Office 365 gids: Meerdere bijlagen uit Sharepoint toevoegen in Outlook email

Misschien ben je er ooit tegenaan gelopen. Je probeert meerdere documenten uit Sharepoint als bijlagen toe te voegen aan een email maar je kunt slechts één document tegelijk selecteren. Normaliter kunnen we door de Ctrl toets in te drukken meerde bestanden ineens toevoegen. Dit fenomeen is het gevolg van de Web View functie. Deze functie zorgt ervoor dat het bestand-dialoogvenster wordt weergegeven in een view (weergave) die in Sharepoint 2010 kan worden aangepast (zie ook http://msdn.microsoft.com/en-us/library/office/hh967656.aspx). Helaas lijkt deze Web View niet eenvoudig uit te schakelen/aan te passen.

Hoe kunnen we toch meerdere documenten ineens toevoegen aan een bijlage?

Office 2013 en 2010

Methode 1

Sleep de bijlagen vanuit een verkenner venster naar de betreffende email:

  • Blader in Sharepoint naar de documentbibliotheek waar de bijlagen staan
  • Ga naar het tabblad ‘Bibliotheek’ en klik op de knop ‘Openen met Explorer’ (afhankelijk van je schermresolutie zit deze onder het kopje ‘Verbinden en Exporteren’)
    Noot! Indien dit niet werkt raadpleeg ons artikel over het oplossen van problemen met het openen in de windows verkenner
  • Selecteer nu meerdere bestanden en sleep deze met de muis naar de betreffende email

Methode 2 (niet geadviseerd)

Indien we een netwerkverbinding aanmaken naar de betreffende Sharepoint bibliotheek lijkt het dat Outlook niet meer goed ziet dat we verbinden met een Sharepoint locatie. Op onderstaande manier krijg je niet de Web View voorgeschoteld en je kunt meerdere documenten selecteren:

  • Ga naar de Windows verkenner > Rechtsklik op Mijn Computer en klik ‘Netwerkverbinding maken’
  • Kies een schijfletter en type het adres van de bibliotheek in op de volgende manier \jesharepointnaam.sharepoint.com@SSLDavWWWRootSitenaam(indien van toepassing)Bibliotheeknaam
  • Voeg nu meerdere bijlagen op de gebruikelijke wijze toe (Invoegen > Bijlage > Navigeer naar de schijfletter locatie > Selecteer meerdere bijlagen)

Noot! Indien de bijlagen bedoeld zijn voor interne geadresseerden of frequente samenwerkingspartners overweeg dan om de betreffende documenten te plaatsen op een gedeelde Sharepoint locatie zodat er geen weerwar van bijlagen ontstaat die ook nog eens veel Outlook opslagruimte opeisen. Deel vervolgens eenvoudig de locatie van de documenten:

  • Blader in Sharepoint naar de documentbibliotheek waar de documenten staan
  • Sleep het betreffende document naar de Outlook bijlage, er wordt nu een link naar het document geplaatst
    of:
  • Klik op het pijltje rechts naast het document en selcteer Verzenden naar > Een koppeling per e-mail verzenden

Office 2007

In Outlook 2007 is het allemaal wat gemakkelijker. Je kunt hier simpelweg navigeren naar een netwerklocatie  en in het bijlagevenster een andere weergave kiezen (bijvoorbeeld ‘details’) waardoor je wel meerder documenten kunt selecteren: