apps ook mobiele telefoons en tablets steeds meer gebruikt worden voor werktoepassingen, en niet alleen voor e-mail. Denk aan apps als OneDrive, Sharepoint, Teams, ToDo, Yammer en op maat gemaakte Powerapps.

AI komt naar je werkplek en zal je helpen

Artificial Intelligence zal steeds meer een rol gaan spelen in je dagelijkse werk. Het zal helpen om je activiteiten en informatie te analyseren en je voorstellen geven om efficiënter te werken. AI zal je helpen om je interessante informatie en resources te suggereren die relevant kunnen zijn voor. AI zal foto’s analyseren en tekst hieruit doorzoekbaar maken. AI zal helpen met vertalingen, het herkennen van gesproken tekst in video’s en je helpen zoeken naar relevante afbeeldingen als je een presentatie maakt. Ook zal AI je helpen bij het bieden van ondersteuning aan klanten en medewerkers via chat bots.

Voorbeelden van deze toepassingen zijn Microsoft MyAnalaytics, Intelligent Search, Graph, Office Transalte, Stream automatic transcription, Powerpoint Quickstarter en Teams Bots.

E-mail wordt ingehaald door andere media

E-mail was lange tijd het belangrijkste digitale middel voor samenwerking. Dit jaar zal e-mail voorgoed worden ingehaald door communicatie- en samenwerkingsmiddelen als chat, digitale teams, (video-)gesprekken en social media. Dit type communicatie is sneller, overzichtelijker en meer gestructureerd dan een bulk aan e-mail en bijlagen over en weer zenden tussen 2 of meer personen.

Er zijn veilige zakelijke toepassingen beschikbaar voor al deze toepassingen, denk aan Kaizala (chat),  Yammer (social media) en Teams (chat en conversaties), al deze apps zijn op verschillende platformen beschikbaar, iOS, Android, Windows en Mac.

Betere technologie tegen digitale bedreigingen met AI en ML

Digitale aanvallen zijn het laatste decennium enorm toegenomen, ze worden ook steeds verfijnder. Maar ook de IT industrie zit niet stil en nu zien we dan ook een echte revolutie aan beveiligings-technologieën, gebruikmakend van Artificial Intelligence en Machine Learning om aanvallen, gedrag en data te analyseren en bedreigingen te detecteren.

IT zal uit de kast komen en openlijk van de business gaan houden

Waar IT traditioneel gezien werd als een facilitator en een kostenpost, zal IT steeds meer actief bijdragen aan het succes van de onderneming. IT zal steeds minder een technologiehoekje worden en steeds meer op de voorgrond gaan treden, en de organisatie vooruit kunnen stuwen.

Office 365 Teams symbool

Kies je Microsoft Teams of Slack?

Microsoft introduceerde Teams begin 2017 als antwoord op het populaire Slack. Sindsdien heeft Teams een enorme vlucht genomen en is het één van Microsofts paradepaardjes geworden. Microsoft breidt Teams steeds verder uit als dé communicatie hub binnen Office 365, zelfs Skype voor Bedrijven moet eraan geloven en wordt onderdeel van Teams.

Maar hoe staat het ondertussen met Teams in relatie tot pionier Slack? Wat zijn de voornaamste redenen om te kiezen voor Teams in plaats van Slack?

Integratie met Office 365

Teams is onderdeel van Office 365, het biedt dus perfecte koppelingen met andere onderdelen van Office 365, als je dus al Office 365 gebruikt wordt het je wel heel gemakkelijk gemaakt:

  • Je meld je gewoon aan met je Office 365 login
  • Al je collega’s zijn direct beschikbaar om mee samen te werken
  • Je kunt direct in Teams documenten bewerken en opmerkingen toevoegen, dit kan zelfs gelijktijdig en in real-time
  • Je kunt inhoud uit je bestaande Sharepoint omgeving toevoegen

Venster met de word editor direct in teams

Beveiliging en naleving

Omdat Teams onderdeel is van Microsoft’s Office 365 platform geniet het van dezelfde sterke beveiligings- en nalevingsmogelijkheden. Door de grote commerciële belangen is Microsoft er alles aan gelegen om de beveiliging van haar online platform tip-top te houden, hiervoor zijn enorme budgetten beschikbaar. Microsoft is op het gebied van beveiliging en naleving dan ook erg sterk.

Prijs

Zowel Slack als Microsoft bieden een gratis versie aan, deze gratis versies zijn in functionaliteit wel wat beperkter. Als we kijken naar de betaalde varianten dan biedt Microsoft Teams al aan vanaf het Business Essentials abonnement, hiervoor betaal je €4,20 per maand per gebruiker en krijg je ook E-mail, Onedrive, Sharepoint en de Office web apps. Slack daarentegen start bij €6,25 per maand per gebruiker zonder additionele e-mail, opslag en Office functionaliteit.

Als je al Office 365 gebruiker bent dan is Teams dus zonder meerkosten beschikbaar, je organisatie moet dan wel erg pro-Slack zijn om te besluiten de €6,25 per maand per gebruiker extra te gaan betalen.

Tot slot

Voor organisaties die Office 365 gebruiken of binnenkort gaan gebruiken is het gebruik van Teams de logische keuze, voor organisaties of samenwerkingverbanden die geen Office 365 gebruiken is Slack zeker een optie. Zo kan Slack met veel meer externe toepassingen koppelen. Wat betreft functionaliteit liggen Teams en Slack erg dicht bij elkaar, kleine verschillen in functie en prijs zouden dan doorslaggevend kunnen zijn in de keuze.

CodeTwo e-mail handtekeningen voor Office 365

Misschien herken je het wel, binnen je bedrijf zijn er verschillende e-mail handtekeningen in omloop met verschillende opmaak, andere structuur, met of zonder disclaimer, etc. Deze wildgroei kan een beetje onprofessioneel worden en het is lastig om in te spelen op actualiteit met bijvoorbeeld een promotie/actie onder de handtekening.

Met CodeTwo e-mail handtekeningen voor Office 365 is dat verleden tijd, hiermee stel je op centraal niveau handtekeningen op en voeg je automatisch een handtekening toe aan ieder bericht. De handtekeningen zijn gemakkelijk door een beheerder aan te passen en uit te rollen naar iedereen of een selecte groep gebruikers.

CodeTwo e-mail handtekeningen voor Office 365 geeft een professionele uitstraling, helpt met naleving door middel van een optionele disclaimer, en biedt de mogelijkheid snel in te spelen op een actie of promotie zonder dat er een actie van iedere medewerker nodig is.

Cumulus IT is officieel CodeTwo partner, voor meer informatie en de actuele prijzen van CodeTwo e-mail handtekeningen voor Office 365 neem je het best even contact met ons op

CodeTwo editor met Office 365 invoegvelden

Opstellen van een handtekening kan met gebruikmaking van bestaande Office 365 velden en een gemakkelijke editor

PC, tablet en mobiele e-mail toepassing met uitgebreide e-mail handtekening

Ongeacht van welk apparaat je je e-mail verzend wordt er een professionele handtekening toegevoegd

Office 365 logo

Microsoft 365: Office 365 en Windows samen in één bundel

Microsoft gaat Office 365 en Windows bundelen in één abonnement: Microsoft 365

Er zullen 2 versies beschikbaar zijn, Microsoft 365 Business en Microsoft 365 Enterprise. Microsoft 365 Business zal gericht zijn op kleine en middelgrote bedrijven en de Enterprise versie op de grotere bedrijven.

Microsoft 365 Business bevat:

  • Office 365 Business Premium
  • Windows 10 Pro
  • Enterprise Mobility + Security inclusief Mobile Device Management en Azure Active Directory Plan 1

Microsoft 365 Enterprise E3 of E5 bevat:

  • Office 365 E3 of E5
  • Windows 10 Enterprise
  • Enterprise Mobility + Security inclusief Mobile Device Management en Azure Active Directory Plan 1, Advanced Threat Analytics en Azure Information Protection P1 (E3 plan) of P2 (E5 pan) en App Security (E5 plan)

De prijs voor Microsoft 365 Business is €16,90 per maand en die voor Microsoft 365 Enterprise E3 is €29,50 per maand.

Ter vergelijk, Office 365 Business Premium kost €10,50 per maand. Microsoft 365 Business is dus €6,40 per maand duurder maar je kunt dan wel altijd naar de meest recente Windows versie upgraden en je kunt gebruik maken van de geavanceerde beveiligingsfuncties in Enterprise Mobility + Security.

Ook zullen er ook voor Office 365 Business Premium verschillende nieuwe apps beschikbaar komen (vooralsnog alleen VS, Canada en UK), lees hierover meer in het artikel Nieuw in Office 365: Connections, Listings en Invoicing

Office 365 logo

Nieuw in Office 365: Connections, Listings en Invoicing

Microsoft heeft weer wat mooie toevoegingen in petto voor Office 365 Business Premium klanten: Connections, Listings en Invoicing. Later zullen Office 365 Business Center en MileIQ hier nog aan worden toegevoegd. Een kort overzicht:

Microsoft Connections

Microsoft Connections is een e-mail marketing dienst waarmee je gemakkelijk e-mail nieuwsbrieven kunt maken aan de hand van templates, lijsten van abonnees bijhouden en statistieken bijhoudt over geopende e-mails, kliks op links, afmeldingen en dergelijke.

Dashboard overzich Microsoft Connections

Microsoft Listings

Met Microsoft Listings is het mogelijk om op een gemakkelijke wijze je bedrijfsvermeldingen bij Facebook, Google, Bing and Yelp te beheren.

Microsoft Listings Dashboard

Microsoft Invoicing

Kleine bedrijven kunnen met Microsoft Invoicing gemakkelijk offertes en facturen opstellen en verzenden. Ook biedt het klanten de mogelijkheid om via Paypal direct te betalen. Er is ook een koppeling met de boekhoudsoftware van QuickBooks mogelijk.

Microsoft Invoicing factuur voorbeeld

Office 365 Business Center

Office 365 Business Center is een dashboard voor Bookings*, Connections, Listings and Invoicing. Hiermee kun je in een oogopslag zien hoeveel afspraken er met Bookings zijn gemaakt, hoe je Connections campagnes lopen en hoeveel er gefactureerd is.

Office 365 Business Center Dashboard

* Microsoft Bookings is een app waarmee klanten gemakkelijk via een webpagina een afspraak kunnen maken die automatisch wordt ingeboekt bij een medewerker

MileIQ

MileIQ is een kilometerregistratie app voor iOS en Android die in iedergeval in de VS, Canada en de UK zal worden toegevoegd aan het Office 365 Business Premium aanbod. Of dat in Europa ook gaat gebeuren is nog onbekend.

Voor een overzicht van alle Office 365 apps bekijk het artikel Office 365: Meer dan Outlook, Office en Sharepoint