Berichten

Office 365 gids: Spam tegengaan met SPF, DKIM en DMARC

Zonder de juiste beschermingsmaatregelen is de afzender van een e-mail bericht heel gemakkelijk te vervalsen. Om deze vervalsing te voorkomen zijn er door de internetgemeenschap maatregelen getroffen in de vorm van SPF, DKIM en DMARC. Dit zijn technieken die de authenticiteit van een e-mail verifiëren. Deze technieken worden ook in Office 365 gebruikt.

SPF

In een zogenaamd SPF record wordt vastgelegd vanaf welke machines e-mails verstuurd mogen worden namens een domein (zoals bedrijf.nl). Een ontvangende mailserver kan dit record via DNS controleren en kijken of het verzendende adres is geautoriseerd om e-mail vanuit dit domein te versturen.

Het standaard SPF record in Office 365 is v=spf1 include:spf.protection.outlook.com -all . Dit kan als zogenaamd TXT record worden aangemaakt in het DNS beheer en wil zeggen dat alleen de servers gedefinieerd onder spf.protection.outlook.com geautoriseerde verzenders zijn.

Maak je ook nog gebruik van bijvoorbeeld een facturatiesysteem of nieuwsbrief systeem, dan zullen deze ook in datzelfde SPF record gedefinieerd moeten worden. Bijvoorbeeld voor Exact Online zou het dan worden: v=spf1 include:spf.protection.outlook.com include:_spf.exactonline.nl -all

DKIM

DKIM gaat nog een stapje verder dan SPF. Met DKIM wordt een cryptografisch sleutelpaar gecreëerd, met de privésleutel wordt door de verzendende server een handtekening gemaakt en toegevoegd aan uitgaande e-mails. De ontvangende server zoekt de publieke sleutel op die behoort bij het betreffende domein en verifieert daarmee de handtekening. Als het domein niet klopt of het bericht is onderweg aangepast dan faalt deze verificatie.

Alle Office 365 klanten maken sinds 2015 al gebruik van DKIM terwijl je hiervoor niets hoeft te doen. Microsoft maakt hierbij gebruik van het zogenaamde ‘onmicrosoft.com’ domein in plaats van de eigen bedrijfsdomeinnaam. Iedere klant heeft zo’n domeinnaam, vaak iets als bedrijfsnaam.onmicrosoft.com. Hierop heeft Microsoft het sleutelpaar gecreëerd en de publieke sleutel gepubliceerd in de DNS server. Een issue met deze werkwijze is echter dat een ontvangende server het bericht als problematisch kan aanmerken omdat het afzender e-mail domein @bedrijfsnaam.nl niet overeenkomt met het domein waarop de DKIM handtekening is gebaseerd, bedrijfsnaam.onmicrosoft.com.

Het is daarom dus aan te bevelen om DKIM ook voor het eigen domein in te schakelen:

Maak CNAME DNS records aan

Het format hiervoor is:

  • selector1._domainkey.<domain>  wijzend naar:  selector1-<domainGUID>._domainkey.<initialDomain>
  • selector2._domainkey.<domain>  wijzend naar:  selector2-<domainGUID>._domainkey.<initialDomain>

Waarbij <domain> je publieke domeinnaam is, <domainGUID> het eerste gedeelte van je MX record en <initialDomain> je onmicrosoft.com domein, bijvoorbeeld:

  • selector1._domainkey.cumulusit.nl  wijzend naar:  selector1-cumulusit-nl._domainkey.cumulusitnl.onmicrosoft.com
  • selector2._domainkey.cumulusit.nl  wijzend naar:  selector2-cumulusit-nl._domainkey.cumulusitnl.onmicrosoft.com

Schakel DKIM in voor het betreffende domein

  • Ga naar het Exchange beheercentrum
  • Ga naar beveiliging > DKIM
  • Klik rechts op ‘Inschakelen’

Herhaal bovenstaande stappen voor alle eigen domeinnamen.

DKIM inschakelen voor andere diensten

Als je gebruik maakt van een facturatie of nieuwsbrief systeem dan zul je hiervoor ook DKIM records in je DNS moeten aanmaken. Volg hiervoor de instructies op van de betreffende leverancier. Bij sommige diensten moet je een CNAME record aanmaken die verwijst naar een andere record waarop de publieke DKIM sleutel is opgeslagen (handig) maar soms moet je de publieke sleutel ook zelf in een TXT record publiceren (iets minder handig).

DMARC

Als laatste hebben we nog DMARC, dit is een TXT DNS record waarin je aangeeft wat er moet gebeuren als de SPF en DKIM verificatie mislukken. Met DMARC actief vindt er ook een controle plaats of het weergegeven ‘Van:’ e-mail adres authentiek is.

Het format van een DMARC TXT record is met de vereiste velden is:

  • _dmarc.domain  met de waarde v=DMARC1; p=policy

Optioneel wordt met pct aangegeven op hoeveel procent van de berichten de policy dient te worden toegepast, en met p de policy zelf. Bijvoorbeeld:

  • _dmarc.cumulusit.nl  met de waarde v=DMARC1; p=reject; pct=25; rua=mailto:rua@cumulusit.nl

Hiermee wordt aangegeven dat 25% van de berichten (dit biedt de mogelijkheid om de policy geleidelijk in te voeren) die niet door de DMARC-controles komen, moeten worden geweigerd (p=reject) en feedback (rua) verstuurd wordt naar rua@cumulusit.nl

Veel organisaties beginnen met een zogenaamd monitoring record met p=none, aan de hand van de teruggekoppelde rapporten kunnen issues dan worden opgelost waarna uiteindelijk p=quarantine, of p=reject of  kan worden ingesteld, bijvoorbeeld:

  • _dmarc.cumulusit.nl  met de waarde v=DMARC1; p=none; rua=mailto:rua@cumulusit.nl

Wanneer je de policy p=quarantine opgeeft adviseer je de ontvangende mailserver om de mail als ongewenste mail aan te merken, de mail wordt dan meestal in een aparte map ‘ongewenste e-mail’ / ‘junk e-mail’ afgeleverd in plaats van dat deze in het geheel niet aankomt (bij p=reject). Office 365 behandeld overigens voor inkomende berichten p=reject als zijnde p=quarantine.

 

Office 365 gids: E-mail versleuteling in Outlook

E-mail technieken zijn van oudsher niet ontwikkeld met beveiliging als speerpunt. Als gevolg daarvan is ook tegenwoordig nog veel e-mail communicatie niet beveiligd. Als verzender van een e-mail weet je nooit zeker dat  je e-mail versleuteld gaat worden of niet, dat is voor veel bedrijven/sectoren een probleem als het aankomt op vertrouwelijke e-mails. Uit het oogpunt van naleving van wet- en regelgeving en/of contractuele overeenkomsten kan e-mail versleuteling dan zelfs noodzakelijk zijn.

Office 365 voorziet hierin met een oplossing voor e-mail versleuteling die is opgenomen in bijvoorbeeld het E3 of Azure Information Protection abonnement. Het mooie van deze oplossing is dat er hierbij geen additionele software of ingewikkelde configuratie nodig is bij zowel de verzender als de ontvanger.

Hoe gaat het in zijn werk?

Een gebruiker geeft bij een bericht aan als hij deze wil versleutelen, dit gebeurt via de knop ‘Machtigingen’ of ‘Beveiligen’ in Outlook online:

Kiezen van het niveau van versleuteling middels de knop machtigingen in Outlook

Hierbij kan gekozen worden voor verschillende niveau’s van versleuteling, deze niveau’s zijn out-of-the-box aanwezig:

  • Onbeperkte toegang: De standaardinstelling, het bericht wordt niet versleuteld
  • Versleutelen: Het bericht wordt versleuteld
  • Niet doorsturen: Het bericht mag niet worden doorgestuurd
  • [Bedrijfsnaam] – vertrouwelijk: Het bericht is uitsluitend bedoeld voor interne gebruikers, het mag worden gewijzigd maar niet gekopieerd of afgedrukt
  • [Bedrijfsnaam] – vertrouwelijk – Alleen weergeven: Het bericht is uitsluitend bedoeld voor interne gebruikers, het mag niet worden gewijzigd, gekopieerd of afgedrukt

Naast de handmatige versleuteling middels de knop Machtigingen / Beveiligen kunnen er ook regels worden gedefinieerd door de beheerder waarbij berichten die aan bepaalde criteria voldoen automatisch worden versleuteld. Zo kun de organisatie ervoor kiezen om bijvoorbeeld berichten naar bepaalde adressen of domeinen, met bijvoorbeeld een bijlage, of bepaalde sleutelwoorden in het bericht te versleutelen.

Nadat het bericht is verzonden krijgt de ontvanger een versleutelde e-mail binnen, als de ontvanger ook een Office 365 / Outlook.com gebruiker is, dan is de e-mail direct leesbaar:

E-mail in postvak in gemarkeerd met een rood icoon en de tekst Versleutelen - dit bericht wordt versleuteld

Als de ontvanger een Gmail of Yahoo account is dan wordt de e-mail zo weergegeven:

E-mail die aangeeft dat je met je Googlle of Yahhoo account moet aanmelden

Nadat je hebt aangemeld wordt de versleutelde e-mail in je web browser weergegeven.

Als de ontvanger geen gebruik maakt van een van de grote online e-mail aanbieders dan ontvangt de gebruiker een eenmalige code gebruiken die men per separate e-mail ontvangt.

Mocht bovenstaande je aanspreken neem dan contact met ons op, wij regelen het dan graag voor je in.

Office 365 logo

Wat wordt het Office 365 nieuws van 2017?

Wij hebben weer zin in een nieuw jaar vol Office 365 en Azure ontwikkelingen. Hieronder alvast een selectie van de mooiste Office 365 ontwikkelingen verwacht voor 2017 (uit de Office 365 roadmap):

  • De mailbox opslaglimiet in de E3 en E5 abonnementen gaat van 50GB naar 100GB
  • Prioriteit postbus voor alle Outlook versies. Outlook zal op basis van allerlei criteria bepalen welke mail belangrijk is voor je en deze in de standaard tab ‘Prioriteit’ laten zien, andere e-mail worden geplaatst in het tabblad ‘Overige’. De map ‘Onbelangrijke e-mail’ komt daarmee te vervallen

Prioriteit Postvak IN - Nieuw voor Office 365 in 2017

  • De nieuwe app ‘Microsoft Bookings‘ zal worden uitgebracht (‘Boekingen’ in het Nederlands?). Hiermee kunnen klanten gemakkelijk via een webpagina een afspraak maken die automatisch wordt ingeboekt bij een medewerker, ook worden automatisch herinnering e-mails gestuurd aan de klant
  • Naast bestanden kunnen straks ook hele Onderive mappen via een gastenlink worden gedeeld. Of dit ook in Sites gaat werken is nog niet bekend
  • Outlook Customer Manager is een nieuwe functie waarmee klantencontacten en verkoop gestroonlijnd kunnen worden. Een soort mini CRM dus. Vermoedelijk is dit de langverwachte opvolger van Business Contact Manager (BCM), wat een populaire functie was voor veel MKB bedrijven. Outlook Customer Manager zal beschikbaar zijn in Office 365 Business Premium

Outlook Customer Manager - Nieuw voor Office 365 in 2017

 

Office 365 gids: Office 365 agenda delen en inzien

Het is eenvoudig om je Office 365 agenda met collega’s te delen en ook agenda’s van collega’s te kunnen inzien (voor delen met externe personen volg deze link):

Je Office 365 agenda delen

Via Outlook 2013

  • Ga naar je Agenda
  • Rechtsklik je Agenda in het menu links (genaamd Agenda, Kalender of Calendar) > Klik ‘Delen’ > ‘Agenda delen’
  • Geef de namen van je collega’s op waarmee je je agenda wilt delen, kies het machtigingsniveau en klik op ‘Verzenden’

Office 365 agenda delen

Via de Outlook Web App / Outlook Online

  • Ga naar je Agenda in de blauwe balk bovenaan
  • Rechtsklik je Agenda in het menu links (genaamd Agenda, Kalender of Calendar) > Klik ‘Agenda delen’
  • Geef de namen van je collega’s op waarmee je je agenda wilt delen, kies het machtigingsniveau en klik op ‘Verzenden’

Agenda delen OWA

Een gedeelde Office 365 Agenda inzien

Als iemand je via bovenstaande methode zijn/haar agenda met je deelt wordt deze meteen aan je agenda overzicht toegevoegd. Als dit nog niet is gebeurt kun je dit zelf doen:

Via Outlook 2013

  • Ga naar je Agenda > Rechtsklik ‘Mijn Agenda’s’ > ‘Agenda’s toevoegen’ > ‘Uit adresboek’
  • Kies de naam van de agenda die je wilt inzien en klik ‘OK’

Via de Outlook Web App / Outlook Online

  • Ga naar je Agenda in de blauwe balk bovenaan
  • Rechtsklik op ‘Mijn Agenda’s’ > ‘Agenda openen’
  • In ‘Uit map’ vul je de naam in van de agenda die je wilt openen, klik daarna op ‘Openen’

Office 365 gids: Betalingsopties en facturering

Wij krijgen veel vragen over de facturering van Office 365 dus daarom hierbij een overzicht van de betalingsmogelijkheden, BTW, de facturatie notificaties en het downloaden van de factuur. We gaan hierbij uit van betaling aan Microsoft direct.

Betalingsmogelijkheden

Office 365 kan op 2 verschillende manieren worden betaald, via Credit Card en via overschrijving. Voor deze laatste optie dient het factuurbedrag hoger dan €150 te zijn, dat mag het jaarlijks of maandelijks factuurbedrag zijn.

Office 365 kun je maandelijks of jaarlijks vooruit betalen, ons advies is om dit jaarlijks te doen. Je krijgt dan minder factuurmeldingen en hoeft niet steeds de factuur te downloaden. Let op! Bij Small Business abonnementen is het alleen mogelijk maandelijks te betalen als je het speciale maand-tot-maand abonnement afneemt (waarvan de prijs iets hoger is).

Wanneer het factuurbedrag lager is dan €150 heb je alleen de mogelijkheid om via Credit Card te betalen (Visa/MasterCard/American Express). Betaling via automatische incasso of iDeal zijn niet mogelijk.

BTW

Het adres van levering is dat van Microsoft in Ierland. Het is van belang dat je het BTW nummer van je organisatie opgeeft indien je dat hebt. In dat geval kan de BTW worden verlegd en hoeft de BTW niet te worden afgedragen en te worden terug gevraagd via ICP aangifte (intracommunautaire levering).

Facturatie notificaties

Wanneer er een Office 365 factuur is klaargezet voor je bedrijf ontvangt iedere hoofdbeheerder en financiële beheerder hiervan een bericht per e-mail. Het vreemde is echter dat deze berichten naar het secundair e-mail adres (vaak het privé e-mail adres) worden gestuurd.

Downloaden van de factuur

De factuur kan op de volgende manier worden gedownload:

  • Meld je met je gebruikers-id aan bij het Office 365 portaal
  • Klik op de link licentieverlening in het linkermenu
  • Klik op het betreffende abonnement
  • Klik op het tabblad ‘Facturering’
  • Kies een maand en jaar en klik ‘weergave’
  • Kies ‘details weergeven’ bij de betreffende factuur
  • Klik op ‘factuur bekijken (.pdf)’

Office 365 gids: Outlook agenda delen met externen

Binnen Office 365 is het gemakkelijk om een agenda te delen met collega’s. Je kunt echter ook je agenda delen met externe personen middels iCalendar. Dit is een standaard die door veel programmatuur wordt ondersteund (zoals Gmail of Apple Calendar). We kunnen alle agenda details delen (.ics bestand) of alleen beschikbaarheidsinformatie (.ifb bestand).

  • Open Outlook en navigeer naar je agenda
    • Outlook 2013 en 2010: Klik bovenaan in de menubalk op de link ‘Online Publiceren’ > ‘Deze Agenda publiceren’
    • Outlook 2007: Ga naar het menu links en klik op ‘Mijn Agenda Publiceren’
    • Outlook Web App: Rechtsklik op je agenda en kies Delen > Deze agenda op internet publiceren
  • Meld je aan met je Office 365 gebruikersnaam en wachtwoord als hierom gevraag wordt
  • Kies de gewenste opties in het venster dat verschijnt:

  • Wij raden je aan alleen de beschikbaarheidsgegevens te delen (‘Alleen beschikbaarheid’) en het toegangsniveau op ‘beperkt’ te houden
  • Klik op ‘Publicatie Starten’ rechtsonder in beeld
  • Er verschijnen nu 2 links die je kunt doorgeven aan personen die je inzage in je vrij/bezet tijden wilt geven. Met de eerste link kunnen ze een abonnement te nemen op de agenda en deze in bijvoorbeeld Outlook toevoegen. Met de tweede link kan een webpagina met de agenda worden geopend.

Om de publicatie van de agenda te stoppen kies je in het dialoogvenster hierboven de optie ‘Publicatie stoppen’.

Office 365 gids: een POP of IMAP postbus koppelen

POP en IMAP zijn twee klassieke manieren om email in te lezen op je PC, Mac of mobiel. Let wel dat deze manieren beide flinke beperkingen hebben, zo kun je geen agenda of contactpersonen inlezen en met POP kun je alleen email downloaden en niet synchroniseren. Daarom gebruiken we in Office 365 bij voorkeur een Outlook connectie (lees meer over het configureren vaan een Outlook profiel) of ActiveSync voor mobiel (of Mac mail).

Inlezen van een POP / IMAP postbus in Office 365

Voor het inlezen van additionele email accounts (persoonlijk of zakelijke adressen) biedt Office 365 een handige feature: ‘Verbonden accounts’. Hiermee kun je tot 5 accounts opgeven vanwaar je email wilt inlezen. Bij het verzenden van email kun je een verbonden account ook als afzenderadres gebruiken. Let wel op dat de onvanger hierbij kan zien dat de email via je Office 365 account is verstuurd. Verzend je een email met als afzender je.naam@yahoo.com, dan zal de ontvanger de naam zien als je.naam@bedrijf.com namens (on behalf of) je.naam@yahoo.com. Er is geen optie om zoals mij Gmail een uitgaande SMTP server op te geven zodat de ontvanger deze melding niet krijgt.

Ga als volgt te werk om een POP / IMAP postbus in te lezen:

  • Ga naar je Outlook Web App (https://outlook.com/bedrijf.com)
  • Ga naar Opties (rechts bovenaan in het scherm) > Alle opties weergeven > Accounts > Verbonden accounts
  • Klik op Nieuw en geef het in te lezen email adres op en vul je wachtwoord in
  • Er zal nu getracht worden automatisch de instellingen voor het account te vinden, als dit niet lukt verschijnt er een foutmelding (zie schermafbeelding) en wordt er de gelegenheid geboden zelf de instellingen op te geven (raadpleeg hiervoor de betreffende email dienst)
  • Wanneer de instellingen zijn verefieerd en goed werken zulen alle emails in het opgegeven account worden opgehaald. Let op! Deze worden in de huidige postbus geplaatst en zullen dus door elkaar met de emails van het hoofdaccount worden weergegeven, niet in een aparte map!

Tip! Nadat je een Verbonden account hebt toegevoegd kun je een postvak regel aanmaken waarbij emails afkomstig van het verbonden account automatisch worden verplaatst in een aparte map. Ga hiervoor naar de Outlook Web App > Opties > Een regel voor Postvak IN maken > Klik op ‘Nieuw’ > Klik op ‘Meer opties..’ >Kies ‘Is verzonden of ontvangen’ > Kies ‘Ontvangen via deze account’ > Kies het betreffende account en maak de regel verder af.

Je Office 365 postbus inlezen via POP of IMAP

Hierboven beschreven we hoe we een POP of IMAP account kunnen inlezen binnen Offie 365, maar andersom is ook mogelijk. Voor email clients waar we geen Exchange of ActiveSync account kunnen (of willen) inlezen kunnen we dit ook via POP of IMAP doen. Wij adviseren IMAP te gebruiken waar mogelijk zodat er altijd een reservekopie van de email en emailstructuur op de server blijft staan. Ga als volgt te werk:

  • Verifieer dat de beheerder verbindingen via POP en IMAP toestaat, normaliter is dit wel het geval maar het kan worden uitgeschakeld
  • Haal de IMAP / POP instellingen op via de Outlook Web App (https://outlook.com/bedrijf.com) > Opties (rechts bovenaan in het scherm) > Alle opties weergeven >Account > Mijn Account > Klik op de link  ‘Instellingen voor POP-, IMAP- en SMTP-toegang…’
  • Nu heb je een overzicht van de IMAP / POP serverinstellingen die je kunt gebruiken om op je email programma te configureren

Office 365 gids: Outlook of Outlook Web App

In Office 365 kan gekozen worden voor de Outlook Web App (ook wel Outlook Online) of Outlook 2007/2010/2013 als e-mail client. Voor bedrijven die een overstap naar de Outlook Web App overwegen is het goed te weten wat belangrijke verschillen zijn in functionaliteit en gebruikerservaring. Hier een aantal in het oog springende verschillen:

Email

  • Email handtekeningen. In de Outlook Web App kan slechts één handtekening worden ingesteld. Voor de meesten geen probleem maar sommige mensen gebruiken verschillende handtekeningen voor de verschillende rollen die zij vervullen. Handtekeningen in de logo’s zijn wat lastiger te realiseren en minder gebruiksvriendelijk voor de ontvanger (zie ook ons artikel over het instellen van een logo in de Outlook Web App).
  • Openbare mappen.  Vooralsnog kunnen openbare mappen slechts per map toevoegen aan de Outlook Web App, om door een groot aantal mappen te bladeren zul je ze dus één voor één moeten toevoegen.
  • Desktop integratie. Wanneer je op je werkstation op een email adres klikt, wordt er automatisch een nieuw bericht opgesteld met het e-mail adres in kwestie in het ‘Aan:’ veld. Ook kan bijvoorbeeld vanuit Word direct een document als bijlage naar een ontvanger worden verzonden. Met de Outlook Web App zijn dergelijke integraties slechts met technische instellingen (registerwijzigingen) mogelijk.
  • Toekennen van machtigingen. Met Outlook kun je eenvoudig machtigingen instellen voor gedelegeerde toegang. In de Outlook Web App is dit slechts mogelijk voor de Agenda.

Agenda

  • Sharepoint agenda toevoegen. In Outlook 2010/2013 kan een Sharepoint Agenda worden gekoppeld, in de Outlook Web App is dit niet mogelijk.

Contactpersonen

  • Gedeelde contactpersonen.  In Outlook kun je contactpersonen delen met collega’s. In de Outlook Web App is dit niet mogelijk.
  • Sharepoint contactpersonen toevoegen. In Outlook 2010/2013 kunnen Sharepoint Contactpersonen worden gekoppeld, in de Outlook Web App is dit niet mogelijk.
  • Contactpersonen gebruiken voor samenvoegen. Contactpersonen in de Outlook Web App kunnen alleen met een omweg worden gebruikt voor het samenvoegen in Word. Ook kun je de Outlook Web App niet gebruiken om samengevoegde e-mail berichten te versturen.

Office 365 gids: Delen van contactpersonen

Contactpersonen in Office 365 kunnen op 3 (door Microsoft ondersteunde) manieren worden gedeeld met collega’s. Iedere methode heeft voor- en nadelen. De 3 methoden zijn:

  1. Een gedeelde contactpersonen map aanmaken in een gedeelde postbus
  2. Contactpersonen toevoegen als externe contactpersonen in de ingebouwde Globale Adres Lijst (GAL)
  3. Een gedeelde contactpersonenlijst aanmaken in Sharepoint en deze koppelen aan Outlook

Let op! Voor alle bovenstaande methodieken geld dat de contactpersonen niet via ActivSync met mobiele apparatuur worden gesynchroniseerd

Een gedeelde contactpersonen map aanmaken in een gedeelde postbus

Het voordeel van deze methode is dat de contactenlijst gemakkelijk is te wijzigen en in te zien binnen Outlook 2007/2010 en de Outlook Web App.

Ga als volgt te werk (voor technische gebruikers):

  • Maak een Exchange beveiligingsgroep aan en plaats hierin de personen die toegang moeten hebben tot de gedeelde contactpersonen
  • Maak een gedeelde postbus aan middels powershell
  • Ken de gewenste permissies (volledige toegang of alleen lezen) toe aan de beveiligingsgroep middels powershell

De gebruikers kunnen nu de gedeelde postbus als een extra postbus koppelen binnen Outlook waardoor ook de contactpersonen inzichtelijk zijn:

  • Ga naar Bestand > Info > Accountinstellingen (in Outlook 2007: Extra > Opties > Accounts)
  • Selecteer het account en klik ‘Wijzigen’
  • Klik ‘Meer instellingen’ > tabblad ‘Geavanceerd’
  • Klik op ‘Toevoegen’ en geef de naam van de gebruiker/postbus op
De contactpersonen zijn nu inzichtelijk via de Contactpersonen optie in Outlook

Contactpersonen toevoegen als externe contactpersonen in de Globale Adreslijst (GAL)

Het voordeel van deze methode is dat de externe contactpersonen inzichtelijk zijn in de ingebouwde adreslijst en gebruikers niet een extra gedeelde postbus hoeven te openen. Het nadeel is dat de lijst niet eenvoudig door eenieder te wijzigen is. Iedereen binnen de organisatie ziet de ingevoerde contactpersonen automatisch (bepaal zelf of dat een voor- of nadeel is…)

Ga als volgt te werk:

  • Log in als beheerder op het Office 365 portaal
  • Ga naar de beheersectie ‘Beheerder’ > Beheerderstaken > Exchange > ‘Beheren’
  • Ga naar Gebruikers en groepen > Externe contactpersonen
  • Voeg hier de gebruiker toe met ‘Nieuw’
  • Let op! Pas na het initiële toevoegen van de gebruiker kun je deze wijzigen (middels ‘Details’) om uitgebreide contactinformatie in te voeren

Iedere gebruiker kan nu de contactpersonen in Outlook oproepen door naar het Outlook adresboek te gaan (het kleine boek-icoontje bovenaan in de menubalk) en te kiezen voor de ‘Globale Adreslijst’

Een gedeelde contactpersonenlijst aanmaken in Sharepoint en deze koppelen aan Outlook

Het voordeel van deze methode is dat deze weinig technische kennis vereist en de contactpersonen centraal in Sharepoint zijn opgeslagen. Daar zijn ze ook inzichtelijk voor gebruikers en andere  Sharepoint toepassingen. Ook zijn ze gemakkelijk te bewerken en kunnen eventueel additionele informatievelden worden toegevoegd.

Ga als sitebeheerder als volgt te werk:

  • Ga naar Site Acties > Meer opties
  • Kies voor Contactpersonen, geef een naam en omschrijving en klik ‘Maken’
  • Stel eventueel permissies in via ‘Lijstmachtigingen’ (tabblad lijst)

Nu is de contactpersonenlijst klaar voor gebruik en kunnen geïnteresseerden deze op de volgende manier toevoegen aan Outlook:

  • Navigeer naar de contactpersonenlijst
  • Ga naar het tabblad ‘Lijst’ helemaal bovenaan in het scherm
  • Kies voor de optie ‘Verbinden met Outlook’ (al dan niet onder het kopje ‘Verbinden en exporteren’: afhankelijk van de schermresolutie) en accepteer de verbinding

De ingevoerde contactpersonen zijn nu inzichtelijk via de Contactpersonen optie in Outlook.

Een gedeelde contactpersonenlijst aanmaken in Openbare Mappen

Ga als volgt te werk (voor technische gebruikers):

  •  Ga naar het Exchange beheercentrum (in de abonnementen voor kleine bedrijven via https://outlook.office365.com/ecp/)
  • Ga naar ‘Openbare Mappen’)
  • Maak een postvak openbare mappen aan
  • Maak een openbare map aan met de juiste permissies
  • Blader nu in Outlook 2013 naar de nieuwe openbare map en maak een nieuwe map (rechtsklik en kies ‘Nieuwe map’) > geef een naam op en geef aan dat de map contactpersoongegevens bevat > geef een locatie op en klik ‘OK’
  • De nieuwe map kan nu gevuld worden en is voor iedereen met voldoende permissies inzichtelijk

Office 365 gids: Wachtwoord wijzigen

Voer de volgende stappen uit om je wachtwoord te wijzigen:

  • Meld je aan op het Office 365 portaal
  • Klik op het tandwieltje rechts bovenaan > ‘Instellingen voor Office 365’
  • Klik op ‘Wachtwoord’
  • Typ je oude wachtwoord in en het nieuwe wachtwoord (2x)
  • Klik op ‘Opslaan’

Je Office 365 wachtwoord is nu gewijzigd. Let erop dat je het nieuwe wachtwoord ook in Outlook/telefoon/tablet zal moeten opgegeven, hier wordt automatisch om gevraagd!

Bekijk ook de video: