Berichten

Wat kies jij? E-mail, Sharepoint, Groups, Teams, Yammer of Kaizala?

Lange tijd was e-mail het aangewezen digitale communicatiemiddel voor organisaties, in grotere organisaties vaak aangevuld met een intranet met bijvoorbeeld aankondigingen. Daarnaast wordt er aan documenten samengewerkt door deze in een gezamenlijke map te plaatsten of per e-mail te delen. Deze werkwijze heeft behoorlijk wat haken en ogen, dat is dan ook de reden dat online communicatie- en samenwerkingstools de laatste jaren een enorme vlucht hebben genomen.

Dat er een kleine revolutie gaande is in de manier waarop we samenwerken is ook Microsoft niet ontgaan. Microsoft heeft op dit vlak een aantal (bijna) overnames gedaan en heeft de Slack concurrent Microsoft Teams in korte tijd ontwikkeld en in Office 365 geïntegreerd. Ondertussen zijn er binnen Office 365 aardig wat mogelijkheden om te communiceren en samen te werken:

Outlook

De bekende e-mail toepassing op PC, mobiel apparaat en in de web browser. Al meer dan 20 jaar de favoriete zakelijke e-mail software, maar dat wil niet zeggen dat er niet vernieuwd is. Integendeel, Outlook is continu in ontwikkeling en is voor formele communicatie nog altijd dé aangewezen tool.

Sharepoint

Biedt een centrale ruimte om te werken aan documenten alsook intranet functionaliteit zoals aankondigingen, webpagina’s en wiki’s. Sharepoint was in het verleden met name in grotere organisaties in gebruik maar is sinds Office 365 veel toegankelijker en gebruiksvriendelijker geworden.

Groepen

Een groepsomgeving, benaderbaar vanuit Outlook, om te communiceren met berichten in e-mail opmaak, aangevuld met een centrale agenda, een notitieblok en een Sharepoint omgeving voor samenwerken aan documenten. Zie ook ons artikel over werken met Office 365 Groepen

Teams

Een toepassing waarin conversaties via chat en (video-)gesprekken centraal staan, net als het overzichtelijk weergeven van informatie uit allerlei bronnen en apps. Net als bij groepen is er standaard een Sharepoint omgeving gekoppeld. Zie ook ons artikel over werken met Office 365 Teams

Yammer

Functionaliteit vergelijkbaar met die van Facebook, maar dan binnen je bedrijf en gericht op samenwerken, en zonder eerst al je collega’s moeten te bevrienden :-) Ook kun je bestanden delen, polls maken, mensen in het zonnetje zettten en aankondigingen doen. Er is een mobiele app, een versie voor PC / Mac, en een online variant.

Kaizala

Mobiele app vergelijkbaar met Whatsapp, maar bedoeld voor bedrijfsmatige activiteiten en centraal te beheren. Het is aangevuld met zaken als aankondigingen, afspraakplanner, polls, enquêtes die we ook in Yammer terugzien. Net als Whatsapp biedt Kaizala ook de mogelijkheid tot het voeren van (video-)gesprekken

Welke tools zijn de juiste voor jouw bedrijf?

Wij merken dat het voor veel mensen moeilijk is om te begrijpen wanneer je welke tool gebruikt en wat de verschillen zijn. Hieronder hebben we ze even voor je op een rijtje gezet met de verschillende kenmerken (naar voorbeeld van Avepoint):

Als organisatie zul je een keuze moeten maken voor de tools die het beste bij je organisatiecultuur en werkwijze aansluiten. Voor een advocatenkantoor waar heel veel vanuit Outlook wordt gewerkt zouden E-mail en Groepen wellicht een logische keuze zijn. Voor een groot adviesbureau dat veel projecten met externen voert, kan juist de combinatie Teams met Yammer erg sterk zijn: Teams voor de projecten met externen en Yammer voor de interne bedrijfsbrede communicatie en informatie uitwisseling.

Wil je meer weten of hulp bij de implementatie binnen je organisatie? Neem dan contact met ons op

Office 365 Teams symbool

Kies je Microsoft Teams of Slack?

Microsoft introduceerde Teams begin 2017 als antwoord op het populaire Slack. Sindsdien heeft Teams een enorme vlucht genomen en is het één van Microsofts paradepaardjes geworden. Microsoft breidt Teams steeds verder uit als dé communicatie hub binnen Office 365, zelfs Skype voor Bedrijven moet eraan geloven en wordt onderdeel van Teams.

Maar hoe staat het ondertussen met Teams in relatie tot pionier Slack? Wat zijn de voornaamste redenen om te kiezen voor Teams in plaats van Slack?

Integratie met Office 365

Teams is onderdeel van Office 365, het biedt dus perfecte koppelingen met andere onderdelen van Office 365, als je dus al Office 365 gebruikt wordt het je wel heel gemakkelijk gemaakt:

  • Je meld je gewoon aan met je Office 365 login
  • Al je collega’s zijn direct beschikbaar om mee samen te werken
  • Je kunt direct in Teams documenten bewerken en opmerkingen toevoegen, dit kan zelfs gelijktijdig en in real-time
  • Je kunt inhoud uit je bestaande Sharepoint omgeving toevoegen

Venster met de word editor direct in teams

Beveiliging en naleving

Omdat Teams onderdeel is van Microsoft’s Office 365 platform geniet het van dezelfde sterke beveiligings- en nalevingsmogelijkheden. Door de grote commerciële belangen is Microsoft er alles aan gelegen om de beveiliging van haar online platform tip-top te houden, hiervoor zijn enorme budgetten beschikbaar. Microsoft is op het gebied van beveiliging en naleving dan ook erg sterk.

Prijs

Zowel Slack als Microsoft bieden een gratis versie aan, deze gratis versies zijn in functionaliteit wel wat beperkter. Als we kijken naar de betaalde varianten dan biedt Microsoft Teams al aan vanaf het Business Essentials abonnement, hiervoor betaal je €4,20 per maand per gebruiker en krijg je ook E-mail, Onedrive, Sharepoint en de Office web apps. Slack daarentegen start bij €6,25 per maand per gebruiker zonder additionele e-mail, opslag en Office functionaliteit.

Als je al Office 365 gebruiker bent dan is Teams dus zonder meerkosten beschikbaar, je organisatie moet dan wel erg pro-Slack zijn om te besluiten de €6,25 per maand per gebruiker extra te gaan betalen.

Tot slot

Voor organisaties die Office 365 gebruiken of binnenkort gaan gebruiken is het gebruik van Teams de logische keuze, voor organisaties of samenwerkingverbanden die geen Office 365 gebruiken is Slack zeker een optie. Zo kan Slack met veel meer externe toepassingen koppelen. Wat betreft functionaliteit liggen Teams en Slack erg dicht bij elkaar, kleine verschillen in functie en prijs zouden dan doorslaggevend kunnen zijn in de keuze.

Office 365 gids: Werken met Office 365 Groepen

Een Office 365 Groep is een belangrijke bouwsteen in Office 365 met één of meer leden, waaraan een aantal Office 365 functies is gekoppeld:

  • Gesprekken op basis van e-mail berichten maar wat anders weergegeven en bijvoorbeeld een ‘Vind ik leuk’  knopje (zie schermafbeelding hieronder)
  • Bestandsopslag (via een automatisch aangemaakte Sharepoint omgeving)
  • Agenda
  • OneNote notitieblok
  • Sharepoint site
  • Planner

Groepen via Outlook online, in de bureaubladversie ziet het er vergelijkbaar uit

Noot: Groepen vormen ook de basis voor apps als Teams of Planner, ze worden hierbij automatisch door deze apps aangemaakt.

Wanneer is een Office 365 groep handig?

Een Office 365 groep is handig als je met een groep mensen aan eenzelfde project of voor eenzelfde doel of functie (mee)werkt. Met een Office 365 groep heb je als gebruiker de vrijheid om zelf te groepen te maken die je nodig hebt. Gesprekken zijn gebaseerd op e-mail en met Groepen werk je vanuit Outlook (ook op mobiele apparatuur). Wil je nog een stapje verder gaan en e-mail helemaal uitbannen dan kun je overwegen om met Office 365 Teams te werken. Als je twijfelt lees dan ons artikel over de verschillen tussen Groepen en Teams.

Een groep maken

Office 365 groepen kunnen worden aangemaakt en beheerd vanuit Outlook en kunnen door een gebruiker zelf worden aangemaakt (tenzij de beheerder dit heeft uitgeschakeld).

  • Een groep aanmaken via Outlook:
    • Outlook online: Ga naar het kopje ‘Groepen’ en klik op het ‘+’ tekentje
    • Outlook: Ga naar het kopje ‘Groepen’ (links in et menu onder je Postvak In) > klik op ‘Start’ bovenaan in het menu en kies ‘Nieuwe Groep’
  • Geef een naam, e-mail adres en beschrijving van de groep en geef aan of groep e-mails ook naar de inbox van de leden moet worden gestuurd (let op dat dit veel extra e-mail verkeer genereert, iets wat mogelijk ongewenst is)
  • Geef aan of het een Openbare of Privé groep betreft

Een groep beheren

  • Ga naar Outlook en klik op de groep die je wilt beheren:
    • Outlook online: Klik op het tandwieltje rechtsboven instellingen van de groep te wijzigen
    • Outlook: Klik op ‘Start’ bovenaan in het menu en kies Instellingen om de Leden toe te voegen of groepsinstellingen te bewerken

Werken met de groep

  • Start een conversatie door op in de groep op ‘Nieuw’ of ‘Nieuwe e-mail’ te klikken, je bericht wordt in de groepsconversatie geplaatst en afhankelijk van de instellingen, ook in de postbus van de leden afgeleverd
  • Plaats of maak een document onder het kopje ‘Bestanden’, deze worden dan automatisch in de bij de groep behorende Sharepoint site geplaatst, kies ‘In bibliotheek bladeren’ bijvoorbeeld als je de documenten ook naar je computer wilt synchroniseren of geavanceerde filters of weergaven wilt toepassen.
    • In Outlook benader je bestanden via het knopje ‘Start’ > ‘Bestanden’, je wordt dan direct naar de online Sharepoint omgeving geleid

  • Maak een agenda item aan in het kopje ‘Agenda’
  • Maak notities in het gezamenlijke ‘Notitieblok’
  • Koppel eventueel een gezamenlijke ‘Planning’ of ga naar de bijbehorende Sharepoint ‘Site’ via het kopje ‘…’ (alleen Outlook online)

Veel plezier!

Wil je meer weten of hulp bij de implementatie binnen je organisatie? Neem dan contact met ons op

Overzicht van de Office 365 Planner startpagina

Office 365 Planner: een overzicht

Misschien had je het al gezien, het tegeltje ‘Planner’ in het Office 365 menu. Office 365 Planner is een app om een planning te maken voor een project of doel met behulp van taken. Hieronder een kort overzicht van de mogelijkheden.

Planner Hub

Dit is de overzichtspagina waarin alle plannen en hun status worden weergegeven en vanwaar je naar een plan kan navigeren. Ook kun je hier een nieuw plan aanmaken en naar je takenlijst gaan:

Overzicht van de Office 365 Planner startpagina

Planningsbord

Op het planningsbord kun je taken aanmaken, deze groeperen in zogenaamde ‘Buckets’ en toewijzen aan personen:

Office 365 takenlijst

Op je persoonlijke takenlijst kun je zien welke taken er nog open staan:

Taken bijwerken

Per taak kun je de voortgang opgeven, een begin- en einddatum, een checklist, een beschrijving, labels, bijlages of links. Bijlagen worden in de groepsdocumenten bibliotheek geplaatst en als voorbeeld weergegeven in de taak. Je kunt ook opmerkingen plaatsen in een taak die dan in de groep chat wordt weergegeven.

Mogelijkheden en beperkingen

  • Je kunt taken heel eenvoudig verslepen naar andere buckets of andere personen (om de taaktoewijzing of status te veranderen)
  • Er is een Planner app beschikbaar voor mobiele apparaten
  • De taken worden niet gesynchroniseerd met Outlook taken, om de taken te zien zul je altijd even naar de Planner app moeten navigeren (online of op je mobiel)
  • Iedereen met toegang tot de Planner app kan een plan aanmaken, met daaraan een Office 365 groep gekoppeld

Conclusie

Planner is een heel gebruiksvriendelijke en moderne app zoals we die de laatste tijd meer zien van Microsoft. De app is erg bruikbaar in zowel kleine als grotere organisaties en zal hier zeker een plaats gaan veroveren.

Microsoft Teams: Wat is het en wat is het verschil met Groups?

Microsoft Office 365 Teams zal binnenkort beschikbaar en zichtbaar zijn voor alle Office 365 gebruikers. Wat kun je met Microsoft Teams en wat is het verschil met Office 365 Groups?

Een Office 365 groep is een logische entiteit waaraan een aantal Office 365 functies zijn gekoppeld, denk aan een e-mail postbus, een agenda, bestandsopslag (via Sharepoint), een OneNote notitieblok, een Sharepoint site (deze is niet zichtbaar in het Sharepoint beheercentrum overigens) en een Planner instantie.

Office 365 Teams is eigenlijk een app met als kern chatfunctionaliteit (conversaties) en het overzichtelijk weergeven van informatie uit allerlei bronnen en apps. Onderliggend maakt Teams gebruik van Office 365 Groups, maar dan met wat extra functionaliteit dus. Je zou het kunnen zien als een extra laagje bovenop een Office 365 groep, je kunt een bestaande Office 365 groep dan ook ‘upgraden’ naar een Office 365 Team.

Wat goed is om te weten

  • Zoals je kunt zien in de schermafbeeldingen hebben beide toepassingen een tabblad Gesprekken/Conversations. Deze functioneren echter wel volledig anders, in Groups is een gesprek gebaseerd op e-mail, in Teams is een gesprek gebaseerd op een ingebouwde chat app.
  • Zowel Groups als Teams maken voor het delen van bestanden gebruik van Sharepoint (een aparte siteverzameling per groep/team)
  • Groups benader je vooral vanuit Outlook, zowel online als de bureaubladversie, voor mobiele apparatuur is er wel een aparte app genaamd Outlook Groups
  • Teams benader je vooral via de aparte Teams app, dit is een aparte tegel in het online Office 365 start menu en ook een losse applicatie die je kan downloaden op je computer en mobiel apparaat

Conclusie

Groups en Teams hebben heel veel overlap waarbij Teams wat meer vooruitstrevend zijn, e-mail conversaties zijn daarbij overboord gegaan en vervangen door chat conversaties. Ook kun je relevante gegevens uit verschillende bronnen op één plaats presenteren. Groups zijn wellicht wat geschikter voor branches/gebruikersgroepen die het liefst met Outlook werken.