Sharepoint back-up in Office 365: Goed genoeg?

Steeds meer bedrijven kiezen voor Sharepoint als de primaire opslag van hun bedrijfsdata. Nou gaan we er vanuit dat Microsoft hiervan ook netjes een back-up maakt, maar is dat ook zo? Hieronder een overzicht van wat Microsoft doet en wat de beperkingen hierin zijn:

Hoe steekt het back-up mechanisme van Office 365 Sharepoint in elkaar:

  • Microsoft maakt dagelijkse back-ups van alle data op Sharepoint
  • Door de gebruiker verwijderde items komen in een Prullenbak en blijven daar 90 dagen staan
  • Voor onbedoeld gewijzigde bestanden is er een versiehistorie beschikbaar zodat je naar de oude versie kunt terug gaan

De beperkingen van deze methodiek zijn:

  • Voor de back-ups die Microsoft maakt geldt dat deze alleen per gehele klantsite kunnen worden teruggezet, goed voor noodsituaties of problemen in het datacentrum maar voor andere doeleinden niet zo geschikt omdat je dan ook alle wijzigingen sinds laatste back-up allemaal kwijt bent!
  • Als je niet in de gaten hebt dat je iets hebt verwijderd dan kan dat vrij gemakkelijk 90 dagen onopgemerkt blijven waarna de data permanent weg is.
  • Als je per ongeluk heel veel bestanden verwijderd, via bijvoorbeeld Windows Verkenner, kan het soms een hele grote klus zijn om alles weer terug te zetten omdat het werken met de Prullenbak niet optimaal is
  • Als de organisatie getroffen wordt door ransomware en deze weet 1.000 bestanden te versleutelen dan moet je ofwel zeer veel handwerk verrichten om in al deze bestanden naar een vorige versie terug te gaan, ofwel een volledig siteherstel bij Microsoft aanvragen waarbij dan eerder genoemde issue is dat alleen alle bestanden dan kunnen worden hersteld.

Wat we graag van Microsoft zouden willen zien:

  • Allereerst zouden we graag gemakkelijker in de Sharepoint prullenbak kunnen werken, nu is er geen enkele mogelijkheid om in de Prullenbak te zoeken of filteren, waardoor zoeken door grote hoeveelheden bestanden zeer lastig is
  • Voor mappen die via de Windows verkenner worden verwijderd komen alle onderliggende items individueel op hoofdniveau in de Prullenbak, hier zouden we graag alleen de hoofdmap zien zodat deze met alle onderliggende items met enkele klikken is terug te zetten

Wat nu te doen?

Om bovengenoemde beperkingen af te dekken kan het verstandig zijn om een afzonderlijke cloud back-up in te regelen voor deze data. Hiermee wordt de data buiten Microsoft extra gebackupped en kan deze eenvoudig worden teruggehaald in geval van nood. Dat geld voor zowel individuele bestanden, mappen alsook gehele sites waarbij er een oneindige retentie is en waarbij data van elk moment is terug te halen.