Een Teams videogesprek plannen met externen

Microsoft Teams is dé tool voor online samenwerken met collega’s, klanten en partners. Zo kun je Microsoft Teams prima gebruiken om een (video-)gesprek te voeren met één of meerdere externen, zelfs als deze geen Office 365 of Teams gebruiken, gewoon vanuit de browser (Edge en Chrome). Dit is erg handig omdat er heel wat verschillende communicatietools gebruikt worden die nog niet altijd even goed samenwerken. Ook staan sommige organisaties externe communicatie met de eigen tools niet toe, of staat dit gewoon nog niet goed ingesteld.

Hieronder laten we je zien hoe je eenvoudig een extern gesprek opzet:

Vergadering inplannen

  • Ga naar je Teams app of Teams web app en ga naar de tab Agenda
  • Plan een vergadering via de knop bovenaan ‘+ Nieuwe vergadering’, je kunt ook direct een vergadering starten zonder deze in te plannen
  • Geef een naam op voor de vergadering
  • Geef de namen of e-mail adressen op van de personen die je wilt uitnodigen
  • Geef een datum en tijdstip op
  • Geef eventueel een kanaal, locatie of extra gegevens en klik op ‘Verzenden’

Venster voor het plannen van een Teams vergadering

Alle deelnemers ontvangen nu per e-mail een uitnodiging / vergaderverzoek:

Aan de vergadering deelnemen

De deelnemers ontvangen een vergaderverzoek zoals hierboven, deze wordt aan de meeste agenda’s ook automatisch toegevoegd wanneer deze geaccepteerd is. In de uitnodiging staat ook de link om deel te nemen aan de vergadering. Deze link brengt je naar een dergelijke pagina:

Als je Teams op je bureaublad hebt staan kun je deze openen via het dialoogvenster, klik dan op ‘Microsoft Teams openen’, anders klik je op ‘Deelnemen op het web’. De Teams web toepassing biedt ondersteuning voor audio en video in Edge en Chrome. Internet Explorer, Safari en Firefox worden niet ondersteund!

Deelname via het web ziet er zo uit:

Geef hier je naam op waaronder de andere deelnemers je kunnen herkennen, en klik ‘Nu deelnemen’

Je wordt nu in de digitale lobby geplaatst totdat de organisator je toelaat in de vergadering. Voor de organisator ziet er dat zo uit:

Zodra je bent toegelaten tot de vergadering kunnen audio, video, presentaties, scherm en/of whiteboard worden gedeeld, ondertussen kun je over de inhoud chatten:

De mogelijkheid om met externe gebruikers te kunnen vergaderen, op een gemakkelijke manier, zonder de noodzaak om de Teams software te hoeven installeren, is heel krachtig. In een volgende artikel gaan we nog een stapje verder en laten we zien hoe je zelfs een webinar kan organiseren met Microsoft Teams

Wil je meer weten over Teams?

Uiteraard helpen we je graag verder met het bouwen van een mooie en functionele Teams omgeving voor je organisatie, neem hiervoor contact met ons op!

Wij hebben ook een handleiding voor Microsoft Teams voor eindgebruikers gemaakt, je kunt deze gratis downloaden

Daarnaast bieden wij bijna dagelijks online Teams trainingsessies voor open inschrijving, of op maat gemaakt voor jouw groep/organisatie, kijk hier voor de data en meer informatie