Berichten

Afbeelding van Office 365 start menu iconen

Office 365: Meer dan Outlook, Office en Sharepoint

Ondertussen zijn we al aardig gewend geraakt aan Office 365, we gebruiker Outlook en Exchange, Office en misschien wel OneDrive en Sharepoint. Maar er is meer! Microsoft werkt keihard aan Office 365 en het zit ondertussen boordevol mooie software. Software die we eigenlijk niet langer links kunnen laten liggen in ‘het nieuwe ondernemen’.

Hieronder alvast een overzicht van deze ‘onbekende’ Office 365 software en een korte uitleg. In verdere artikelen zullen we ingaan op enkele van de onderstaande software:

Onze favorieten

  • OneNote: Maak notities en deel deze met collega’s. Voeg afbeeldingen in, tekst, handschrift en nog veel meer. Beschikbaar online maar ook in Office 2016 en als app op je telefoon en tablet
  • Planner: Hiermee kan een team plannen maken, taken organiseren en toewijzen, bestanden delen, chatten en updates over de voortgang ontvangen
  • Teams: Samenwerking gebaseerd op conversaties met een eigen kanaal per team / onderwerp waarin zowel gesprekken als documenten, een wikipagina, een notitieblok alsook externe inhoud zoals Youtube, eenvoudig gegroepeerd en weergegeven wordt
  • Groups: Niet echt een losse app maar meer een logische entiteit waaraan een aantal functies en apps gekoppeld kunnen worden zoals zoals Teams en Planner
  • Outlook Customer Manager: Een extensie van Outlook waarmee klantencontacten en verkoop beheerd kunnen worden, je kunt het zien als een mini CRM

Om in de gaten te houden

  • To-Do: Hiermee kunnen heel snel verschillende to-do lijsten worden gemaakt met einddata en waarschuwingen, To-Do presenteert dagelijks alleen de meest relevante taken
  • Yammer: Social Media binnen je bedrijf, start discussies en deel kennis en ervaringen

Nice to have

  • Delve: Op basis van de recente activiteit van jezelf of collega’s schotelt Delve je de meest relevante documenten voor zonder dat je daarnaar hoeft te zoeken
  • Sway: Maak  snel online presentaties en rapporten zonder veel tijd aan opmaak te hoeven besteden, ook kun je ze gemakkelijk online delen met anderen
  • Video: Hiermee kunnen video’s eenvoudig worden gedeeld binnen de organisatie met bijvoorbeeld Yammer, en worden ingesloten in Sharepoint Sites

Alles uit de kast halen

  • Flow: Maak werkstromen met je verschillende apps zoals bijvoorbeeld OneDrive en Twitter en ontvang meldingen, synchroniseer bestanden en verzamel gegevens
  • PowerApps: Maak apps voor het invoeren en uitlezen van informatie in Sharepoint zonder enige programmeerkennis, zowel voor mobiel als web

Prachtige apps als ze aansluiten bij je bedrijfsvoering

  • StaffHub: Opstellen van roosters en snel communiceren met personeelsleden
  • Bookings: Hiermee kunnen klanten gemakkelijk via een webpagina een afspraak maken die automatisch wordt ingeboekt bij een medewerker

In aantocht

  • Connections: Opstellen en versturen van e-mail marketing campagnes, beheer van abonnees en bekijken van campagne statistieken
  • Listings: Beheer je bedrijfsvermeldingen bij Facebook, Google, Bing and Yelp op een gemakkelijke manier
  • Invoicing: Maak en verzend offertes en facturen op een professionele manier. Laat klanten betalen via PayPal en koppel met Quickbooks
  • Business Center: Bekijk in één oogopslag je data van Bookings, Connections, Listings en Invoicing
  • MileIQ: Kilometerregistratie (vooralsnog alleen in de VS, Canada en UK)
Machtigingen verlenen Office 365 site bibliotheek

Office 365 gids: Machtigingen verlenen op een site bibliotheek

Binnen Sharepoint worden machtigingen op site apps, zoals een bibliotheek overgenomen van de bovenliggende site. Dat betekent vaak dat iedereen in je organisatie of afdeling lees- of zelfs bewerkrechten heeft hierop. Als je een app of document bibliotheek slecht ter beschikking wilt stellen aan één of meerdere personen doe je dat als volgt:

  • Ga naar de document bibliotheek waarvan je de machtigingen wilt wijzigen
  • Ga naar het tabblad ‘Bibliotheek’
  • Ga naar ‘Instellingen’ > ‘Bibliotheekinstellingen’
  • Ga naar ‘Machtigingen voor dit documentbibliotheekitem’
  • Je ziet nu de huidige machtigingen die worden overgenomen van de bovenliggende Site
  • Klik op ‘Overname van machtigingen stoppen’ en klik op OK
  • Selecteer nu de groepen ‘Leden’ en ‘Bezoekers’ en klik op ‘Gebruikersmachtigingen verwijderen’
  • Klik op ‘Machtigingen verlenen’
  • Typ de naam in van de gebruiker(s) die je toegang wilt verlenen
  • Klik op ‘Opties weergeven’ om het machtigingsniveau op te geven
  • Klik op ‘Delen’

John heeft nu als enige gebruiker machtigingen op de bibliotheek ‘Documenten’

Zie ook de video:

Office 365 gids: Verwijderde bestanden uit de Team Site prullenbak herstellen

Bestanden die verwijderd worden op de Office 365 Team Site worden nog 30 dagen in de prullenbak bewaard. U kunt deze op de volgende manier herstellen:

  • Ga naar ‘Inhoud van site’ links in het menu of via de het tandwieltje rechtsboven in beeld
  • Klik op ‘Prullenbak’
  • Doorzoek de prullenbak en vink het document dat je wilt herstellen aan
  • Klik op ‘Selectie herstellen’ en dan op OK

Het document is nu hersteld en op de oorspronkelijke locatie terug geplaatst.

Bekijk de bijbehorende video:

Office 365 gids: Wachtwoord wijzigen

Voer de volgende stappen uit om je wachtwoord te wijzigen:

  • Meld je aan op het Office 365 portaal
  • Klik op het tandwieltje rechts bovenaan > ‘Instellingen voor Office 365’
  • Klik op ‘Wachtwoord’
  • Typ je oude wachtwoord in en het nieuwe wachtwoord (2x)
  • Klik op ‘Opslaan’

Je Office 365 wachtwoord is nu gewijzigd. Let erop dat je het nieuwe wachtwoord ook in Outlook/telefoon/tablet zal moeten opgegeven, hier wordt automatisch om gevraagd!

Bekijk ook de video:

Office 365 gids: Openen met Explorer in Sharepoint

De functie ‘Openen met Explorer’ wordt gebruikt om documenten in Sharepoint weer te geven via de Windows Verkenner. Handig voor bijvoorbeeld het verplaatsen van documenten. In deze video laten we zien hoe je een Sharepoint bibliotheek opent in de Windows Verkenner:

Problemen verhelpen

Een veelvoorkomende foutmelding is “De client biedt geen ondersteuning voor het openen van deze lijst in Windows Verkenner” wanneer een gebruiker probeert een bibliotheek te openen in de verkenner middels de knop in het menu:
Openen in explorer foutmelding Sharepoint

De belangrijkste zaken die in orde moeten zijn:

  • Vaak is de foutmelding terug te voeren op een probleem met de authenticatie. Controleer dat het vinkje ‘Aangemeld blijven‘ is aangevinkt bij het aanmelden. Als je al aangemeld bent meld je dan af alvorens opnieuw aan te melden met deze optie aangevinkt.IE9 vertrouwde sites Sharepoint
  • Gebruik Internet Explorer. In Edge, Firefox en Chrome wordt deze functie niet ondersteund door het onderliggende ActiveX component. Let op dat zelfs de Microsoft Edge browser uit Windows 10 deze functie niet ondersteund. Type in het zoekvenster in Windows 10 ‘Internet Explorer’ en start deze op, je kunt deze vastmaken aan de taakbalk voor gemakkelijke toegang.
  • De Sharepoint site moet zijn toegevoegd aan de vertrouwde sites, voor Internet Explorer ga naar de Instellingen > Beveiliging > Vertrouwde Sites > Klik op de knop Sites > Voeg deze URL toe: https://*.sharepoint.com
  • Controleer of de Webclient service gestart is, ga naar het Configuratiescherm > Zoek naar Lokale Services en open deze > Ga naar de WebClient service en bekijk de status. Overigens kan het geen kwaad deze service eens te stoppen en herstarten.
  • Het is een klassieker maar soms dient de PC simpelweg herstart te worden om de functie tot leven te roepen.
  • In uitzonderlijke gevallen werkt de functie pas nadat een willekeurig document is geopend in een desktop clienttoepassing, dit triggert de authenticatie.
  • In uitzonderlijke gevallen kan niet worden afgemeld, verwijder dan de tijdelijke internet bestanden en herstart de browser. In een enkel geval is het dan zelfs nog nodig de PC te herstarten. Het is niet duidelijk of het Windows referentiebeheer (Control Panel) hierin ook nog een rol speelt.
  • Verwijder de tijdelijke internet bestanden in Internet Explorer en start de browser opnieuw

Bladersnelheid

Indien bladeren door Sharepoint mappen in de verkenner traag is, schakel dan het automatisch detecteren van proxy instellingen in de Internet Explorer opties uit: Internet Opties > tabblad ‘Verbindingen’ > LAN Instellingen