Berichten

Wat kies jij? E-mail, Sharepoint, Groups, Teams, Yammer of Kaizala?

Lange tijd was e-mail het aangewezen digitale communicatiemiddel voor organisaties, in grotere organisaties vaak aangevuld met een intranet met bijvoorbeeld aankondigingen. Daarnaast wordt er aan documenten samengewerkt door deze in een gezamenlijke map te plaatsten of per e-mail te delen. Deze werkwijze heeft behoorlijk wat haken en ogen, dat is dan ook de reden dat online communicatie- en samenwerkingstools de laatste jaren een enorme vlucht hebben genomen.

Dat er een kleine revolutie gaande is in de manier waarop we samenwerken is ook Microsoft niet ontgaan. Microsoft heeft op dit vlak een aantal (bijna) overnames gedaan en heeft de Slack concurrent Microsoft Teams in korte tijd ontwikkeld en in Office 365 geïntegreerd. Ondertussen zijn er binnen Office 365 aardig wat mogelijkheden om te communiceren en samen te werken:

Outlook

De bekende e-mail toepassing op PC, mobiel apparaat en in de web browser. Al meer dan 20 jaar de favoriete zakelijke e-mail software, maar dat wil niet zeggen dat er niet vernieuwd is. Integendeel, Outlook is continu in ontwikkeling en is voor formele communicatie nog altijd dé aangewezen tool.

Sharepoint

Biedt een centrale ruimte om te werken aan documenten alsook intranet functionaliteit zoals aankondigingen, webpagina’s en wiki’s. Sharepoint was in het verleden met name in grotere organisaties in gebruik maar is sinds Office 365 veel toegankelijker en gebruiksvriendelijker geworden.

Groepen

Een groepsomgeving, benaderbaar vanuit Outlook, om te communiceren met berichten in e-mail opmaak, aangevuld met een centrale agenda, een notitieblok en een Sharepoint omgeving voor samenwerken aan documenten. Zie ook ons artikel over werken met Office 365 Groepen

Teams

Een toepassing waarin conversaties via chat en (video-)gesprekken centraal staan, net als het overzichtelijk weergeven van informatie uit allerlei bronnen en apps. Net als bij groepen is er standaard een Sharepoint omgeving gekoppeld. Zie ook ons artikel over werken met Office 365 Teams

Yammer

Functionaliteit vergelijkbaar met die van Facebook, maar dan binnen je bedrijf en gericht op samenwerken, en zonder eerst al je collega’s moeten te bevrienden :-) Ook kun je bestanden delen, polls maken, mensen in het zonnetje zettten en aankondigingen doen. Er is een mobiele app, een versie voor PC / Mac, en een online variant.

Kaizala

Mobiele app vergelijkbaar met Whatsapp, maar bedoeld voor bedrijfsmatige activiteiten en centraal te beheren. Het is aangevuld met zaken als aankondigingen, afspraakplanner, polls, enquêtes die we ook in Yammer terugzien. Net als Whatsapp biedt Kaizala ook de mogelijkheid tot het voeren van (video-)gesprekken

Welke tools zijn de juiste voor jouw bedrijf?

Wij merken dat het voor veel mensen moeilijk is om te begrijpen wanneer je welke tool gebruikt en wat de verschillen zijn. Hieronder hebben we ze even voor je op een rijtje gezet met de verschillende kenmerken (naar voorbeeld van Avepoint):

Als organisatie zul je een keuze moeten maken voor de tools die het beste bij je organisatiecultuur en werkwijze aansluiten. Voor een advocatenkantoor waar heel veel vanuit Outlook wordt gewerkt zouden E-mail en Groepen wellicht een logische keuze zijn. Voor een groot adviesbureau dat veel projecten met externen voert, kan juist de combinatie Teams met Yammer erg sterk zijn: Teams voor de projecten met externen en Yammer voor de interne bedrijfsbrede communicatie en informatie uitwisseling.

Wil je meer weten of hulp bij de implementatie binnen je organisatie? Neem dan contact met ons op

Office 365 Teams symbool

Kies je Microsoft Teams of Slack?

Microsoft introduceerde Teams begin 2017 als antwoord op het populaire Slack. Sindsdien heeft Teams een enorme vlucht genomen en is het één van Microsofts paradepaardjes geworden. Microsoft breidt Teams steeds verder uit als dé communicatie hub binnen Office 365, zelfs Skype voor Bedrijven moet eraan geloven en wordt onderdeel van Teams.

Maar hoe staat het ondertussen met Teams in relatie tot pionier Slack? Wat zijn de voornaamste redenen om te kiezen voor Teams in plaats van Slack?

Integratie met Office 365

Teams is onderdeel van Office 365, het biedt dus perfecte koppelingen met andere onderdelen van Office 365, als je dus al Office 365 gebruikt wordt het je wel heel gemakkelijk gemaakt:

  • Je meld je gewoon aan met je Office 365 login
  • Al je collega’s zijn direct beschikbaar om mee samen te werken
  • Je kunt direct in Teams documenten bewerken en opmerkingen toevoegen, dit kan zelfs gelijktijdig en in real-time
  • Je kunt inhoud uit je bestaande Sharepoint omgeving toevoegen

Venster met de word editor direct in teams

Beveiliging en naleving

Omdat Teams onderdeel is van Microsoft’s Office 365 platform geniet het van dezelfde sterke beveiligings- en nalevingsmogelijkheden. Door de grote commerciële belangen is Microsoft er alles aan gelegen om de beveiliging van haar online platform tip-top te houden, hiervoor zijn enorme budgetten beschikbaar. Microsoft is op het gebied van beveiliging en naleving dan ook erg sterk.

Prijs

Zowel Slack als Microsoft bieden een gratis versie aan, deze gratis versies zijn in functionaliteit wel wat beperkter. Als we kijken naar de betaalde varianten dan biedt Microsoft Teams al aan vanaf het Business Essentials abonnement, hiervoor betaal je €4,20 per maand per gebruiker en krijg je ook E-mail, Onedrive, Sharepoint en de Office web apps. Slack daarentegen start bij €6,25 per maand per gebruiker zonder additionele e-mail, opslag en Office functionaliteit.

Als je al Office 365 gebruiker bent dan is Teams dus zonder meerkosten beschikbaar, je organisatie moet dan wel erg pro-Slack zijn om te besluiten de €6,25 per maand per gebruiker extra te gaan betalen.

Tot slot

Voor organisaties die Office 365 gebruiken of binnenkort gaan gebruiken is het gebruik van Teams de logische keuze, voor organisaties of samenwerkingverbanden die geen Office 365 gebruiken is Slack zeker een optie. Zo kan Slack met veel meer externe toepassingen koppelen. Wat betreft functionaliteit liggen Teams en Slack erg dicht bij elkaar, kleine verschillen in functie en prijs zouden dan doorslaggevend kunnen zijn in de keuze.

Office 365 Teams symbool

Werken met Microsoft Teams

Met Office 365 Teams kun je gemakkelijk met teamleden communiceren en informatie uit verschillende bronnen bij elkaar brengen om aan te werken. Microsoft Teams is een standaard onderdeel van de Office 365 abonnementen Business Essentials en hoger.

Je kunt met Teams werken in de web browser, via de aparte bureaublad toepassing of via de mobiele app.

Microsoft Teams bestaat uit de hoofdonderdelen Chat, Bestanden, Wiki en overige tabbladen/apps, hieronder een overzicht:

Chat

Het hart van de Teams applicatie, en het grote verschil met Groepen, is de chat communicatie in zogenaamde kanalen. Ieder team kan meerdere kanalen bevatten, over bepaalde onderwerpen of subgroepen: Hieronder zie je een team ‘Productontwikkeling’ en een kanaal ‘Kamperen’ met daarin een conversatie over de basecamp tent:

Office 365 Teams Chat pagina

Teamleden kunnen hierin berichten plaatsen, weblinks, afbeeldingen en bijlages. Bijlages en afbeeldingen worden direct opgeslagen in een gekoppelde Sharepoint documentenbibliotheek en zijn ook zichtbaar onder het tabblad Files/Bestanden. Op elk bericht kan worden gereageerd, het kan worden geliked of je kan het opslaan in een soort favorietenlijst:

Teams chatbericht met weblink

Bestanden

In het tabblad Files / Bestanden kun je bestanden plaatsen. Vanuit hier kun je ook nieuwe documenten en mappen aanmaken en de bijbehorende Sharepoint pagina openen:

Teams bestanden tabblad

Ontzettend mooi is de mogelijkheid om een Office document of PDF te openen en hierover een discussie te starten:

Teams document discussie

Commentaren zijn ook zichtbaar in het hoofd chat venster (met een referentie naar het bestand). Zo weet je precies hoe je teamleden erover denken en waarmee ze bezig zijn, je kunt je ook meteen in de discussie mengen.

Wiki

Een standaard tabblad in een Team is een Wiki, zie het als een organisch werkblad bestaande uit verschillende pagina’s en secties, met tekst en plaatjes:

Teams Wiki voorbeeld

Overige apps

Buiten de 3 standaard tabs Gesprekken, Bestanden en Wiki kun je eigen tabbladen naar wens toevoegen. Zo kun je bijvoorbeeld een Word document of Excel werkblad als tab toevoegen, een YouTube video of een PDF:

Een overzicht van de extra tabs/apps die je kan toevoegen

Microsoft Teams: Wat is het en wat is het verschil met Groups?

Microsoft Office 365 Teams zal binnenkort beschikbaar en zichtbaar zijn voor alle Office 365 gebruikers. Wat kun je met Microsoft Teams en wat is het verschil met Office 365 Groups?

Een Office 365 groep is een logische entiteit waaraan een aantal Office 365 functies zijn gekoppeld, denk aan een e-mail postbus, een agenda, bestandsopslag (via Sharepoint), een OneNote notitieblok, een Sharepoint site (deze is niet zichtbaar in het Sharepoint beheercentrum overigens) en een Planner instantie.

Office 365 Teams is eigenlijk een app met als kern chatfunctionaliteit (conversaties) en het overzichtelijk weergeven van informatie uit allerlei bronnen en apps. Onderliggend maakt Teams gebruik van Office 365 Groups, maar dan met wat extra functionaliteit dus. Je zou het kunnen zien als een extra laagje bovenop een Office 365 groep, je kunt een bestaande Office 365 groep dan ook ‘upgraden’ naar een Office 365 Team.

Wat goed is om te weten

  • Zoals je kunt zien in de schermafbeeldingen hebben beide toepassingen een tabblad Gesprekken/Conversations. Deze functioneren echter wel volledig anders, in Groups is een gesprek gebaseerd op e-mail, in Teams is een gesprek gebaseerd op een ingebouwde chat app.
  • Zowel Groups als Teams maken voor het delen van bestanden gebruik van Sharepoint (een aparte siteverzameling per groep/team)
  • Groups benader je vooral vanuit Outlook, zowel online als de bureaubladversie, voor mobiele apparatuur is er wel een aparte app genaamd Outlook Groups
  • Teams benader je vooral via de aparte Teams app, dit is een aparte tegel in het online Office 365 start menu en ook een losse applicatie die je kan downloaden op je computer en mobiel apparaat

Conclusie

Groups en Teams hebben heel veel overlap waarbij Teams wat meer vooruitstrevend zijn, e-mail conversaties zijn daarbij overboord gegaan en vervangen door chat conversaties. Ook kun je relevante gegevens uit verschillende bronnen op één plaats presenteren. Groups zijn wellicht wat geschikter voor branches/gebruikersgroepen die het liefst met Outlook werken.

Afbeelding van Office 365 start menu iconen

Office 365: Meer dan Outlook, Office en Sharepoint

Ondertussen zijn we al aardig gewend geraakt aan Office 365, we gebruiker Outlook en Exchange, Office en misschien wel OneDrive en Sharepoint. Maar er is meer! Microsoft werkt keihard aan Office 365 en het zit ondertussen boordevol mooie software. Software die we eigenlijk niet langer links kunnen laten liggen in ‘het nieuwe ondernemen’.

Hieronder alvast een overzicht van deze ‘onbekende’ Office 365 software en een korte uitleg. In verdere artikelen zullen we ingaan op enkele van de onderstaande software:

Onze favorieten

  • OneNote: Maak notities en deel deze met collega’s. Voeg afbeeldingen in, tekst, handschrift en nog veel meer. Beschikbaar online maar ook in Office 2016 en als app op je telefoon en tablet
  • Planner: Hiermee kan een team plannen maken, taken organiseren en toewijzen, bestanden delen, chatten en updates over de voortgang ontvangen
  • Teams: Samenwerking gebaseerd op conversaties met een eigen kanaal per team / onderwerp waarin zowel gesprekken als documenten, een wikipagina, een notitieblok alsook externe inhoud zoals Youtube, eenvoudig gegroepeerd en weergegeven wordt
  • Groups: Niet echt een losse app maar meer een logische entiteit waaraan een aantal functies en apps gekoppeld kunnen worden zoals zoals Teams en Planner
  • Outlook Customer Manager: Een extensie van Outlook waarmee klantencontacten en verkoop beheerd kunnen worden, je kunt het zien als een mini CRM

Om in de gaten te houden

  • To-Do: Hiermee kunnen heel snel verschillende to-do lijsten worden gemaakt met einddata en waarschuwingen, To-Do presenteert dagelijks alleen de meest relevante taken
  • Yammer: Social Media binnen je bedrijf, start discussies en deel kennis en ervaringen

Nice to have

  • Delve: Op basis van de recente activiteit van jezelf of collega’s schotelt Delve je de meest relevante documenten voor zonder dat je daarnaar hoeft te zoeken
  • Sway: Maak  snel online presentaties en rapporten zonder veel tijd aan opmaak te hoeven besteden, ook kun je ze gemakkelijk online delen met anderen
  • Video: Hiermee kunnen video’s eenvoudig worden gedeeld binnen de organisatie met bijvoorbeeld Yammer, en worden ingesloten in Sharepoint Sites

Alles uit de kast halen

  • Flow: Maak werkstromen met je verschillende apps zoals bijvoorbeeld OneDrive en Twitter en ontvang meldingen, synchroniseer bestanden en verzamel gegevens
  • PowerApps: Maak apps voor het invoeren en uitlezen van informatie in Sharepoint zonder enige programmeerkennis, zowel voor mobiel als web

Prachtige apps als ze aansluiten bij je bedrijfsvoering

  • StaffHub: Opstellen van roosters en snel communiceren met personeelsleden
  • Bookings: Hiermee kunnen klanten gemakkelijk via een webpagina een afspraak maken die automatisch wordt ingeboekt bij een medewerker

In aantocht

  • Connections: Opstellen en versturen van e-mail marketing campagnes, beheer van abonnees en bekijken van campagne statistieken
  • Listings: Beheer je bedrijfsvermeldingen bij Facebook, Google, Bing and Yelp op een gemakkelijke manier
  • Invoicing: Maak en verzend offertes en facturen op een professionele manier. Laat klanten betalen via PayPal en koppel met Quickbooks
  • Business Center: Bekijk in één oogopslag je data van Bookings, Connections, Listings en Invoicing
  • MileIQ: Kilometerregistratie (vooralsnog alleen in de VS, Canada en UK)