De belangrijkste Teams updates van voorjaar 2020

Teams heeft een enorme groei doorgemaakt de laatste jaren en vooral de laatste maanden is het gebruik explosief gestegen. Teams is één van Microsoft’s paradepaardjes en kan dan ook rekenen op veel verbeteringen en uitbreidingen. Hier een overzicht van de laatste belangrijke wijzigingen:

Kies een alternatieve achtergrond voor Teams gesprekken

Er was al een mogelijkheid om je achtergrond te vervagen. Handig voor extra privacy als je thuiswerkt bijvoorbeeld, of in een gevoelige omgeving, maar ook om afleiding voor je gesprekspartners te voorkomen. Nu is daar de mogelijkheid aan toegevoegd om je achtergrond te vervangen door een alternatieve achtergrond, eventueel zelfs met je bedrijfslogo:

Geluidsfilter op basis van kunstmatige intelligentie

Zoals hierboven de ‘achtergrondruis’ in de video wordt uitgefilterd zal dit ook voor het geluid gaan gelden. Achtergrondgeluiden zullen met geavanceerde technieken worden uitgefilterd zodat deze voor je gesprekspartners niet te horen zijn. Denk hierbij aan geluiden van typen, huisdieren en verkeersgeluiden.

Gelijktijdige video voor 9 deelnemers

Waar nu nog maximaal 4 personen (2×2 raster) gelijktijdig in beeld zijn zal dit binnenkort worden opgewaardeerd naar 9 personen (3×3 raster). Je kunt dan dus met 10-en vergaderen waarbij iedereen in beeld blijft, een flinke verbetering wat ons betreft. Deze verbetering zal geleidelijk worden uitgerold en naar verwachting half mei voor iedereen beschikbaar zijn. Ondertussen wordt er gewerkt aan verdere uitbreiding!

Je hand opsteken

Met de functie ‘hand opsteken’ heb je de mogelijkheid om kenbaar te maken dat je iets wilt zeggen. Een handig hulpmiddel om je vergadering gestructureerd te laten verlopen:

Meerdere vensters gelijktijdig openen in de Teams app

Hiermee kun je meerdere vensters gelijktijdig openen, wat vooral handig is tijdens een videogesprek. Je kunt dan tijdens je gesprek ook je chatvenster en je team inhoud in aparte vensters openen, eventueel zelfs op een apart scherm, erg handig!

 

Thuiswerken met Microsoft Office 365 en Teams

Online toepassingen zoals Microsoft Office 365 en Teams zijn bij uitstek geschikt om prettig thuis te kunnen werken. Met Office 365 heb je altijd toegang tot e-mails en documenten, terwijl je met Microsoft Teams op een leuke en vlotte manier samenwerkt in een virtueel kantoor. Met Teams kun je zelfs je afspraken vervangen door een Teams gesprek of vergadering waarvan de ervaring niet veel hoeft onder te doen voor een ‘echte’ afspraak, misschien is deze in sommige gevallen zelfs nog wel beter!

Er zijn een paar aandachtspunten om echt goed te kunnen thuiswerken met Office 365 en Teams: Lees meer

Het verschil tussen Office 365 E3 of Business Premium abonnement

Wat zijn nou de belangrijkste verschillen tussen de Office 365 Business Premium of E3 abonnementen? Een vraag die we vaak krijgen en die we graag wat verder toelichten.

Zoals je ook kan zien in de vergelijkingstabel tabel op de Office 365 prijzen pagina zijn de meest in het oog springende verschillen, de grotere postbus  de mogelijkheden voor virtualisatie en add-ins in Office, dat je meer gebruikers kunt aanmaken en de geavanceerde opties voor beveiliging, compliance en Business Intelligence. Ook het prijsverschil zal je niet zijn ontgaan.

In de E-serie abonnementen (E1, E3 en E5) staat de E voor Enterprise, een beetje een misleidende naam eigenlijk omdat de keuze voor de E-abonnementen, naar onze mening, niet zozeer met grootte als wel met het karakter en de behoeften van de organisatie te maken heeft. Of dat nu een bedrijf is van 1 of 10.000 medewerkers maakt eigenlijk nog niet eens zo heel veel uit.

Hieronder lichten we de verschillen nog wat verder toe: Lees meer

Werken met Microsoft Teams

Met Microsoft Teams kun je gemakkelijk met teamleden communiceren via chat en (video-)vergaderen, en informatie uit verschillende bronnen bij elkaar brengen om aan te werken. Microsoft Teams is onderdeel van Office 365 en werkt vanuit de web browser, via de aparte bureaublad toepassing of via de mobiele app.

Microsoft Teams bestaat uit de hoofdonderdelen Chat, Teams & kanalen, Bestanden en Oproepen:

Chat

Met chat kun je berichten versturen en een (video-)gesprek starten met een collega of iemand buiten je organisatie. Je kun ook je scherm delen en apps toevoegen toevoegen aan een chat, bijvoorbeeld een document, website of youtube filmpje. Ook kun je heel gemakkelijk personen toevoegen aan een chat of gesprek.  Als laatste maak je je berichten wat leuker met emoticons, gifs en stickers:

Lees meer

Een Teams videogesprek plannen met externen

Microsoft Teams is dé tool voor online samenwerken met collega’s, klanten en partners. Zo kun je Microsoft Teams prima gebruiken om een (video-)gesprek te voeren met één of meerdere externen, zelfs als deze geen Office 365 of Teams gebruiken, gewoon vanuit de browser (Edge en Chrome). Dit is erg handig omdat er heel wat verschillende communicatietools gebruikt worden die nog niet altijd even goed samenwerken. Ook staan sommige organisaties externe communicatie met de eigen tools niet toe, of staat dit gewoon nog niet goed ingesteld.

Hieronder laten we je zien hoe je eenvoudig een extern gesprek opzet:

Vergadering inplannen

  • Ga naar je Teams app of Teams web app en ga naar de tab Agenda
  • Plan een vergadering via de knop bovenaan ‘+ Nieuwe vergadering’, je kunt ook direct een vergadering starten zonder deze in te plannen
  • Geef een naam op voor de vergadering
  • Geef de namen of e-mail adressen op van de personen die je wilt uitnodigen
  • Geef een datum en tijdstip op
  • Geef eventueel een kanaal, locatie of extra gegevens en klik op ‘Verzenden’

Venster voor het plannen van een Teams vergadering Lees meer

Met externe personen samenwerken in Microsoft Teams

Met Microsoft Teams werk je op een leuke en vlotte manier samen. Veel organisaties gebruiken Teams al voor interne projecten en werkzaamheden. Maar wist je dat je met Teams evengoed samenwerkt met personen buiten je organisatie? Wij laten je zien hoe je externe personen als gasten uitnodigt en wat de mogelijkheden en onmogelijkheden zijn. Wil je weten hoe je met externen eenvoudig via Teams kan communiceren lees dan ons artikel over het plannen van een (video-)gesprek of vergadering

Hoe nodig je externen uit?

Heel gemakkelijk! Ga naar het betreffende team, klik op de puntjes > kies Team beheren > klik op Lid toevoegen. Nu hoef je alleen maar het e-mail adres van de betreffende gebruiker in te voeren en op ‘Toevoegen’ te klikken:

Let op! Het kan zijn dat je IT beheerder het toevoegen van gasten heeft ingeschakeld, je kunt in dat geval vragen of zij specifieke domeinen (@somedomain.com in dit geval) willen toestaan

Lees meer

Wat kies jij? E-mail, Sharepoint, Groups, Teams, Yammer of Kaizala?

Lange tijd was e-mail het aangewezen digitale communicatiemiddel voor organisaties, in grotere organisaties vaak aangevuld met een intranet met bijvoorbeeld aankondigingen. Daarnaast wordt er aan documenten samengewerkt door deze in een gezamenlijke map te plaatsten of per e-mail te delen. Deze werkwijze heeft behoorlijk wat haken en ogen, dat is dan ook de reden dat online communicatie- en samenwerkingstools de laatste jaren een enorme vlucht hebben genomen.

Dat er een kleine revolutie gaande is in de manier waarop we samenwerken is ook Microsoft niet ontgaan. Microsoft heeft op dit vlak een aantal (bijna) overnames gedaan en heeft de Slack concurrent Microsoft Teams in korte tijd ontwikkeld en in Office 365 geïntegreerd. Ondertussen zijn er binnen Office 365 aardig wat mogelijkheden om te communiceren en samen te werken:

Outlook

De bekende e-mail toepassing op PC, mobiel apparaat en in de web browser. Al meer dan 20 jaar de favoriete zakelijke e-mail software, maar dat wil niet zeggen dat er niet vernieuwd is. Integendeel, Outlook is continu in ontwikkeling en is voor formele communicatie nog altijd dé aangewezen tool.

Sharepoint

Biedt een centrale ruimte om te werken aan documenten alsook intranet functionaliteit zoals aankondigingen, webpagina’s en wiki’s. Sharepoint was in het verleden met name in grotere organisaties in gebruik maar is sinds Office 365 veel toegankelijker en gebruiksvriendelijker geworden.

Groepen

Een groepsomgeving, benaderbaar vanuit Outlook, om te communiceren met berichten in e-mail opmaak, aangevuld met een centrale agenda, een notitieblok en een Sharepoint omgeving voor samenwerken aan documenten. Zie ook ons artikel over werken met Office 365 Groepen

Teams

Een toepassing waarin conversaties via chat en (video-)gesprekken centraal staan, net als het overzichtelijk weergeven van informatie uit allerlei bronnen en apps. Net als bij groepen is er standaard een Sharepoint omgeving gekoppeld. Zie ook ons artikel over werken met Office 365 Teams

Yammer

Functionaliteit vergelijkbaar met die van Facebook, maar dan binnen je bedrijf en gericht op samenwerken, en zonder eerst al je collega’s moeten te bevrienden :-) Ook kun je bestanden delen, polls maken, mensen in het zonnetje zettten en aankondigingen doen. Er is een mobiele app, een versie voor PC / Mac, en een online variant.

Kaizala

Mobiele app vergelijkbaar met Whatsapp, maar bedoeld voor bedrijfsmatige activiteiten en centraal te beheren. Het is aangevuld met zaken als aankondigingen, afspraakplanner, polls, enquêtes die we ook in Yammer terugzien. Net als Whatsapp biedt Kaizala ook de mogelijkheid tot het voeren van (video-)gesprekken

Welke tools zijn de juiste voor jouw bedrijf?

Wij merken dat het voor veel mensen moeilijk is om te begrijpen wanneer je welke tool gebruikt en wat de verschillen zijn. Hieronder hebben we ze even voor je op een rijtje gezet met de verschillende kenmerken (naar voorbeeld van Avepoint):

Als organisatie zul je een keuze moeten maken voor de tools die het beste bij je organisatiecultuur en werkwijze aansluiten. Voor een advocatenkantoor waar heel veel vanuit Outlook wordt gewerkt zouden E-mail en Groepen wellicht een logische keuze zijn. Voor een groot adviesbureau dat veel projecten met externen voert, kan juist de combinatie Teams met Yammer erg sterk zijn: Teams voor de projecten met externen en Yammer voor de interne bedrijfsbrede communicatie en informatie uitwisseling.

Wil je meer weten of hulp bij de implementatie binnen je organisatie? Neem dan contact met ons op

Office 365 Teams symbool

Kies je Microsoft Teams of Slack?

Microsoft introduceerde Teams begin 2017 als antwoord op het populaire Slack. Sindsdien heeft Teams een enorme vlucht genomen en is het één van Microsofts paradepaardjes geworden. Microsoft breidt Teams steeds verder uit als dé communicatie hub binnen Office 365, zelfs Skype voor Bedrijven moet eraan geloven en wordt onderdeel van Teams.

Maar hoe staat het ondertussen met Teams in relatie tot pionier Slack? Wat zijn de voornaamste redenen om te kiezen voor Teams in plaats van Slack?

Integratie met Office 365

Teams is onderdeel van Office 365, het biedt dus perfecte koppelingen met andere onderdelen van Office 365, als je dus al Office 365 gebruikt wordt het je wel heel gemakkelijk gemaakt:

  • Je meld je gewoon aan met je Office 365 login
  • Al je collega’s zijn direct beschikbaar om mee samen te werken
  • Je kunt direct in Teams documenten bewerken en opmerkingen toevoegen, dit kan zelfs gelijktijdig en in real-time
  • Je kunt inhoud uit je bestaande Sharepoint omgeving toevoegen

Venster met de word editor direct in teams

Beveiliging en naleving

Omdat Teams onderdeel is van Microsoft’s Office 365 platform geniet het van dezelfde sterke beveiligings- en nalevingsmogelijkheden. Door de grote commerciële belangen is Microsoft er alles aan gelegen om de beveiliging van haar online platform tip-top te houden, hiervoor zijn enorme budgetten beschikbaar. Microsoft is op het gebied van beveiliging en naleving dan ook erg sterk.

Prijs

Zowel Slack als Microsoft bieden een gratis versie aan, deze gratis versies zijn in functionaliteit wel wat beperkter. Als we kijken naar de betaalde varianten dan biedt Microsoft Teams al aan vanaf het Business Essentials abonnement, hiervoor betaal je €4,20 per maand per gebruiker en krijg je ook E-mail, Onedrive, Sharepoint en de Office web apps. Slack daarentegen start bij €6,25 per maand per gebruiker zonder additionele e-mail, opslag en Office functionaliteit.

Als je al Office 365 gebruiker bent dan is Teams dus zonder meerkosten beschikbaar, je organisatie moet dan wel erg pro-Slack zijn om te besluiten de €6,25 per maand per gebruiker extra te gaan betalen.

Tot slot

Voor organisaties die Office 365 gebruiken of binnenkort gaan gebruiken is het gebruik van Teams de logische keuze, voor organisaties of samenwerkingverbanden die geen Office 365 gebruiken is Slack zeker een optie. Zo kan Slack met veel meer externe toepassingen koppelen. Wat betreft functionaliteit liggen Teams en Slack erg dicht bij elkaar, kleine verschillen in functie en prijs zouden dan doorslaggevend kunnen zijn in de keuze.

Office 365 gids: Werken met Office 365 Groepen

Een Office 365 Groep is een belangrijke bouwsteen in Office 365 met één of meer leden, waaraan een aantal Office 365 functies is gekoppeld:

  • Gesprekken op basis van e-mail berichten maar wat anders weergegeven en bijvoorbeeld een ‘Vind ik leuk’  knopje (zie schermafbeelding hieronder)
  • Bestandsopslag (via een automatisch aangemaakte Sharepoint omgeving)
  • Agenda
  • OneNote notitieblok
  • Sharepoint site
  • Planner

Groepen via Outlook online, in de bureaubladversie ziet het er vergelijkbaar uit

Noot: Groepen vormen ook de basis voor apps als Teams of Planner, ze worden hierbij automatisch door deze apps aangemaakt.

Wanneer is een Office 365 groep handig?

Een Office 365 groep is handig als je met een groep mensen aan eenzelfde project of voor eenzelfde doel of functie (mee)werkt. Met een Office 365 groep heb je als gebruiker de vrijheid om zelf te groepen te maken die je nodig hebt. Gesprekken zijn gebaseerd op e-mail en met Groepen werk je vanuit Outlook (ook op mobiele apparatuur). Wil je nog een stapje verder gaan en e-mail helemaal uitbannen dan kun je overwegen om met Office 365 Teams te werken. Als je twijfelt lees dan ons artikel over de verschillen tussen Groepen en Teams.

Een groep maken

Office 365 groepen kunnen worden aangemaakt en beheerd vanuit Outlook en kunnen door een gebruiker zelf worden aangemaakt (tenzij de beheerder dit heeft uitgeschakeld).

  • Een groep aanmaken via Outlook:
    • Outlook online: Ga naar het kopje ‘Groepen’ en klik op het ‘+’ tekentje
    • Outlook: Ga naar het kopje ‘Groepen’ (links in et menu onder je Postvak In) > klik op ‘Start’ bovenaan in het menu en kies ‘Nieuwe Groep’
  • Geef een naam, e-mail adres en beschrijving van de groep en geef aan of groep e-mails ook naar de inbox van de leden moet worden gestuurd (let op dat dit veel extra e-mail verkeer genereert, iets wat mogelijk ongewenst is)
  • Geef aan of het een Openbare of Privé groep betreft

Een groep beheren

  • Ga naar Outlook en klik op de groep die je wilt beheren:
    • Outlook online: Klik op het tandwieltje rechtsboven instellingen van de groep te wijzigen
    • Outlook: Klik op ‘Start’ bovenaan in het menu en kies Instellingen om de Leden toe te voegen of groepsinstellingen te bewerken

Werken met de groep

  • Start een conversatie door op in de groep op ‘Nieuw’ of ‘Nieuwe e-mail’ te klikken, je bericht wordt in de groepsconversatie geplaatst en afhankelijk van de instellingen, ook in de postbus van de leden afgeleverd
  • Plaats of maak een document onder het kopje ‘Bestanden’, deze worden dan automatisch in de bij de groep behorende Sharepoint site geplaatst, kies ‘In bibliotheek bladeren’ bijvoorbeeld als je de documenten ook naar je computer wilt synchroniseren of geavanceerde filters of weergaven wilt toepassen.
    • In Outlook benader je bestanden via het knopje ‘Start’ > ‘Bestanden’, je wordt dan direct naar de online Sharepoint omgeving geleid

  • Maak een agenda item aan in het kopje ‘Agenda’
  • Maak notities in het gezamenlijke ‘Notitieblok’
  • Koppel eventueel een gezamenlijke ‘Planning’ of ga naar de bijbehorende Sharepoint ‘Site’ via het kopje ‘…’ (alleen Outlook online)

Veel plezier!

Wil je meer weten of hulp bij de implementatie binnen je organisatie? Neem dan contact met ons op

Office 365 backup: Hoe zit het nou precies?

Steeds meer bedrijven kiezen voor Sharepoint als de primaire opslag van hun bedrijfsdata. Nou gaan we er vanuit dat Microsoft hiervan ook netjes een back-up maakt, maar is dat ook zo? Hieronder een overzicht van wat Microsoft doet en wat de beperkingen hierin zijn:

Wat wordt er out-of-the-box gebackupped in Office 365?

Microsoft maakt elke 12 uur een back-up van uw Office 365 omgeving en bewaart deze 14 dagen. Deze back-up is bedoelt voor calamiteiten waarbij de gehele Office 365 omgeving moet worden hersteld. Deze back-up is voor de klant nauwelijks bruikbaar omdat dan ook alle wijzigingen sinds de laatste back-up verloren gaan.

Wat zijn de opties voor herstel van individuele items, mappen, sites, bibliotheken of postbussen?

Naast bovengenoemde back-ups zijn er gelukkig nog wel andere beschermingsmechanismen voor data in Sharepoint en Outlook/Exchange:

Sharepoint Prullenbak: Bestanden, mappen, bibliotheken en zelfs volledige sites die per ongeluk worden verwijderd komen in een prullenbak terecht alwaar ze 90 dagen blijven voordat ze permanent verwijderd worden. Binnen 90 dagen zijn deze dus te herstellen al kan het soms heel veel handmatig werk zijn om vele items weer te herstellen.

Sharepoint versiebeheer: Waar de prullenbak beschermt biedt tegen (onbedoelde) verwijderingen biedt Sharepoint versiebeheer bescherming tegen onbedoelde wijzigingen in documenten en bestanden. Hiermee kun je altijd een oudere versie van een document herstellen. Noot dat dit altijd per bestand dient te gebeuren en dat versiebeheer voor de bibliotheek moet aanstaan.

Outlook Verwijderde Items / Exchange Recoverable items: E-mails en andere items die worden verwijderd komen allereerst in de map ‘Verwijderde items’ terecht, ze blijven daar normaliter onbeperkt staan totdat deze door de gebruiker wordt leeggemaakt of het item ook daaruit weer handmatig wordt verwijderd. Het item blijft daarna nog 30 dagen in de 2e stadium prullenbak cq. Recoverable Items voordat ze permanent worden verwijderd.

Verwijderde gebruikers: Als een Office 365 gebruiker wordt verwijderd dan kan deze binnen 30 dagen nog worden hersteld, daarna wordt de bijbehorende postbus permanent verwijderd, de bijbehorende OneDrive map zal daarna nog 90 dagen te herstellen zijn vanuit de prullenbak van de siteverzameling.

Ontbreekt er nog iets?

Je zou verwachten dat bovenstaande maatregelen al behoorlijk volledig zijn, helaas zijn er nog belangrijke scenario’s waarin niet voorzien is:

  • Verwijderingen van data in Sharepoint die 90 dagen onopgemerkt blijven zijn niet meer te herstellen
  • Verwijderingen van grote hoeveelheden data vereisen zeer veel handwerk om deze te herstellen
  • Aanvallen van Ransomware die bestanden in Sharepoint aanpassen moeten één voor één handmatig hersteld worden
  • Items en mappen die permanent in Outlook verwijderd worden zijn na 30 dagen niet meer te herstellen
  • De postbus en Onedrive map van een verwijderde gebruiker zijn na 30 resp. 120 dagen niet meer te herstellen
  • Zowel de data als de back-ups blijven bij Microsoft, er is dus afhankelijkheid van één partij

Hoe kun je de back-up verbeteren?

Om bovenstaande issues aan te pakken is het mogelijk om een back-up dienst af te nemen die meerder keren per dag een back-up maakt van alle gegevens in Office 365. Deze bewaart alle data zolang als dat gewenst is en hiermee is het heel eenvoudig om individuele e-mails en documenten, alsook hele mappen, bibliotheken en postbussen te herstellen. Wij bieden hiervoor de Office 365 back-up oplossing van Altaro. Neem contact met ons op voor meer informatie.