Office 365 gids: werken met Sharepoint versiebeheer

Binnen Office 365 is het mogelijk in Sharepoint versiebeheer in te schakelen voor documentbibliotheken en lijsten. Wij laten hier kort zien hoe je vorige versies van documenten kunt inzien en herstellen (voor gebruikers) en hoe versiebeheer ingeschakeld kan worden (voor beheerders).

Inzien en herstellen van vorige versies

  • Navigeer naar het betreffende document in Sharepoint
  • Plaats de cursor op het document en klik op het pijltje dat in beeld verschijnt rechts van het document
  • Kies ‘Versiegeschiedenis’ in het uitklapvenster: Nu krijg je een overzicht van de eerdere versies die zijn opgeslagen
  • Om een eerder document te bekijken klik je op de datum van het betreffende document (Word geeft je nu ook de optie om dit document te vergelijken met het huidige werkdocument).
  • Om een eerder document te herstellen klik je op het pijltje naast de datum en kies je voor de optie ‘Herstellen’, deze versie wordt dan het nieuwe werkdocument

Inschakelen van versiebeheer

  • Ga naar de betreffende documentbibliotheek > Tabblad Bibliotheek (geheel bovenaan) > Bibliotheekinstellingen (al dan niet onder het menu ‘Instellingen’) > Instellingen voor versies
  • Stel hier de gewenste versionering in.

Let op! Elke mutatie in een document zal een nieuwe versie opleveren die afzonderlijk wordt opgeslagen. Wanneer er veel mutaties zijn in grote documenten is het wellicht verstandig een limiet in te stellen voor het aantal versies dat bewaard wordt. Op deze manier kunnen capaciteitsproblemen worden voorkomen.