Werken met Microsoft Teams

Met Microsoft Teams kun je gemakkelijk met teamleden communiceren via chat en (video-)vergaderen, en informatie uit verschillende bronnen bij elkaar brengen om aan te werken. Microsoft Teams is onderdeel van Office 365 en werkt vanuit de web browser, via de aparte bureaublad toepassing of via de mobiele app.

Microsoft Teams bestaat uit de hoofdonderdelen Chat, Teams & kanalen, Bestanden en Oproepen:

Chat

Met chat kun je berichten versturen en een (video-)gesprek starten met een collega of iemand buiten je organisatie. Je kun ook je scherm delen en apps toevoegen toevoegen aan een chat, bijvoorbeeld een document, website of youtube filmpje. Ook kun je heel gemakkelijk personen toevoegen aan een chat of gesprek.  Als laatste maak je je berichten wat leuker met emoticons, gifs en stickers:

Lees meer

Een Teams videogesprek plannen met externen

Wist je dat je Microsoft Teams prima kan gebruiken om een (video-)gesprek te voeren met één of meerdere externen, zelfs als deze geen Office 365 of Teams gebruiken, gewoon vanuit de browser. Dit is erg handig omdat er heel wat verschillende communicatietools gebruikt worden die nog niet altijd even goed samenwerken. Ook staan sommige organisaties externe communicatie met de eigen tools niet toe, of staat dit gewoon nog niet goed ingesteld.

Hieronder laten we je zien hoe je eenvoudig een extern gesprek opzet:

Vergadering inplannen

  • Ga naar je Teams app of Teams web app en ga naar de tab Vergadering
  • Plan een vergadering via de knop onderaan
  • Geef een naam en tijdstip op voor de vergadering
  • Geef e-mail adressen op van de personen die je wilt uitnodigen
  • Als alle details zijn ingevuld kun je de vergadering plannen

Lees meer

Met externe personen samenwerken in Microsoft Teams

Microsoft Teams is super om op een leuke en vlotte manier samen te werken. Veel organisaties maken er al gebruik van voor interne projecten en werkzaamheden. Maar wist je dat je met Teams evengoed samenwerkt met personen buiten je organisatie? Wij laten je zien hoe je externe personen als gasten uitnodigt en wat de mogelijkheden en onmogelijkheden zijn

Hoe nodig je externen uit?

Heel gemakkelijk! Bij een standaard Office 365 omgeving staat dit normaliter al ingeschakeld, je hoeft alleen maar het e-mail adres van de betreffende gebruiker in te voeren en op ‘Toevoegen’ te klikken:

Lees meer

Wat kies jij? E-mail, Sharepoint, Groups, Teams, Yammer of Kaizala?

Lange tijd was e-mail het aangewezen digitale communicatiemiddel voor organisaties, in grotere organisaties vaak aangevuld met een intranet met bijvoorbeeld aankondigingen. Daarnaast wordt er aan documenten samengewerkt door deze in een gezamenlijke map te plaatsten of per e-mail te delen. Deze werkwijze heeft behoorlijk wat haken en ogen, dat is dan ook de reden dat online communicatie- en samenwerkingstools de laatste jaren een enorme vlucht hebben genomen.

Dat er een kleine revolutie gaande is in de manier waarop we samenwerken is ook Microsoft niet ontgaan. Microsoft heeft op dit vlak een aantal (bijna) overnames gedaan en heeft de Slack concurrent Microsoft Teams in korte tijd ontwikkeld en in Office 365 geïntegreerd. Ondertussen zijn er binnen Office 365 aardig wat mogelijkheden om te communiceren en samen te werken:

Outlook

De bekende e-mail toepassing op PC, mobiel apparaat en in de web browser. Al meer dan 20 jaar de favoriete zakelijke e-mail software, maar dat wil niet zeggen dat er niet vernieuwd is. Integendeel, Outlook is continu in ontwikkeling en is voor formele communicatie nog altijd dé aangewezen tool.

Sharepoint

Biedt een centrale ruimte om te werken aan documenten alsook intranet functionaliteit zoals aankondigingen, webpagina’s en wiki’s. Sharepoint was in het verleden met name in grotere organisaties in gebruik maar is sinds Office 365 veel toegankelijker en gebruiksvriendelijker geworden.

Groepen

Een groepsomgeving, benaderbaar vanuit Outlook, om te communiceren met berichten in e-mail opmaak, aangevuld met een centrale agenda, een notitieblok en een Sharepoint omgeving voor samenwerken aan documenten. Zie ook ons artikel over werken met Office 365 Groepen

Teams

Een toepassing waarin conversaties via chat en (video-)gesprekken centraal staan, net als het overzichtelijk weergeven van informatie uit allerlei bronnen en apps. Net als bij groepen is er standaard een Sharepoint omgeving gekoppeld. Zie ook ons artikel over werken met Office 365 Teams

Yammer

Functionaliteit vergelijkbaar met die van Facebook, maar dan binnen je bedrijf en gericht op samenwerken, en zonder eerst al je collega’s moeten te bevrienden :-) Ook kun je bestanden delen, polls maken, mensen in het zonnetje zettten en aankondigingen doen. Er is een mobiele app, een versie voor PC / Mac, en een online variant.

Kaizala

Mobiele app vergelijkbaar met Whatsapp, maar bedoeld voor bedrijfsmatige activiteiten en centraal te beheren. Het is aangevuld met zaken als aankondigingen, afspraakplanner, polls, enquêtes die we ook in Yammer terugzien. Net als Whatsapp biedt Kaizala ook de mogelijkheid tot het voeren van (video-)gesprekken

Welke tools zijn de juiste voor jouw bedrijf?

Wij merken dat het voor veel mensen moeilijk is om te begrijpen wanneer je welke tool gebruikt en wat de verschillen zijn. Hieronder hebben we ze even voor je op een rijtje gezet met de verschillende kenmerken (naar voorbeeld van Avepoint):

Als organisatie zul je een keuze moeten maken voor de tools die het beste bij je organisatiecultuur en werkwijze aansluiten. Voor een advocatenkantoor waar heel veel vanuit Outlook wordt gewerkt zouden E-mail en Groepen wellicht een logische keuze zijn. Voor een groot adviesbureau dat veel projecten met externen voert, kan juist de combinatie Teams met Yammer erg sterk zijn: Teams voor de projecten met externen en Yammer voor de interne bedrijfsbrede communicatie en informatie uitwisseling.

Wil je meer weten of hulp bij de implementatie binnen je organisatie? Neem dan contact met ons op

Office 365 Teams symbool

Kies je Microsoft Teams of Slack?

Microsoft introduceerde Teams begin 2017 als antwoord op het populaire Slack. Sindsdien heeft Teams een enorme vlucht genomen en is het één van Microsofts paradepaardjes geworden. Microsoft breidt Teams steeds verder uit als dé communicatie hub binnen Office 365, zelfs Skype voor Bedrijven moet eraan geloven en wordt onderdeel van Teams.

Maar hoe staat het ondertussen met Teams in relatie tot pionier Slack? Wat zijn de voornaamste redenen om te kiezen voor Teams in plaats van Slack?

Integratie met Office 365

Teams is onderdeel van Office 365, het biedt dus perfecte koppelingen met andere onderdelen van Office 365, als je dus al Office 365 gebruikt wordt het je wel heel gemakkelijk gemaakt:

  • Je meld je gewoon aan met je Office 365 login
  • Al je collega’s zijn direct beschikbaar om mee samen te werken
  • Je kunt direct in Teams documenten bewerken en opmerkingen toevoegen, dit kan zelfs gelijktijdig en in real-time
  • Je kunt inhoud uit je bestaande Sharepoint omgeving toevoegen

Venster met de word editor direct in teams

Beveiliging en naleving

Omdat Teams onderdeel is van Microsoft’s Office 365 platform geniet het van dezelfde sterke beveiligings- en nalevingsmogelijkheden. Door de grote commerciële belangen is Microsoft er alles aan gelegen om de beveiliging van haar online platform tip-top te houden, hiervoor zijn enorme budgetten beschikbaar. Microsoft is op het gebied van beveiliging en naleving dan ook erg sterk.

Prijs

Zowel Slack als Microsoft bieden een gratis versie aan, deze gratis versies zijn in functionaliteit wel wat beperkter. Als we kijken naar de betaalde varianten dan biedt Microsoft Teams al aan vanaf het Business Essentials abonnement, hiervoor betaal je €4,20 per maand per gebruiker en krijg je ook E-mail, Onedrive, Sharepoint en de Office web apps. Slack daarentegen start bij €6,25 per maand per gebruiker zonder additionele e-mail, opslag en Office functionaliteit.

Als je al Office 365 gebruiker bent dan is Teams dus zonder meerkosten beschikbaar, je organisatie moet dan wel erg pro-Slack zijn om te besluiten de €6,25 per maand per gebruiker extra te gaan betalen.

Tot slot

Voor organisaties die Office 365 gebruiken of binnenkort gaan gebruiken is het gebruik van Teams de logische keuze, voor organisaties of samenwerkingverbanden die geen Office 365 gebruiken is Slack zeker een optie. Zo kan Slack met veel meer externe toepassingen koppelen. Wat betreft functionaliteit liggen Teams en Slack erg dicht bij elkaar, kleine verschillen in functie en prijs zouden dan doorslaggevend kunnen zijn in de keuze.

Office 365 gids: Werken met Office 365 Groepen

Een Office 365 Groep is een belangrijke bouwsteen in Office 365 met één of meer leden, waaraan een aantal Office 365 functies is gekoppeld:

  • Gesprekken op basis van e-mail berichten maar wat anders weergegeven en bijvoorbeeld een ‘Vind ik leuk’  knopje (zie schermafbeelding hieronder)
  • Bestandsopslag (via een automatisch aangemaakte Sharepoint omgeving)
  • Agenda
  • OneNote notitieblok
  • Sharepoint site
  • Planner

Groepen via Outlook online, in de bureaubladversie ziet het er vergelijkbaar uit

Noot: Groepen vormen ook de basis voor apps als Teams of Planner, ze worden hierbij automatisch door deze apps aangemaakt.

Wanneer is een Office 365 groep handig?

Een Office 365 groep is handig als je met een groep mensen aan eenzelfde project of voor eenzelfde doel of functie (mee)werkt. Met een Office 365 groep heb je als gebruiker de vrijheid om zelf te groepen te maken die je nodig hebt. Gesprekken zijn gebaseerd op e-mail en met Groepen werk je vanuit Outlook (ook op mobiele apparatuur). Wil je nog een stapje verder gaan en e-mail helemaal uitbannen dan kun je overwegen om met Office 365 Teams te werken. Als je twijfelt lees dan ons artikel over de verschillen tussen Groepen en Teams.

Een groep maken

Office 365 groepen kunnen worden aangemaakt en beheerd vanuit Outlook en kunnen door een gebruiker zelf worden aangemaakt (tenzij de beheerder dit heeft uitgeschakeld).

  • Een groep aanmaken via Outlook:
    • Outlook online: Ga naar het kopje ‘Groepen’ en klik op het ‘+’ tekentje
    • Outlook: Ga naar het kopje ‘Groepen’ (links in et menu onder je Postvak In) > klik op ‘Start’ bovenaan in het menu en kies ‘Nieuwe Groep’
  • Geef een naam, e-mail adres en beschrijving van de groep en geef aan of groep e-mails ook naar de inbox van de leden moet worden gestuurd (let op dat dit veel extra e-mail verkeer genereert, iets wat mogelijk ongewenst is)
  • Geef aan of het een Openbare of Privé groep betreft

Een groep beheren

  • Ga naar Outlook en klik op de groep die je wilt beheren:
    • Outlook online: Klik op het tandwieltje rechtsboven instellingen van de groep te wijzigen
    • Outlook: Klik op ‘Start’ bovenaan in het menu en kies Instellingen om de Leden toe te voegen of groepsinstellingen te bewerken

Werken met de groep

  • Start een conversatie door op in de groep op ‘Nieuw’ of ‘Nieuwe e-mail’ te klikken, je bericht wordt in de groepsconversatie geplaatst en afhankelijk van de instellingen, ook in de postbus van de leden afgeleverd
  • Plaats of maak een document onder het kopje ‘Bestanden’, deze worden dan automatisch in de bij de groep behorende Sharepoint site geplaatst, kies ‘In bibliotheek bladeren’ bijvoorbeeld als je de documenten ook naar je computer wilt synchroniseren of geavanceerde filters of weergaven wilt toepassen.
    • In Outlook benader je bestanden via het knopje ‘Start’ > ‘Bestanden’, je wordt dan direct naar de online Sharepoint omgeving geleid

  • Maak een agenda item aan in het kopje ‘Agenda’
  • Maak notities in het gezamenlijke ‘Notitieblok’
  • Koppel eventueel een gezamenlijke ‘Planning’ of ga naar de bijbehorende Sharepoint ‘Site’ via het kopje ‘…’ (alleen Outlook online)

Veel plezier!

Wil je meer weten of hulp bij de implementatie binnen je organisatie? Neem dan contact met ons op

Office 365 backup: Hoe zit het nou precies?

Steeds meer bedrijven kiezen voor Sharepoint als de primaire opslag van hun bedrijfsdata. Nou gaan we er vanuit dat Microsoft hiervan ook netjes een back-up maakt, maar is dat ook zo? Hieronder een overzicht van wat Microsoft doet en wat de beperkingen hierin zijn:

Wat wordt er out-of-the-box gebackupped in Office 365?

Microsoft maakt elke 12 uur een back-up van uw Office 365 omgeving en bewaart deze 14 dagen. Deze back-up is bedoelt voor calamiteiten waarbij de gehele Office 365 omgeving moet worden hersteld. Deze back-up is voor de klant nauwelijks bruikbaar omdat dan ook alle wijzigingen sinds de laatste back-up verloren gaan.

Wat zijn de opties voor herstel van individuele items, mappen, sites, bibliotheken of postbussen?

Naast bovengenoemde back-ups zijn er gelukkig nog wel andere beschermingsmechanismen voor data in Sharepoint en Outlook/Exchange:

Sharepoint Prullenbak: Bestanden, mappen, bibliotheken en zelfs volledige sites die per ongeluk worden verwijderd komen in een prullenbak terecht alwaar ze 90 dagen blijven voordat ze permanent verwijderd worden. Binnen 90 dagen zijn deze dus te herstellen al kan het soms heel veel handmatig werk zijn om vele items weer te herstellen.

Sharepoint versiebeheer: Waar de prullenbak beschermt biedt tegen (onbedoelde) verwijderingen biedt Sharepoint versiebeheer bescherming tegen onbedoelde wijzigingen in documenten en bestanden. Hiermee kun je altijd een oudere versie van een document herstellen. Noot dat dit altijd per bestand dient te gebeuren en dat versiebeheer voor de bibliotheek moet aanstaan.

Outlook Verwijderde Items / Exchange Recoverable items: E-mails en andere items die worden verwijderd komen allereerst in de map ‘Verwijderde items’ terecht, ze blijven daar normaliter onbeperkt staan totdat deze door de gebruiker wordt leeggemaakt of het item ook daaruit weer handmatig wordt verwijderd. Het item blijft daarna nog 30 dagen in de 2e stadium prullenbak cq. Recoverable Items voordat ze permanent worden verwijderd.

Verwijderde gebruikers: Als een Office 365 gebruiker wordt verwijderd dan kan deze binnen 30 dagen nog worden hersteld, daarna wordt de bijbehorende postbus permanent verwijderd, de bijbehorende OneDrive map zal daarna nog 90 dagen te herstellen zijn vanuit de prullenbak van de siteverzameling.

Ontbreekt er nog iets?

Je zou verwachten dat bovenstaande maatregelen al behoorlijk volledig zijn, helaas zijn er nog belangrijke scenario’s waarin niet voorzien is:

  • Verwijderingen van data in Sharepoint die 90 dagen onopgemerkt blijven zijn niet meer te herstellen
  • Verwijderingen van grote hoeveelheden data vereisen zeer veel handwerk om deze te herstellen
  • Aanvallen van Ransomware die bestanden in Sharepoint aanpassen moeten één voor één handmatig hersteld worden
  • Items en mappen die permanent in Outlook verwijderd worden zijn na 30 dagen niet meer te herstellen
  • De postbus en Onedrive map van een verwijderde gebruiker zijn na 30 resp. 120 dagen niet meer te herstellen
  • Zowel de data als de back-ups blijven bij Microsoft, er is dus afhankelijkheid van één partij

Hoe kun je de back-up verbeteren?

Om bovenstaande issues aan te pakken is het mogelijk om een back-up dienst af te nemen die meerder keren per dag een back-up maakt van alle gegevens in Office 365. Deze bewaart alle data zolang als dat gewenst is en hiermee is het heel eenvoudig om individuele e-mails en documenten, alsook hele mappen, bibliotheken en postbussen te herstellen. Wij bieden hiervoor de Office 365 back-up oplossing van Skykick. Neem contact met ons op voor meer informatie.

 

AVG Office 365

Hoe helpt Office 365 met de AVG/GDRP?

In onderstaand artikel gaan we in op de gevolgen van de Algemene Verordering Gegevensbescherming (AVG) die in mei van kracht gaat. Hoe helpt Office 365 je organisatie om hieraan te voldoen?

Wat is AVG/GDRP precies?

De AVG is een Europese verordering die gaat over de bescherming van persoonsgegevens, GDRP is de engeltalige term hiervoor. De verordering is in mei 2016 al in werking getreden maar wordt per mei van dit jaar van kracht en vervangt dan de Wet Bescherming Persoonsgegevens (WBP). Eén van de redenen dat AVG veel aandacht krijgt is omdat deze strenger is dan WBP en de boetes voor overtreding véél hoger zijn.

Wat zijn belangrijke punten van de AVG ten opzichte van de WBP?

  • Er is expliciete toestemming nodig van de betrokkenen voor iedere verwerking van persoonsgegevens
  • Betrokkenen hebben meer uitgebreide rechten zoals recht op vergetelheid, dataportabiliteit en beperking van verwerkingen
  • Verwerkingen van persoonsgegevens, datalekken en compliancy met AVG moeten worden gedocumenteerd
  • Een functionaris voor de gegevensbescherming is verplicht bij overheden en sommige andere organisaties die zich hoofdzakelijk bezighouden met op grote schaal observeren van personen of verwerking van bijzondere persoonsgegevens
  • Er kan een (PIA) Privacy Impact Assessment van u verlangd worden, wanneer er een hoog risico is verbonden aan een verwerking
  • Digitale gegevens dienen beschermd te worden tegen toegang door onbevoegden, verlies of vernietiging en dienen correct en actueel te zijn

Welke rol speelt Office 365 hierin?

Indien binnen Office 365 persoonsgegevens aanwezig zijn dan is het onderhevig aan de AVG, het laatste punt uit de opsomming hierboven is dan van toepassing. Microsoft als leverancier van Office 365 kan dan als verwerker of subverwerker worden aangemerkt, Microsoft heeft hiervoor ook additionele toevoegingen in de Voorwaarden voor Online Diensten (Online Services Terms-OST) opgenomen.

Bescherming van gegevens in Office 365

Microsoft neemt de beveiliging van Office 365 erg serieus, er is een groot pakket aan beveiligingsmaatregelen actief, denk aan o.a. biometrische toegangsbeveiliging tot de datacentra, geografische spreiding van data, versleuteling van gegevens, dagelijkse back-ups van data, inbraakdetectie en spam- en virus bescherming. Meer informatie en een overzicht van alle certificeringen vind je in het Office 365 Vertrouwenscentrum.

Hoe kan ik mijn gegevens in Office 365 veilig houden?

Microsoft biedt je een veilige infrastructuur om je gegevens te bewaren, maar daarmee ben je er niet. Immers, de voordeur kan nog zo sterk zijn, als de achterdeur openstaat heeft het weinig zin. Je zult dus een aantal zaken ook zelf goed moeten regelen, denk hierbij aan goede wachtwoorden en meervoudige aanmelding, correcte autorisaties, instellingen voor delen of aanvullende back-up.

Microsoft heeft wat hulpmiddelen ontwikkeld die je hierbij helpen zoals het AVG Dashboard en Microsoft Secure Score. Het AVG Dashboard biedt een overzicht van functies voor classificatie van gegevens, toepassing van een bewaarbeleid, Data Loss Prevention en dataverzoeken. Microsoft Secure Score biedt concrete suggesties om de algemene beveiliging van je Office 365 omgeving te verbeteren en kan sommige van deze suggesties ook direct doorvoeren:

Gafiek met ccore 112 tov de hoogst mogelijke score van 364

Hoe bescherm ik gegevens in transport?

Alle dataverkeer tussen het eindpunt (werkstation, mobiel, toepassing) en Office 365 is versleuteld met heel sterke mechanismen. Een uitzondering hierop kan zijn e-mail verkeer van en naar Office 365. Dit heeft te maken met het (oude) ontwerp van de e-mail protocollen in een tijd dat gegevensbeveiliging nog minder hoog op de agenda stond. De IT beheerder kan de versleuteling eventueel wel vereisen, ook biedt Microsoft optionele e-mail versleuteling middels Azure Information Protection.

Hoe bescherming ik gegevens op netwerk, computers en mobiele apparatuur?

De laatste schakel in de keten is het eindpunt waarop we de gegevens inzichtelijk maken. Denk aan een PC of mobiele telefoon. Het gevaar hier is tweeledig, het apparaat kan in de verkeerde handen vallen en fysiek worden uitgelezen, ofwel het kan geïnfecteerd raken en daarmee worden uitgelezen of gegevens beschadigen (denk aan Ransomware).

Het is dus zaak om je (WiFi) netwerk en apparatuur te beschermen met goede wachtwoorden, de laatste software updates, versleuteling van netwerkverkeer en opslagmedia, goede antivirus en firewall hard- en software.

Welke maatregelen kun je op IT gebied nemen?

  • In kaart brengen en aanpassen van je Sharepoint en Exchange autorisaties en instellingen voor delen
  • Instellen van meervoudige authenticatie op Office 365
  • Instellen van een additionele, meer uitgebreide back-up, van Sharepoint en/of Exchange gegevens
  • Controleren van je algemene Office 365 beveiliging middels Secure Score
  • Controleren van je netwerkinfrastructuur op wachtwoorden, updates en versleuteling
  • Installatie van veilige WiFi en firewall apparatuur ter bescherming van het netwerk
  • Installatie van een centraal beheerde en gemonitorde antivirus oplossing
  • Instellen van versleuteling op PC’s en laptops

Hulp nodig?

Wij helpen je graag met het voldoen aan de AVG vereisten. Voor bedrijven met Office 365 als hoofd IT systeem hebben wij hiervoor een Office 365 AVG traject ontworpen.

Office 365 handleiding

Wij hebben een beknopte Office 365 handleiding samengesteld voor eindgebruikers.

Deze handleiding kun je gratis downloaden als PDF bestand, als je de handleiding nuttig vindt dan zouden het op prijs stellen als je dit artikel deelt via de social buttons onderaan of onze LinkedIn of Facebook pagina liked! Bedankt alvast!

In onze Office 365 handleiding zijn de volgende onderdelen opgenomen:

  • Werken met Office 365 via de web browserOffice 365 handleiding icoon
    • Aanmelden bij Office 365
    • Navigeren in het Office 365 web portaal
    • Werken met e-mail
    • Navigeren in Outlook e-mail
    • Werken met Agenda
    • Navigeren in de Outlook agenda
    • Navigeren binnen OneDrive
    • Navigeren binnen Sharepoint
    • Werken met documentbibliotheken
  • Werken met Office 365 via Office
    • Werken met Outlook
    • Werken met de overige Office toepassingen
    • Communicatie met Skype voor Bedrijven
  • Werken met mobiele apparatuur
  • Veelgestelde vragen
    • Wat zijn de voordelen van werken met Office 365?
    • Hoe installeer ik Office op mijn PC/Mac?
    • Hoe koppel ik Outlook aan mij Office 365 postbus?
    • Hoe kan ik mijn wachtwoord wijzigen?
    • Ik krijg een foutmelding bij het openen van de Sharepoint map
    • Ik krijg een foutmelding als ik een bestand verplaats of kopieer
    • Bij het openen van een PDF document krijg ik een vraag over uitchecken
    • Waarom is het werken met grote bestanden traag?

Download:

Handleiding ‘Werken met Office 365 

Overzicht van de Office 365 Planner startpagina

Office 365 Planner: een overzicht

Misschien had je het al gezien, het tegeltje ‘Planner’ in het Office 365 menu. Office 365 Planner is een app om een planning te maken voor een project of doel met behulp van taken. Hieronder een kort overzicht van de mogelijkheden.

Planner Hub

Dit is de overzichtspagina waarin alle plannen en hun status worden weergegeven en vanwaar je naar een plan kan navigeren. Ook kun je hier een nieuw plan aanmaken en naar je takenlijst gaan:

Overzicht van de Office 365 Planner startpagina

Planningsbord

Op het planningsbord kun je taken aanmaken, deze groeperen in zogenaamde ‘Buckets’ en toewijzen aan personen:

Office 365 takenlijst

Op je persoonlijke takenlijst kun je zien welke taken er nog open staan:

Taken bijwerken

Per taak kun je de voortgang opgeven, een begin- en einddatum, een checklist, een beschrijving, labels, bijlages of links. Bijlagen worden in de groepsdocumenten bibliotheek geplaatst en als voorbeeld weergegeven in de taak. Je kunt ook opmerkingen plaatsen in een taak die dan in de groep chat wordt weergegeven.

Mogelijkheden en beperkingen

  • Je kunt taken heel eenvoudig verslepen naar andere buckets of andere personen (om de taaktoewijzing of status te veranderen)
  • Er is een Planner app beschikbaar voor mobiele apparaten
  • De taken worden niet gesynchroniseerd met Outlook taken, om de taken te zien zul je altijd even naar de Planner app moeten navigeren (online of op je mobiel)
  • Iedereen met toegang tot de Planner app kan een plan aanmaken, met daaraan een Office 365 groep gekoppeld

Conclusie

Planner is een heel gebruiksvriendelijke en moderne app zoals we die de laatste tijd meer zien van Microsoft. De app is erg bruikbaar in zowel kleine als grotere organisaties en zal hier zeker een plaats gaan veroveren.