Office 365 gids: Off-line Documenten in Sharepoint Online

Sharepoint is een mooi platform voor het opslaan en delen van informatie en maakt deel uit van de online Office 365 suite. Zo kunnen we documenten online raadplegen waar we ook zijn, zo lang er maar een internetverbinding is. Maar wat als we een document off-line willen bewerken, hoe pakken we dit aan?

Sharepoint biedt verschillende mogelijkheden om documenten off-line te bewerken:

  • Handmatig. Een document kan worden uitgecheckt en lokaal naar het werkstation worden gedownload voor bewerking
  • Outlook Synchronisatie. Een bibliotheek kan worden gesynchroniseerd met Outlook
  • Office Document Cache. Als onderdeel van Office 2010 worden hierin recentelijk bewerkte documenten opgeslagen
  • Onedrive. Een of meerdere document bibliotheken kunnen off-line worden gesychroniseerd in OneDrive

Handmatig

Nadeel van deze methode is dat het tijd en aandacht van de gebruiker vereist. Een bestand moet worden uitgecheckt voor bewerking (wat ervoor zorgt dat anderen het niet kunnen bewerken totdat het weer is ingecheckt) en gedownload. Na bewerking moet het document weer netjes worden geupload en ingecheckt. Voor één document is dit nog wel te doen maar bij meerdere documenten wordt dit erg omslachtig en foutgevoelig.

Outlook Synchronisatie

Outlook Sharepoint Online Synchronisatie

Binnen Sharepoint is het mogelijk documentbibliotheken met Outlook te synchroniseren. Vanuit Outlook kunnen documentendan off-line worden geopend en bewerkt. Zodra er weer verbinding is met Sharepoint kan het document weer worden geopend en kan het worden gesynchroniseerd met de server. Dit is een ietwat omslachtige methode, maar beter dan geheel handmatig en geschikt voor incidenteel gebruik.

Office Document cache

Microsoft Office Upload Center

In Office 2010 zorgt de Office Documents Cache ervoor dat documenten die online zijn opgeslagen zonder vertraging kunnen worden geopend en opgeslagen door gebruik te maken van een lokale kopie (de gebruiker merkt hier niets van). De meest recent geopende documenten worden in de cache opgeslagen en kunnen vanuit deze cache ook worden geopend en bewerkt. Zodra de computer weer online zal het document worden gesynchroniseerd met Sharepoint. Dit is niet de meest elegante methode maar werkt erg goed voor incidenteel gebruik.

OneDrive voor Bedrijven

Sharpoint Onedrive Sync

Onedrive voor Bedrijven is onderdeel van Office 2013 of kan apart worden gedowload. Voor elke document bibliotheek in Sharepoint kan worden aangegeven of je deze wilt synchroniseren (middels de knop ‘Synchroniseren’). Zodra je dit doet worden alle documenten ook op je PC gekopieerd en automatisch up-to-date gehouden. Off-line werken via OneDrive is de beste oplossing voor systematische off-line toegang tot documenten en lijsten.