Office 365

Office 365 migratie: wat komt er bij kijken?

De impact van de migratie van uw huidige kantoorautomatisering naar Office 365 is afhankelijk van vele factoren, zoals:

  • Welke onderdelen gaat u migreren, alleen email en agenda’s of ook documenten en Office?
  • Wilt u bestaande email en documenten migreren of begint u met een nieuwe omgeving?
  • Voldoet uw infrastructuur aan de eisen voor gebruik van Office 365 of dient er nog een upgradeslag plaats te vinden?
  • Wilt u de bestaande IT omgeving behouden en deze koppelen aan Office 365 voor bijvoorbeeld eenmalige aanmelding?
  • Het kennisniveau van uw IT personeel en/of IT partner

Welke onderdelen migreren?

Email migratie

Bestaande email, agenda’s en contactpersonen kunnen gemigreerd worden naar Office 365 met ingebouwde of externe migratie software. Ook is het mogelijk geleidelijk postbussen te migereren of om een gedeelte van de postbussen op de interne systemen te houden (een hybride omgeving).

Belangrijke aandachtspunten zijn een goede planning voor de daadwerkelijke omschakeling, een strategie voor public folders, DNS wijzigingen, autodiscover en initiële Outlook synchronisatie.

Documenten migratie

Indien Sharepoint als documentenplatform gebruikt gaat worden dan verandert er voor de eindgebruiker heel wat en zullen zij zich een nieuwe werkwijze eigen moeten maken. Er zal een goede structuur vastgesteld moeten worden voor de inrichting van Sharepoint en het gebruik van Siteverzamelingen, Sites, Documentbibliotheken en Lijsten. Daarnaast zal er moeten worden vastgesteld of, en hoe, men met metadata in plaats van met documentmappen gaat werken.

Ook zult u moeten beslissen of bestaande documenten gemigreerd gaan worden en waar deze terecht zullen komen in de (eventueel) nieuwe structuur. Als de migratie van documenten centraal wordt uitgevoerd zal hiervoor een goede planning en goede migratiesoftware nodig zijn.

Microsoft Office

Indien u besluit van Office 2010/2013 als onderdeeel van Office 365 gebruik te maken (E3 of E4 abonnement) dan dient de huidige Office installatie op het werkstation vervangen dienen te worden. Dit kan eventueel geautomatiseerd of door de gebruiker zelf worden uitgevoerd.

Infrastructuur vereisten

Voor Office 365 is het van belang dat er Windows XP en Office 2007 of hoger wordt gebruikt en dat deze up-to-date zijn met Service Packs. Soms is de overschakeling op Office 365 een aanleiding om verouderde hard- en software te vervangen. Office 2010/2013 kan als abonnement in Office 365 worden afgenomen. Ook Mac OS X  wordt vanaf versie 10.5 ondersteund in combinatie met Office 2007 / 2011.

Wat betreft de internetverbinding dient deze snel genoeg te zijn om een prettige gebruikerservaring te kunnen bieden. Er zijn hulpmiddelen beschikbaar om de vereiste bandbreedte te berekenen maar denk aan een betrouwbare internetverbinding met behalve een goede download snelheid ook een goede upload snelheid.

Koppeling met de huidige IT omgeving

Indien u niet geheel wenst over te gaan op Office 365 kunt u de bestaand IT omgeving koppelen met Office 365. Dit kan op verschillende niveau’s, zo is het mogelijk gebruikers en groepen te synchroniseren met Office 365 of zelfs om eenmalige aanmelding in te regelen waarmee gebruikers dezelfde inloggegevens gebruiken voor Office 365 als op uw bedrijfsnetwerk.

Het is ook mogelijk slechts email in Office 365 onder te brengen en de documenten op de interne servers te houden. Ook kunt u ervoor kiezen Sharepoint alleen in te zetten voor project teams en externe toegang tot informatie, terwijl u de bulkdata op kantoor laat staan.

Kennisniveau

Migratie naar een online omgeving wijkt flink af de traditionele infrasructuur upgrade en is iets wat maar eenmaal gedaan hoeft te worden (daarna neemt Microsoft het stokje over). Het is mogelijk dit in eigen beheer te doen maar gezien het eenmalige en specialistische karakter van de migratie is het wellicht verstandig hiervoor een partner in de hand te nemen en tijd en energie te steken in meer duurzame kennisgebieden (zoals bijvoorbeeld inhoudelijk Sharepoint beheer).

Heeft u hulp of advies nodig? Volg de link voor meer informatie over onze Office 365 implementatie en migratie diensten of neem contact met ons op >