Berichten

Office 365 logo

Wat wordt het Office 365 nieuws van 2017?

Wij hebben weer zin in een nieuw jaar vol Office 365 en Azure ontwikkelingen. Hieronder alvast een selectie van de mooiste Office 365 ontwikkelingen verwacht voor 2017 (uit de Office 365 roadmap):

  • De mailbox opslaglimiet in de E3 en E5 abonnementen gaat van 50GB naar 100GB
  • Prioriteit postbus voor alle Outlook versies. Outlook zal op basis van allerlei criteria bepalen welke mail belangrijk is voor je en deze in de standaard tab ‘Prioriteit’ laten zien, andere e-mail worden geplaatst in het tabblad ‘Overige’. De map ‘Onbelangrijke e-mail’ komt daarmee te vervallen

Prioriteit Postvak IN - Nieuw voor Office 365 in 2017

  • De nieuwe app ‘Microsoft Bookings‘ zal worden uitgebracht (‘Boekingen’ in het Nederlands?). Hiermee kunnen klanten gemakkelijk via een webpagina een afspraak maken die automatisch wordt ingeboekt bij een medewerker, ook worden automatisch herinnering e-mails gestuurd aan de klant
  • Naast bestanden kunnen straks ook hele Onderive mappen via een gastenlink worden gedeeld. Of dit ook in Sites gaat werken is nog niet bekend
  • Outlook Customer Manager is een nieuwe functie waarmee klantencontacten en verkoop gestroonlijnd kunnen worden. Een soort mini CRM dus. Vermoedelijk is dit de langverwachte opvolger van Business Contact Manager (BCM), wat een populaire functie was voor veel MKB bedrijven. Outlook Customer Manager zal beschikbaar zijn in Office 365 Business Premium

Outlook Customer Manager - Nieuw voor Office 365 in 2017

 

Office 365 gids: Meerdere bijlagen uit Sharepoint toevoegen in Outlook email

Misschien ben je er ooit tegenaan gelopen. Je probeert meerdere documenten uit Sharepoint als bijlagen toe te voegen aan een email maar je kunt slechts één document tegelijk selecteren. Normaliter kunnen we door de Ctrl toets in te drukken meerde bestanden ineens toevoegen. Dit fenomeen is het gevolg van de Web View functie. Deze functie zorgt ervoor dat het bestand-dialoogvenster wordt weergegeven in een view (weergave) die in Sharepoint 2010 kan worden aangepast (zie ook http://msdn.microsoft.com/en-us/library/office/hh967656.aspx). Helaas lijkt deze Web View niet eenvoudig uit te schakelen/aan te passen.

Hoe kunnen we toch meerdere documenten ineens toevoegen aan een bijlage?

Office 2013 en 2010

Methode 1

Sleep de bijlagen vanuit een verkenner venster naar de betreffende email:

  • Blader in Sharepoint naar de documentbibliotheek waar de bijlagen staan
  • Ga naar het tabblad ‘Bibliotheek’ en klik op de knop ‘Openen met Explorer’ (afhankelijk van je schermresolutie zit deze onder het kopje ‘Verbinden en Exporteren’)
    Noot! Indien dit niet werkt raadpleeg ons artikel over het oplossen van problemen met het openen in de windows verkenner
  • Selecteer nu meerdere bestanden en sleep deze met de muis naar de betreffende email

Methode 2 (niet geadviseerd)

Indien we een netwerkverbinding aanmaken naar de betreffende Sharepoint bibliotheek lijkt het dat Outlook niet meer goed ziet dat we verbinden met een Sharepoint locatie. Op onderstaande manier krijg je niet de Web View voorgeschoteld en je kunt meerdere documenten selecteren:

  • Ga naar de Windows verkenner > Rechtsklik op Mijn Computer en klik ‘Netwerkverbinding maken’
  • Kies een schijfletter en type het adres van de bibliotheek in op de volgende manier \jesharepointnaam.sharepoint.com@SSLDavWWWRootSitenaam(indien van toepassing)Bibliotheeknaam
  • Voeg nu meerdere bijlagen op de gebruikelijke wijze toe (Invoegen > Bijlage > Navigeer naar de schijfletter locatie > Selecteer meerdere bijlagen)

Noot! Indien de bijlagen bedoeld zijn voor interne geadresseerden of frequente samenwerkingspartners overweeg dan om de betreffende documenten te plaatsen op een gedeelde Sharepoint locatie zodat er geen weerwar van bijlagen ontstaat die ook nog eens veel Outlook opslagruimte opeisen. Deel vervolgens eenvoudig de locatie van de documenten:

  • Blader in Sharepoint naar de documentbibliotheek waar de documenten staan
  • Sleep het betreffende document naar de Outlook bijlage, er wordt nu een link naar het document geplaatst
    of:
  • Klik op het pijltje rechts naast het document en selcteer Verzenden naar > Een koppeling per e-mail verzenden

Office 2007

In Outlook 2007 is het allemaal wat gemakkelijker. Je kunt hier simpelweg navigeren naar een netwerklocatie  en in het bijlagevenster een andere weergave kiezen (bijvoorbeeld ‘details’) waardoor je wel meerder documenten kunt selecteren:

Office 365 gids: Outlook of Outlook Web App

In Office 365 kan gekozen worden voor de Outlook Web App (ook wel Outlook Online) of Outlook 2007/2010/2013 als e-mail client. Voor bedrijven die een overstap naar de Outlook Web App overwegen is het goed te weten wat belangrijke verschillen zijn in functionaliteit en gebruikerservaring. Hier een aantal in het oog springende verschillen:

Email

  • Email handtekeningen. In de Outlook Web App kan slechts één handtekening worden ingesteld. Voor de meesten geen probleem maar sommige mensen gebruiken verschillende handtekeningen voor de verschillende rollen die zij vervullen. Handtekeningen in de logo’s zijn wat lastiger te realiseren en minder gebruiksvriendelijk voor de ontvanger (zie ook ons artikel over het instellen van een logo in de Outlook Web App).
  • Openbare mappen.  Vooralsnog kunnen openbare mappen slechts per map toevoegen aan de Outlook Web App, om door een groot aantal mappen te bladeren zul je ze dus één voor één moeten toevoegen.
  • Desktop integratie. Wanneer je op je werkstation op een email adres klikt, wordt er automatisch een nieuw bericht opgesteld met het e-mail adres in kwestie in het ‘Aan:’ veld. Ook kan bijvoorbeeld vanuit Word direct een document als bijlage naar een ontvanger worden verzonden. Met de Outlook Web App zijn dergelijke integraties slechts met technische instellingen (registerwijzigingen) mogelijk.
  • Toekennen van machtigingen. Met Outlook kun je eenvoudig machtigingen instellen voor gedelegeerde toegang. In de Outlook Web App is dit slechts mogelijk voor de Agenda.

Agenda

  • Sharepoint agenda toevoegen. In Outlook 2010/2013 kan een Sharepoint Agenda worden gekoppeld, in de Outlook Web App is dit niet mogelijk.

Contactpersonen

  • Gedeelde contactpersonen.  In Outlook kun je contactpersonen delen met collega’s. In de Outlook Web App is dit niet mogelijk.
  • Sharepoint contactpersonen toevoegen. In Outlook 2010/2013 kunnen Sharepoint Contactpersonen worden gekoppeld, in de Outlook Web App is dit niet mogelijk.
  • Contactpersonen gebruiken voor samenvoegen. Contactpersonen in de Outlook Web App kunnen alleen met een omweg worden gebruikt voor het samenvoegen in Word. Ook kun je de Outlook Web App niet gebruiken om samengevoegde e-mail berichten te versturen.