Thuiswerken met Microsoft Office 365 en Teams

Online toepassingen zoals Microsoft Office 365 en Teams zijn bij uitstek geschikt om prettig thuis te kunnen werken. Met Office 365 heb je altijd toegang tot e-mails en documenten, terwijl je met Microsoft Teams op een leuke en vlotte manier samenwerkt in een virtueel kantoor. Met Teams kun je zelfs je afspraken vervangen door een Teams gesprek of vergadering waarvan de ervaring niet veel hoeft onder te doen voor een ‘echte’ afspraak, misschien is deze in sommige gevallen zelfs nog wel beter!

Er zijn een paar aandachtspunten om echt goed te kunnen thuiswerken met Office 365 en Teams:

Zorg voor apps én data

Allereerst is het van belang dat je apps en data goed voorzien zijn om in te werken. Als je Office 365 binnen je organisatie hebt maar het nog weinig gebruikt wordt dan kun je, met een beetje geluk, wel op Office 365 inloggen, je e-mail lezen en Office documenten maken, maar dan houdt het wel zo’n beetje op. Je hebt dan wel alle gereedschappen maar nog geen materie om mee te werken. Het is dus zaak dat alle benodigde applicaties gebruiksklaar zijn ingeregeld, al intensief gebruikt worden, en dat de data waarin je werkt in Sharepoint en Teams beschikbaar zijn (en niet op een server op kantoor!)

Een geschikt apparaat

Als alle apps en data in Office 365 goed voorzien zijn dan kunnen we thuis aan de slag. Maar daarvoor hebben we natuurlijk wel een geschikt apparaat nodig! Theoretisch kun je met zowat elk apparaat met een internetverbinding op Office 365 werken, een PC, Mac, tablet of smartphone. In de praktijk werk je het lekkerst met een apparaat wat er goed voor is ingericht en wat aansluit bij je werkzaamheden. Een heel rapport uitwerken op je telefoon of tablet is wellicht niet de beste keuze. Een laptop of PC, voorzien van de laatste Office versie en de juiste toegang tot je bedrijfsdata zal daarbij toch wat fijner werken. En wil je ook ergonomisch werken zorg dan voor een extra beeldscherm op de juiste hoogte en een apart toetsenbord en muis

Beveiliging

Ook uit beveiligingsoogpunt is het is niet aan te bevelen om op een willekeurig apparaat te beginnen werken, het best werk je op een machine waartoe alleen jijzelf of je collega’s toegang hebben (gehad). Deze machine moet ook zijn voorzien van de laatste updates en adequate beveiligingsmaatregelen (zoals sterke aanmelding, antivirus en disk versleuteling). Pak je zomaar een machine dan is deze hoogstwaarschijnlijk niet optimaal beveiligd en kunnen er zelfs al virussen, spyware of andere malware op staan

Teams, teams, teams

Microsoft Teams is dé tool voor online samenwerken met collega’s én externen. Zo kun je samen aan projecten en inhoud werken, chatten en (video-)gesprekken voeren. Chat één op één met collega’s, of met een groep mensen, start een videogesprek of plan een videovergadering. Gebruikt je gesprekspartner geen Teams, geen probleem, via de webbrowser kan hij of zij gewoon deelnemen. Bang dat je familieportretten in de huiskamer in beeld komen? Ook geen probleem, je kunt de achtergrond wazig maken in Teams gesprekken:

Bekijk ook ons artikel over videovergaderen met Teams

Wij hebben ook een handleiding voor Office 365 en een handleiding voor Microsoft Teams voor eindgebruikers gemaakt, je kunt deze gratis downloaden

Bij je er helemaal klaar voor? Dan wensen wij je veel thuiswerk plezier! Zo niet, neem dan eens met ons contact op om de mogelijkheden te bespreken!

Wat is Microsoft 365 nou precies?

Je hoort de naam Microsoft 365 steeds vaker vallen, maar wat is het nou precies? Eigenlijk is het vrij eenvoudig uit te leggen, Microsoft 365 bestaat uit Office 365 aangevuld met extra beheer en beveiliging. Dat klinkt gemakkelijk toch?

Wat houdt extra beheer en beveiliging in?

Met het toenemen van dreigingen en de geavanceerde technieken die bij aanvallen worden gebruikt is het belangrijk om de gehele keten goed te beveiligen: Van gebruiker tot apparaat, netwerk, online diensten, en de uiteindelijke data. Voor het beveiligen en beheren van deze gehele keten biedt Microsoft 365 gereedschappen: Lees meer

Cumulus IT open dag 2020

Dinsdag 21 januari 2020 organiseerden wij een open dag op ons kantoor in Waalre, het was een mooie gelegenheid om onze klanten weer eens te zien en te spreken. De hele dag door was er de mogelijkheid om binnen te lopen, bij te praten, te genieten van wat (oosterse) hapjes, en de mooie Surface machines […]

Het verschil tussen Office 365 E3 of Business Premium abonnement

Wat zijn nou de belangrijkste verschillen tussen de Office 365 Business Premium of E3 abonnementen? Een vraag die we vaak krijgen en die we graag wat verder toelichten.

Zoals je ook kan zien in de vergelijkingstabel tabel op de Office 365 prijzen pagina zijn de meest in het oog springende verschillen, de grotere postbus  de mogelijkheden voor virtualisatie en add-ins in Office, dat je meer gebruikers kunt aanmaken en de geavanceerde opties voor beveiliging, compliance en Business Intelligence. Ook het prijsverschil zal je niet zijn ontgaan.

In de E-serie abonnementen (E1, E3 en E5) staat de E voor Enterprise, een beetje een misleidende naam eigenlijk omdat de keuze voor de E-abonnementen, naar onze mening, niet zozeer met grootte als wel met het karakter en de behoeften van de organisatie te maken heeft. Of dat nu een bedrijf is van 1 of 10.000 medewerkers maakt eigenlijk nog niet eens zo heel veel uit.

Hieronder lichten we de verschillen nog wat verder toe: Lees meer

Hoe groen is de Cloud?

Cloud kantoorautomatisering heeft een enorme vlucht genomen het laatste decennium, met grote datacentra tot gevolg. Is dit goed of slecht nieuws voor de planeet? Wij zochten het voor je uit

Vóór de cloud

Laten we even graven en bedenken hoe het vóór de cloud was: Vrijwel ieder zichzelf respecterend MKB bedrijf had één of meerder server(s) op kantoor staan, de éénpitters en allerkleinste bedrijven moesten het stellen zonder server.

De meest voorkomende taken van die server: Het opslaan van bestanden, afhandelen van e-mail en verwerken van printopdrachten, aangevuld met wat netwerk- en onderhoudstaken. Vaak draait er ook nog wel één of meerdere bedrijfstoepassingen op deze eigen server(s).

Een server is normaliter een behoorlijke krachtpatser, om alle taken op piekmomenten vlotjes te kunnen voltooien. Gemiddeld genomen heeft deze server niet veel te doen maar staat hij wel dag en nacht ongeduldig te ijsberen. Niet erg efficiënt zoals je zult begrijpen.

In de cloud

In de cloud gaat het anders, door de distributie van de rekentaken van alle klanten samen over vele servers kunnen deze steeds optimaal belast blijven. Efficiëntiewinst nummer 1

Watertorens datacentrum St Ghislain

Koeltorens Google datacentrum St Ghislain (B)

Dan de datacentra zelf, ook daar zijn flinke winsten te behalen. Zo wordt er efficiënt gekoeld, bijvoorbeeld met waterdamp (Google in Saint-Ghislain, België), of wordt restwarmte gebruikt worden in huizen, zwembaden of tuinkassen. Ook wordt de energievoorziening geoptimaliseerd door bijvoorbeeld het gebruik van wind- en zonne energie. Google claimt 100% groene energie te gebruiken in haar datacentra, Microsoft en Amazon ongeveer 50% (Microsoft koopt CO2 certificaten ter compensatie van de overige 50%). Het gebruik van zonne- en windenergie lopen uiteen van inkoop bij, en partnerships met, bestaande energieleveranciers tot eigen zonneparken en windfarms (met name Amazon en Google). Efficiëntiewinst nummer 2

Lees meer

Werken met Microsoft Teams

Met Microsoft Teams kun je gemakkelijk met teamleden communiceren via chat en (video-)vergaderen, en informatie uit verschillende bronnen bij elkaar brengen om aan te werken. Microsoft Teams is onderdeel van Office 365 en werkt vanuit de web browser, via de aparte bureaublad toepassing of via de mobiele app.

Microsoft Teams bestaat uit de hoofdonderdelen Chat, Teams & kanalen, Bestanden en Oproepen:

Chat

Met chat kun je berichten versturen en een (video-)gesprek starten met een collega of iemand buiten je organisatie. Je kun ook je scherm delen en apps toevoegen toevoegen aan een chat, bijvoorbeeld een document, website of youtube filmpje. Ook kun je heel gemakkelijk personen toevoegen aan een chat of gesprek.  Als laatste maak je je berichten wat leuker met emoticons, gifs en stickers:

Lees meer

Een Teams videogesprek plannen met externen

Microsoft Teams is dé tool voor online samenwerken met collega’s, klanten en partners. Zo kun je Microsoft Teams prima gebruiken om een (video-)gesprek te voeren met één of meerdere externen, zelfs als deze geen Office 365 of Teams gebruiken, gewoon vanuit de browser (Edge en Chrome). Dit is erg handig omdat er heel wat verschillende communicatietools gebruikt worden die nog niet altijd even goed samenwerken. Ook staan sommige organisaties externe communicatie met de eigen tools niet toe, of staat dit gewoon nog niet goed ingesteld.

Hieronder laten we je zien hoe je eenvoudig een extern gesprek opzet:

Vergadering inplannen

  • Ga naar je Teams app of Teams web app en ga naar de tab Agenda
  • Plan een vergadering via de knop bovenaan ‘+ Nieuwe vergadering’, je kunt ook direct een vergadering starten zonder deze in te plannen
  • Geef een naam op voor de vergadering
  • Geef de namen of e-mail adressen op van de personen die je wilt uitnodigen
  • Geef een datum en tijdstip op
  • Geef eventueel een kanaal, locatie of extra gegevens en klik op ‘Verzenden’

Venster voor het plannen van een Teams vergadering Lees meer

Skype is nu Teams – zullen we even team(s)en?

Van Lync naar Skype naar Teams in een paar jaar tijd, hou je vast, Microsoft gaat snel. Maar waar de overstap naar Skype voornamelijk in de naam zat is er met Teams toch wel wat meer aan de hand. Teams is nu dé centrale communicatie hub in Office 365 en dat werkt eigenlijk heel fijn!

Teams bestaat eigenlijk uit 2 delen:

  • Het deel waarin je samenwerkt met ad-hoc contacten en (video-)gesprekken voert, dit bevat de Skype functionaliteit en meer!
  • Én het deel waarin je samenwerkt in een vastgesteld team: Aan een opdracht, aan een onderwerp of met je afdeling

Maken we een vergelijk met de Skype functies dan zien we dat er toch wel veel is veranderd:

Lees meer

Wat is Microsoft Azure?

Misschien heb je de naam Microsoft Azure wel eens horen vallen, maar wat is het nou precies? En belangrijker nog, wat heb je eraan?

Héél kort samengevat is Azure Microsoft’s verzameling van cloud diensten voor het bouwen, implementeren en beheren van toepassingen. Het is een steeds belangrijker onderdeel van Microsoft’s verdienmodel en concurreert met vergelijkbare diensten van Google en Amazon.

Maar Office 365 is toch Microsoft’s cloud dienst?

Office 365 is zeker voor een groot deel een cloud dienst, maar Microsoft Azure gaat verder waar Office 365 ophoudt. Waar Office 365 grotendeels bestaat uit kant-en-klare toepassingen als Teams, Sharepoint en Office, biedt Azure een platform om zowat alle denkbare IT omgevingen en toepassingen in de cloud te bouwen.

Dat kan zijn een virtuele server voor je bedrijfstoepassing, een gevirtualiseerde toepassing, een database, opslag van gegevens, een webserver of een hele e-commerce omgeving.

Daarnaast biedt Microsoft zelf ook al heel veel kant-en-klare diensten aan die ze op het Microsoft Azure platform gebouwd hebben, bijvoorbeeld een back-up service voor servers, apparaatbeheer met Intune of Azure Active Directory identiteitsbeheer.

Oké, hoe ziet dat er dan uit?

Microsoft Azure diensten kunnen snel worden aangemaakt en beheerd via het Azure beheercentrum:

Lees meer

Met externe personen samenwerken in Microsoft Teams

Met Microsoft Teams werk je op een leuke en vlotte manier samen. Veel organisaties gebruiken Teams al voor interne projecten en werkzaamheden. Maar wist je dat je met Teams evengoed samenwerkt met personen buiten je organisatie? Wij laten je zien hoe je externe personen als gasten uitnodigt en wat de mogelijkheden en onmogelijkheden zijn. Wil je weten hoe je met externen eenvoudig via Teams kan communiceren lees dan ons artikel over het plannen van een (video-)gesprek of vergadering

Hoe nodig je externen uit?

Heel gemakkelijk! Ga naar het betreffende team, klik op de puntjes > kies Team beheren > klik op Lid toevoegen. Nu hoef je alleen maar het e-mail adres van de betreffende gebruiker in te voeren en op ‘Toevoegen’ te klikken:

Let op! Het kan zijn dat je IT beheerder het toevoegen van gasten heeft ingeschakeld, je kunt in dat geval vragen of zij specifieke domeinen (@somedomain.com in dit geval) willen toestaan

Lees meer