Berichten

Office 365 Outlook Web App: Een logo aan de handtekening toevoegen

In de recente versies van de Outlook Web App kan de gebruiker eenvoudig een logo toevoegen aan de handtekening middels de handtekening editor:

afbeelding-handtekening-outlook-web-app

Let wel dat de afbeelding in tegenstelling tot de bureaublad Outlook niet wordt opgenomen (embedded) in het bericht maar wordt ingeladen vanaf een externe locatie, iets wat veel e-mail programma’s uit beveiligingsoogpunt niet toestaan waardoor een waarschuwing wordt gegenereerd. De ontvanger zal dus een melding als hieronder krijgen:

E-mail waarschuwing afbeeldingen downloaden

Zodra de ontvanger je aan de lijst van veilige afzenders toevoegt zal het logo gewoon zichtbaar zijn zonden bovenstaande melding.

Omdat het lastig is om altijd en overal dezelfde handtekening te hanteren leveren wij ook een handtekeningen plug-in voor Office 365 waarmee handtekeningen automatisch worden toegevoegd aan alle uitgaande berichten. Hiermee heb je dezelfde handtekening vanaf mobiel, Outlook online en je bureaublad Outlook. Ook worden de logo’s hierbij wel opgenomen in het bericht.

Office 365 gids: Handmatig een Outlook profiel instellen

Soms is het handig een Office 365 Outlook profiel handmatig aan te maken. Bijvoorbeeld voor testen in een bestaande netwerkomgeving met Exchange server. Je kunt ook met registerwijzigingen Outlook instrueren niet de lokale Exchange/AD autodiscover instellingen te gebruiken. Het gebruik van autodiscovery voor het aanmaken van een Office 365 profiel heeft de voorkeur boven handmatige configuratie. Op deze manier worden profielen bij wijzigingen in de Office 365 infrastructuur automatisch aangepast!

Werkwijze voor handmatig instellen van het Outlook profiel

Zoek de Exchange servernaam op:

  • Ga naar https://www.testexchangeconnectivity.com
  • Ga naar het tabblad Office 365 en kies ‘Outlook Automatisch Opsporen’
  • Geef het email adres en account op (meestal gelijk) van een Office 365 account in de organisatie en het bijbehorend wachtwoord
  • Klik op ‘Test uitvoeren’
  • Als de test succesvol is uitgevoerd klik je op ‘Alles uitvouwen’
  • Zoek naar de tekenreeks ‘<Server>’ helemaal onderaan op de pagina en sla de naam van de server op (deze ziet eruit zoals bijvoorbeeld: 989c9881-001b-42f5-13ab-ef078c37c421@uwdomein.nl)
  • (Geavanceerd: beheerders kunnen ook via Powershell het volgende commando uitvoeren: ‘Get-Mailbox -Identity user_name | select ExchangeGUID’ )

Maak nu het profiel aan:

  • Ga naar Configuratiescherm > E-mail > Profielen weergeven > Toevoegen > geef hier een naam op voor het profiel
  • Selecteer ‘Servertypen of extra servertypen handmatig configureren’ > Klik ‘Volgende’
  • Selecteer ‘Microsoft Exchannge of compatibele service’
  • Geef de servernaam uit de eerste stap op
  • Geef de volledige gebruikersnaam op: Voornaam Achternaam
  • Klik op ‘Meer instellingen’
  • Ga naar het tabblad Beveiliging en kies ‘Anonieme verificatie’
  • Ga naar het tabblad Verbinding en selecteer ‘Via HTTP verbinding maken met Microsoft Exchange’
  • Klik op ‘Proxy-instellingen van Exchange’
  • Vul de proxyserver naam in: outlook.office365.com
  • Vink alle selectievakjes aan (zoals in de screenshot hieronder)
  • Kies Basisverificatie
  • Klik op OK
  • Vul in het authenticatiescherm de inlognaam en het wachtwoord in

Proxy-instellingen van Microsoft Exchange

Office 365 gids: Postbus delen en inzien

Je kunt je gehele postbus met anderen delen of alleen een specifiek onderdeel zoals Postvak, Agenda, Taken, Notities of Contactpersonen. Dit kan op dit moment het best via Outlook 2007, Outlook 2010 of Outlook 2013. De Outlook Web App biedt alleen mogelijkheden om agenda-deling in te stellen.

Delen van email, agenda of contactpersonen

Een specifieke onderdeel delen in Outlook en Office 365

Stel gedelegeerde toegang in:

  • Ga naar Bestand > Accountinstellingen > Gemachtigdentoegang (in Outlook 2007: Extra > Opties > Tabblad ‘Gemachtigden’)
  • Klik op ‘Toevoegen’
  • Selecteer voor ieder item type het machtigingsniveau

Je postvak delen in de Outlook Web App

  • Rechtsklik op je naam
  • Kies ‘machtigingen’
  • Klik op ‘+’ om machtigingen toe te voegen > geef een naam op en selecteer een machtigingsniveau

De agenda delen in de Outlook Web App

  • Ga naar de Agenda in de Outlook Web App
  • Rechtsklik op ‘Kalender’ > Kies ‘Delen’ > ‘Agenda delen’ > Geef een naam op en kies ‘Verzenden’

De gehele postbus delen (voor beheerders)

Ook een beheerder kan de gehele postbus (inclusief agenda, contactpersonen en taken) delen met andere gebruikers, dit kan middels onderstaande powershell commando:

Add-MailboxPermission “Naam van de postbus” -User “Naam van de groep of gebruiker”  -AccessRights FullAccess

Noot! In dit geval zijn de machtigingen voor volledige toegang maar er zijn ook andere machtigingsniveau’s mogelijk zoals alleen-lezen.

Inzien van gedeelde email, agenda of contactpersonen

Ad-hoc inzage van een gedeelde email map of agenda (Outlook 2007 /2010/2013)

  • Ga je naar Bestand > Openen > ‘Map van andere gebruiker’
  • Geef de naam van de gebruiker op en de map die je wilt benaderen en klik ‘OK’

Een nadeel hierbij is dat alleen de hoofdmap inzichtelijk is en niet de eventuele submappen. Als je submappen wilt inzien zul je volledige toegang tot de postbus moeten hebben en vervolgens de onderstaande procedure moeten doorlopen:

Permanente inzage van een gedeelde Agenda

  • Outlook 2013: Ga naar je Agenda > Rechtsklik op de ‘Mijn agenda’s’ in het navigatievenster > Kies ‘Agenda toevoegen’ > ‘Gedeelde agenda openen’
  • Outlook 2010: Ga naar je Agenda > Rechtsklik op de Agenda links in het navigatievenster > Kies ‘Agenda toevoegen’ > ‘Gedeelde agenda openen’
  • Outlook 2007: Ga naar je Agenda > Kies ‘Een gedeelde agenda openen’
  • Outlook Web App: Ga naar je Agenda > Rechtsklik op ‘Mijn agenda’s >Kies ‘Agenda toevoegen’ > Geef de naam van de te openen agenda op

Permanente inzage van een gedeelde Contactpersonen (Outlook 2007 /2010/2013)

  • Outlook 2010/2013: Ga naar je Contactpersonen> Kies ‘Open gedeelde contactpersonen’ in het menu bovenaan
  • Outlook 2007: Ga naar je Agenda > Kies ‘Gedeelde contactpersonen openen’ links in het menu

Toevoegen van een gedeelde postbus als extra postbus in Outlook
Een gemakkelijke manier om snel toegang te krijgen tot mappen die veelvuldig benaderd worden is om deze als extra postbus toe te voegen binnen Outlook 2010:

  • Ga naar Bestand > Info > Accountinstellingen (in  Outlook 2007: Extra > Opties > Accountinstellingen)
  • Selecteer het account en klik ‘Wijzigen’
  • Klik ‘Meer instellingen’ > tabblad ‘Geavanceerd’
  • Klik op ‘Toevoegen’ en geef de naam van de gebruiker/postbus op
  • Outlook moet mogelijk even opnieuw worden opgestart
Inzien van een gedeelde postbus via de Outlook Web App
  • Navigeer naar de Outlook Web App
  • Rechtsklik op je naam in de menubalk links
  • Kies ‘Gedeelde map toevoegen…’
  • Geef de naam op en klik ‘toevoegen’
  • De gedeelde map verschijnt nu links onder je eigen postvak

Kom je er toch niet helemaal uit? Neem dan even contact met ons op of bekijk onze Office 365 installatie diensten.

Office 365 gids: Outlook instellen

Nadat je de Office 365 desktopinstallatie op een werkstation hebt uitgevoerd dien je zelf nog even een Outlook profiel aan te maken dat is gekoppeld met Office 365. Dit doe je als volgt:

Scenario 1: U heeft Outlook niet eerder gebruikt op deze PC

  • Start Outlook
  • Klik op ‘Volgende’
  • Geef je naam, e-mailadres en wachtwoord op
  • Klik op ‘Volgende’
  • Geef je wachtwoord nogmaals op, vink ‘Mijn referenties onthouden’ aan, en klik ‘OK’
  • Je instellingen worden nu opgehaald, als het goed is krijg je 3 groene vinkjes
  • Klik op ‘Voltooien’
  • Outlook wordt nu gestart en Mail, Agenda en Contactpersonen worden nu gesynchroniseerd

Scenario 2: Je hebt Outlook al eerder met andere accounts gebruikt op deze PC

  • Typ Windows Toets + R
  • Typ ‘control’ en klik ‘OK’
  • Typ ‘mail’ in het zoekvenster
  • Klik op ‘Mail (Microsoft Outlook 2016)’
  • Klik op ‘Profielen weergeven’
  • Klik op ‘Toevoegen’
  • Geef een naam op en klik ‘OK’
  • Geef je naam, emailadres en wachtwoord op en klik op ‘Volgende’
  • Je instellingen worden nu opgehaald, als het goed is krijg je 3 groene vinkjes
  • Klik op ‘Voltooien’
  • Stel het nieuwe profiel in als standaardprofiel en klik op ‘OK’
  • Start Outlook op om je email, agenda en contactpersonen op te halen

Bekijk de video:

Kom je er toch niet helemaal uit? Neem dan even contact met ons op of bekijk onze Office 365 installatie diensten.

Office 365 gids: Afzender adressen toevoegen

Bent u ook zo’n duizendpoot met meerdere rollen binnen de organisatie en wilt u mail kunnen versturen vanuit verschillende email adressen? Denk bijvoorbeeld aan een klantenservice adres of een adres binnen een andere domeinnaam. Zo kunt u dit binnen Office 365 realiseren:

  1. Voeg een distributiegroep toe via het Exchange beheer portaal
  2. Geef de distributiegroep het email adres dat u als afzender adres wilt gebruiken (indien dit een adres op een alternatief domein is dient dit domein eerst te worden geverifieerd binnen Office 365)
  3. Geef bij ‘Delivery Management’ aan dat email van buiten de organisatie mag worden ontvangen
  4. Voeg één of meerdere personen toe als leden van de distributiegroep, zij zullen alle inkomende email op het adres in stap 2 ook ontvangen
  5. Maak een beveiligingsgroep aan binnen Office 365 beheer
  6. Voeg één of meerdere personen toe als leden van de beveiligingsgroep waarvoor u wilt dat zij uit naam van de deze afzender email moeten kunnen versturen
  7. Geef de in stap 5 aangemaakte groep rechten om email vanuit de in stap 1 aangemaakte distributiegroep te kunnen versturen. Dit gaat via het onderstaande Powershell commando:

Add-RecipientPermission “Distributiegroep uit stap 1” -Trustee Groepuitstap5 -AccessRights SendAs

Nu kunnen alle leden (vaak maar één gebruiker) van de aangemaakte beveiligingsgroep email verzenden vanaf een alternatief afzender adres door binnen Outlook het ‘Van:’ veld weer te geven en hier handmatig het afzender adres in te typen (in toekomstige emails zal dit worden onthouden en als optie worden weergegeven):

Noot! Op mobiele apparatuur zoals iPhone en Android toestellen wordt gebruik gemaakt van ActiveSync voor synchronisatie van email, agenda en contactpersonen. Hierin wordt slechts het primaire email adres ondersteund en niet de secundaire afzender adressen. Er is wel een workaround door gebruik te maken van IMAP voor email maar echt aantrekkelijk is dat niet.

Google Apps

Hosted Exchange vs Google Apps: een overzicht

Hosted Exchange en Google Apps Gmail zijn steeds populairdere email systemen in het bedrijfsleven. Wij zullen een overzicht geven van de meest belangrijke verschillen voor kleine bedrijven om daarmee hopelijk de keuze wat te vereenvoudigen.

Taken en Notities

Indien je een fanatieke gebruiker bent van Outlook taken en notities, dan is het verstandig voor Hosted Exchange te gaan, aangezien Google beiden niet volledig ondersteunt (notities in het geheel niet en taken alleen in Gmail).

Outlook ondersteuning

Als je een Microsoft Outlook power user bent en niet houdt van web gebaseerde email dan is Hosted Exchange je ding. Het ondersteund geavanceerde Outlook mogelijkheden zoals server gebaseerde email regels, het openen van andermans postbus, fijnmazige autorisaties e.d. en je hoeft geen extra plug-ins te installeren om met Exchange te werken.

Mobiele ondersteuning

Zowel Hosted Exchange en Google Apps email ondersteunen mobiele telefoons via ActiveSync. Hiermee worden emails, agenda en contactpersonen gesynchroniseerd en bij hosted Exchange ook taken mits de telefoon dit ondersteund. Een voordeel van Exchange Online van Microsoft is dat ook Blackberry’s worden ondersteund via de ingebouwde Blackberry Business Cloud.

Sterke authenticatie

Indien sterke 2-factor authenticatie verseist is, ga dan voor Google Apps aangezien het extra veiligheid biedt door middel van 2-factor authenticatie via je mobiele telefoon (noot dat Office 365 dit ook kan bieden i.c.m. Identity Federation waarvoor wel extra infrastructuur nodig is).

Link extra email accounts

Google Apps email biedt de mogelijkheid email op te halen van externe accounts zoals van een hotmail, yahoo of een ander POP email account. Wanneer je een email verzend kun je kiezen welk adres als afzender moet worden gebruikt. Noot dat dit ook mogelijk is in Exchange als onderdeel van het nieuwe Office 365 (lees hier meer over nieuwe Office 365 features).

Gmail eigenaardigheden

Indien je geen lettertype opgeeft voor emails die je vanuit Gmail verzendt worden deze bij de ontvanger in Times New Roman weergegeven ongeacht de lettertype instellingen van de ontvanger. Ook wordt de handtekening onderaan de email geplaatst wanneer je op een email reageert, dit kan alleen worden verholpen middels een niet ondersteunde ‘Google Labs’ plug-in.

Integratie met additionele applicaties

Als je van web applicaties houdt dan kun je het vast waarderen dat je Google Apps eenvoudig kan uitbreiden met web apps varieerend van CRM tot project management en boekhouden. Je kunt dan vervolgens ook data delen met deze applicaties en eenvoudig navigeren tussen de verschillende applicaties zonder apart in te hoeven loggen (Single Sign-On). Een voorbeeld van zo’n integratie is met een CRM waarbij je contacten worden toegevoegd aan je Google Apps adresboek dat vervolgens weer met je mobiel kan worden gesynchroniseerd. Makkelijk!

Snel op weg

Beide producten zijn eenvoudig in gebruik. Wel dienen ze eenmalig te worden geïnstalleerd op het domein zodat email adressen in het format @uwbedrijf.nl kunnen worden gebruikt. Installatie is niet erg moeilijk voor een technisch ingestelde gebruiker. Google Apps installatie is daarbij iets technischer met veel meer keuze opties. Hosted Exchange wordt vaak afgenomen als onderdeel van  Office 365 (hier een overzicht van de verschillende prijzen en versies). De implementatie van Office 365 vereist weer iets meer werk op de individuele werkstations.

Zie ook hier voor een uitgebreid vergelijk van functionaliteiten tussen Google Apps en Office 365.