Berichten

Office 365 backup: Hoe zit het nou precies?

Steeds meer bedrijven kiezen voor Sharepoint als de primaire opslag van hun bedrijfsdata. Nou gaan we er vanuit dat Microsoft hiervan ook netjes een back-up maakt, maar is dat ook zo? Hieronder een overzicht van wat Microsoft doet en wat de beperkingen hierin zijn:

Wat wordt er out-of-the-box gebackupped in Office 365?

Microsoft maakt elke 12 uur een back-up van uw Office 365 omgeving en bewaart deze 14 dagen. Deze back-up is bedoelt voor calamiteiten waarbij de gehele Office 365 omgeving moet worden hersteld. Deze back-up is voor de klant nauwelijks bruikbaar omdat dan ook alle wijzigingen sinds de laatste back-up verloren gaan.

Wat zijn de opties voor herstel van individuele items, mappen, sites, bibliotheken of postbussen?

Naast bovengenoemde back-ups zijn er gelukkig nog wel andere beschermingsmechanismen voor data in Sharepoint en Outlook/Exchange:

Sharepoint Prullenbak: Bestanden, mappen, bibliotheken en zelfs volledige sites die per ongeluk worden verwijderd komen in een prullenbak terecht alwaar ze 90 dagen blijven voordat ze permanent verwijderd worden. Binnen 90 dagen zijn deze dus te herstellen al kan het soms heel veel handmatig werk zijn om vele items weer te herstellen.

Sharepoint versiebeheer: Waar de prullenbak beschermt biedt tegen (onbedoelde) verwijderingen biedt Sharepoint versiebeheer bescherming tegen onbedoelde wijzigingen in documenten en bestanden. Hiermee kun je altijd een oudere versie van een document herstellen. Noot dat dit altijd per bestand dient te gebeuren en dat versiebeheer voor de bibliotheek moet aanstaan.

Outlook Verwijderde Items / Exchange Recoverable items: E-mails en andere items die worden verwijderd komen allereerst in de map ‘Verwijderde items’ terecht, ze blijven daar normaliter onbeperkt staan totdat deze door de gebruiker wordt leeggemaakt of het item ook daaruit weer handmatig wordt verwijderd. Het item blijft daarna nog 30 dagen in de 2e stadium prullenbak cq. Recoverable Items voordat ze permanent worden verwijderd.

Verwijderde gebruikers: Als een Office 365 gebruiker wordt verwijderd dan kan deze binnen 30 dagen nog worden hersteld, daarna wordt de bijbehorende postbus permanent verwijderd, de bijbehorende OneDrive map zal daarna nog 90 dagen te herstellen zijn vanuit de prullenbak van de siteverzameling.

Ontbreekt er nog iets?

Je zou verwachten dat bovenstaande maatregelen al behoorlijk volledig zijn, helaas zijn er nog belangrijke scenario’s waarin niet voorzien is:

  • Verwijderingen van data in Sharepoint die 90 dagen onopgemerkt blijven zijn niet meer te herstellen
  • Verwijderingen van grote hoeveelheden data vereisen zeer veel handwerk om deze te herstellen
  • Aanvallen van Ransomware die bestanden in Sharepoint aanpassen moeten één voor één handmatig hersteld worden
  • Items en mappen die permanent in Outlook verwijderd worden zijn na 30 dagen niet meer te herstellen
  • De postbus en Onedrive map van een verwijderde gebruiker zijn na 30 resp. 120 dagen niet meer te herstellen
  • Zowel de data als de back-ups blijven bij Microsoft, er is dus afhankelijkheid van één partij

Hoe kun je de back-up verbeteren?

Om bovenstaande issues aan te pakken is het mogelijk om een back-up dienst af te nemen die meerder keren per dag een back-up maakt van alle gegevens in Office 365. Deze bewaart alle data zolang als dat gewenst is en hiermee is het heel eenvoudig om individuele e-mails en documenten, alsook hele mappen, bibliotheken en postbussen te herstellen. Wij bieden hiervoor de Office 365 back-up oplossing van Skykick. Neem contact met ons op voor meer informatie.