Office 365 gids: Postbus delen en inzien

Je kunt je gehele postbus met anderen delen of alleen een specifiek onderdeel zoals Postvak, Agenda, Taken, Notities of Contactpersonen. Dit kan op dit moment het best via Outlook 2007, Outlook 2010 of Outlook 2013. De Outlook Web App biedt alleen mogelijkheden om agenda-deling in te stellen.

Delen van email, agenda of contactpersonen

Een specifieke onderdeel delen in Outlook en Office 365

Stel gedelegeerde toegang in:

  • Ga naar Bestand > Accountinstellingen > Gemachtigdentoegang (in Outlook 2007: Extra > Opties > Tabblad ‘Gemachtigden’)
  • Klik op ‘Toevoegen’
  • Selecteer voor ieder item type het machtigingsniveau

Je postvak delen in de Outlook Web App

  • Rechtsklik op je naam
  • Kies ‘machtigingen’
  • Klik op ‘+’ om machtigingen toe te voegen > geef een naam op en selecteer een machtigingsniveau

De agenda delen in de Outlook Web App

  • Ga naar de Agenda in de Outlook Web App
  • Rechtsklik op ‘Kalender’ > Kies ‘Delen’ > ‘Agenda delen’ > Geef een naam op en kies ‘Verzenden’

De gehele postbus delen (voor beheerders)

Ook een beheerder kan de gehele postbus (inclusief agenda, contactpersonen en taken) delen met andere gebruikers, dit kan middels onderstaande powershell commando:

Add-MailboxPermission “Naam van de postbus” -User “Naam van de groep of gebruiker”  -AccessRights FullAccess

Noot! In dit geval zijn de machtigingen voor volledige toegang maar er zijn ook andere machtigingsniveau’s mogelijk zoals alleen-lezen.

Inzien van gedeelde email, agenda of contactpersonen

Ad-hoc inzage van een gedeelde email map of agenda (Outlook 2007 /2010/2013)

  • Ga je naar Bestand > Openen > ‘Map van andere gebruiker’
  • Geef de naam van de gebruiker op en de map die je wilt benaderen en klik ‘OK’

Een nadeel hierbij is dat alleen de hoofdmap inzichtelijk is en niet de eventuele submappen. Als je submappen wilt inzien zul je volledige toegang tot de postbus moeten hebben en vervolgens de onderstaande procedure moeten doorlopen:

Permanente inzage van een gedeelde Agenda

  • Outlook 2013: Ga naar je Agenda > Rechtsklik op de ‘Mijn agenda’s’ in het navigatievenster > Kies ‘Agenda toevoegen’ > ‘Gedeelde agenda openen’
  • Outlook 2010: Ga naar je Agenda > Rechtsklik op de Agenda links in het navigatievenster > Kies ‘Agenda toevoegen’ > ‘Gedeelde agenda openen’
  • Outlook 2007: Ga naar je Agenda > Kies ‘Een gedeelde agenda openen’
  • Outlook Web App: Ga naar je Agenda > Rechtsklik op ‘Mijn agenda’s >Kies ‘Agenda toevoegen’ > Geef de naam van de te openen agenda op

Permanente inzage van een gedeelde Contactpersonen (Outlook 2007 /2010/2013)

  • Outlook 2010/2013: Ga naar je Contactpersonen> Kies ‘Open gedeelde contactpersonen’ in het menu bovenaan
  • Outlook 2007: Ga naar je Agenda > Kies ‘Gedeelde contactpersonen openen’ links in het menu

Toevoegen van een gedeelde postbus als extra postbus in Outlook
Een gemakkelijke manier om snel toegang te krijgen tot mappen die veelvuldig benaderd worden is om deze als extra postbus toe te voegen binnen Outlook 2010:

  • Ga naar Bestand > Info > Accountinstellingen (in  Outlook 2007: Extra > Opties > Accountinstellingen)
  • Selecteer het account en klik ‘Wijzigen’
  • Klik ‘Meer instellingen’ > tabblad ‘Geavanceerd’
  • Klik op ‘Toevoegen’ en geef de naam van de gebruiker/postbus op
  • Outlook moet mogelijk even opnieuw worden opgestart
Inzien van een gedeelde postbus via de Outlook Web App
  • Navigeer naar de Outlook Web App
  • Rechtsklik op je naam in de menubalk links
  • Kies ‘Gedeelde map toevoegen…’
  • Geef de naam op en klik ‘toevoegen’
  • De gedeelde map verschijnt nu links onder je eigen postvak

Kom je er toch niet helemaal uit? Neem dan even contact met ons op of bekijk onze Office 365 installatie diensten.