Office 365

Office 365 – wat is nieuw?

Office 365 heeft medio 2011 BPOS vervangen als Microsoft’s online suite voor email en samenwerken. In dit artikel lopen we door Office 365 en bekijken we de functionaliteiten.

Starten met Office 365

Office 365 installatieWanneer je Office 365 voor het eerst start word je vriendelijk verzocht on Lync 2010 te installeren en om je desktop applicaties te configureren.

De Microsoft Online Services Sign-In Assistant wordt geïnstalleerd als een service en niet als een applicatie zoals in BPOS. Er is zelfs geen system tray icoontje of mogelijkheid de service te configureren.

Nadat de Wizard klaar is moeten we nog steeds handmatig een profiel creëren in Outlook (in BPOS werd dit voor ons gedaan door de Sign-In app) maar dit is gemakkelijk doordat Outlook de juiste instellingen automatisch detecteerd.

We ondervonden wat problemen met het aanmelden op Lync maar door de server instellingen te veranderen naar sipdir.online.lync.com:443 was dit probleem verholpen (het is tenslotte een beta!).

Microsoft heeft een Office 365 portaal gecreeërd welke eenvoudig kan worden benaderd vanaf het Windows Start Menu (dit is slechts een web snelkoppeling):

 

Je wordt dan gevraagd om een gebruikersnaam en wachtwoord welke je kunt laten onthouden indien je dit wenst.

Het portaal biedt gemakkelijke toegang tot functies zoals Outlook, Team Site (sharepoint), Shared Documents en biedt de mogelijkheid nieuwe documenten te creeëren (met Office Web Apps):

 

Office 365 portaalHet web portaal is een geheel nieuwe aanpak ten opzichte van BPOS waar de Sign-In client eigenlijk als portaal diende en waarbij afzonderlijke Outlook en Sharepoint instanties werden opgestart. Het Office 365 portaal biedt naadloze navigatie tussen de diverse componenten.

Systeembeheerders kunnen vanuit het portaal ook naar de beheerconsole navigeren zonder opnieuw te hoeven inloggen op een afzonderlijke web pagina.

Onder aan de pagina valt de Website optie op welke je naar je eigen, op Sharepoint gebaseerde, publieke website brengt (indien je deze optie wenst te gebuiken). Hierover later meer.

Outlook email, agenda en contacten

Het valt op dat de Outlook Web App erg veel lijkt op de vorige versies, wel ziet hett er allemaal wat frisser uit. Het biedt zodanig gebruiksgemak en functionaliteit dat je je afvraagt of we eigenlijk nog wel een desktop Outlook versie nodig hebben. Ik vermoed dat voor 99% van de Outlook gebruikers deze web-versie prima zou voldoen.

 

Als we door de opties bladeren valt het op dat Microsoft het gemakkelijker heeft gemaakt voor Office 365 gebruikers om zelf hun account te beheren: ze kunnen groepen aanmaken en toegang tot groepen aanvragen, mobiele apparaten wissen en er zijn vele wizards om gebruikers door veelvoorkomende taken te leiden zoals het verbinden met een mobiele telefoon, verbinden met Outlook (de desktop versie) of om contactpersonen te importeren.

Email

Er schuilen ook wat belangrijke wijzigingen onder de motorkap. Zo is het nu bijvoorbeeld mogelijk om email van een extern POP of IMAP account binnen te halen in je Exchange mailbox via ‘Connected Accounts’, heel gemakkelijk voor het linken met persoonlijke of op zichzelf staande email accounts.

Leuk is de optie om het uiterlijk van de Outlook Web App aan te passen met behulp van een Thema:

 

Ook is het nu mogelijk de mailbox van een andere gebruiker toe te voegen aan je Inbox zoals dit kan op de desktop versie. Erg handig voor resource mailboxen zoals bijvoorbeeld een info@ mailbox.

Agenda

Hier is niet veel nieuws te melden, wel is het nu wel mogelijk een de agenda van een andere gebruiker toe te voegen en ze naast elkaar weer te geven.

Contacten

Hier is de innovatie gestopt ;-) De layout en werking is vrijwel gelijk aan die van BPOS, graag zouden we wat social media features gezien hebben zoals de mogelijkheid om Facebook, Twitter of LinkedIn account toe te voegen. Maar goed, er is altijd een volgende keer…

Team Site

Dit is waar de kracht van Sharepoint om de hoek komt kijken. Er zijn aardig wat veranderingen ten opzichte van BPOS. De standaard Sharepoint pagina is een lege team pagina met aankondigingen en een documentenbibliotheek, dit is eenvoudig aan te passen met additionele ‘Web parts’ (voorgedefinieerde bouwstenen).

Het toevoegen en wijzigien van Sharepoint pagina’s voor specifieke toepassingen en gebruikers is heel eenvoudig. Hierbij kan gebruik gemaakt worden van de uitgebreide site gallery, deze bevat ook web databases zoals  een Contacten Database:

 

Met de ingebouwde Office Web Apps is het mogelijk om Word, Excel, Powerpoint en OneNote documenten te bekijken en wijzigen via de web browser, zelfs zonder Office op het werkstation. Een hele mooie feature hoewel het niet zal werken voor documenten met geavanceerde opmaak of beelden.

Ook kan elk Office document worden geopend in je lokale Office installatie en zullen wijzigingen terug naar het web worden gesynchroniseerd.

Andere mogelijkheden in Sharepoint zijn het synchroniseren van lijsten en bibliotheken met Sharepoint Workspace (onderdelel van Office Professional Plus) en Outlook op het lokale werkstation. Op deze manier kun je ook off-line met documenten werken. Zodra de computer weer is verbonden met het internet worden de documenten automatisch gesynchroniseerd.

 

Ook is het nu mogelijk sites te delen met mensen buiten de eigen organisatie. Dit kan door Site Actions – Share a Site te klikken en een bezoeker uit te nodigen (alleen lezen). De bezoeker ontvangt dan per email een een link die ze toegang geeft tot de site, hiervoor is wel een Live ID of hotmail ID nodig. Dit ID wordt dan de benodigde rechten toegekend.

Bouw je eigen Website

Deze functionaliteit is nieuw in Office 365 en zal vooral in de smaak vallen bij kleine bedrijven die zelf hun website willen beheren zonder iemand anders te betalen om het voor hen te doen.

Het is erg eenvoudig om snel een professioneel ogende website te bouwen (een goed ogende website is een ander verhaal ;-). Ook is het makkelijk om ‘gadgets’ toe te voegen zoals een kaart, contactformulier, of presentatie zonder enige technische kennis.

De hoeveelheid opties voor het aanpassen van het design en de layout is indrukwekkend met de vele thema’s, stijlen en kleurschema’s,  ook kunnen bijvoorbeeld achtergrond en kaders aangepast worden.

Wat missen we nog?

We zouden graag een persoonlijke documentenbibliotheek ingebouwd zien in alle versies (wel beschikbaar in de E versies) en de mogelijkheid deze ook met de desktop te sychroniseren en vanuit bijvoorbeeld Mijn Documenten te benaderen.

Cross-browser functionaliteit. Hoewel Microsoft geen problemen heeft met bijvoorbeeld Firefox en Safari is het nog niet dol op Google Chrome:

 

Wel moeten we zeggen dat Office 365 toch goed leek te werken met Google Chrome, maar garantie tot de deur! We hebben ook nog even geprobeerd Office 365 op de iPad te gebruiken, dit was redelijk succesvol maar we raakte in de problemen toen we team sites probeerden te wijzigen.

2-Factor authenticatie. Met meer en meer bedrijfsdata online zouden we graag sterke authenticatie ingebouwd zien met een soft-token voor de mobiele telefoon (zoals bijvoorbeeld voor Google Apps).

We zouden graag iCal support zien in de Outlook Web App net zoals in de desktop Outlook versie.

Agenda overlap. Waar de desktop versie van Outlook verschillende agenda’s over elkaar kan leggen kan dit nog niet in de Web App.

Meer Apps. Waar de Google Apps marketplace bol staat van de nuttige (en minder nuttige) add-on applicaties heeft Microsoft nog een flinke achterstand.

Prijzen

In tegenstelling tot BPOS wordt Office 365 in verschillende smaken geleverd. Zo is er een versie voor kleine bedrijven en zijn er verschillende versies voor grotere bedrijven. De prijzen lopen uiteen van €5,25 tot €20,75 per persoon per maand en variëren in functionaliteit (met of zonder Office Web Apps en een licentie van Office Professional Plus bijvoorbeeld) en het geboden supportniveau (alleen via forums of ook telefonisch). Voor een volledig overzicht in woord en beeld zie onze aparte pagina over Office 365 versies en prijzen.

Conclusie

Office 365 is een flinke verbetering ten opzichte van (het ook al goede) BPOS. Het biedt hele goede web-only functionaliteit en nog meer mogelijkheden in combinatie met de MS Office desktop software. Ook beloofd het goede mobiele functionaliteit (vooral met Windows Phone 7 verassend genoeg ;). Office 365 is een heel goed product voor kenniswerkers en het zou ons verbazen als het niet een grote hit gaat worden in de zakelijke markt.