Office 365 gids: E-mail versleuteling in Outlook

E-mail technieken zijn van oudsher niet ontwikkeld met beveiliging als speerpunt. Als gevolg daarvan is ook tegenwoordig nog veel e-mail communicatie niet beveiligd. Als verzender van een e-mail weet je nooit zeker dat  je e-mail versleuteld gaat worden of niet, dat is voor veel bedrijven/sectoren een probleem als het aankomt op vertrouwelijke e-mails. Uit het oogpunt van naleving van wet- en regelgeving en/of contractuele overeenkomsten kan e-mail versleuteling dan zelfs noodzakelijk zijn.

Office 365 voorziet hierin met een oplossing voor e-mail versleuteling die is opgenomen in bijvoorbeeld het E3 of Azure Information Protection abonnement. Het mooie van deze oplossing is dat er hierbij geen additionele software of ingewikkelde configuratie nodig is bij zowel de verzender als de ontvanger.

Hoe gaat het in zijn werk?

Een gebruiker geeft bij een bericht aan als hij deze wil versleutelen, dit gebeurt via de knop ‘Machtigingen’ of ‘Beveiligen’ in Outlook online:

Kiezen van het niveau van versleuteling middels de knop machtigingen in Outlook

Hierbij kan gekozen worden voor verschillende niveau’s van versleuteling, deze niveau’s zijn out-of-the-box aanwezig:

  • Onbeperkte toegang: De standaardinstelling, het bericht wordt niet versleuteld
  • Versleutelen: Het bericht wordt versleuteld
  • Niet doorsturen: Het bericht mag niet worden doorgestuurd
  • [Bedrijfsnaam] – vertrouwelijk: Het bericht is uitsluitend bedoeld voor interne gebruikers, het mag worden gewijzigd maar niet gekopieerd of afgedrukt
  • [Bedrijfsnaam] – vertrouwelijk – Alleen weergeven: Het bericht is uitsluitend bedoeld voor interne gebruikers, het mag niet worden gewijzigd, gekopieerd of afgedrukt

Naast de handmatige versleuteling middels de knop Machtigingen / Beveiligen kunnen er ook regels worden gedefinieerd door de beheerder waarbij berichten die aan bepaalde criteria voldoen automatisch worden versleuteld. Zo kun de organisatie ervoor kiezen om bijvoorbeeld berichten naar bepaalde adressen of domeinen, met bijvoorbeeld een bijlage, of bepaalde sleutelwoorden in het bericht te versleutelen.

Nadat het bericht is verzonden krijgt de ontvanger een versleutelde e-mail binnen, als de ontvanger ook een Office 365 / Outlook.com gebruiker is, dan is de e-mail direct leesbaar:

E-mail in postvak in gemarkeerd met een rood icoon en de tekst Versleutelen - dit bericht wordt versleuteld

Als de ontvanger een Gmail of Yahoo account is dan wordt de e-mail zo weergegeven:

E-mail die aangeeft dat je met je Googlle of Yahhoo account moet aanmelden

Nadat je hebt aangemeld wordt de versleutelde e-mail in je web browser weergegeven.

Als de ontvanger geen gebruik maakt van een van de grote online e-mail aanbieders dan ontvangt de gebruiker een eenmalige code gebruiken die men per separate e-mail ontvangt.

Mocht bovenstaande je aanspreken neem dan contact met ons op, wij regelen het dan graag voor je in.