Nieuw uiterlijk voor documentbibliotheken

Na Onedrive zijn ook de Team Site bibliotheken aan de beurt voor een nieuw moderner uiterlijk:

Document bibliotheek

 

Dit nieuwe uiterlijk is op dit moment alleen nog maar beschikbaar voor klanten die hebben aangegeven in een vroeg stadium updates te willen ontvangen (First Release).

Het voordeel van deze nieuwe weergave is dat deze wat eenvoudiger is en dat het nu ook mogelijk is om gemakkelijk documenten en mappen te kopiëren en verplaatsen. Helaas is het nog niet mogelijk documenten ook naar een andere bibliotheek te kopiëren of verplaatsen.

Mooi is ook dat je documenten heel snel kan groeperen op bepaalde eigenschappen en dat je heel snel een weergave kan definiëren zonder moeilijke menuopties. Ook kun je een belangrijk document vastpinnen aan de bovenzijde en kun je documenten als tegels weergeven. Heel handige functies.

Een nadeel van deze weergave is dat je de bovenste Team Site koppelingsbalk niet meer zichtbaar is waardoor je de weg een beetje kunt kwijtraken.

 

Office 365 wachtwoord scherm

Office 365 gids: Gemakkelijk op Office 365 inloggen

Op Office 365 inloggen doe je via portal.office.com, typ hier je zakelijke e-mail adres en je bijbehorende wachtwoord en klik op Aanmelden:

Office 365 aanmeldschermOffice 365 wachtwoord scherm

Let op:

  • Als je vaker op deze computer werkt vink dan ‘Aangemeld blijven’ aan, je loginnaam wordt onthouden en je hoeft de volgende keer alleen je wachtwoord in te geven
  • Je kunt je wachtwoord ook laten onthouden, klik dan op ja wanneer je de vraag krijgt om deze te laten onthouden (krijg je deze vraag niet, ga dan naar het kopje ‘Wordt je Office 365 wachtwoord niet onthouden in Windows’ verderop op deze pagina)
  • Als je met Sharepoint bestanden werkt in de Windows verkenner klik dan altijd het vinkje ‘aangemeld blijven’ aan, zie ook deze pagina over werken met Sharepoint in de Windows verkenner

Je wilt op Office 365 inloggen maar je wachtwoord werkt niet meer?

Let op dat Caps Lock uit staat, probeer ook het wachtwoord eens in Word in te typen en vanuit daar te kopiëren en plakken (ctrl-c en ctrl-v) in het wachtwoordveld, soms werkt dit wel. Let op dat je naam voor Office 365 inloggen meestal een andere is dan die waarmee je je op Windows aanmeld bij opstarten. Ook al is het e-mail adres hetzelfde, dan nog kan het wachtwoord anders zijn.

Als je wachtwoord echt niet werkt dan zit er niets anders op dan je Office 365 beheerder te vragen om je wachtwoord te herstellen.

Wordt je Office 365 wachtwoord niet onthouden in Windows?

Zorg ervoor dat je Browsegeschiedenis niet automatisch wordt verwijderd bij afsluiten:

  • Open Internet Explorer > Tandwieltje rechtsboven > Internetopties
  • Zorg ervoor dat het vinkje ‘Browgeschiedenis verwijderen bij afsluiten’ niet is aangevinkt
  • Klik op Toepassen en OK

Zorg ervoor dat Automatisch aanvullen aanstaat:

  • Ga naar Internetopties > tabblad Inhoud
  • Klik op Instellingen bij het kopje ‘Automatisch aanvullen’
  • Zorg ervoor dat er een vinkje staat bij ‘Gebruikersnamen en wachtwoorden op formulieren’
  • Klik op Toepassen en OK
Machtigingen verlenen Office 365 site bibliotheek

Office 365 gids: Machtigingen verlenen op een site bibliotheek

Binnen Sharepoint worden machtigingen op site apps, zoals een bibliotheek overgenomen van de bovenliggende site. Dat betekent vaak dat iedereen in je organisatie of afdeling lees- of zelfs bewerkrechten heeft hierop. Als je een app of document bibliotheek slecht ter beschikking wilt stellen aan één of meerdere personen doe je dat als volgt:

  • Ga naar de document bibliotheek waarvan je de machtigingen wilt wijzigen
  • Ga naar het tabblad ‘Bibliotheek’
  • Ga naar ‘Instellingen’ > ‘Bibliotheekinstellingen’
  • Ga naar ‘Machtigingen voor dit documentbibliotheekitem’
  • Je ziet nu de huidige machtigingen die worden overgenomen van de bovenliggende Site
  • Klik op ‘Overname van machtigingen stoppen’ en klik op OK
  • Selecteer nu de groepen ‘Leden’ en ‘Bezoekers’ en klik op ‘Gebruikersmachtigingen verwijderen’
  • Klik op ‘Machtigingen verlenen’
  • Typ de naam in van de gebruiker(s) die je toegang wilt verlenen
  • Klik op ‘Opties weergeven’ om het machtigingsniveau op te geven
  • Klik op ‘Delen’

John heeft nu als enige gebruiker machtigingen op de bibliotheek ‘Documenten’

Zie ook de video:

Office 365 gids: Verwijderde bestanden uit de Team Site prullenbak herstellen

Bestanden die verwijderd worden op de Office 365 Team Site worden nog 30 dagen in de prullenbak bewaard. U kunt deze op de volgende manier herstellen:

  • Ga naar ‘Inhoud van site’ links in het menu of via de het tandwieltje rechtsboven in beeld
  • Klik op ‘Prullenbak’
  • Doorzoek de prullenbak en vink het document dat je wilt herstellen aan
  • Klik op ‘Selectie herstellen’ en dan op OK

Het document is nu hersteld en op de oorspronkelijke locatie terug geplaatst.

Bekijk de bijbehorende video:

Office 365 logo

Office 365 gids: Product zonder licentie in Office 2013

Als onderdeel van Office 365 wordt de geldigheid van uw Office 2013 licentie gecontroleerd met uw Office 365 abonnement. Soms kan dit wat problemen geven en krijgt u een rode balk in de Office toepassingen waarin tussen haakjes staat (Product zonder licentie):

Office licentie fout

Er zijn een aantal zaken die u kunt controleren:

  • Controleer of u bent ingelogd in Office 2013:
    • Open een willekeurig Office programma zoals Word
    • Ga naar Bestand > Account
    • Controleer of u bent aangemeld met uw Office 365 account
  • Als u de foutmelding krijgt bij aanmelden ‘Er is een probleem opgetreden bij het installeren van de productcode’ voer dan bovenstaande stap uit nadat u Word heeft gestart als beheerder:
    • Blader naar het Word icoon en rechtsklik dit icoon, selecteer ‘Uitvoeren als Administrator’
  • Controleer of u een geldige Office licentie in uw Office 365 abonnement heeft:
    • Login op https://portal.microsoft.com/
    • Ga naar het tandwieltje rechtsboven > Instellingen voor Office 365 > Software
    • Indien u hier de download optie voor Office ziet dan heeft u een geldige licentie
  • Soms zijn er verschillende Office versies op PC’s aanwezig (of onderdelen hiervan) en veroorzaakt dit problemen, controleer of er slechts één Office 2013 versie op uw PC heeft die heet ‘Microsoft Office 365 ProPlus’
  • Indien al bovenstaande niet werkt kunt u proberen de licentie opnieuw aan Office te koppelen:
    • Open de CMD prompt als Administrator! (typ in het windows zoekvenster cmd)
    • Typ in the command line cd C:Program Files (x86)Microsoft OfficeOffice15
    • Typ cscript ospp.vbs /act

Office 365 gids: Een document extern delen

Een van de voordelen van een online systeem als Office 365 is dat je gemakkelijk informatie kan delen met collega’s en externen:

  • Ga naar je OneDrive of Team Site en blader naar het betreffende document
  • Rechtsklik op het document en klik delen:
    • Geef het email adres op van de persoon met wie je het document wilt delen
    • Geen het machtigingsniveau aan: bewerken of alleen weergeven
    • Typ een optioneel bericht voor de ontvanger
    • Geef aan of aanmelding is vereist
  • Klik op delen

Office 365 document delen

Office 365 document delen opties

De ontvanger krijgt nu een bericht met een link om het document in te zien of te te bewerken. Wanneer deze link wordt aangeklikt wordt het document in de betreffende Office Web App geopend. Ook kan de ontvanger hier een kopie downloaden indien gewenst.

Indien ‘Aanmelden vereist’ was uitgeschakeld werkt dit direct, wanneer aanmelding is vereist dient de ontvanger zich aan te melden met een Office 365 organisatieaccount of een Microsoft account (deze kan men kostenloos aanmaken of men kan een bestaand hotmail/outlook.com/live account gebruiken).

Office 365 gids: Werken met Office 365 op de Mac

Wij zien steeds meer Mac’s op de werkvloer opduiken. Maar hoe goed werkt de Mac nu eigenlijk met Office 365? Hieronder enkele van onze bevindingen:

  • Office 2011 voor de Mac is inbegrepen in de Premium abonnementen, je kunt je Mac dus voorzien van de laatste Office voor de Mac
  • Outlook 2011 werkt prima op de Mac maar er zijn enkele beperkingen ten opzichte van de Windows variant, zoals:
    • Werken met bijlages die je van Office 365 wilt halen, en daar ook wil opslaan, is erg omslachtig. Je moet deze eerst op de Mac opslaan (bijvoorbeeld je bureaublad) om deze vervolgens als bijlage toe te voegen resp. naar Office 365 op te slaan
    • Je kunt geen emails versturen namens een andere gebruiker
    • Ondersteuning voor openbare mappen is meer beperkt
  • Werken met mappen en bestanden is erg beperkt, je kunt mappen en bestanden niet gemakkelijk verslepen of bulks gewijs verplaatsen. Zelfs niet met de Office Document Connection
  • Lync werkt prima maar dient apart geïnstalleerd te worden, het maakt geen onderdeel uit van Office 2011
  • Er is geen OneDrive voor bedrijven voor de Mac

Onze conclusie is dat email en documenten in Office 365 prima op de Mac raadpleegbaar en bewerkbaar zijn, maar, het gebruik van de Mac als primaire IT middel in combinatie met Office 365 nog niet aan te bevelen is.

Office 365 gids: Office 365 agenda delen en inzien

Het is eenvoudig om je Office 365 agenda met collega’s te delen en ook agenda’s van collega’s te kunnen inzien (voor delen met externe personen volg deze link):

Je Office 365 agenda delen

Via Outlook 2013

  • Ga naar je Agenda
  • Rechtsklik je Agenda in het menu links (genaamd Agenda, Kalender of Calendar) > Klik ‘Delen’ > ‘Agenda delen’
  • Geef de namen van je collega’s op waarmee je je agenda wilt delen, kies het machtigingsniveau en klik op ‘Verzenden’

Office 365 agenda delen

Via de Outlook Web App / Outlook Online

  • Ga naar je Agenda in de blauwe balk bovenaan
  • Rechtsklik je Agenda in het menu links (genaamd Agenda, Kalender of Calendar) > Klik ‘Agenda delen’
  • Geef de namen van je collega’s op waarmee je je agenda wilt delen, kies het machtigingsniveau en klik op ‘Verzenden’

Agenda delen OWA

Een gedeelde Office 365 Agenda inzien

Als iemand je via bovenstaande methode zijn/haar agenda met je deelt wordt deze meteen aan je agenda overzicht toegevoegd. Als dit nog niet is gebeurt kun je dit zelf doen:

Via Outlook 2013

  • Ga naar je Agenda > Rechtsklik ‘Mijn Agenda’s’ > ‘Agenda’s toevoegen’ > ‘Uit adresboek’
  • Kies de naam van de agenda die je wilt inzien en klik ‘OK’

Via de Outlook Web App / Outlook Online

  • Ga naar je Agenda in de blauwe balk bovenaan
  • Rechtsklik op ‘Mijn Agenda’s’ > ‘Agenda openen’
  • In ‘Uit map’ vul je de naam in van de agenda die je wilt openen, klik daarna op ‘Openen’
Office 365 logo

Office 365 helpdesk nummers & opties voor bedrijven

Onderstaande Office 365 supportopties zijn beschikbaar voor beheerders van het Office 365 abonnement. Eindgebruikers kunnen terecht bij hun IT beheerder of Office 365 support partner.

Office 365 voor Business Essentials, Business Premium en Education

  • U kunt bellen met Microsoft op nummer 0800 020 2546 (meestal engelstalig):
    • 24 x 7 support voor kritische issues (1 of meer diensten zijn niet bereikbaar)
    • Tijdens kantooruren telefonische support voor niet kritische issues (geen gegarandeerde reactietijd)
    • Tijdens kantooruren voor vragen over facturering (meestal nederlandstalig)
  • U kunt een service aanvraag plaatsen via het beheerportaal
  • Uw vraag kunt u voorleggen op het Office 365 forum (engelstalig)
  • Uw vraag kunt u voorleggen aan uw Office 365 support partner

Office 365 voor Enterprise en Government

  • U kunt bellen met Microsoft op nummer 0800 020 2546 (meestal engelstalig):
    • 24 x 7 support voor kritische issues
    • 24 x 7 support voor niet kritische issues (volgende dag response voor ernstige issues, geen gegarandeerde reactietijd voor niet ernstige issues)
    • Kantooruren voor vragen over facturering
  • U kunt een service aanvraag plaatsen via het beheerportaal
  • Uw vraag kunt u voorleggen op het Office 365 forum (engelstalig)
  • Uw vraag kunt u voorleggen aan uw Office 365 support partner

Office 365 gids: Wachtwooord opnieuw instellen

Het wachtwoord van een ‘normaal’ gebruikers account kan alleen opnieuw ingesteld worden door een Office 365 beheerder. Het wachtwoord van een beheeraccount kan wel via een automatische procedure hersteld worden. We beschrijven beiden:

Reset het wachtwoord voor een gebruikersaccount:

  • Log in als beheerder op https://portal.microsoftonline.com/admin/default.aspx
  • Ga naar ‘Gebruikers en groepen’
  • Klik de betreffende gebruiker aan en klik op ‘Wachtwoord opnieuw instellen’ in het venster rechts (zie schermafbeelding hieronder)
  • Klik op ‘Wachtwoord opnieuw instellen’
  • Er wordt nu een nieuw tijdelijk wachtwoord gegenereerd, kopieer dit of laat het per email versturen
  • Geef het wachtwoord aan de gebruiker en vraag hem of haar hiermee aan te melden bij https://portal.microsoftonline.com om een definitief wachtwoord in te stellen

Wachtwoord opnieuw instellen

Reset het wachtwoord voor een beheeraccount

  • Ga naar https://portal.microsoftonline.com
  • Klik op de link ‘Hebt u geen toegang tot het account’ (zie schermafbeelding hieronder)
  • Geef je login naam op en type de tekens in de Captcha code en klik op ‘Volgende’
  • Er wordt nu een email gestuurd naar het secundaire email adres dat je hebt ingesteld
  • Klik op de link in de email, er wordt nu een autorisatiecode verstuurd naar het mobiele nummer dat je hebt ingesteld
  • Vul de ontvangen autorisatiecode in en klik op ‘Volgende’
  • Geef nu een nieuw (sterk) wachtwoord op en klik op ‘Voltooien’

Geen toegang tot account