Office 365 gids: een POP of IMAP postbus koppelen

POP en IMAP zijn twee klassieke manieren om email in te lezen op je PC, Mac of mobiel. Let wel dat deze manieren beide flinke beperkingen hebben, zo kun je geen agenda of contactpersonen inlezen en met POP kun je alleen email downloaden en niet synchroniseren. Daarom gebruiken we in Office 365 bij voorkeur een Outlook connectie (lees meer over het configureren vaan een Outlook profiel) of ActiveSync voor mobiel (of Mac mail).

Inlezen van een POP / IMAP postbus in Office 365

Voor het inlezen van additionele email accounts (persoonlijk of zakelijke adressen) biedt Office 365 een handige feature: ‘Verbonden accounts’. Hiermee kun je tot 5 accounts opgeven vanwaar je email wilt inlezen. Bij het verzenden van email kun je een verbonden account ook als afzenderadres gebruiken. Let wel op dat de onvanger hierbij kan zien dat de email via je Office 365 account is verstuurd. Verzend je een email met als afzender je.naam@yahoo.com, dan zal de ontvanger de naam zien als je.naam@bedrijf.com namens (on behalf of) je.naam@yahoo.com. Er is geen optie om zoals mij Gmail een uitgaande SMTP server op te geven zodat de ontvanger deze melding niet krijgt.

Ga als volgt te werk om een POP / IMAP postbus in te lezen:

  • Ga naar je Outlook Web App (https://outlook.com/bedrijf.com)
  • Ga naar Opties (rechts bovenaan in het scherm) > Alle opties weergeven > Accounts > Verbonden accounts
  • Klik op Nieuw en geef het in te lezen email adres op en vul je wachtwoord in
  • Er zal nu getracht worden automatisch de instellingen voor het account te vinden, als dit niet lukt verschijnt er een foutmelding (zie schermafbeelding) en wordt er de gelegenheid geboden zelf de instellingen op te geven (raadpleeg hiervoor de betreffende email dienst)
  • Wanneer de instellingen zijn verefieerd en goed werken zulen alle emails in het opgegeven account worden opgehaald. Let op! Deze worden in de huidige postbus geplaatst en zullen dus door elkaar met de emails van het hoofdaccount worden weergegeven, niet in een aparte map!

Tip! Nadat je een Verbonden account hebt toegevoegd kun je een postvak regel aanmaken waarbij emails afkomstig van het verbonden account automatisch worden verplaatst in een aparte map. Ga hiervoor naar de Outlook Web App > Opties > Een regel voor Postvak IN maken > Klik op ‘Nieuw’ > Klik op ‘Meer opties..’ >Kies ‘Is verzonden of ontvangen’ > Kies ‘Ontvangen via deze account’ > Kies het betreffende account en maak de regel verder af.

Je Office 365 postbus inlezen via POP of IMAP

Hierboven beschreven we hoe we een POP of IMAP account kunnen inlezen binnen Offie 365, maar andersom is ook mogelijk. Voor email clients waar we geen Exchange of ActiveSync account kunnen (of willen) inlezen kunnen we dit ook via POP of IMAP doen. Wij adviseren IMAP te gebruiken waar mogelijk zodat er altijd een reservekopie van de email en emailstructuur op de server blijft staan. Ga als volgt te werk:

  • Verifieer dat de beheerder verbindingen via POP en IMAP toestaat, normaliter is dit wel het geval maar het kan worden uitgeschakeld
  • Haal de IMAP / POP instellingen op via de Outlook Web App (https://outlook.com/bedrijf.com) > Opties (rechts bovenaan in het scherm) > Alle opties weergeven >Account > Mijn Account > Klik op de link  ‘Instellingen voor POP-, IMAP- en SMTP-toegang…’
  • Nu heb je een overzicht van de IMAP / POP serverinstellingen die je kunt gebruiken om op je email programma te configureren