Thuiswerken met Microsoft Office 365 en Teams

Online toepassingen zoals Microsoft Office 365 en Teams zijn bij uitstek geschikt om prettig thuis te kunnen werken. Met Office 365 heb je altijd toegang tot e-mails en documenten, terwijl je met Microsoft Teams op een leuke en vlotte manier samenwerkt in een virtueel kantoor. Met Teams kun je zelfs je afspraken vervangen door een Teams gesprek of vergadering waarvan de ervaring niet veel hoeft onder te doen voor een ‘echte’ afspraak, misschien is deze in sommige gevallen zelfs nog wel beter!

Er zijn een paar aandachtspunten om echt goed te kunnen thuiswerken met Office 365 en Teams:

Zorg voor apps én data

Allereerst is het van belang dat je apps en data goed voorzien zijn om in te werken. Als je Office 365 binnen je organisatie hebt maar het nog weinig gebruikt wordt dan kun je, met een beetje geluk, wel op Office 365 inloggen, je e-mail lezen en Office documenten maken, maar dan houdt het wel zo’n beetje op. Je hebt dan wel alle gereedschappen maar nog geen materie om mee te werken. Het is dus zaak dat alle benodigde applicaties gebruiksklaar zijn ingeregeld, al intensief gebruikt worden, en dat de data waarin je werkt in Sharepoint en Teams beschikbaar zijn (en niet op een server op kantoor!)

Een geschikt apparaat

Als alle apps en data in Office 365 goed voorzien zijn dan kunnen we thuis aan de slag. Maar daarvoor hebben we natuurlijk wel een geschikt apparaat nodig! Theoretisch kun je met zowat elk apparaat met een internetverbinding op Office 365 werken, een PC, Mac, tablet of smartphone. In de praktijk werk je het lekkerst met een apparaat wat er goed voor is ingericht en wat aansluit bij je werkzaamheden. Een heel rapport uitwerken op je telefoon of tablet is wellicht niet de beste keuze. Een laptop of PC, voorzien van de laatste Office versie en de juiste toegang tot je bedrijfsdata zal daarbij toch wat fijner werken. En wil je ook ergonomisch werken zorg dan voor een extra beeldscherm op de juiste hoogte en een apart toetsenbord en muis

Beveiliging

Ook uit beveiligingsoogpunt is het is niet aan te bevelen om op een willekeurig apparaat te beginnen werken, het best werk je op een machine waartoe alleen jijzelf of je collega’s toegang hebben (gehad). Deze machine moet ook zijn voorzien van de laatste updates en adequate beveiligingsmaatregelen (zoals sterke aanmelding, antivirus en disk versleuteling). Pak je zomaar een machine dan is deze hoogstwaarschijnlijk niet optimaal beveiligd en kunnen er zelfs al virussen, spyware of andere malware op staan

Teams, teams, teams

Microsoft Teams is dé tool voor online samenwerken met collega’s én externen. Zo kun je samen aan projecten en inhoud werken, chatten en (video-)gesprekken voeren. Chat één op één met collega’s, of met een groep mensen, start een videogesprek of plan een videovergadering. Gebruikt je gesprekspartner geen Teams, geen probleem, via de webbrowser kan hij of zij gewoon deelnemen. Bang dat je familieportretten in de huiskamer in beeld komen? Ook geen probleem, je kunt de achtergrond wazig maken in Teams gesprekken:

Bekijk ook ons artikel over videovergaderen met Teams

Wij hebben ook een handleiding voor Office 365 en een handleiding voor Microsoft Teams voor eindgebruikers gemaakt, je kunt deze gratis downloaden

Bij je er helemaal klaar voor? Dan wensen wij je veel thuiswerk plezier! Zo niet, neem dan eens met ons contact op om de mogelijkheden te bespreken!