Office 365 gids: Delen van contactpersonen

Contactpersonen in Office 365 kunnen op 3 (door Microsoft ondersteunde) manieren worden gedeeld met collega’s. Iedere methode heeft voor- en nadelen. De 3 methoden zijn:

  1. Een gedeelde contactpersonen map aanmaken in een gedeelde postbus
  2. Contactpersonen toevoegen als externe contactpersonen in de ingebouwde Globale Adres Lijst (GAL)
  3. Een gedeelde contactpersonenlijst aanmaken in Sharepoint en deze koppelen aan Outlook

Let op! Voor alle bovenstaande methodieken geld dat de contactpersonen niet via ActivSync met mobiele apparatuur worden gesynchroniseerd

Een gedeelde contactpersonen map aanmaken in een gedeelde postbus

Het voordeel van deze methode is dat de contactenlijst gemakkelijk is te wijzigen en in te zien binnen Outlook 2007/2010 en de Outlook Web App.

Ga als volgt te werk (voor technische gebruikers):

  • Maak een Exchange beveiligingsgroep aan en plaats hierin de personen die toegang moeten hebben tot de gedeelde contactpersonen
  • Maak een gedeelde postbus aan middels powershell
  • Ken de gewenste permissies (volledige toegang of alleen lezen) toe aan de beveiligingsgroep middels powershell

De gebruikers kunnen nu de gedeelde postbus als een extra postbus koppelen binnen Outlook waardoor ook de contactpersonen inzichtelijk zijn:

  • Ga naar Bestand > Info > Accountinstellingen (in Outlook 2007: Extra > Opties > Accounts)
  • Selecteer het account en klik ‘Wijzigen’
  • Klik ‘Meer instellingen’ > tabblad ‘Geavanceerd’
  • Klik op ‘Toevoegen’ en geef de naam van de gebruiker/postbus op
De contactpersonen zijn nu inzichtelijk via de Contactpersonen optie in Outlook

Contactpersonen toevoegen als externe contactpersonen in de Globale Adreslijst (GAL)

Het voordeel van deze methode is dat de externe contactpersonen inzichtelijk zijn in de ingebouwde adreslijst en gebruikers niet een extra gedeelde postbus hoeven te openen. Het nadeel is dat de lijst niet eenvoudig door eenieder te wijzigen is. Iedereen binnen de organisatie ziet de ingevoerde contactpersonen automatisch (bepaal zelf of dat een voor- of nadeel is…)

Ga als volgt te werk:

  • Log in als beheerder op het Office 365 portaal
  • Ga naar de beheersectie ‘Beheerder’ > Beheerderstaken > Exchange > ‘Beheren’
  • Ga naar Gebruikers en groepen > Externe contactpersonen
  • Voeg hier de gebruiker toe met ‘Nieuw’
  • Let op! Pas na het initiële toevoegen van de gebruiker kun je deze wijzigen (middels ‘Details’) om uitgebreide contactinformatie in te voeren

Iedere gebruiker kan nu de contactpersonen in Outlook oproepen door naar het Outlook adresboek te gaan (het kleine boek-icoontje bovenaan in de menubalk) en te kiezen voor de ‘Globale Adreslijst’

Een gedeelde contactpersonenlijst aanmaken in Sharepoint en deze koppelen aan Outlook

Het voordeel van deze methode is dat deze weinig technische kennis vereist en de contactpersonen centraal in Sharepoint zijn opgeslagen. Daar zijn ze ook inzichtelijk voor gebruikers en andere  Sharepoint toepassingen. Ook zijn ze gemakkelijk te bewerken en kunnen eventueel additionele informatievelden worden toegevoegd.

Ga als sitebeheerder als volgt te werk:

  • Ga naar Site Acties > Meer opties
  • Kies voor Contactpersonen, geef een naam en omschrijving en klik ‘Maken’
  • Stel eventueel permissies in via ‘Lijstmachtigingen’ (tabblad lijst)

Nu is de contactpersonenlijst klaar voor gebruik en kunnen geïnteresseerden deze op de volgende manier toevoegen aan Outlook:

  • Navigeer naar de contactpersonenlijst
  • Ga naar het tabblad ‘Lijst’ helemaal bovenaan in het scherm
  • Kies voor de optie ‘Verbinden met Outlook’ (al dan niet onder het kopje ‘Verbinden en exporteren’: afhankelijk van de schermresolutie) en accepteer de verbinding

De ingevoerde contactpersonen zijn nu inzichtelijk via de Contactpersonen optie in Outlook.

Een gedeelde contactpersonenlijst aanmaken in Openbare Mappen

Ga als volgt te werk (voor technische gebruikers):

  •  Ga naar het Exchange beheercentrum (in de abonnementen voor kleine bedrijven via https://outlook.office365.com/ecp/)
  • Ga naar ‘Openbare Mappen’)
  • Maak een postvak openbare mappen aan
  • Maak een openbare map aan met de juiste permissies
  • Blader nu in Outlook 2013 naar de nieuwe openbare map en maak een nieuwe map (rechtsklik en kies ‘Nieuwe map’) > geef een naam op en geef aan dat de map contactpersoongegevens bevat > geef een locatie op en klik ‘OK’
  • De nieuwe map kan nu gevuld worden en is voor iedereen met voldoende permissies inzichtelijk