Berichten

Google drive icon

Google Drive en Google Apps: Het perfecte huwelijk?

In een eerder artikel vergeleken we Google Drive met Dropbox. We zijn behoorlijk positief over Google Drive en denken dat het een behoorlijke hit zal worden. In dit artikel bekijken we of Google Drive ook interessant is voor zakelijke gebruikers, bijvoorbeeld in combinatie met Google Apps.

Zoals we in het vorige artikel al stelden is Google Drive eigenlijk een extensie van Google Docs zoals we het kenden. Het stelt ons in staat bestanden en documenten uit Google Docs te synchroniseren met het werkstation of mobiel. Dit is handig omdat we op deze manier vanuit niet-web applicaties zoals Word, Excel of Photoshop toch gemakkelijk bestanden kunnen openen en opslaan in de cloud.

Hoe werkt Google Drive?

Na installatie van Google Drive is er nieuwe map ‘Google Drive’. Deze map en al haar inhoud wordt gesynchroniseerd met Google Docs. Dit is handig omdat er nu altijd een reservekopie (met revisiehistorie) in de cloud is. Ook is het handig dat deze bestanden nu vanaf iedere PC te benaderen zijn via de web browser. De bestanden kunnen nu eenvoudig worden gedeeld met anderen zonder dat ze per email verzonden hoeven worden.

Zijn er ook nadelen aan Google Drive?

Bij synchronisatie wordt eenzelfde document op meerdere plaatsen bewaard, bijvoorbeeld Docs en op de PC. Vaak zelfs ook nog op een thuis computer, een mobiele telefoon of de computers van collega’s. Dit betekent dat wanneer één bestand wordt geüpload dit op misschien wel 5 apparaten wordt gedownload. Niet echt een probleem bij kleine datahoeveelheden en apparatuur op verschillende locaties. Anders wordt het wanneer je dit op één kantoor doet met grote datahoeveelheden en deze deelt met een aantal collega’s. Dit  levert potentieel een flinke belasting van de internetverbinding op.

Een bekend probleem met synchronisatie in werkgroepen zijn synchronisatieconflicten wanneer twee of meer personen tegelijktijdig aan een document aan het werken zijn. De synchronisatiesoftware ziet dan verschillende conflicterende wijzigingen en heeft niet de intellegentie deze samen te voegen tot één.

Synchronisatie van gedeelde mappen

Een potentieel issue dat Google goed heeft ondervangen is dat van synchronisatie van gedeelde documenten. Standaard worden met jou gedeelde mappen en documenten niet gesynchroniseerd, tenzij je dit expliciet aangeeft (door ze aan ‘Mijn Schijf’ toe te voegen). Hiermee worden alleen actief in gebruik zijnde data gesynchroniseerd waardoor het werkstation niet volloopt met Gigabytes aan slechts incidenteel benaderde data. Wanneer de eigenaar van een gedeeld document deze verwijderd wordt dit in de gesynchroniseerde Google Drive map ook netjes verwijderd.

Google Drive alternatieven

Eerder spraken we al even over Dropbox als concurrende cloud opslagdienst. In tegenstelling tot Google Drive zien we dit echter niet echt als een volwaardige zakelijke oplossing. Echte volwaardige cloud alternatieven zijn Microsoft Sharepoint Online als onderdeel van Office 365 waarbij Sharepoint veel meer is dan eenvoudigweg cloud storage.

Conclusie

Zolang je je bewust bent van de beperkingen van synchronisatieproducten is Google Drive ook prima voor zakelijke doeleinden te gebruiken. Vooral in combinatie met Google Apps is het een killer-app waar we veel van verwachten. De beurt is aan Microsoft voor een vergelijkbare tool in combinatie met Office 365.

Google Drive map

Google Drive vs Dropbox

Deze week lanceerde Google haar langverwachte Google Drive (ook wel GDrive) cloud opslagdienst. Een markt die op dit moment gedomineerd wordt door Dropbox en aanbieders als SugarSync, Skydrive en Box.net. In dit artikel vergelijken wij enkele features van Google Drive met die van Dropbox.

Wat is Google Drive?

We zouden Google Drive kunnen beschouwen als een add-on dienst voor de cloud dienst Google Docs. Al meer dan 2 jaar biedt Docs de mogelijkheid ook niet-Google documenten hierin op te slaan. Google Drive biedt nu ook de mogelijkheid deze documenten te synchroniseren naar het werkstation en vise versa. Hierdoor is het heel erg makkelijk om met je bestaande applicaties te blijven werken en documenten veilig op te slaan in gesynchroniseerde mappen.

Installatie & gebruik

Middels een linkje in Google Docs kunnen de installatiebestande worden gedownload. Bij installatie moeten de inloggegevens voor Google Docs worden opgegeven en kan worden gekozen of alle mappen of slechts enkele mappen moeten worden gesynchroniseerd.

Net als bij Dropbox krijg je nu een aparte map in je gebruikersmap waar je Google Drive documenten worden gesynchroniseerd. Bij Dropbox is deze te vinden onder de ‘Mijn Documenten’, bij Google Drive staat deze rechtsreeks in de hoofdmap van de gebruiker.

Ook wordt er een klein Google Drive icoontje in het notificatievak van Windows geplaatst, zolang Google Drive aan het synchroniseren is wordt dit aangegeven middels een geanimeerd icoontje. Ook in de Google Drive map zelf wordt middels vinkjes op de mappen en bestanden aangeven wanneer de bestanden volledig gesynchroniseerd zijn.

Handig is de mogelijkheid om op het Google Drive icoontje te rechtsklikken en de Google Drive map te openenen of direct naar de website te gaan, hierop wordt je dan ook meteen automatisch aangemeld. Minder handig is dat je niet de Google Drive map kunt openen door op het icoontje te dubbelklikken, zoals bij Dropbox.

Google Docs documenten worden in de mappenstructuur weergegeven maar de inhoud wordt niet gesynchroniseerd, in plaats daarvan wordt verwezen naar de url locatie. Deze url wordt bij aanklikken geopend in Google Docs, slim en effectief. Overigens kunnen Google documenten ook off-line worden geopend in Chrome middels een additionele plug-in.

Mobiel

Op dit moment is Google Drive alleen op Android beschikbaar, een iOS versie wordt binnen enkele weken verwacht. Hoe het zit met Blackberry of Windows Phone is niet bekend.

Een vergelijk met Dropbox

Google Drive biedt nu 5GB gratis opslagruimte waar Dropbox 2 GB biedt, hoewel dit eenvoudig is uit te breiden is dit toch een significant verschil en vermoedelijk een mooi marketingmiddel. Google drive zal te upgraden zijn tot 25GB voor $30 per jaar en 100GB voor $60 per jaar, ter vergelijk, Dropbox kan worden uitgebreid tot 50GB voor $100 per jaar en 100GB voor $200 per jaar.

Een belangrijker verschil is de cloud dienst zelf. Bij Dropbox is dit een vrij eenvoudige online opslagmogelijkheid met goede integraties. Google Drive daarentegen is diep geïntegreerd met Google Docs en dus ook alle andere Google diensten als Gmail en Google Apps voor zakelijke gebruikers. Een groot voordeel.

Vergelijken we de werking en opties van Google Drive en Dropbox dan is het wel duidelijk dat er een flinke knipoog is naar Dropbox. Beter goed gekopieerd dan slecht verzonnen moet het motto van Google zijn geweest…

Enkele kleine voordelen van Dropbox zijn de mogelijkheid om bandbreedte gebruik in te stellen, ook worden met de gebruiker gedeelde mappen automatisch toegevoegd aan de gesynchroniseerde mappen. In Google Drive moet een gedeelde map eerst nog in de web interface aan ‘Mijn Schijf’ worden toegevoegd (dit kan overigens ook een voordeel zijn – zie ook onze post over Google Drive en Google Apps).

Is dit het einde van Dropbox? Wij denken van niet. Google zal veel van haar huidige Docs gebruikers met zich meekrijgen, Dropbox heeft evenwel ook een grote schare trouwe aanhangers en een rotsvast product. Wel zullen ze meer dan ooit moeten innoveren om Google achter zich te houden.

Box.net review – online bestanden opslaan en delen

Er zijn ontelbaar veel online file storage oplossingen. Maar bestaat er ook een serieus cloud alternatief voor die stoffige machine die in het bezemhok staat te brommen? Box.net biedt een oplossing voor het online opslaan, delen en samenwerken aan bestanden, wij onderzoeken hoe bruikbaar Box.net is binnen (project-)teams en voor het MKB.

Waarom zou ik mijn bestanden online opslaan?

Bestanden die online zijn opgeslagen zijn makkelijk te benaderen vanaf verschillende locaties, denk aan een nevenvestiging of thuiskantoor. En ook vanaf de mobiele telefoon zijn de bestanden te raadplegen zonder technische poespas zoals VPN’s.

Ook is het gemakkelijk bestanden te delen met klanten, partners en binnen projectgroepen zonder continue bijlagen heen en weer te sturen.

Een ander belangrijk voordeel is de betrouwbaarheid, data wordt redundant opgeslagen in grote rekencentra en er worden automatisch back-ups gemaakt.

Hoe het werkt

Met Box.net worden alle bestanden online (in de cloud) opgeslagen. De bestanden kunnen door de gebruikers zelf worden geupload of door de beheerder. Het is mogelijk bestanden te uploaden middels drag-en-drop in de web-browser (op basis van HTML5) of het is mogelijk deze te uploaden middels batch upload. Daarnaast kunnen bestanden worden geupload via het Synchronisatie component.

Nadat de bestanden zijn geupload kunnen ze op verschillende manieren worden geraadpleegd:

  • Je kunt op de Box web pagina inloggen en de bestanden hier bekijken via de ingebouwde ‘viewers’, handig wanneer je aan het werk bent op een PC/Mac (of iPad) zonder Microsoft Office of een PDF lezer bijvoorbeeld. Ook kan het veiliger en sneller zijn om de bestanden niet naar de PC te hoeven downloaden maar online te laten.
  • Ook is het mogelijk een bestand te downloaden en zo op de PC of Mac te bekijken. Je kunt dan ook de online kopie ‘locken’ zodat collega’s het bestand niet kunnen wijzigen terwijl jij eraan aan het werken bent.
  • De laatste mogelijkheid is het installeren van een desktop synchronisatie component waarmee een virtuele folder wordt aangemaakt (de locatie kun je zelf opgeven) die continue gesynchroniseerd wordt met geselecteerde mappen in de online opslagruimte. Dit maakt het gemakkelijk met programma’s als Microsoft Office te werken zonder bestanden steeds te hoeven downloaden, wijzigen en weer opnieuw te uploaden. Ook is dit handig voor het werken aan bestanden terwijl je niet bent verbonden met het web, wanneer je weer online bent worden dan alsnog de bestanden gesynchroniseerd.

Maar er is meer…

Box.net is niet zomaar een online opslagruimte, het biedt uitgebreide mogelijkheden voor het delen van bestanden en samenwerken:

  • Opmerkingen en discussies kunnen worden toegevoegd aan bestanden, denk bijvoorbeeld aan verzoek tot beoordeling of goedkeuring aan één of meerdere collega’s. Deze taken kunnen ook van een eind-data worden voorzien.
  • Versiebeheer. Box.net slaat automatisch verschillende versies op van documenten en files, de verschillende versies kunnen worden bekeken en worden hersteld indien nodig.
  • Embedding. Bestanden of mappen die je wilt delen met anderen kun je in een willekeurige pagina plaatsen door middel van een stukje ’embed code’, je kunt hierbij het formaat van het venster zelf aangeven.

Bestanden delen

In tegenstelling tot de meeste concurrentie biedt Box.net (in de Business en Enterprise versies) uitgebreide mogelijkheden voor uitrol in werkgroepen en MKB. Het biedt de mogelijkheid autorisaties fijnmazig in te stellen op mappen middels rollen zoals bekijken, wijzigen, beoordelen etc. De Enterprise versie biedt daarin nog meer mogelijkheden zoals het gebruik van groepen, het instellen van wachtwoord sterkte en veel meer.

Mobiele toegang

Box.net heeft mobiele applicaties ontwikkeld voor iPhone, iPad en Android. Er een mobiele website (m.box.net) voor de overige mobiele platformen.  Wij hebben de iPhone versie gebrobeerd en zijn zeker onder de indruk, het is mogelijk allerlei bestandsformaten te bekijken en opmerkingen te lezen en plaatsen. Bestanden kunnen op de iPhone worden gecached. Ook is het mogelijk photo’s uit de Gallery te uploaden naar een Box.net folder, handig!

De iPad app is erg populair aangezien deze het mogelijk maakt op je iPad Microsoft Office bestanden en pdf’s te bekijken. Het is ook mogelijk opmerkingen toe te voegen vanaf iPhone of iPad.

Integratie & uitbreidingen

Box.net biedt vele uitbreidingen via het OpenBox platform. Denk hierbij aan toepassingen voor het elektronisch ondertekenen van bestanden (EchoSign) of een plug-in voor het bewerken van Microsoft Office bestanden op de iPhone of iPad (QuickOffice Connect). Daarnaast biedt Box ook integraties met bijvoorbeeld Salesforce en Google Apps voor Single Sign-On en wederzijdse toegang tot de agenda en bestanden.

Hoe zit het met de beveiliging?

Beveiliging is altijd een discussiepunt als het gaat om online applicaties (meer daarover in onze post over cloud security). Wel kunnen we ervan uitgaan dat beveiliging hoog op de agenda zal staan bij Box.net aangezien security incidenten wel het laatste zal zijn waar ze op zitten te wachten. Hier zijn meer details te vinden over de beveiligingsmaatregelen. Box is een Amerikaans bedrijf en staat op de ‘Safe Harbour’ lijst wat wil zeggen dat aan de EU Data Protection eisen is voldaan.

Conclusie

Box.net is een erg funtionele en heel mooi gebouwde toepassing. Het is duidelijk dat er erg goed is nagedacht over de behoeften van de klanten. Hoewel wij van mening zijn dat Box zelfs voor traditionele bedrijven goed kan werken denken wij dat het pas echt tot zjin recht zal komen in dynamische bedrijven die volop willen profiteren van de voordelen die online IT kan bieden.

Hoe houd je IT kosten onder controle?

Betaalt je te veel voor IT? Wij weten dat dit het geval is voor veel organisaties. Zij zijn slecht geadviseerd (of zelfs helemaal niet ) en onderhouden een industrie die bloeit op verwarring en over-engineering. Wij zullen u laten zien hoe u betere IT kunt krijgen, tegen betere prijzen!

Lees meer