Berichten

Wat kies jij? E-mail, Sharepoint, Groups, Teams, Yammer of Kaizala?

Lange tijd was e-mail het aangewezen digitale communicatiemiddel voor organisaties, in grotere organisaties vaak aangevuld met een intranet met bijvoorbeeld aankondigingen. Daarnaast wordt er aan documenten samengewerkt door deze in een gezamenlijke map te plaatsten of per e-mail te delen. Deze werkwijze heeft behoorlijk wat haken en ogen, dat is dan ook de reden dat online communicatie- en samenwerkingstools de laatste jaren een enorme vlucht hebben genomen.

Dat er een kleine revolutie gaande is in de manier waarop we samenwerken is ook Microsoft niet ontgaan. Microsoft heeft op dit vlak een aantal (bijna) overnames gedaan en heeft de Slack concurrent Microsoft Teams in korte tijd ontwikkeld en in Office 365 geïntegreerd. Ondertussen zijn er binnen Office 365 aardig wat mogelijkheden om te communiceren en samen te werken:

Outlook

De bekende e-mail toepassing op PC, mobiel apparaat en in de web browser. Al meer dan 20 jaar de favoriete zakelijke e-mail software, maar dat wil niet zeggen dat er niet vernieuwd is. Integendeel, Outlook is continu in ontwikkeling en is voor formele communicatie nog altijd dé aangewezen tool.

Sharepoint

Biedt een centrale ruimte om te werken aan documenten alsook intranet functionaliteit zoals aankondigingen, webpagina’s en wiki’s. Sharepoint was in het verleden met name in grotere organisaties in gebruik maar is sinds Office 365 veel toegankelijker en gebruiksvriendelijker geworden.

Groepen

Een groepsomgeving, benaderbaar vanuit Outlook, om te communiceren met berichten in e-mail opmaak, aangevuld met een centrale agenda, een notitieblok en een Sharepoint omgeving voor samenwerken aan documenten. Zie ook ons artikel over werken met Office 365 Groepen

Teams

Een toepassing waarin conversaties via chat en (video-)gesprekken centraal staan, net als het overzichtelijk weergeven van informatie uit allerlei bronnen en apps. Net als bij groepen is er standaard een Sharepoint omgeving gekoppeld. Zie ook ons artikel over werken met Office 365 Teams

Yammer

Functionaliteit vergelijkbaar met die van Facebook, maar dan binnen je bedrijf en gericht op samenwerken, en zonder eerst al je collega’s moeten te bevrienden :-) Ook kun je bestanden delen, polls maken, mensen in het zonnetje zettten en aankondigingen doen. Er is een mobiele app, een versie voor PC / Mac, en een online variant.

Kaizala

Mobiele app vergelijkbaar met Whatsapp, maar bedoeld voor bedrijfsmatige activiteiten en centraal te beheren. Het is aangevuld met zaken als aankondigingen, afspraakplanner, polls, enquêtes die we ook in Yammer terugzien. Net als Whatsapp biedt Kaizala ook de mogelijkheid tot het voeren van (video-)gesprekken

Welke tools zijn de juiste voor jouw bedrijf?

Wij merken dat het voor veel mensen moeilijk is om te begrijpen wanneer je welke tool gebruikt en wat de verschillen zijn. Hieronder hebben we ze even voor je op een rijtje gezet met de verschillende kenmerken (naar voorbeeld van Avepoint):

Als organisatie zul je een keuze moeten maken voor de tools die het beste bij je organisatiecultuur en werkwijze aansluiten. Voor een advocatenkantoor waar heel veel vanuit Outlook wordt gewerkt zouden E-mail en Groepen wellicht een logische keuze zijn. Voor een groot adviesbureau dat veel projecten met externen voert, kan juist de combinatie Teams met Yammer erg sterk zijn: Teams voor de projecten met externen en Yammer voor de interne bedrijfsbrede communicatie en informatie uitwisseling.

Wil je meer weten of hulp bij de implementatie binnen je organisatie? Neem dan contact met ons op

Office 365 handleiding

Wij hebben een beknopte Office 365 handleiding samengesteld voor eindgebruikers.

Deze handleiding kun je gratis downloaden als PDF bestand, als je de handleiding nuttig vindt dan zouden het op prijs stellen als je dit artikel deelt via de social buttons onderaan of onze LinkedIn of Facebook pagina liked! Bedankt alvast!

In onze Office 365 handleiding zijn de volgende onderdelen opgenomen:

  • Werken met Office 365 via de web browserOffice 365 handleiding icoon
    • Aanmelden bij Office 365
    • Navigeren in het Office 365 web portaal
    • Werken met e-mail
    • Navigeren in Outlook e-mail
    • Werken met Agenda
    • Navigeren in de Outlook agenda
    • Navigeren binnen OneDrive
    • Navigeren binnen Sharepoint
    • Werken met documentbibliotheken
  • Werken met Office 365 via Office
    • Werken met Outlook
    • Werken met de overige Office toepassingen
    • Communicatie met Skype voor Bedrijven
  • Werken met mobiele apparatuur
  • Veelgestelde vragen
    • Wat zijn de voordelen van werken met Office 365?
    • Hoe installeer ik Office op mijn PC/Mac?
    • Hoe koppel ik Outlook aan mij Office 365 postbus?
    • Hoe kan ik mijn wachtwoord wijzigen?
    • Ik krijg een foutmelding bij het openen van de Sharepoint map
    • Ik krijg een foutmelding als ik een bestand verplaats of kopieer
    • Bij het openen van een PDF document krijg ik een vraag over uitchecken
    • Waarom is het werken met grote bestanden traag?

Download:

Handleiding ‘Werken met Office 365 

Nieuw uiterlijk voor documentbibliotheken

Na Onedrive zijn ook de Team Site bibliotheken aan de beurt voor een nieuw moderner uiterlijk:

Document bibliotheek

 

Dit nieuwe uiterlijk is op dit moment alleen nog maar beschikbaar voor klanten die hebben aangegeven in een vroeg stadium updates te willen ontvangen (First Release).

Het voordeel van deze nieuwe weergave is dat deze wat eenvoudiger is en dat het nu ook mogelijk is om gemakkelijk documenten en mappen te kopiëren en verplaatsen. Helaas is het nog niet mogelijk documenten ook naar een andere bibliotheek te kopiëren of verplaatsen.

Mooi is ook dat je documenten heel snel kan groeperen op bepaalde eigenschappen en dat je heel snel een weergave kan definiëren zonder moeilijke menuopties. Ook kun je een belangrijk document vastpinnen aan de bovenzijde en kun je documenten als tegels weergeven. Heel handige functies.

Een nadeel van deze weergave is dat je de bovenste Team Site koppelingsbalk niet meer zichtbaar is waardoor je de weg een beetje kunt kwijtraken.

 

Machtigingen verlenen Office 365 site bibliotheek

Office 365 gids: Machtigingen verlenen op een site bibliotheek

Binnen Sharepoint worden machtigingen op site apps, zoals een bibliotheek overgenomen van de bovenliggende site. Dat betekent vaak dat iedereen in je organisatie of afdeling lees- of zelfs bewerkrechten heeft hierop. Als je een app of document bibliotheek slecht ter beschikking wilt stellen aan één of meerdere personen doe je dat als volgt:

  • Ga naar de document bibliotheek waarvan je de machtigingen wilt wijzigen
  • Ga naar het tabblad ‘Bibliotheek’
  • Ga naar ‘Instellingen’ > ‘Bibliotheekinstellingen’
  • Ga naar ‘Machtigingen voor dit documentbibliotheekitem’
  • Je ziet nu de huidige machtigingen die worden overgenomen van de bovenliggende Site
  • Klik op ‘Overname van machtigingen stoppen’ en klik op OK
  • Selecteer nu de groepen ‘Leden’ en ‘Bezoekers’ en klik op ‘Gebruikersmachtigingen verwijderen’
  • Klik op ‘Machtigingen verlenen’
  • Typ de naam in van de gebruiker(s) die je toegang wilt verlenen
  • Klik op ‘Opties weergeven’ om het machtigingsniveau op te geven
  • Klik op ‘Delen’

John heeft nu als enige gebruiker machtigingen op de bibliotheek ‘Documenten’

Zie ook de video:

Office 365 gids: Verwijderde bestanden uit de Team Site prullenbak herstellen

Bestanden die verwijderd worden op de Office 365 Team Site worden nog 30 dagen in de prullenbak bewaard. U kunt deze op de volgende manier herstellen:

  • Ga naar ‘Inhoud van site’ links in het menu of via de het tandwieltje rechtsboven in beeld
  • Klik op ‘Prullenbak’
  • Doorzoek de prullenbak en vink het document dat je wilt herstellen aan
  • Klik op ‘Selectie herstellen’ en dan op OK

Het document is nu hersteld en op de oorspronkelijke locatie terug geplaatst.

Bekijk de bijbehorende video:

Office 365 gids: Een document extern delen

Een van de voordelen van een online systeem als Office 365 is dat je gemakkelijk informatie kan delen met collega’s en externen:

  • Ga naar je OneDrive of Team Site en blader naar het betreffende document
  • Rechtsklik op het document en klik delen:
    • Geef het email adres op van de persoon met wie je het document wilt delen
    • Geen het machtigingsniveau aan: bewerken of alleen weergeven
    • Typ een optioneel bericht voor de ontvanger
    • Geef aan of aanmelding is vereist
  • Klik op delen

Office 365 document delen

Office 365 document delen opties

De ontvanger krijgt nu een bericht met een link om het document in te zien of te te bewerken. Wanneer deze link wordt aangeklikt wordt het document in de betreffende Office Web App geopend. Ook kan de ontvanger hier een kopie downloaden indien gewenst.

Indien ‘Aanmelden vereist’ was uitgeschakeld werkt dit direct, wanneer aanmelding is vereist dient de ontvanger zich aan te melden met een Office 365 organisatieaccount of een Microsoft account (deze kan men kostenloos aanmaken of men kan een bestaand hotmail/outlook.com/live account gebruiken).

Office 365 gids: Problemen met OneDrive voor Bedrijven synchronisatie oplossen

Let op! Het oorspronkelijke artikel is van toepassing op de oude OneDrive for Business software. We hebben een sectie voor probleemoplossing van de nieuwe OneDrive software toegevoegd. We raden je aan gebruik te maken van de nieuwste OneDrive:

  • Als je werkt met Windows 10 of Office 2016 heb je de laatste OneDrive client al geïnstalleerd
  • Als je nog werkt met Windows 7 of 8 en een oudere Office versie kun je hier de laatste versie installeren

Nu moet je OneDrive nog even instellen om te synchroniseren:

  • Kijk eerst even of OneDrive al actief is, er staat dan rechtsonder op de taakbalk een klein wolkje (er staat iets als Onedrive – Persoonlijk) > rechtsklik dit wolkje en klik ‘Instellingen’ > Ga naar het tabblad account en klik ‘Account toevoegen’ > Meld je aan met je Office 365 e-mail adres en wachtwoord en volg de aanwijzingen
  • Als OneDrive niet actief is start je deze door te zoeken naar het programma Onedrive (Windows 10), Microsoft OneDrive (Windows 7) of Onedrive voor Bedrijven (Windows 8.1). Start deze en meld je aan met je Office 365 e-mail adres en wachtwoord, volg de verdere aanwijzingen

Controleren of je de allerlaatste versie van OneDrive hebt

  • Rechtsklik je taakbalk en kies Taakbeheer / Task Manager > Klik ‘Meer details’
  • In het tabblad Processen klik je even op het kopje ‘Naam’ en zoek je naar Microsoft OneDrive, als je hier hebt staan ‘Microsoft OneDrive for Business’ met een donkerblauw icoon dan is de oude OneDrive in ieder geval ook nog op je PC actief, rechtsklik en kies ‘Eigenschappen’, je ziet daar GROOVE staan als bestandsnaam.
  • Als je ook Microsoft OneDrive ziet staan dan is ook de nieuwe OneDrive actief, rechtsklik en kies ‘Eigenschappen’, je ziet dan OneDrive als programmanaam. Ga naar het tabblad Details om de exacte versie te bekijken. Versie 17.3.6743.1212 of hoger ondersteunen ook Office 365 Sharepoint synchronisatie. Versie Zie hier voor meer versie informatie.

Problemen oplossen met de nieuwe OneDrive voor Bedrijven

Gelukkig is de nieuwe OneDrive een stuk beter dan de oude, op Groove gebaseerde, software. Toch zien we af en toe nog wel wat problemen voorbij komen. Veelal zijn deze gerelateerd aan aanmeldingsreferenties, te grote hoeveelheden bestanden, of vreemde map- en bestandsnamen.

Controleer de volgende zaken als er problemen zijn met OneDrive:

  • Controleer je aamelding in Office, dit kun je doen vanuit bijvoorbeeld Word of Excel > Bestand > Account – controleer of je correct bent aangemeld. Mocht je daarbij problemen hebben dan kan het soms goed zijn in Windows referentiebeheer eens al je Office referenties te verwijderen, voornamelijk de referenties die ADAL bevatten en de OneDrive Business Cached Credentials, Start daarna je PC opnieuw en meld je in Office opnieuw aan
  • Klik eenmaal op het OneDrive wolkje rechtsonder en kijk of er issues zijn met de synchronisatie van specifieke bestanden, vaak staat er dan ook nog een omschrijving bij zoals een synchronisatieconflict. Probeer dit op te lossen door het document te openen en weer op te slaan.
  • Controleer of de specifieke mappen/bestanden geen vreemde namen hebben of vreemde tekens bevatten, de ondersteuning van Sharepoint/OneDrive van vreemde tekens is veel verbeterd de laatste jaren maar soms zien we het toch nog fout gaan.

Mocht dit alles niet werken dan kun je proberen OneDrive te resetten middels:

  • Ga naar uitvoeren (Windows toets + R) > Typ: %localappdata%\Microsoft\OneDrive\onedrive.exe /reset
  • Het OneDrive icoon gaat even weg en verschijnt na een tijdje weer, als dit te lang duurt toets dan in uitvoeren: %localappdata%\Microsoft\OneDrive\onedrive.exe , OneDrive start hiermee weer

Als je ook hier geen succes mee hebt dan kun je het best OneDrive verwijderen en weer opnieuw installeren via https://onedrive.live.com/about/nl-be/download/

Als je toch de oude OneDrive voor Bedrijven wilt blijven gebruiken

Met OneDrive voor bedrijven kunnen documentbibliotheken worden gesynchroniseerd met het werkstation. Helaas is het niet de meest stabiele software uit de Microsoft stal en zijn er nog wel eens wat synchronisatieproblemen en kan de Onedrive de computer vertragen.

Allereerst is belangrijk de synchronisatielimieten in acht te nemen. Onze ervaring is dat hoe meer bestanden je synchroniseert hoe meer kans op problemen en vertraging op je computer. Hier een overzicht van de synchronisatielimieten.

Bij grotere hoeveelheden bestanden en team site bibliotheken adviseren wij om direct vanaf de Office 365 website te werken of om de documentbibliotheken te openen in de Windows Verkenner.

Wil je toch verder met Onedrive voor bedrijven? Hieronder een overzicht van de meest voorkomende problemen:

Autorisatieprobleem

Zorg ervoor dat je bij Office bent aangemeld met je Office 365 gebruikersnaam en wachtwoord. De snelste manier om dit in te stellen is om Word of Excel te openen en helemaal rechtsboven in het venster te kiezen voor ‘Aanmelden bij Office’.

Bestanden hebben geen groene vinkjes meer

Er is iets mis met de Office installatie. Ga naar Configuratiescherm > Programma’s en Onderdelen > Klik je Office installatie aan> Klik ‘Wijzigen’ in het menu bovenaan > Kies ‘Snel herstellen’

Bestanden hebben een rood kruisje

Als er een rood kruisje staat bij een document betekent dit dat het niet kan worden gesynchroniseerd met de server:

Skydrive rood kruis

Open het upload centrum om problemen te bekijken en op te lossen (het oranje icoontje met pijl rechts onderin het bureaublad):

Uploadcentrum

Veelvoorkomende oorzaken zijn:

Soms helpt het ook om het betreffende document even te openen waarna deze direct wel goed gesynchroniseerd wordt. Ook kun je proberen het even naar bijvoorbeeld het bureaublad van je PC te verplaatsten en daarna weer terug te verplaatsen naar de OneDrive / Sharepoint map! Een andere remedie kan zijn het document een iets andere naam te geven, bijvoorbeeld enkele letters toe te voegen.

Synchronisatie lijkt onvolledig

Controleer of de map cq. documentbibliotheek niet meer dan 5000 items bevat en een items groter dan 2GB. Zie ook hier voor een overzicht van de synchronisatielimieten in OneDrive.

Foutmelding bij het synchroniseren van een nieuwe bibliotheek ‘Er is een probleem met het synchroniseren van deze map’

Onderstaande foutmelding verschijnt bij het synchroniseren van een nieuwe documentbibliotheek:

Er is een probleem met het synchroniseren van deze map. Breek de synchronisatie af en synchroniseer de bibliotheek vervolgens opnieuw op uw computer om dit probleem op te lossen.
Error code=0x80040208; Error source=Win32

Herstel OneDrive via de onderstaande procedure.

Onedrive voor bedrijven herstellen

Werkwijze:

  • Verwijder de Browsegeschiedenis van Internet Explorer: ga naar Extra > Internetopties > Tabblad ‘Algemeen’ > Browsegeschiedenis > ‘Verwijderen…’
  • Rechtsklik op het OneDrive icoon rechtsonder in beeld en kies ‘Herstellen’, volg de instructies

Of (voor geavanceerde gebruikers):

  • Verwijder de Browsegeschiedenis van Internet Explorer: ga naar Extra > Internetopties > Tabblad ‘Algemeen’ > Browsegeschiedenis > ‘Verwijderen…’
  • Stop synchronisatie van alle documentbibliotheken: rechtsklik op het OneDrive of Skydrive icoontje in het systeemvak (rechtsonder op je bureaublad) > Kies ‘Synchronisatie van een map afbreken…’, doe dit voor alle mappen.
  • De vinkjes bij de gesynchroniseerde mappen, onder Favorieten >Sharepoint en Skydrive Pro, verdwijnen nu en de mapjes zijn ‘gewone’ mapjes geworden. Verplaats of verwijder deze mappen.
  • Verwijder de OneDrive / Skydrive Cache:
    • Sluit de Onedrive/Skydrive processen af via taakbeheer: Groove.exe (Microsoft SkyDrive Pro) en Msosync.exe (Microsoft Office Document Cache)
    • Verwijder de inhoud van de map C:GebruikersgebruikersnaamAppDataLocalMicrosoftOfficeSpw (schakel weergeven an verborgen items in)
    • Verwijder de inhoud van de map C:GebruikersgebruikersnaamAppDataLocalMicrosoftOffice15.0OfficeFileCache
    • Start Onedrive/Skydrive weer
  • Start Intenet Explorer als beheerder (rechtsklik het Internet Explorer icoon en kies ‘uitvoeren als beheerder’), ga naar je Team Site of Skydrive en klik het Sync knopje voor alle betreffende bibliotheken, het zou nu wel moeten werken.

Al je documenten worden opnieuw gesynchroniseerd, dit kan enige tijd duren

Het blauwe synchronisatie icoontje blijft bij een bestand of map staan

Hiervoor geld vaak dezelfde remedie als hierboven maar probeer eerst alleen synchronisatie af te breken en opnieuw in te stellen voor de betreffende map. Let ook op dat de map cq. documentbibliotheek niet meer dan 5000 items bevat en geen bestanden groter dan 2GB.

OneDrive synchroniseert niet alle bestanden

Wanneer OneDrive aangeeft dat er nog vele bestanden resteren om te synchroniseren probeer dan een online herstel uit te voeren van de Office installatie.

 

Office 365 gids: Sharepoint 2013 mysite upgrade uitvoeren

Wanneer uw Office 365 installatie is ge-upgrade naar de laatste versie moeten bestaande Sharepoint sites ook worden ge-upgrade.  Sharepoint beheerders kunnen dit uitvoeren voor team sites en de mysite siteverzameling.

Mysite upgrade

– Login als Sharepoint beheerder op het Office 365 portaal via https://portal.microsoftonline.com/

– Ga naar Sites bovenaan in de menubalk

– Je krijgt nu de melding dat Sharepoint is ge-upgrade, klik op ‘Nu beginnen’:

Mysite upgrade stap 1

– Klik daarna op ‘Upgrade van siteverzameling uitvoeren’

Mysite upgrade stap 2

– Klik op ‘Ik ben klaar’

Mysite upgrade stap 3

– De upgrade wordt nu uitgevoerd, als deze klaar is verschijnt de volgende melding:

Mysite upgrade stap 5

Team Site upgrade

– Ga naar het Sharepoint beheeercentrum en voor de betreffende site verzameling naar instellingen voor ‘Bijwerken’ > ‘Upgrade-instellingen voor siteverzamelingen’:

Site upgrade stap 1

– Zorg ervoor dat de Upgrade Toestaan op ‘Ja’ staat

– Ga naar de siteverzameling die je wilt upgraden

– Ga naar Site Acties > Site Instellingen > Upgrade van Siteverzameling

– Kies ‘Upgrade van siteverzameling uitvoeren’ of ‘Probeer een demo-upgrade’, deze laatste optie is vooral handig om compatibiliteit en weergave van de site in Sharepoint 2013 te testen

Sharepoint probleem met Lync 2013 en Office 2010

Er is een issue waarbij documenten op Sharepoint niet meer rechtstreeks in Office 2010 toepassingen geopend kunnen worden na installatie van Lync 2013 op het werkstation. Je krijgt een foutmelding waarbij een adres beginnend met ms-word:ofv|u| in de adresbalk staat.

Dit probleem wordt veroorzaakt door de installatie van een Office 2013 product zoals Lync 2013. Deze update de Sharepoint Foundation software op het werkstation en introduceert een versie 15 van de SharePoint OpenDocumentClass Internet Explorer invoegtoepassing (OWSSUPP.DLL)

De (tijdelijke) oplossing voor dit probleem is het de-installeren van Lync 2013 en het repareren van je Office 2010 installatie:

  • Ga naar je configuratiescherm
  • Ga naar Programma’s en Onderdelen
  • Kies Lync 2013
  • Kies Verwijderen
Daarna:
  • Kies Office 2010 Standaard of Professional
  • Kies Wijzigen > Herstellen
Het herstel zal een paar minuten duren, daarna zou het openen van documenten weer moeten werken.

Een andere mogelijkheid is het installeren van de volledige Office 2013 software.

Office 365 gids: OneDrive voor bedrijven opslaglimiet

OneDrive voor bedrijven is een handige tool voor het synchroniseren van je Office 365 OneDrive documenten en documentbibliotheken. Het is goed te weten dat hieraan (helaas) wel limieten zijn voor het aantal documenten en de hoeveelheid data die je kunt synchroniseren (bron):

  • Voor de Office 365 Onedrive bibliotheek (je persoonlijke opslagruimte is 1 TB)  is de limiet 20.000 bestanden en een maximale bestandsgrootte van 2 GB
  • Voor gesynchroniseerde documentbibliotheken is de limiet 5.000 bestanden en een maximale bestandsgrootte van 2 GB

Wanneer je deze limiet bereikt krijg je een melding als deze gedurende het synchronisatieproces:

Deze limieten zijn naar onze mening te beperkend. Een simpele consumententool als Dropbox kan gemakkelijk 100.000 items aan. Vind je ook dat deze capaciteit uitgebreid moet worden, laat het Microsoft via dit feedback formulier weten!