CodeTwo e-mail handtekeningen voor Office 365

/in /door

Misschien herken je het wel, binnen je bedrijf zijn er verschillende e-mail handtekeningen in omloop met verschillende opmaak, andere structuur, met of zonder disclaimer, etc. Deze wildgroei kan een beetje onprofessioneel worden en het is lastig om in te spelen op actualiteit met bijvoorbeeld een promotie/actie onder de handtekening.

Met CodeTwo e-mail handtekeningen voor Office 365 is dat verleden tijd, hiermee stel je op centraal niveau handtekeningen op en deze worden automatisch aan ieder bericht toegevoegd. De handtekeningen zijn gemakkelijk door een beheerder aan te passen en uit te rollen naar iedereen of een selecte groep gebruikers.

CodeTwo e-mail handtekeningen voor Office 365 geeft een professionele uitstraling, helpt met naleving door middel van een optionele disclaimer, en biedt de mogelijkheid snel in te spelen op een actie of promotie zonder dat er een actie van iedere medewerker nodig is.

Cumulus IT is officieel CodeTwo partner, voor meer informatie en de actuele prijzen van CodeTwo e-mail handtekeningen voor Office 365 neem je het best even contact met ons op

CodeTwo editor met Office 365 invoegvelden

Opstellen van een handtekening kan met gebruikmaking van bestaande Office 365 velden en een gemakkelijke editor

PC, tablet en mobiele e-mail toepassing met uitgebreide e-mail handtekening

Ongeacht van welk apparaat je je e-mail verzend wordt er een professionele handtekening toegevoegd

Sharepoint back-up in Office 365: Goed genoeg?

/in , /door

Steeds meer bedrijven kiezen voor Sharepoint als de primaire opslag van hun bedrijfsdata. Nou gaan we er vanuit dat Microsoft hiervan ook netjes een back-up maakt, maar is dat ook zo? Hieronder een overzicht van wat Microsoft doet en wat de beperkingen hierin zijn:

Hoe steekt het back-up mechanisme van Office 365 Sharepoint in elkaar:

  • Microsoft maakt dagelijkse back-ups van alle data op Sharepoint
  • Door de gebruiker verwijderde items komen in een Prullenbak en blijven daar 90 dagen staan
  • Voor onbedoeld gewijzigde bestanden is er een versiehistorie beschikbaar zodat je naar de oude versie kunt terug gaan

De beperkingen van deze methodiek zijn:

  • Voor de back-ups die Microsoft maakt geldt dat deze alleen per gehele klantsite kunnen worden teruggezet, goed voor noodsituaties of problemen in het datacentrum maar voor andere doeleinden niet zo geschikt omdat je dan ook alle wijzigingen sinds laatste back-up allemaal kwijt bent!
  • Als je niet in de gaten hebt dat je iets hebt verwijderd dan kan dat vrij gemakkelijk 90 dagen onopgemerkt blijven waarna de data permanent weg is.
  • Als je per ongeluk heel veel bestanden verwijderd, via bijvoorbeeld Windows Verkenner, kan het soms een hele grote klus zijn om alles weer terug te zetten omdat het werken met de Prullenbak niet optimaal is
  • Als de organisatie getroffen wordt door ransomware en deze weet 1.000 bestanden te versleutelen dan moet je ofwel zeer veel handwerk verrichten om in al deze bestanden naar een vorige versie terug te gaan, ofwel een volledig siteherstel bij Microsoft aanvragen waarbij dan eerder genoemde issue is dat alleen alle bestanden dan kunnen worden hersteld.

Wat we graag van Microsoft zouden willen zien:

  • Allereerst zouden we graag gemakkelijker in de Sharepoint prullenbak kunnen werken, nu is er geen enkele mogelijkheid om in de Prullenbak te zoeken of filteren, waardoor zoeken door grote hoeveelheden bestanden zeer lastig is
  • Voor mappen die via de Windows verkenner worden verwijderd komen alle onderliggende items individueel op hoofdniveau in de Prullenbak, hier zouden we graag alleen de hoofdmap zien zodat deze met alle onderliggende items met enkele klikken is terug te zetten

Wat nu te doen?

Om bovengenoemde beperkingen af te dekken kan het verstandig zijn om een afzonderlijke cloud back-up in te regelen voor deze data. Hiermee wordt de data buiten Microsoft extra gebackupped en kan deze eenvoudig worden teruggehaald in geval van nood. Dat geld voor zowel individuele bestanden, mappen alsook gehele sites waarbij er een oneindige retentie is en waarbij data van elk moment is terug te halen.

 

AVG Office 365

Hoe helpt Office 365 met de AVG/GDRP?

/in /door

In onderstaand artikel gaan we in op de gevolgen van de Algemene Verordering Gegevensbescherming (AVG) die in mei van kracht gaat. Hoe helpt Office 365 je organisatie om hieraan te voldoen?

Wat is AVG/GDRP precies?

De AVG is een Europese verordering die gaat over de bescherming van persoonsgegevens, GDRP is de engeltalige term hiervoor. De verordering is in mei 2016 al in werking getreden maar wordt per mei van dit jaar van kracht en vervangt dan de Wet Bescherming Persoonsgegevens (WBP). Eén van de redenen dat AVG veel aandacht krijgt is omdat deze strenger is dan WBP en de boetes voor overtreding véél hoger zijn.

Wat zijn belangrijke punten van de AVG ten opzichte van de WBP?

  • Er is expliciete toestemming nodig van de betrokkenen voor iedere verwerking van persoonsgegevens
  • Betrokkenen hebben meer uitgebreide rechten zoals recht op vergetelheid, dataportabiliteit en beperking van verwerkingen
  • Verwerkingen van persoonsgegevens, datalekken en compliancy met AVG moeten worden gedocumenteerd
  • Een functionaris voor de gegevensbescherming is verplicht bij overheden en sommige andere organisaties die zich hoofdzakelijk bezighouden met op grote schaal observeren van personen of verwerking van bijzondere persoonsgegevens
  • Er kan een (PIA) Privacy Impact Assessment van u verlangd worden, wanneer er een hoog risico is verbonden aan een verwerking
  • Digitale gegevens dienen beschermd te worden tegen toegang door onbevoegden, verlies of vernietiging en dienen correct en actueel te zijn

Welke rol speelt Office 365 hierin?

Indien binnen Office 365 persoonsgegevens aanwezig zijn dan is het onderhevig aan de AVG, het laatste punt uit de opsomming hierboven is dan van toepassing. Microsoft als leverancier van Office 365 kan dan als verwerker of subverwerker worden aangemerkt, Microsoft heeft hiervoor ook additionele toevoegingen in de Voorwaarden voor Online Diensten (Online Services Terms-OST) opgenomen.

Bescherming van gegevens in Office 365

Microsoft neemt de beveiliging van Office 365 erg serieus, er is een groot pakket aan beveiligingsmaatregelen actief, denk aan o.a. biometrische toegangsbeveiliging tot de datacentra, versleuteling van gegevens, back-up, inbraakdetectie en spam- en virus bescherming. Meer informatie en een overzicht van alle certificeringen vind je in het Office 365 Vertrouwenscentrum.

Hoe kan ik mijn gegevens in Office 365 veilig houden?

Microsoft biedt je een veilige infrastructuur om je gegevens te bewaren, maar daarmee ben je er niet. Immers, de voordeur kan nog zo sterk zijn, als de achterdeur openstaat heeft het weinig zin. Je zult dus een aantal zaken ook zelf goed moeten regelen, denk hierbij aan goede wachtwoorden en meervoudige aanmelding, correcte autorisaties, instellingen voor delen of aanvullende back-up.

Hoe bescherming ik gegevens op netwerk, computers en mobiele apparatuur?

De laatste schakel in de keten is het eindpunt waarop we de gegevens inzichtelijk maken. Denk aan een PC of mobiele telefoon. Het gevaar hier is tweeledig, het apparaat kan in de verkeerde handen vallen en fysiek worden uitgelezen, ofwel het kan geïnfecteerd raken en daarmee worden uitgelezen of gegevens beschadigen (denk aan Ransomware).

Het is dus zaak om je (WiFi) netwerk en apparatuur te beschermen met goede wachtwoorden, de laatste software updates, versleuteling van netwerkverkeer en opslagmedia, goede antivirus en firewall hard- en software.

Welke maatregelen kun je op IT gebied nemen?

  • In kaart brengen en aanpassen van je Sharepoint en Exchange autorisaties en instellingen voor delen
  • Instellen van meervoudige authenticatie op Office 365
  • Instellen van een additionele, meer uitgebreide back-up, van Sharepoint en/of Exchange gegevens
  • Controleren van je netwerkinfrastructuur op wachtwoorden, updates en versleuteling
  • Installatie van veilige WiFi en firewall apparatuur ter bescherming van het netwerk
  • Installatie van een centraal beheerde en gemonitorde antivirus oplossing
  • Instellen van versleuteling op PC’s en laptops
Office 365 Teams symbool

Office 365 gids: Werken met Office 365 Teams

/in /door

Met Office 365 Teams kun je gemakkelijk met teamleden communiceren en informatie uit verschillende bronnen bij elkaar brengen om aan te werken. Microsoft Teams is een standaard onderdeel van de Office 365 abonnementen Business Essentials en hoger.

Je kunt met Teams werken in de web browser, via de aparte bureaublad toepassing of via de mobiele app.

Microsoft Teams bestaat uit de hoofdonderdelen Chat, Bestanden, Wiki en overige tabbladen/apps, hieronder een overzicht:

Chat

Het hart van de Teams applicatie, en het grote verschil met Groepen, is de chat communicatie in zogenaamde kanalen. Ieder team kan meerdere kanalen bevatten, over bepaalde onderwerpen of subgroepen: Hieronder zie je een team ‘Productontwikkeling’ en een kanaal ‘Kamperen’ met daarin een conversatie over de basecamp tent:

Office 365 Teams Chat pagina

Teamleden kunnen hierin berichten plaatsen, weblinks, afbeeldingen en bijlages. Bijlages en afbeeldingen worden direct opgeslagen in een gekoppelde Sharepoint documentenbibliotheek en zijn ook zichtbaar onder het tabblad Files/Bestanden. Op elk bericht kan worden gereageerd, het kan worden geliked of je kan het opslaan in een soort favorietenlijst:

Teams chatbericht met weblink

Bestanden

In het tabblad Files / Bestanden kun je bestanden plaatsen. Vanuit hier kun je ook nieuwe documenten en mappen aanmaken en de bijbehorende Sharepoint pagina openen:

Teams bestanden tabblad

Ontzettend mooi is de mogelijkheid om een Office document of PDF te openen en hierover een discussie te starten:

Teams document discussie

Commentaren zijn ook zichtbaar in het hoofd chat venster (met een referentie naar het bestand). Zo weet je precies hoe je teamleden erover denken en waarmee ze bezig zijn, je kunt je ook meteen in de discussie mengen.

Wiki

Een standaard tabblad in een Team is een Wiki, zie het als een organisch werkblad bestaande uit verschillende pagina’s en secties, met tekst en plaatjes:

Teams Wiki voorbeeld

Overige apps

Buiten de 3 standaard tabs Gesprekken, Bestanden en Wiki kun je eigen tabbladen naar wens toevoegen. Zo kun je bijvoorbeeld een Word document of Excel werkblad als tab toevoegen, een YouTube video of een PDF:

Een overzicht van de extra tabs/apps die je kan toevoegen

Office 365 handleiding

Office 365 handleiding

/in /door

Wij hebben een beknopte Office 365 handleiding samengesteld voor eindgebruikers. Deze handleiding kun je downloaden als PDF bestand. Wil je de meest recente handleiding in het Microsoft Word formaat hebben neem dan even contact met ons op

In onze Office 365 handleiding zijn de volgende onderdelen opgenomen:

  • Werken met Office 365 via de web browserOffice 365 handleiding icoon
    • Aanmelden bij Office 365
    • Navigeren in het Office 365 web portaal
    • Werken met e-mail
    • Navigeren in Outlook e-mail
    • Werken met Agenda
    • Navigeren in de Outlook agenda
    • Navigeren binnen OneDrive
    • Navigeren binnen Sharepoint
    • Werken met documentbibliotheken
  • Werken met Office 365 via Office
    • Werken met Outlook
    • Werken met de overige Office toepassingen
    • Communicatie met Skype voor Bedrijven
  • Werken met mobiele apparatuur
  • Veelgestelde vragen
    • Wat zijn de voordelen van werken met Office 365?
    • Hoe installeer ik Office op mijn PC/Mac?
    • Hoe koppel ik Outlook aan mij Office 365 postbus?
    • Hoe kan ik mijn wachtwoord wijzigen?
    • Ik krijg een foutmelding bij het openen van de Sharepoint map
    • Ik krijg een foutmelding als ik een bestand verplaats of kopieer
    • Bij het openen van een PDF document krijg ik een vraag over uitchecken
    • Waarom is het werken met grote bestanden traag?

Download:

Handleiding ‘Werken met Office 365’ [2,5 MB]

Office 365 gids: Werken met Office 365 Groepen

/in /door

Een Office 365 groep is een belangrijke bouwsteen in Office 365 met één of meer leden, waaraan een aantal Office 365 functies is gekoppeld:

  • E-mail postbus
  • Agenda
  • Bestandsopslag (via Sharepoint)
  • OneNote notitieblok
  • Sharepoint site (in een eigen Sharepoint siteverzameling)
  • Planner

Groepen vormen steeds vaker de onderliggende basis voor apps zoals Sharepoint Sites, Teams of Planner. Ze worden hierbij automatisch door deze apps aangemaakt.

Wanneer is een Office 365 groep handig?

Een Office 365 groep is handig als je met een groep mensen aan eenzelfde project of voor eenzelfde doel of functie (mee)werkt. Met een Office 365 groep heb je als gebruiker de vrijheid om zelf te groepen te maken die je nodig hebt. Office 365 conversaties zijn gebaseerd op e-mail en met Groepen werk je vanuit Outlook. Wil je nog een stapje verder gaan en e-mail helemaal uitbannen dan kun je overwegen om met Office 365 Teams te werken.

Office 365 groepen vanuit het IT beheer perspectief

Met de standaard mogelijkheid van gebruikers om zelf groepen aan te maken kun je gemakkelijk wildgroei krijgen. Hieraan kleven wel wat bezwaren: als beheerder weet je niet meer waar welke informatie te vinden is, dit kan een probleem zijn als medewerkers vertrekken en nieuwe medewerkers wegwijs gemaakt moeten worden. Ook loop je het risico op vervuiling van je Azure directory met niet gebruikte groepen waardoor deze minder overzichtelijk is. Het is mogelijk om het aanmaken van Office 365 groepen te beperken, zie ook dit artikel.

Een groep maken

Office 365 groepen kunnen worden aangemaakt en beheerd vanuit Outlook (online of bureaublad versie) of in het Office 365 beheercentrum. Office 365 groepen kunnen door een gebruiker of een beheerder worden aangemaakt.

Een groep aanmaken via Outlook online:

  • Ga naar het kopje ‘Groepen’ en klik op het ‘+’ tekentje
  • Geef een naam, e-mail adres en beschrijving van de groep en geef aan of groep e-mails ook naar de inbox van de leden moet worden gestuurd (let op dat dit veel extra e-mail verkeer genereert, iets wat mogelijk ongewenst is)
  • Geef aan of het een Openbare of Privé groep betreft

Een groep aanmaken via het beheerconsole:

  • Ga naar het Office 365 beheercentrum
  • Ga naar het kopje ‘Groepen’
  • Klik op ‘Groep toevoegen’ en kies ‘Office 365 Groep’
  • Geef een naam, e-mail adres en beschrijving van de groep en geef aan of groep e-mails ook naar de inbox van de leden moet worden gestuurd
  • Geef op wie de eigenaar van de groep zal zijn

Een groep beheren

  • Ga naar Outlook online en klik op de groep die je wilt beheren
  • Klik op het pijltje rechtsboven om Leden te bekijken, uit te nodigen, of te verwijderen, het accounttype te wijzigen, of om de groepeigenschappen te bewerken of een connector toe te voegen

Werken met de groep

  • Start een conversatie door op in het kopje ‘Gesprekken’ op ‘Nieuw’ te klikken, je bericht wordt in de groepconversatie geplaatst en afhankelijk van de instellingen, ook in de postbus van de leden afgeleverd
  • Plaats of maak een document onder het kopje ‘Bestanden’, deze worden dan automatisch in de bij de groep behorende Sharepoint site geplaatst, kies ‘In bibliotheek bladeren’ bijvoorbeeld als je de documenten ook naar je computer wilt synchroniseren of geavanceerde filters of weergaven wilt toepassen
  • Maak een agenda item aan in het kopje ‘Agenda’
  • Maak notities in het gezamenlijke ‘Notitieblok’
  • Koppel eventueel een gezamenlijke ‘Planning’ of ga naar de bijbehorende Sharepoint ‘Site’ via het kopje ‘…’

 

Office 365 logo

Microsoft 365: Office 365 en Windows samen in één bundel

/in /door

Microsoft gaat Office 365 en Windows bundelen in één abonnement: Microsoft 365

Er zullen 2 versies beschikbaar zijn, Microsoft 365 Business en Microsoft 365 Enterprise. Microsoft 365 Business zal gericht zijn op kleine en middelgrote bedrijven en de Enterprise versie op de grotere bedrijven.

Microsoft 365 Business bevat:

  • Office 365 Business Premium
  • Windows 10 Pro
  • Enterprise Mobility + Security inclusief Mobile Device Management en Azure Active Directory Plan 1

Microsoft 365 Enterprise E3 of E5 bevat:

  • Office 365 E3 of E5
  • Windows 10 Enterprise
  • Enterprise Mobility + Security inclusief Mobile Device Management en Azure Active Directory Plan 1, Advanced Threat Analytics en Azure Information Protection P1 (E3 plan) of P2 (E5 pan) en App Security (E5 plan)

De prijs voor Microsoft 365 Business is €16,90 per maand en die voor Microsoft 365 Enterprise E3 is €29,50 per maand.

Ter vergelijk, Office 365 Business Premium kost €10,50 per maand. Microsoft 365 Business is dus €6,40 per maand duurder maar je kunt dan wel altijd naar de meest recente Windows versie upgraden en je kunt gebruik maken van de geavanceerde beveiligingsfuncties in Enterprise Mobility + Security.

Ook zullen er ook voor Office 365 Business Premium verschillende nieuwe apps beschikbaar komen (vooralsnog alleen VS, Canada en UK), lees hierover meer in het artikel Nieuw in Office 365: Connections, Listings en Invoicing

Office 365 logo

Nieuw in Office 365: Connections, Listings en Invoicing

/in /door

Microsoft heeft weer wat mooie toevoegingen in petto voor Office 365 Business Premium klanten: Connections, Listings en Invoicing. Later zullen Office 365 Business Center en MileIQ hier nog aan worden toegevoegd. Een kort overzicht:

Microsoft Connections

Microsoft Connections is een e-mail marketing dienst waarmee je gemakkelijk e-mail nieuwsbrieven kunt maken aan de hand van templates, lijsten van abonnees bijhouden en statistieken bijhoudt over geopende e-mails, kliks op links, afmeldingen en dergelijke.

Dashboard overzich Microsoft Connections

Microsoft Listings

Met Microsoft Listings is het mogelijk om op een gemakkelijke wijze je bedrijfsvermeldingen bij Facebook, Google, Bing and Yelp te beheren.

Microsoft Listings Dashboard

Microsoft Invoicing

Kleine bedrijven kunnen met Microsoft Invoicing gemakkelijk offertes en facturen opstellen en verzenden. Ook biedt het klanten de mogelijkheid om via Paypal direct te betalen. Er is ook een koppeling met de boekhoudsoftware van QuickBooks mogelijk.

Microsoft Invoicing factuur voorbeeld

Office 365 Business Center

Office 365 Business Center is een dashboard voor Bookings*, Connections, Listings and Invoicing. Hiermee kun je in een oogopslag zien hoeveel afspraken er met Bookings zijn gemaakt, hoe je Connections campagnes lopen en hoeveel er gefactureerd is.

Office 365 Business Center Dashboard

* Microsoft Bookings is een app waarmee klanten gemakkelijk via een webpagina een afspraak kunnen maken die automatisch wordt ingeboekt bij een medewerker

MileIQ

MileIQ is een kilometerregistratie app voor iOS en Android die in iedergeval in de VS, Canada en de UK zal worden toegevoegd aan het Office 365 Business Premium aanbod. Of dat in Europa ook gaat gebeuren is nog onbekend.

Voor een overzicht van alle Office 365 apps bekijk het artikel Office 365: Meer dan Outlook, Office en Sharepoint

Overzicht van de Office 365 Planner startpagina

Office 365 Planner: een overzicht

/in /door

Misschien had je het al gezien, het tegeltje ‘Planner’ in het Office 365 menu. Office 365 Planner is een app om een planning te maken voor een project of doel met behulp van taken. Hieronder een kort overzicht van de mogelijkheden.

Planner Hub

Dit is de overzichtspagina waarin alle plannen en hun status worden weergegeven en vanwaar je naar een plan kan navigeren. Ook kun je hier een nieuw plan aanmaken en naar je takenlijst gaan:

Overzicht van de Office 365 Planner startpagina

Planningsbord

Op het planningsbord kun je taken aanmaken, deze groeperen in zogenaamde ‘Buckets’ en toewijzen aan personen:

Office 365 takenlijst

Op je persoonlijke takenlijst kun je zien welke taken er nog open staan:

Taken bijwerken

Per taak kun je de voortgang opgeven, een begin- en einddatum, een checklist, een beschrijving, labels, bijlages of links. Bijlagen worden in de groepsdocumenten bibliotheek geplaatst en als voorbeeld weergegeven in de taak. Je kunt ook opmerkingen plaatsen in een taak die dan in de groep chat wordt weergegeven.

Mogelijkheden en beperkingen

  • Je kunt taken heel eenvoudig verslepen naar andere buckets of andere personen (om de taaktoewijzing of status te veranderen)
  • Er is een Planner app beschikbaar voor mobiele apparaten
  • De taken worden niet gesynchroniseerd met Outlook taken, om de taken te zien zul je altijd even naar de Planner app moeten navigeren (online of op je mobiel)
  • Iedereen met toegang tot de Planner app kan een plan aanmaken, met daaraan een Office 365 groep gekoppeld

Conclusie

Planner is een heel gebruiksvriendelijke en moderne app zoals we die de laatste tijd meer zien van Microsoft. De app is erg bruikbaar in zowel kleine als grotere organisaties en zal hier zeker een plaats gaan veroveren.

Office 365 Teams: Wat is het en wat is het verschil met Office 365 Groups?

/in /door

Microsoft Office 365 Teams zal binnenkort beschikbaar en zichtbaar zijn voor alle Office 365 gebruikers. Wat kun je met Microsoft Teams en wat is het verschil met Office 365 Groups?

Een Office 365 groep is een logische entiteit waaraan een aantal Office 365 functies zijn gekoppeld, denk aan een e-mail postbus, een agenda, bestandsopslag (via Sharepoint), een OneNote notitieblok, een Sharepoint site (deze is niet zichtbaar in het Sharepoint beheercentrum overigens) en een Planner instantie.

Office 365 Teams is eigenlijk een app met als kern chatfunctionaliteit (conversaties) en het overzichtelijk weergeven van informatie uit allerlei bronnen en apps. Onderliggend maakt Teams gebruik van Office 365 Groups, maar dan met wat extra functionaliteit dus. Je zou het kunnen zien als een extra laagje bovenop een Office 365 groep, je kunt een bestaande Office 365 groep dan ook ‘upgraden’ naar een Office 365 Team.

Wat goed is om te weten

  • Zoals je kunt zien in de schermafbeeldingen hebben beide toepassingen een tabblad Gesprekken/Conversations. Deze functioneren echter wel volledig anders, in Groups is een gesprek gebaseerd op e-mail, in Teams is een gesprek gebaseerd op een ingebouwde chat app.
  • Zowel Groups als Teams maken voor het delen van bestanden gebruik van Sharepoint (een aparte siteverzameling per groep/team)
  • Groups benader je vooral vanuit Outlook, zowel online als de bureaubladversie, voor mobiele apparatuur is er wel een aparte app genaamd Outlook Groups
  • Teams benader je vooral via de aparte Teams app, dit is een aparte tegel in het online Office 365 start menu en ook een losse applicatie die je kan downloaden op je computer en mobiel apparaat

Conclusie

Groups en Teams hebben heel veel overlap waarbij Teams wat meer vooruitstrevend zijn, e-mail conversaties zijn daarbij overboord gegaan en vervangen door chat conversaties. Ook kun je relevante gegevens uit verschillende bronnen op één plaats presenteren. Groups zijn wellicht wat geschikter voor branches/gebruikersgroepen die het liefst met Outlook werken.