Office 365 gids: Outlook of Outlook Web App

In Office 365 kan gekozen worden voor de Outlook Web App (ook wel Outlook Online) of Outlook 2007/2010/2013 als e-mail client. Voor bedrijven die een overstap naar de Outlook Web App overwegen is het goed te weten wat belangrijke verschillen zijn in functionaliteit en gebruikerservaring. Hier een aantal in het oog springende verschillen:

Email

  • Email handtekeningen. In de Outlook Web App kan slechts één handtekening worden ingesteld. Voor de meesten geen probleem maar sommige mensen gebruiken verschillende handtekeningen voor de verschillende rollen die zij vervullen. Handtekeningen in de logo’s zijn wat lastiger te realiseren en minder gebruiksvriendelijk voor de ontvanger (zie ook ons artikel over het instellen van een logo in de Outlook Web App).
  • Openbare mappen.  Vooralsnog kunnen openbare mappen slechts per map toevoegen aan de Outlook Web App, om door een groot aantal mappen te bladeren zul je ze dus één voor één moeten toevoegen.
  • Desktop integratie. Wanneer je op je werkstation op een email adres klikt, wordt er automatisch een nieuw bericht opgesteld met het e-mail adres in kwestie in het ‘Aan:’ veld. Ook kan bijvoorbeeld vanuit Word direct een document als bijlage naar een ontvanger worden verzonden. Met de Outlook Web App zijn dergelijke integraties slechts met technische instellingen (registerwijzigingen) mogelijk.
  • Toekennen van machtigingen. Met Outlook kun je eenvoudig machtigingen instellen voor gedelegeerde toegang. In de Outlook Web App is dit slechts mogelijk voor de Agenda.

Agenda

  • Sharepoint agenda toevoegen. In Outlook 2010/2013 kan een Sharepoint Agenda worden gekoppeld, in de Outlook Web App is dit niet mogelijk.

Contactpersonen

  • Gedeelde contactpersonen.  In Outlook kun je contactpersonen delen met collega’s. In de Outlook Web App is dit niet mogelijk.
  • Sharepoint contactpersonen toevoegen. In Outlook 2010/2013 kunnen Sharepoint Contactpersonen worden gekoppeld, in de Outlook Web App is dit niet mogelijk.
  • Contactpersonen gebruiken voor samenvoegen. Contactpersonen in de Outlook Web App kunnen alleen met een omweg worden gebruikt voor het samenvoegen in Word. Ook kun je de Outlook Web App niet gebruiken om samengevoegde e-mail berichten te versturen.

Wat is er nieuw in 2013 Office 365?

In 2013 zal Office 365 worden opgewaardeerd met de 2013 versies van Office, Exchange, Sharepoint en Lync. Voor bedrijven zullen er Small Business en Enterprise varianten komen. Wat lijken vooralsnog de meest in het oog springende wijzigingen in deze nieuwe versie te zijn?

Algemeen

  • De opmaak is in zijn geheel opgefrist en meer samenhangend, zo is er ten alle tijde dezelfde nagivatiebalk bovenaan
  • De opmaak zal meer geschikt zijn voor werken op mobiele appartuur zoals telefoons en tablets. De Outlook Web App zal nu ook op tablets goed bruikbaar zijn waar we eerder nog de pre-2010 OWA applicatie kregen.
  • De introductie van nieuwe Office 365 abonnementen met aangepaste prijzen

Outlook/Exchange email

  • De Outlook Web App heeft een nieuwe look & feel. De navigatie voor Agenda en Contactpersonen is verhuist naar de navigatiebalk bovenaan, alleen de taken blijven links in de navigatebalk achter.
  • Gebruikers kunnen zelf Apps toevoegen aan Outlook Web App.
  • De Outlook Web App kan ook off-line worden gebruikt
  • Gedeelde postbussen zijn nu geheel inzichtelijk als gekoppelde postbus, niet alleen de Postvak In hoofdmap
  • Beheerders kunnen gemakkelijk gedeelde postbussen aanmaken en hierop permissies toekennen, voorheen moest dit met Powershell scripting
  • Publieke mappen zijn weer geherintroduceerd na een afwezigheid in Exchange 2010

Sharepoint

  • Nieuwe look & feel. Ook hier speelt zich nu veel af in de navigatiebalk bovenaan, ook de site-instellingen zijn nu hier naartoe verhuist.
  • MySite is nu gesplitst  in de Newsfeed en SkyDrive. De Newsfeed geeft je alle updates weer van mensen en inhooud die je volgt, ook kun je hier zelf berichtjes en blog berichten schrijven. Skydrive synchroniseerd met de Skydrive Pro app in plaats van Sharepoint Workstation. Binnen Skydrive Pro heeft iedere gebruiker 7GB aan opslagruimte (onder voorbehoud).
  • Nieuw is de Site mailbox waarbij email items (al dan niet met bijlagen) snel naar een Sharepoint site kunnen worden gekopieerd. De Site mailbox lijkt alleen in Outlook 2013 koppelbaar (niet in de Web App).
  • Sharepoint Workspace is vervangen door Office 2013 Skydrive Pro
  • Sharepoint toepassingen kunnen eenvoudig worden toegevoegd via de App store
  • Sterk verbeterde applicaties zoals de takenlijst met tijdlijn, discussies en een nieuwe notitie applicatie (OneNote)
  • Sitesjablonen voor een ‘community site’ cq. forum en een projectsite
  • Office documenten kunnen worden geïntegreerd in een web pagina
  • Gebruikers kunnen inhoud waarderen met ‘sterretjes’ of ‘likes’
  • Eenvoudig documenten delen met externe personen, optioneel ook zonder authenticatie via link, zowel bekijken als wijzigen!
  • Drag-and-drop support voor documenten in bibliotheken, eindelijk!
  • Publieke websites zijn nu sterk verbeterd, bijvoorbeeld in aanpasbaarheid en zoekmachinevriendelijkheid

Office 2013 / Office 2013 Web Apps

  • Office 365 Sharepoint of Skydrive zal als standaard opslaglocatie dienen voor documenten
  • Documenten kunnen rechtstreeks vanuit Office worden gedeeld met anderen
  • Gelijktijdig wijzigen nu ook in de Word Web App en tussen Web App en de desktop versie van Word
  • In de Word Web App kun je nu bewerken in de afdrukweergave
  • In de Word Web App kun je pagina afmetingen, orientatie en marges instellen
  • De mogelijkheid om gemakkelijk een enquete/invulformulier te maken met de Excel Web App
  • Office 2013 kan nu ook als een streaming applicatie worden uitgevoerd zonder dat het hoeft te worden geïnstalleerd
  • Ook Microsoft Project en Visio zullen als onderdeel van Office 365 worden aangeboden in de Enterprise abonnementen

Een IaaS aanbieder kiezen: waar moet ik op letten?

Het uitbesteden van uw infrastructuur doet u niet zomaar. Hoe vindt u de juiste IaaS aanbieder voor uw bedrijf? Wij helpen u op weg met een aantal belangrijke aandachtspunten.

Voordat we een overzicht geven van technische en organisatorische aandachtspunten wil ik u toch op het hart drukken dat de klik met uw IaaS leverancier misschien wel een van de belangrijkste criteria. Past de cultuur van de aanbieder bij die van uw bedrijf? Gaan zij serieus om met uw business? Zijn ze te groot voor u of juist te klein? Heeft u een eigen contactpersoon? Allemaal vragen die niet belangrijk lijken maar vaak in de praktijk juist doorslaggevend blijken.

Een goed startpunt voor de zoektocht naar een IaaS aanbieder is de Dutch Hosting Provider Association (DHPA). Hierbij zijn veel van de betere aanbieders aangesloten. Bekende namen zijn Leaseweb, IS Online, Denit, WideXS, Cyso en Uniserver (aanrader!).

Daarnaaast zijn er de grote internationale spelers zoals Rackspace en Amazon waarbij de persoonlijke benandering en flexibiliteit (uiteraard) beperkt is.

Technische eisen

  • Zijn de gewenste server- en infrastructuur specificaties mogelijk? Sommige aanbieders zijn vrij rigide in hetgeen ze aanbieden, anderen zijn flexibeler en hebben meer mogelijkheden.
  • Hoe wordt performance en capaciteit van servers, netwerk en storage gemonitored? Voor een stabiele infrastructuur zijn deze zaken essentieel.
  • Wordt er gebruik gemaakt van een SAN of lokale storage? Sommige goedkopere aanbieders bieden alleen storage aan op lokale servers en niet op een Storage Network (SAN), dit heeft veel nadelen.
  • Is het mogelijk systeemresources zoals geheugen en diskruimte voor een virtuele server uit te breiden?
  • Kunnen systeemimages worden gekopieerd bij verhuizing naar een andere aanbieder?
  • Worden de gewenste Microsoft licenties in het SPLA model aangeboden? Denk hierbij aan bijvoorbeeld bepaalde Windows of SQL varianten of bijvoorbeeld RDS en MS Office licenties.

Beveiliging

  • Waar zijn de gebruikte datacentra gesitueerd (Nederland, EU of daarbuiten)? Dit is met name van belang met betrekking tot privacywet- en regelgeving.
  • Is het mogelijk VLAN’s vrij te configureren? Meerdere VLAN’s bieden de mogelijkheid de virtuele infrastuctuur te segmenteren.
  • Is het mogelijk een managed firewall af te nemen of een eigen (virtuele) firewall te installeren en/of te beheren?
  • Zijn basisvoorzieningen dubbel uitgevoerd (netwerk/stroom/storage controllers)?
  • Is het mogelijk een High Availability optie af te nemen waarbij bij falende hardware de server automatisch naar werkende hardware wordt overgeplaatst?
  • Worden back-ups off-site uitgevoerd?
  • Hoe wordt back-up media beveiligd? Denk hierbij aan opslag, toegang, versleuteling etc.
  • Is het datacentrum gecertificeerd? (zoals SAS 70 Type II of ISO 27001)

Organisatorisch

  • Is er een beveiligingsbeleid aanwezig?
  • Zijn er certificeringen aanwezig op het gebied van kwaliteits- of security management? (zoals ISO27001 of ISO9001)
  • Welke medewerkers hebben toegang tot klantdata en back-ups? Is dit geminimaliseerd?
  • Zijn medewerkers met toegang tot klantgegevens gescreend?
  • Is er een minimale contractduur voor de afgenomen diensten?
  • Kan er initieel een proefopstelling worden afgenomen zonder aan een contract te zijn verbonden?
  • Wat is de opzegtermijn voor individuele Virtual Machines? Bij sommige aanbieders kan per maand worden opgezegd, anderen hanteren een minimale contractduur.
  • Is er 24×7 telefonische bereikbaarheid bij storingen?
  • Is er een formeel SLA aanwezig?
  • Wat is de SLA uptime garantie? Zijn hieraan financiële consequenties verbonden?
  • Hoe is de financiële gezondheid van de leverancier? Infrastructuur is kostbaar en de aanschaf hiervan kan een grote invloed op de financiële situatie van de aanbieder hebben.
  • Wordt er een formeel raamwerk gebruikt voor beheer van de technische infrastructuur (wijzigingen, updates e.d.)? Welk raamwerk?
  • Zijn er ‘industry’ certificeringen aanwezig voor het virtualisatieplatform, het SAN en netwerkinfrastructuur?

Bovenstaande zijn slechts enkele aandachtspunten, uiteraard zijn de eisen voor iedere organisatie anders. Wij helpen u graag bij het samenstellen van een volledig eisenpakket.

Office 365 op iPad en iPhone

Met Office 365 en tablet computers in opmars krijgen wij vaak de vraag of Office 365 goed gebruikt kan worden op de iPad en iPhone. In dit artikel laten we zien wat de mogelijkheden en beperkingen zijn ten aanzien van email & agenda’s, documenten en communicatie.

Klik hier voor instructies om Office 365 in te stellen op uw ipad of iphone

Office 365 kernfuncties

Office 365 bestaat in essentie uit onderstaande 3 onderdelen:

  1. Exchange Online voor email, agenda, taken en contactpersonen
  2. Sharepoint Online voor samenwerken en documenten opslaan, raadplegen en bewerken
  3. Lync Online voor communcatie en aanwezigheid

Hiervan zijn Exchange en Sharepoint benaderbaar via zowel via de web browser als via de bijbehorende client toepassingen: Outlook en Office 2007/2010. Deze client toepassingen zijn vooral bekend van de PC, we zullen dus kijken hoe dit op de iPhone en iPad uitpakt.

Office 365 op de iPad

Email, agenda, taken en contactpersonen

Hiervoor kan Office 365 op 2 manieren worden geraadpleegd:

  • Office 365 Outlook Web App op de iPadVia de Outlook Web App binnen de Safari web browser. Dit werkt prima maar is naar onze mening niet geoptimaliseerd voor aanraakschermen zoals op de iPad. De knoppen en teksten zijn erg klein en dit navigeert en leest niet echt heel prettig. Taken lijken niet ondersteund te worden in de Outlook Web App. Het URL is http://m.outlook.com/
  • Via de ingebouwde Mail applicatie. De iPad Mail applicatie werkt zoals we van Apple gewend zijn heel prettig en navigatie is snel en gemakkelijk. Ook het verplaatsen, beantwoorden en doorsturen van berichten is erg gemakelijk. Bijkomend voordeel van de ingebouwde Mail app is dat je notificaties krijgt van nieuwe berichten en direct email via je Office 365 account kan versturen vanuit andere iPad apps.
    Office 365 Agenda op de iPadDe iPad Agenda applicatie is een lust om mee te werken, het is eenvoudig door weken te bladeren, afspraken te bekijken en te bewerken, veel ruimte voor verbetering is hier niet! Ook krijg je desgewenst automatisch een alarm melding bij afspraken zoals we dat in Outlook gewend zijn.
    De Herinneringen app is geintroduceerd in IOS 5  en geeft een eenvoudig en helder overzicht van gesynchroniseerde Outlook taken. Gemarkeerde emails worden niet in de Herinneringen app weergegeven maar alleen als vlaggetje in de Email app.

Samenwerken en Documenten

Ook hiervoor kan Office 365 op 3 manieren worden geraadpleegd:

  • Via de reguliere Sharepoint web pagina. Indien we via Safari via het portaal of het gebruikelijke URL naar de Team Site gaan komen we op de ‘normale’ Sharepoint pagina terecht. Deze ziet er behoorlijk goed uit en is ook goed bruikbaar. Toch zijn, net als bij de Outlook Web App, tekst en knopjes wat klein voor comfortabel en snel gebruik.
    Het bewerken van Office documenten via de browser werkt ook, zij het met horten en stoten, maar al met al geen slechte poging van Microsoft!
  • Office 365 Shareplus op de iPadVia de mobiele Sharepoint pagina. Door de extensie ?Mobile=1 achter het gebruikelijke Sharepoint URL te plakken komen we op de mobiele Sharepoint pagina. Deze site is ontwikkeld voor apparaten met kleine shermen en biedt met eenvoudige tekstlinks optimale compatibiliteit. Hierdoor ziet het er wat spartaans uit maar het werkt prima voor incidenteel benaderen van documenten en lijsten. Office documenten kunnen zelfs via de ingebouwde viewer worden bekeken.
  • Via een additionele app. Met een app als Shareplus kan Sharepoint eenvoudig worden geraadpleegd. Het voordeel van een dergelijke app is dat het gebruik voor de iPad en iPhone is geoptimaliseerd met grote knoppen en icoontjes, dit werkt erg prettig.

Communicatie

Office 365 communicatie kan maar op één manier, namelijk via de Lync 2010 applicatie voor de iPad. Hiermee kan afwezigheidsinformatie worden bekeken en kunnen chatberichten worden verstuurd. Voice en video wordt vooralsnog niet ondersteund.

Office 365 op de iPhone

Office 365 Sharepoint iPhone

Email, agenda, taken en contactpersonen

Hiervoor geld in grote lijnen hetzelfde als voor de iPad ware het niet dat de Outlook Web App via de iPhone Safari browser eigenlijk nauwlijks werkbaar meer is door de kleine schermafmetingen. Je moet dan wel heel veel in- en uitzoomen. Het best werken de ingebouwde apps.

Samenwerken en Documenten

Ook hier geld eigenlijk hetzelfde als hierboven, de reguliere Sharepoint pagina is te groot om prettig mee te kunnen werken. De mobiele Sharepoint pagina komt hier wat meer tot zijn recht en ook een applicatie als Shareplus werkt prima.

Communicatie

Hiervoor geld hetzelfde als op de iPad met het verschil dat een contactpersoon met een druk op de knop via de ‘gewone’ mobiele telefoon gebeld kan worden.

Conclusie

Zowel de iPad als de iPhone zijn prima te gebruiken in combinatie met Office 365 maar onze voorkeur gaat hierbij wel uit zoveel mogelijk van de ingebouwde en add-on iPad/iPhone apps gebruik te maken. De Office 365 web applicaties zijn nog niet geoptimaliseerd voor intensief mobiel gebruik maar zijn een prima alternatief voor incidentele toegang.

 

Cumulus IT cloud

Cloud IT strategie: hosted desktop of web applicaties?

Veel bedrijven ontdekken de voordelen van het onderbrengen van hun IT systemen bij gespecialiseerde aanbieders. Er zijn twee zeer verschillende stromingen voor het adopteren van deze aanpak. In de eerste stroming blijft men werken vanaf het eigen werkstation en desktop en worden bestaande applicaties vernieuwd of vervangen door web applicaties. Deze web applicaties kunnen in eigen beheer worden gehost of rechtsreeks als dienst bij derden worden afgenomen (SaaS). In de tweede stroming wordt de bestaande IT omgeving op een vergelijkbare manier opnieuw opgebouwd in een datacentrum en wordt de desktop gevirtualiseerd.

Hosted desktop

De hosted desktop is niets nieuws, oplossingen op basis van bijvoorbeeld Citrix zijn al meer dan 10 jaar erg populair in met name grotere bedrijven. Nieuw is dat dit type oplossing steeds meer wordt aangeboden als een gehoste dienst via het Internet en daarmee ook binnen bereik van kleine bedrijven is gekomen (bijvoorbeeld KPN’s online werkplek).

Is het cloud?

Een hosted desktop oplossing voldoet aan vele definities van de cloud, zo is het schaalbaar, elastisch, wordt het afgerekend op basis van gebruik en is het benaderbaar via het web. Het voldoet wat minder aan een andere belangrijke eigenschap, namelijk dat het snel is op te zetten met minimale inspanning van de leverancier, dit omdat vaak bedrijfsspecifieke applicaties worden geïnstalleerd en de oude omgeving moet worden nagebootst. Over het algemeen zal de gehoste desktop als cloud dienst worden aangemerkt zolang de omgeving op gevirtualiseerde en gedeelde hardware draait.

Wat zijn de voordelen ten opzichte van web applicaties?

VMware's virtual desktop solutionBeheersbaarheid & beveiliging
Bij een hosted desktop heeft de beheerder ultieme controle over de omgeving van de gebruikers. De hosted desktop kan dicht worden getimmerd en de beheerder kan de verbindingen met het lokale (onveilige) werkstation minimaliseren. Toch zal de beheerder zich willen verzekeren dat het lokale werkstation goed is beveiligd om diefstal van aanmeldgegevens of meeliften over de geauthenticeerde verbinding te voorkomen.

Beperkt werkstationbeheer nodig
Het enige wat aan werkstationzijde nodig is voor het goed functioneren van de hosted desktop is de desktop client applicatie en toegang tot het internet. Afwijkingen in de configuratie op het werkstation hebben verder geen enkele invloed op de werking van de hosted desktop of de gebruikerservaring.

Bekende gebruikerservaring
Indien wordt overgeschakeld van een eigen serveromgeving naar een gehoste desktopomgeving kunnen bestaande applicaties veelal behouden blijven en kan de omgeving in gote lijnen worden nagebootst zodat in veel gevallen de noodzaak tot het opnieuw opleiden van gebruikers tot een minimum beperkt kan blijven.

Appplicaties over te zetten zonder aanpassingen, herontwikkeling of nieuwe aanschaf
Bij desktopvirtualisatie kunnen bestaande applicaties, zoals bijvoorbeeld in eigen beheer ontwikkelde applicaties, vaak zonder wijzigingen worden opgenomen in de gehoste omgeving.

Wat zijn de nadelen ten opzichte van web applicaties?

Dubbele infrastructuur
Bij aanschaf van een werkstation is deze reeds voorzien van een geheel operationele en gelicenceerde desktop, klaar voor gebruik. Met een hosted desktop wordt hier nog een extra schil bovenop geplaatst. Er wordt processorkracht, geheugen en opslagcapaciteit afgenomen ‘in de cloud’ voor de hosted desktop, terwijl het ‘echte’ werkstation nauwlijks belast is. Daarnaast wordt per hosted deskop een extra licentie afgenomen voor gebruik van de remote sessie-software en eventuele additionele beheerstools.

Bovenstaand argument is minder van toepassing indien thin clients worden gebruikt. Toch geld ook daar dat de thin client op zich een capabele machine is en een soortgelijke machine gemakkelijk in staat zou zijn om bijvoorbeeld web applicaties te draaien. Denk hierbij aan voorbeelden als de iPad of de nieuwe Chromebooks die ook als Web thin client beschouwd kunnen worden (in het geval van de iPad wel letterlijk heel ‘thin’ ;-).

Beheer van de centrale omgeving en applicaties
Ondanks het feit dat het werkstationbeheer minimaal zal zijn, zullen de centrale infrastructuur en legacy applicaties wel onderhouden moeten worden, waar in de web only omgeving er geen centrale infrastructuur is.

Multimedia en randapparatuur
Hosted desktops kunnen moeite hebben met zware (bi-directionele) multimedia toepassingen zoals audio en video conferencing (hoewel bijvoorbeeld Citrix hiertoe haar HDX technologie heeft ontwikkeld). Ook afwijkende randapparatuur kan een probleem vormen (omdat deze door de centrale sessie server moet worden aangestuurd).

Mobiele toegang
Web applicaties zijn benaderbaar via ieder apparaat met een web browser en een internetverbinding, vaak hebben zij ook een versie geschikt voor mobiele apparatuur. Hosted desktops daarentegen zijn niet erg geschikt om te benaderen via kleine beeldschermen.

Conclusie

De keuze voor een van beide stromingen zal afhankelijk zijn van vele factoren. Zo zal er altijd een markt blijven voor hosted desktops in sterk gereguleerde omgevingen. Wel zien wij een trend naar deregulatie en zelf-management waarbij een willekeurig (privé-) apparaat met internet toegang en web browser gebruikt kan worden om toegang te krijgen tot de informatiesystemen. Voor wie dat een stapje te ver gaat zijn er oplossingen op de markt aan het verschijnen voor het in toom houden van losse computers buiten de muren van het bedrijfsnetwerk, zoals de cloud beheertool Microsoft Intune.

Onze verwachting is dat in omgevingen waar de het meerendeel van de bedrijfsapplicaties op web technologiëen gebaseerd is, het steeds moeilijker zal worden een keuze voor relatief kostbare hosted desktop te rechtvaardigen. Vooralsnog is de hosted desktop een prima tussenstation, of de populariteit stand houdt op de lange termijn is zeer de vraag.

Wij verwachten op de lange termijn een trend naar web thin clients, bijvoorbeeld op basis van Chrome OS, in combinatie met applicatie virtualisatie voor legacy applicaties die we niet het web in kunnen, of willen, krijgen.

Cumulus Cloud

VDS, VPS of toch maar private cloud? IaaS ontrafeld

Cumulus CloudCloud is hip. Dat vinden niet alleen CIO’s maar ook marketeers, zij zijn helemaal los in de cloud en bedenken de mooiste termen voor hun IaaS diensten: VDS, VPS, EC2, Cloud etc. Bent u op zoek naar een cloud oplossing? Wij hebben het met u te doen. We zullen proberen u een duwtje in de rug te geven: IaaS ontrafeld.

De basis

Voordat we echt de terminologie in duiken eerst even terug naar de basis. IaaS staat voor Infrastructure as a Service, wat wil zeggen dat hard- en software door de klant niet wordt aangeschaft maar wordt afgenomen als een dienst. De hard-en software blijft eigendom van de dienstenleverancier en zij zijn verantwoordelijk voor het onderhoud en correct functioneren.

Hoe ziet het er uit

Bij IaaS wordt veelal een Virtuele Machine (VM) opgeleverd met een bepaalde capaciteit en eventueel met software zoals een Operating System en Database Software. Deze virtuele machine staat vervolgens geheel ter beschikking van de klant en kan gebruikt worden voor zowel interne als externe toepassingen.

De Virtual Machine wordt aangeboden door een virtualisatieplatform zoals VMWare (meestal ESX of ESXi) of Xen. Eén fysieke server biedt plaats aan vele virtuele machines, je deelt dus de fysieke hardware met andere bedrijven maar de virtualisatiesoftware zorgt ervoor dat de omgevingen geheel van elkaar gescheiden zijn. Het is dus niet zo dat je over het hekje bij de buren in de tuin kan kijken.

Hoe wordt het aangeboden?

De meest voorkomende termen voor een IaaS oplossing zijn Virtual Private Server (VPS) of Cloud Server. Als je op zoek bent naar een IaaS ‘cloud’ oplossing kun je producten als managed hosting, co-location en dedicated hosting negeren. Bij managed hosting deel je een server met anderen, bij co-location en dedicated hosting wordt een aparte fysieke server gereserveerd voor gebruik door één klant.

De termen VPS en VDS (Virtual Dedicated Server) worden nogal eens door elkaar gebruikt. Soms wordt met VDS exact hetzelfde bedoeld als VPS en soms wordt VDS gebruikt om aan te geven dat virtuele hardware wordt gereserveerd zonder dat het wordt overboekt. In enkele gevallen wordt VDS (ten onrechte) zelfs gebruikt voor gereserveerde fysieke hardware.

IaaS wordt normaliter afgerekend op basis van de hoeveelheid capaciteit die wordt afgenomen: de hoeveelheid processorkracht (CPU cores), geheugen, opslagruimte en netwerkverkeer. Bij sommige leveranciers wordt ook nog per tijdshoeveelheid doorberekend (Amazon, Rackspace).

Vaak wordt een keuze geboden in het gewenste diensten-niveau (SLA’s), dit kan variëren van verschillende beschikbaarheidsniveau’s (van 99% tot 99,99%) en bereikbaarheid (kantooruren of 24×7) tot het installeren van OS updates en het monitoren van applicaties. Ook worden veelal opties als back-up, extra firewalls en softwarelicenties tegen meerprijs aangeboden.

Wat is private cloud?

De term Private Cloud wordt nogal willekeurig gebruikt en is voornamelijk een marketing term. Een Private Cloud kan refereren naar een interne of externe virtualisatieoplossing op gereserveerde hardware. Dit valt eigenlijk niet meer binnen de cloud definitie (schaalbaarheid, elasticiteit, afgerekend op basis van verbruik).

Private Cloud wordt door sommige aanbieders gebruikt om aan te geven dat de IaaS oplossing is voorzien van een extra firewall, een eigen virtueel netwerk (VLAN en/of subnet) of een koppeling met het bedrijfsnetwerk door middel van een beveiligde tunnel (VPN) mogelijk is.

Een keuze maken

Hoewel de meeste aanbieders schermen met capaciteit en scherpe prijzen zijn er veel meer variabelen die van belang zijn. Zo zal allereerst gekeken moeten worden of de geboden oplossing voldoet aan de gestelde eisen, denk hierbij aan de locatie van de data (WBP), beschikbaarheidsniveau’s, dienstverlening, security compliance, back-up mogelijkheden, performance, overboeking, geografische redundantie, opzegtermijn, exit strategie etc.

Box.net review – online bestanden opslaan en delen

Er zijn ontelbaar veel online file storage oplossingen. Maar bestaat er ook een serieus cloud alternatief voor die stoffige machine die in het bezemhok staat te brommen? Box.net biedt een oplossing voor het online opslaan, delen en samenwerken aan bestanden, wij onderzoeken hoe bruikbaar Box.net is binnen (project-)teams en voor het MKB.

Waarom zou ik mijn bestanden online opslaan?

Bestanden die online zijn opgeslagen zijn makkelijk te benaderen vanaf verschillende locaties, denk aan een nevenvestiging of thuiskantoor. En ook vanaf de mobiele telefoon zijn de bestanden te raadplegen zonder technische poespas zoals VPN’s.

Ook is het gemakkelijk bestanden te delen met klanten, partners en binnen projectgroepen zonder continue bijlagen heen en weer te sturen.

Een ander belangrijk voordeel is de betrouwbaarheid, data wordt redundant opgeslagen in grote rekencentra en er worden automatisch back-ups gemaakt.

Hoe het werkt

Met Box.net worden alle bestanden online (in de cloud) opgeslagen. De bestanden kunnen door de gebruikers zelf worden geupload of door de beheerder. Het is mogelijk bestanden te uploaden middels drag-en-drop in de web-browser (op basis van HTML5) of het is mogelijk deze te uploaden middels batch upload. Daarnaast kunnen bestanden worden geupload via het Synchronisatie component.

Nadat de bestanden zijn geupload kunnen ze op verschillende manieren worden geraadpleegd:

  • Je kunt op de Box web pagina inloggen en de bestanden hier bekijken via de ingebouwde ‘viewers’, handig wanneer je aan het werk bent op een PC/Mac (of iPad) zonder Microsoft Office of een PDF lezer bijvoorbeeld. Ook kan het veiliger en sneller zijn om de bestanden niet naar de PC te hoeven downloaden maar online te laten.
  • Ook is het mogelijk een bestand te downloaden en zo op de PC of Mac te bekijken. Je kunt dan ook de online kopie ‘locken’ zodat collega’s het bestand niet kunnen wijzigen terwijl jij eraan aan het werken bent.
  • De laatste mogelijkheid is het installeren van een desktop synchronisatie component waarmee een virtuele folder wordt aangemaakt (de locatie kun je zelf opgeven) die continue gesynchroniseerd wordt met geselecteerde mappen in de online opslagruimte. Dit maakt het gemakkelijk met programma’s als Microsoft Office te werken zonder bestanden steeds te hoeven downloaden, wijzigen en weer opnieuw te uploaden. Ook is dit handig voor het werken aan bestanden terwijl je niet bent verbonden met het web, wanneer je weer online bent worden dan alsnog de bestanden gesynchroniseerd.

Maar er is meer…

Box.net is niet zomaar een online opslagruimte, het biedt uitgebreide mogelijkheden voor het delen van bestanden en samenwerken:

  • Opmerkingen en discussies kunnen worden toegevoegd aan bestanden, denk bijvoorbeeld aan verzoek tot beoordeling of goedkeuring aan één of meerdere collega’s. Deze taken kunnen ook van een eind-data worden voorzien.
  • Versiebeheer. Box.net slaat automatisch verschillende versies op van documenten en files, de verschillende versies kunnen worden bekeken en worden hersteld indien nodig.
  • Embedding. Bestanden of mappen die je wilt delen met anderen kun je in een willekeurige pagina plaatsen door middel van een stukje ’embed code’, je kunt hierbij het formaat van het venster zelf aangeven.

Bestanden delen

In tegenstelling tot de meeste concurrentie biedt Box.net (in de Business en Enterprise versies) uitgebreide mogelijkheden voor uitrol in werkgroepen en MKB. Het biedt de mogelijkheid autorisaties fijnmazig in te stellen op mappen middels rollen zoals bekijken, wijzigen, beoordelen etc. De Enterprise versie biedt daarin nog meer mogelijkheden zoals het gebruik van groepen, het instellen van wachtwoord sterkte en veel meer.

Mobiele toegang

Box.net heeft mobiele applicaties ontwikkeld voor iPhone, iPad en Android. Er een mobiele website (m.box.net) voor de overige mobiele platformen.  Wij hebben de iPhone versie gebrobeerd en zijn zeker onder de indruk, het is mogelijk allerlei bestandsformaten te bekijken en opmerkingen te lezen en plaatsen. Bestanden kunnen op de iPhone worden gecached. Ook is het mogelijk photo’s uit de Gallery te uploaden naar een Box.net folder, handig!

De iPad app is erg populair aangezien deze het mogelijk maakt op je iPad Microsoft Office bestanden en pdf’s te bekijken. Het is ook mogelijk opmerkingen toe te voegen vanaf iPhone of iPad.

Integratie & uitbreidingen

Box.net biedt vele uitbreidingen via het OpenBox platform. Denk hierbij aan toepassingen voor het elektronisch ondertekenen van bestanden (EchoSign) of een plug-in voor het bewerken van Microsoft Office bestanden op de iPhone of iPad (QuickOffice Connect). Daarnaast biedt Box ook integraties met bijvoorbeeld Salesforce en Google Apps voor Single Sign-On en wederzijdse toegang tot de agenda en bestanden.

Hoe zit het met de beveiliging?

Beveiliging is altijd een discussiepunt als het gaat om online applicaties (meer daarover in onze post over cloud security). Wel kunnen we ervan uitgaan dat beveiliging hoog op de agenda zal staan bij Box.net aangezien security incidenten wel het laatste zal zijn waar ze op zitten te wachten. Hier zijn meer details te vinden over de beveiligingsmaatregelen. Box is een Amerikaans bedrijf en staat op de ‘Safe Harbour’ lijst wat wil zeggen dat aan de EU Data Protection eisen is voldaan.

Conclusie

Box.net is een erg funtionele en heel mooi gebouwde toepassing. Het is duidelijk dat er erg goed is nagedacht over de behoeften van de klanten. Hoewel wij van mening zijn dat Box zelfs voor traditionele bedrijven goed kan werken denken wij dat het pas echt tot zjin recht zal komen in dynamische bedrijven die volop willen profiteren van de voordelen die online IT kan bieden.

MS Dynamics online CRM – killer of overkill voor MKB?

Microsoft lanceerde recentelijk haar nieuwe en verbeterde Dynamics online CRM. Aan het agressieve prijskaartje en de indrukwekkende functionaliteit is te zien dat het Microsoft menens is. Wij zulen uitzoeken of het ook voor kleinere bedrijven een aantrekkelijk product is.

Microsoft is al sinds 2003 aktief in de CRM markt en Dynamics CRM is uitgegroeid to een populair CRM systeem in voornamelijk grotere bedrijven. Het is een uitgebreid CRM systeem, gemakkelijk te integreren met bestaande IT systemen zoals financiële systemen.

De eerste online versie van Dynamics werd geintroduceerd in 2008. Met de eerder dit jaar gelanceerde 2011 versie,  is Dynamics CRM nu ook binnen bereik gekomen van kleinere bedrijven, er is geen minimum gebruikers aantal en het prijskaartje is aantrekkelijk met ongeveer 31 euro per maand.

Gebruiksgemak

Dynamics CRM kan op drie manieren worden benaderd, via de web browser, via Outlook of via een mobiele browser. De Outlook integratie zorgt ervoor dat je de meeste functies kan uitvoeren vanuit Outlook zelf, zonder continu te switchen tussen de web browser en Outlook. Een mooie feature voor Outlook fanatiekelingen hoewel we ook berichten hebben gehoord over vertragingen in Outlook….

Ondanks de omvang van het pakket vonden we Microsoft Dynamics toch gemakkelijk in het gebruik met een gepolijste web interface. Ook kan Dynamics verder worden uitgekleed zodat alleen de fuctionaliteit overblijft die echt nodig is, wat het gebruiksgemak ook ten goede komt. Helaas worden Google Chrome en Firefox niet ondersteund maar slechts Internet Explorer 7 of hoger.

Dynamics heeft een mooi, aanpasbaar dashboard waarin standaard de sales forecast, leads, cases en open taken te zien zijn, zie het plaatje hiernaast (klik om te vergroten). De performance lijkt goed te zijn hoewel sommige schermen een tijdje nodig hebben om te laden. Dynamics gebruikt 100% van het scherm wat goed is.

We vonden de web interface voor mobiele apparaten, hoewel het er wat eenvoudig uit zag, toch goed en praktisch.

Functionaliteit

Microsoft Dynamics is een uitgebreid CRM met een service management en marketing module, sales forecasting, uitgebreide rapportage, en de optie om te integreren met bestaande systemen.

Account management

Het account overzicht geeft veel informatie en ondersteunt ook het aanmaken van contacten, accounts, sub-accounts en relaties. Het is ook mogelijk naar een Sharepoint document-locatie te linken. Het account venster geeft directe toegang tot gerelateerde informatie zoals taken, notities, kansen en campagnes.

Taakbeheer

Taken in Dynamics worden geïmplementeerd door middel van activiteiten welke aan personen of queue’s kunnen worden toegekend. Activiteiten kunnen zowel een registratie zijn van een interactie met een contactpersoon of een nog uit te voeren taak met een einddatum en een eigenaar. Afspraken en service activiteiten worden in de agenda geplaatst.

Sales forecasting

Dynamics CRM heeft uitgebreide mogelijkheden voor sales forcasting. De eenvoudigste optie is gebaseerd op geschatte omzet, waarschijnlijkheid en einddatum. Het lijkt helaas niet mogelijk een terugkerende omzet in te voeren (een abonnement bijvoorbeeld).

Rapportages kunnen worden uitgevoerd op de sales pipeline met gewogen resultaten op verkoper, gebied, etc.

Overig

Dynamics CRM bevat ook mogelijkheden zoals een catalogus voor sales-documentatie, workflows, uitgebreide data import en export, een kennisbank en rol-gebaseerde toegangscontrole. De service module is ook zeer bruikbaar met ondersteuning voor prioriteiten en contracten, en een service agenda. Ook is er een gemakkelijk te gebruiken mail merge functie voor het niet zo ‘paperless’ kantoor waarbij eenvoudig een brief voor een contactpersoon kan worden gegenereerd. De rapportage functie is ook zeer uitgebreid.

Wat ontbreekt?

Wat wij misten was de mogelijkheid accounts en contactpersonen te labelen. Ook waren we minder tevreden met de vele pop-up vensters en het feit dat de browser-keuze is beperkt tot Internet Explorer.

Hoe geschikt is Dynamics CRM voor het MKB?

Voor ons gevoel hangt dit af van de manier waarop het systeem zal worden gebruikt. Dynamics CRM is direct klaar voor gebruik en MKB bedrijven met full-time verkopers zullen veel uit het systeem kunnen halen zonder al te veel training en systeem-aanpassingen. Voor incidenteel gebruik daarentegen zou Dynamics CRM overkill zijn en zouden we adviseren uit te kijken naar een eenvoudiger CRM zoals ons eigen Office 365 CRM Essentials.

Later dit jaar zal Dynamics CRM ook als extra aan de Office 365 suite gekoppeld kunnen worden met als voordeel een nauwe integratie met Exchange, Sharepoint en Single Sign-On.

Google Apps

Hosted Exchange vs Google Apps: een overzicht

Hosted Exchange en Google Apps Gmail zijn steeds populairdere email systemen in het bedrijfsleven. Wij zullen een overzicht geven van de meest belangrijke verschillen voor kleine bedrijven om daarmee hopelijk de keuze wat te vereenvoudigen.

Taken en Notities

Indien je een fanatieke gebruiker bent van Outlook taken en notities, dan is het verstandig voor Hosted Exchange te gaan, aangezien Google beiden niet volledig ondersteunt (notities in het geheel niet en taken alleen in Gmail).

Outlook ondersteuning

Als je een Microsoft Outlook power user bent en niet houdt van web gebaseerde email dan is Hosted Exchange je ding. Het ondersteund geavanceerde Outlook mogelijkheden zoals server gebaseerde email regels, het openen van andermans postbus, fijnmazige autorisaties e.d. en je hoeft geen extra plug-ins te installeren om met Exchange te werken.

Mobiele ondersteuning

Zowel Hosted Exchange en Google Apps email ondersteunen mobiele telefoons via ActiveSync. Hiermee worden emails, agenda en contactpersonen gesynchroniseerd en bij hosted Exchange ook taken mits de telefoon dit ondersteund. Een voordeel van Exchange Online van Microsoft is dat ook Blackberry’s worden ondersteund via de ingebouwde Blackberry Business Cloud.

Sterke authenticatie

Indien sterke 2-factor authenticatie verseist is, ga dan voor Google Apps aangezien het extra veiligheid biedt door middel van 2-factor authenticatie via je mobiele telefoon (noot dat Office 365 dit ook kan bieden i.c.m. Identity Federation waarvoor wel extra infrastructuur nodig is).

Link extra email accounts

Google Apps email biedt de mogelijkheid email op te halen van externe accounts zoals van een hotmail, yahoo of een ander POP email account. Wanneer je een email verzend kun je kiezen welk adres als afzender moet worden gebruikt. Noot dat dit ook mogelijk is in Exchange als onderdeel van het nieuwe Office 365 (lees hier meer over nieuwe Office 365 features).

Gmail eigenaardigheden

Indien je geen lettertype opgeeft voor emails die je vanuit Gmail verzendt worden deze bij de ontvanger in Times New Roman weergegeven ongeacht de lettertype instellingen van de ontvanger. Ook wordt de handtekening onderaan de email geplaatst wanneer je op een email reageert, dit kan alleen worden verholpen middels een niet ondersteunde ‘Google Labs’ plug-in.

Integratie met additionele applicaties

Als je van web applicaties houdt dan kun je het vast waarderen dat je Google Apps eenvoudig kan uitbreiden met web apps varieerend van CRM tot project management en boekhouden. Je kunt dan vervolgens ook data delen met deze applicaties en eenvoudig navigeren tussen de verschillende applicaties zonder apart in te hoeven loggen (Single Sign-On). Een voorbeeld van zo’n integratie is met een CRM waarbij je contacten worden toegevoegd aan je Google Apps adresboek dat vervolgens weer met je mobiel kan worden gesynchroniseerd. Makkelijk!

Snel op weg

Beide producten zijn eenvoudig in gebruik. Wel dienen ze eenmalig te worden geïnstalleerd op het domein zodat email adressen in het format @uwbedrijf.nl kunnen worden gebruikt. Installatie is niet erg moeilijk voor een technisch ingestelde gebruiker. Google Apps installatie is daarbij iets technischer met veel meer keuze opties. Hosted Exchange wordt vaak afgenomen als onderdeel van  Office 365 (hier een overzicht van de verschillende prijzen en versies). De implementatie van Office 365 vereist weer iets meer werk op de individuele werkstations.

Zie ook hier voor een uitgebreid vergelijk van functionaliteiten tussen Google Apps en Office 365.

Hoe houd je IT kosten onder controle?

Betaalt je te veel voor IT? Wij weten dat dit het geval is voor veel organisaties. Zij zijn slecht geadviseerd (of zelfs helemaal niet ) en onderhouden een industrie die bloeit op verwarring en over-engineering. Wij zullen u laten zien hoe u betere IT kunt krijgen, tegen betere prijzen!

Lees meer