Tot 350 deelnemers in een meeting

Teams ondersteund nu tot 350 deelnemers in een meeting, en voor livegebeurtenissen (webinairs) zelfs tot 10.000 deelnemers.

Tot 49 mensen gelijktijdig in beeld

Voorheen kon je maximaal 9 mensen gelijktijdig zien, dat zijn er nu 49 in een raster van 7×7. Weer een flinke vooruitgang wat ons betreft en misschien ook wel een beetje het maximale om nog prettig te kunnen werken.

Weergave in de modus Samenwerken

Als je wat meer rust wilt in een videogesprek met meer dan 5 personen dan kun je kiezen voor de modus Samenwerken waarin de deelnemers worden weergegeven als ware het in een gezamenlijke ruimte:

Break-out rooms

Verdeel je teams sessie op in kleine groepjes met break-out rooms en kom daarna weer samen in één meeting. Dit is een handige functie bij cursussen en brainstormsessies.

Sharepoint lijsten in Teams

Je kunt nu in Teams direct een Sharepoint lijst aanmaken, handig voor bijvoorbeeld het bijhouden van problemen, beheer van activa, aanvragen, inschrijvingen e.d.:

Polls en enquêtes maken

Je kunt heel eenvoudig een poll of een enquête toevoegen aan een gesprek in Teams. Hiermee kun je een mening peilen onder alle teamleden:

Overige updates

• Met geavanceerde ruisonderdrukking kun je achtergrondgeluiden van machines, huisgenoten of dieren uitfilteren
• Een meeting organisator kan zichzelf of een ander in de spotlight plaatsen zodat deze persoon steeds voor iedereen goed zichtbaar blijft

contact met ons opnemen

Vragen of meer informatie?

Microsoft Lists is gebaseerd op al lang bestaande Sharepoint functionaliteit, maar in een nieuw jasje gestoken en nu ook meer als losse app geprofileerd.

Wij zijn al lange tijd fan van Sharepoint lijsten, zie het als een alternatief voor een Excel werkblad voor bijvoorbeeld een contactpersonenlijst, een actielijst, een inventarislijst, openstaande verzoeken, gemelde problemen etc.:

Microsoft Lists versus Excel

Het grootste verschil met een Excel werkblad is dat de gegevens bij Lists in een database tabel worden opgeslagen en niet in een bestand. Dat heeft een aantal voordelen:

• Gegevens zijn direct in een app benaderbaar zonder dat je een bestand hiervoor moet openen
• Je kunt heel betrouwbaar met anderen samen werken in één lijst
• Iedereen kan eigen weergaven instellen (filters, sortering etc.) zonder dat anderen hier last van hebben
• Er kunnen workflows worden gekoppeld aan een lijst waarbij er bijvoorbeeld een e-mail wordt verzonden wanneer een nieuw item aan de lijst wordt toegevoegd, of een melding in Teams, of een taak in Outlook etc.
• Data in lijsten kan gemakkelijk weer worden gebruikt door andere apps in Microsoft 365

Lijsten zijn vooral geschikt voor gegevens waar je veel in werkt, wellicht ook met collega’s, en die een belangrijke rol in je dagelijkse werkzaamheden vervullen.

Waar vind ik Lists?

Je vind Microsoft Lists in je Microsoft 365 menu, in Teams bij het toevoegen van een nieuwe app en binnenkort ook in een app voor iOS en Android:

Je kunt hier nu bestaande lijsten openen of een nieuwe lijst aanmaken met de aanwezige sjablonen, uit een Excel bestand, of beginnen met een lege lijst. Je kunt Lists aanmaken om zelf te gebruiken of samen met je collega’s.

Veel plezier met Microsoft Lists!

contact met ons opnemen

Vragen of meer informatie?

Kies een alternatieve achtergrond voor Teams gesprekken

Er was al een mogelijkheid om je achtergrond te vervagen. Handig voor extra privacy als je thuiswerkt bijvoorbeeld, of in een gevoelige omgeving, maar ook om afleiding voor je gesprekspartners te voorkomen. Nu is daar de mogelijkheid aan toegevoegd om je achtergrond te vervangen door een alternatieve achtergrond, eventueel zelfs met je bedrijfslogo:

Geluidsfilter op basis van kunstmatige intelligentie

Zoals hierboven de ‘achtergrondruis’ in de video wordt uitgefilterd zal dit ook voor het geluid gaan gelden. Achtergrondgeluiden zullen met geavanceerde technieken worden uitgefilterd zodat deze voor je gesprekspartners niet te horen zijn. Denk hierbij aan geluiden van typen, huisdieren en verkeersgeluiden.

Gelijktijdige video voor 9 deelnemers

Waar nu nog maximaal 4 personen (2×2 raster) gelijktijdig in beeld zijn zal dit binnenkort worden opgewaardeerd naar 9 personen (3×3 raster). Je kunt dan dus met 10-en vergaderen waarbij iedereen in beeld blijft, een flinke verbetering wat ons betreft. Deze verbetering zal geleidelijk worden uitgerold en naar verwachting half mei voor iedereen beschikbaar zijn. Ondertussen wordt er gewerkt aan verdere uitbreiding!

Je hand opsteken

Met de functie ‘hand opsteken’ heb je de mogelijkheid om kenbaar te maken dat je iets wilt zeggen. Een handig hulpmiddel om je vergadering gestructureerd te laten verlopen:

Meerdere vensters gelijktijdig openen in de Teams app

Hiermee kun je meerdere vensters gelijktijdig openen, wat vooral handig is tijdens een videogesprek. Je kunt dan tijdens je gesprek ook je chatvenster en je team inhoud in aparte vensters openen, eventueel zelfs op een apart scherm, erg handig!

contact met ons opnemen

Vragen of meer informatie?

Zorg voor apps én data

Allereerst is het van belang dat je apps en data goed voorzien zijn om in te werken. Als je Microsoft 365 binnen je organisatie hebt maar het nog weinig gebruikt wordt dan kun je, met een beetje geluk, wel op Microsoft 365 inloggen, je e-mail lezen en Office documenten maken, maar dan houdt het wel zo’n beetje op. Je hebt dan wel alle gereedschappen maar nog geen materie om mee te werken. Het is dus zaak dat alle benodigde applicaties gebruiksklaar zijn ingeregeld, al intensief gebruikt worden, en dat de data waarin je werkt in Sharepoint en Teams beschikbaar zijn (en niet op een server op kantoor!)

Een geschikt apparaat

Als alle apps en data in Microsoft 365 goed voorzien zijn dan kunnen we thuis aan de slag. Maar daarvoor hebben we natuurlijk wel een geschikt apparaat nodig! Theoretisch kun je met zowat elk apparaat met een internetverbinding op Microsoft 365 werken, een PC, Mac, tablet of smartphone. In de praktijk werk je het lekkerst met een apparaat wat er goed voor is ingericht en wat aansluit bij je werkzaamheden. Een heel rapport uitwerken op je telefoon of tablet is wellicht niet de beste keuze. Een laptop of PC, voorzien van de laatste Office versie en de juiste toegang tot je bedrijfsdata zal daarbij toch wat fijner werken. En wil je ook ergonomisch werken zorg dan voor een extra beeldscherm op de juiste hoogte en een apart toetsenbord en muis

Beveiliging

Ook uit beveiligingsoogpunt is het is niet aan te bevelen om op een willekeurig apparaat te beginnen werken, het best werk je op een machine waartoe alleen jijzelf of je collega’s toegang hebben (gehad). Deze machine moet ook zijn voorzien van de laatste updates en adequate beveiligingsmaatregelen (zoals sterke aanmelding, antivirus en disk versleuteling). Pak je zomaar een machine dan is deze hoogstwaarschijnlijk niet optimaal beveiligd en kunnen er zelfs al virussen, spyware of andere malware op staan

Teams, teams, teams

Microsoft Teams is dé tool voor online samenwerken met collega’s én externen. Zo kun je samen aan projecten en inhoud werken, chatten en (video-)gesprekken voeren. Chat één op één met collega’s, of met een groep mensen, start een videogesprek of plan een videovergadering. Gebruikt je gesprekspartner geen Teams, geen probleem, via de webbrowser kan hij of zij gewoon deelnemen. Bang dat je familieportretten in de huiskamer in beeld komen? Ook geen probleem, je kunt de achtergrond vervagen of vervangen in Teams:

Bekijk ook ons artikel over videovergaderen met Teams

Wij hebben ook een handleiding voor Microsoft 365 en een handleiding voor Microsoft Teams voor eindgebruikers gemaakt, je kunt deze gratis downloaden.

Bij je er helemaal klaar voor? Dan wensen wij je veel thuiswerk plezier! Zo niet, neem dan eens met ons contact op om de mogelijkheden te bespreken!

contact met ons opnemen

Vragen of meer informatie?

Hoe ziet het eruit?

Schematisch ziet het er zo ongeveer uit, Office 365 met een extra laag van beveiliging en beheer die niet alleen je Office 365 beschermd maar ook je apparaten en de gebruikers hiervan:

Wat houdt extra beveiliging en beheer in?

Met het toenemen van dreigingen en de geavanceerde technieken die bij aanvallen worden gebruikt is het belangrijk om de gehele keten goed te beveiligen: Van gebruiker tot apparaat, netwerk, online diensten, en de uiteindelijke data. Voor het beveiligen en beheren van deze gehele keten biedt Microsoft 365 Business Premium gereedschappen:

Zo kun je de aanmelding vanaf onveilige apparaten of locaties blokkeren, bescherm je tegen het kopiëren van bedrijfsdata naar lokale media of een onveilige app. Ook kun je data op gestolen of verloren apparaten op afstand wissen, bescherm je Windows tegen gijzelsoftware en Office apps tegen kwaadaardige uitvoerbare code en processen.

Ook op de Office 365 omgeving wordt extra beveiliging geactiveerd zoals extra bescherming tegen kwaadaardige inhoud en links in e-mail en documenten. Ook kun je documenten beschermen tegen doorsturen, kopiëren of afdrukken.

Wat betreft beheer biedt Microsoft 365 Business Premium diverse mogelijkheden om de veiligheid en de status van gebruikers, apparaten, netwerk, diensten en data beter te beheren en te controleren. Zo kun je ervoor zorgen dat updates op Windows werkstations niet mogen worden uitgesteld en dat virusbescherming actief is. Ook kun je software voor gebruikers klaarzetten of zelfs automatisch installeren, ook kun je nieuwe Windows machines automatisch klaarmaken voor een gebruiker

Is Office 365 dan niet veilig genoeg?

Office 365 zelf is voorzien van tal van beveiligingsmaatregelen, deze richten zich echter voornamelijk op de Office 365 diensten zelf en veel minder op de hele keten. In sommige gevallen zou dat ook niet wenselijk zijn, denk aan een organisatie waar voornamelijk ZZP-ers werken met ieder hun eigen apparatuur, je kunt dan niet als organisatie jouw beleid en instellingen aan hun eigen apparatuur opdringen

Is Microsoft 365 voor mijn bedrijf zinvol?

Zoals genoemd biedt Microsoft 365 Business Premium belangrijke beveiligingsvoordelen die sowieso bijzonder zinvol zijn, op welke manier je ook werkt. Wat ons betreft wordt Microsoft 365 Business Premium helemaal een ‘must have’ als je bedrijfsmiddelen zoals laptops en mobiele telefoons verstrekt aan je medewerkers. Zonder Microsoft 365 Business Premium kunnen deze een eigen leven gaan leiden, je weet niet meer of ze up-to-date zijn, of ze nog actief en beschermd zijn, wat voor software erop staat enzovoort. Met Microsoft 365 Business Premium kun je wél de grip op deze apparatuur behouden en de veiligheid waarborgen.

Meer weten?

We leggen graag uit wat Microsoft 365 voor jouw bedrijf kan betekenen. Neem hiervoor contact met ons op!

contact met ons opnemen

Vragen of meer informatie?

Zoals je ook kan zien in de vergelijkingstabel tabel op de Microsoft 365 prijzen pagina zijn de meest in het oog springende verschillen, de grotere postbus  de mogelijkheden voor virtualisatie en add-ins in Office, dat je meer gebruikers kunt aanmaken en de geavanceerde opties voor beveiliging, compliance en Business Intelligence. Ook het prijsverschil zal je niet zijn ontgaan.

In de E-serie abonnementen (E3 en E5) staat de E voor Enterprise, een beetje een misleidende naam eigenlijk omdat de keuze voor de E-abonnementen, naar onze mening, niet zozeer met grootte als wel met het karakter en de behoeften van de organisatie te maken heeft. Of dat nu een bedrijf is van 1 of 10.000 medewerkers maakt eigenlijk nog niet eens zo heel veel uit.

Hieronder lichten we de verschillen nog wat verder toe:

Microsoft 365 Business en Enterprise verschillen

Postbus

In Microsoft 365 Enterprise (E3 en E5) heb je de beschikking over een postbus van 100 GB ten opzichte van 50 GB in de Business abonnementen, ook heb je een onbeperkt online archief tot je beschikking

Onedrive

In Microsoft 365 Enterprise abonnementen heb je ongelimiteerde opslag in Onedrive

Office installatie en beheer

Microsoft 365 Enterprise mag je installeren op een gevirtualiseerde desktop die door meerdere personen wordt gebruikt, in Business Standard kan dat niet. Microsoft 365 Enterprise kun je beheren middels Group Policies indien gewenst. Ook kun je in Microsoft 365 Enterprise add-ins installeren binnen Office voor bijvoorbeeld je CRM of Helpdesk pakket waar dat bij Office Business Standard niet mogelijk is.

Bellen

Microsoft 365 Enterprise kun je koppelen met Microsoft’s telefoniesysteem en belabonnementen. Bij Microsoft 365 Business Standard loopt dit via de Business Voice abonnementen. Hierbij dien je de telefoonnummers en belminuten bij een zogenaamde Direct routing aanbieder af te nemen.

Video

Microsoft 365 Enterprise is uitgerust met Stream voor het plaatsen, doorzoeken en weergeven van video’s

Hybride omgevingen

Als er ook nog lokale Exchange of Sharepoint servers op kantoor worden benaderd mag de Microsoft 365 Enterprise licentie ook daarvoor worden gebruikt, er hoeven geen aparte licenties hiervoor worden aangeschaft. Ook kun je met Exchange, Sharepoint en Skype/Teams in hybride modus werken.

Aantal gebruikers

Het aantal Microsoft Business licenties is beperkt tot 300, daarboven kunnen alleen Microsoft Enterprise licenties worden afgenomen

Beveiliging en compliance

In Microsoft 365 Enterprise zijn behoorlijk wat extra functionaliteiten voor beveiliging en compliance opgenomen:

• In-place hold voor Exchange en Sharepoint voor het voorkomen van ongewenste verwijderingen bij bijvoorbeeld een juridische procedure
• Geavanceerde Data Loss Prevention (DLP) mogelijkheden in Sharepoint en Onedrive voor het voorkomen van lekken van gevoelige informatie
• Met Credential Guard worden in Windows opgeslagen (domein-)aanmeldingsgegevens nog beter beschermd tegen aanvallen
• Met Device Guard kun je instellen dat alleen goedgekeurde toepassingen geïnstalleerd kunnen worden op apparaten.
• eDiscovery voor het doorzoeken en bevriezen van postbussen, sharepoint sites en exchange openbare mappen in geval van een geschil
• Microsoft Advanced Threat Analytics (ATA) detecteert geavanceerde aanvallen en kwetsbaarheden op je lokale Active Directory

Analyse, Rapportage en Business Intelligence (BI)

In Microsoft 365 Enterprise zijn behoorlijk wat extra functionaliteiten voor Analyse en Business Intelligence opgenomen:

• Excel Power Query, Power Pivot en Power View voor het analyseren, modelleren en visualiseren van gegevens
• Excel Spreadsheet Compare voor het vergelijken van verschillende werkbladen
• Excel Spreadsheet Inquire voor het bekijken van de structuur en opbouw van je werkblad
• Personal Power BI voor analyse, rapportage en visualisatie die je niet met collega’s hoeft te delen
• Sharepoint Excel- en Visio Services voor het weergeven van Excel en Visio data op Sharepoint pagina’s
• Sharepoint Enterprise Search voor geavanceerde zoekmogelijkheden in Sharepoint

Samenvattend

Zoals je zit zijn er behoorlijk wat verschillen tussen Microsoft 365 Enterprise en Business abonnementen. Soms zal je wel voor Microsoft 365 Enterprise kiezen omdat je één of meer van bovenstaande functies nodig hebt. Als dat niet het geval is dan is wellicht de

Uiteraard helpen we je graag om te kijken of Microsoft 365 Enterprise ook binnen jouw bedrijf meerwaarde biedt. Neem hiervoor contact met ons op!

contact met ons opnemen

Vragen of meer informatie?

Microsoft Teams is onderdeel van Microsoft 365 en werkt vanuit de web browser, via de aparte bureaublad toepassing of via de mobiele app. Microsoft Teams bestaat uit de hoofdonderdelen Chat, Teams & kanalen, Bestanden en Oproepen:

Chat

Met chat kun je berichten versturen en een (video-)gesprek starten met een collega of iemand buiten je organisatie. Je kun ook je scherm delen en apps toevoegen toevoegen aan een chat, bijvoorbeeld een document, website of youtube filmpje. Ook kun je heel gemakkelijk personen toevoegen aan een chat of gesprek.  Als laatste maak je je berichten wat leuker met emoticons, gifs en stickers:

Teams & kanalen

Het hart van de Teams applicatie is de chat communicatie in teams en kanalen. Ieder team kan meerdere kanalen bevatten, over bepaalde onderwerpen of subgroepen: hieronder zie je een team ‘Productontwikkeling’ en een kanaal ‘Kamperen’ met daarin een conversatie over de Duffel tas.

Teamleden kunnen hierin berichten, weblinks, afbeeldingen en bijlages plaatsen. Bijlages en afbeeldingen worden direct opgeslagen in een gekoppelde Sharepoint documentenbibliotheek en zijn ook zichtbaar onder het tabblad Bestanden. Op elk bericht kan worden gereageerd, het kan worden geliked of je kan het opslaan in een soort leeslijst:

Bestanden

In het onderdeel Bestanden vind je een overzicht van alle bestanden, inclusief de bestanden die in teamconversaties zijn uitgewisseld. Hier kun je documenten inzien en bewerken, commentaren toevoegen, nieuwe documenten en mappen aanmaken, documenten uploaden en de bijbehorende Sharepoint pagina openen:

Ontzettend mooi is de mogelijkheid om een document of afbeelding te bekijken en hierover een discussie te starten:

Commentaren zijn ook zichtbaar in het hoofd chat venster (met een referentie naar het bestand). Zo weet je precies hoe je teamleden erover denken en waarmee ze bezig zijn, je kunt je ook meteen in de discussie mengen.

Wiki

Een standaard tabblad in een Team is een Wiki, zie het als een organisch werkblad bestaande uit verschillende pagina’s en secties, met tekst en plaatjes:

Oproepen

Met Teams start je gemakkelijk een (video-)gesprek met collega’s en externen, vanaf je computer of je mobiele apparaat. Teams heeft alle functies van Skype overgenomen en daarnaast zijn er nog veel extra functionaliteiten bijgekomen. Zo is het nu mogelijk om aan een gesprek deel te nemen via de web browser, zonder extra software te hoeven installeren.

Je kunt eenvoudig een gesprek starten met meerdere personen (tot 250 personen) die ieder vanaf hun eigen locatie deelnemen. Een leuke mogelijkheid is ook het vervagen van de achtergrond in een videogesprek:

Overige apps

Buiten de standaard tabs Gesprekken, Bestanden en Wiki kun je eigen tabbladen naar wens toevoegen. Zo kun je bijvoorbeeld een Word document of Excel werkblad als tab toevoegen, een Sharepoint lijst, een Planner tab, een YouTube video, een PDF of een van de vele beschikbare apps:

Wil je meer weten over Teams

Uiteraard helpen we je graag verder met het bouwen van een mooie en functionele Teams omgeving voor je organisatie, neem hiervoor contact met ons op! Download ook onze Microsoft Teams handleiding.

contact met ons opnemen

Vragen of meer informatie?

Wij laten je zien hoe je externe personen als gasten uitnodigt voor een videogesprek en wat de mogelijkheden en onmogelijkheden zijn. Wil je weten hoe je in het algemeen eenvoudig via Teams met externe personen kunt samenwerken? Lees dan ons artikel over het samenwerken met externen in Microsoft Teams.

Een Teams vergadering inplannen met externe personen

• Ga naar je Teams app of Teams web app en ga naar de tab Agenda
• Plan een vergadering via de knop bovenaan ‘+ Nieuwe vergadering’. Je kunt ook direct een vergadering starten zonder deze in te plannen
• Geef een naam op voor de vergadering
• Geef de namen of e-mail adressen op van de personen die je wilt uitnodigen
• Geef een datum en tijdstip op
• Geef eventueel een kanaal, locatie of extra gegevens en klik op ‘Verzenden’

Alle deelnemers ontvangen nu per e-mail een uitnodiging / vergaderverzoek:

Aan de vergadering deelnemen

De deelnemers ontvangen een vergaderverzoek zoals hierboven, deze wordt aan de meeste agenda’s ook automatisch toegevoegd wanneer deze geaccepteerd is. In de uitnodiging staat ook de link om deel te nemen aan de vergadering. Deze link brengt je naar een dergelijke pagina:

Als je Teams op je bureaublad hebt staan kun je deze openen via het dialoogvenster, klik dan op ‘Microsoft Teams openen’, anders klik je op ‘Deelnemen op het web’. De Teams web toepassing biedt ondersteuning voor audio en video in Edge en Chrome. Internet Explorer, Safari en Firefox worden niet ondersteund!

Deelname via het web ziet er zo uit:

Geef hier je naam op waaronder de andere deelnemers je kunnen herkennen, en klik op ‘Nu deelnemen’

Je wordt nu in de digitale lobby geplaatst totdat de organisator je toelaat in de vergadering. Voor de organisator ziet er dat zo uit:

Zodra je bent toegelaten tot de vergadering kunnen audio, video, presentaties, scherm en/of whiteboard worden gedeeld, ondertussen kun je over de inhoud chatten:

De mogelijkheid om met externe gebruikers te kunnen vergaderen, op een gemakkelijke manier, zonder de noodzaak om de Teams software te hoeven installeren, is heel krachtig. In een volgende artikel gaan we nog een stapje verder en laten we zien hoe je zelfs een webinar kan organiseren met Microsoft Teams

Wil je meer weten over Teams?

Uiteraard helpen we je graag verder met het bouwen van een mooie en functionele Teams omgeving voor je organisatie, neem hiervoor contact met ons op!

Wij hebben ook een handleiding voor Microsoft Teams voor eindgebruikers gemaakt, je kunt deze gratis downloaden

contact met ons opnemen

Vragen of meer informatie?

Wij laten je zien hoe je externe personen als gasten uitnodigt in jouw Teams omgeving en wat de mogelijkheden en onmogelijkheden zijn. Wil je weten hoe je eenvoudig een vergadering kunt inplannen met externen via Teams? Lees dan ons artikel over het plannen van een Teams vergadering met externen.

Hoe nodig je externe personen uit in jouw Teams omgeving?

Heel gemakkelijk! Ga naar het betreffende team, klik op de puntjes > kies Team beheren > klik op Lid toevoegen. Nu hoef je alleen maar het e-mail adres van de betreffende gebruiker in te voeren en op ‘Toevoegen’ te klikken:

Let op! Het kan zijn dat je IT beheerder het toevoegen van gasten heeft ingeschakeld, je kunt in dat geval vragen of zij specifieke domeinen (@somedomain.com in dit geval) willen toestaan

De gast ontvangt nu een uitnodiging per e-mail die hij/zij kan accepteren. Het handigst werkt het als de gast ook gebruik maakt van Microsoft 365. Als de gast nog geen Microsoft 365 gebruikt zal hij/zij een zogenaamd Microsoft-account moeten aanmaken, iets wat we in het zakelijk verkeer niet graag aanbevelen. Er zijn dan wellicht ook andere mogelijkheden zoals het creëren van een Office 365 account, al dan niet in een aparte Microsoft 365 omgeving. Overleg hierover met je beheerder over de beste aanpak.

Hoe ziet het er voor een gast uit?

Een gast krijgt allereerst een uitnodiging die geaccepteerd moet worden. Daarna kan hij/zij Teams openen in ofwel de web-app ofwel de bureaublad toepassing:

Een gast kan gemakkelijk schakelen tussen de Teams omgeving van de eigen organisatie en de omgeving waarvoor hij/zij als gast is uitgenodigd. Rechtsboven in de Teams app kan hij/zij de omgeving selecteren:

Kan een gast alles wat een interne gebruiker ook kan?

Wel veel, maar niet alles! Een gast kan deelnemen aan (video-)gesprekken, eigen berichten plaatsen/wijzigen en verwijderen in conversaties en chats, bestanden plaatsen en kanalen aanmaken (indien de teameigenaar dat heeft toegestaan). Een gast kan geen teams aanmaken, geen apps aanmaken en geen andere gasten uitnodigen. Hier een overzicht:

Kan ik de machtigingen van gasten verder beperken?

Dat kan, de teameigenaar kan het maken, bewerken en verwijderen van kanalen afschermen:

Kan ik gast-toegang uitschakelen?

Dat kan zeker, dit kan via de beheerconsole worden ingesteld en geld dan voor alle teams. Met geavanceerde instellingen via Powershell kan gast toegang ook per team worden ingesteld

Wil je meer weten over Teams?

Uiteraard helpen we je graag verder met het bouwen van een mooie en functionele Teams omgeving voor je organisatie, neem hiervoor contact met ons op!

Wij hebben ook een handleiding voor Microsoft Teams voor eindgebruikers gemaakt, je kunt deze gratis downloaden

contact met ons opnemen

Vragen of meer informatie?

Dat er een kleine revolutie gaande is in de manier waarop we samenwerken is ook Microsoft niet ontgaan. Microsoft heeft op dit vlak een aantal (bijna) overnames gedaan en heeft de Slack concurrent Microsoft Teams in korte tijd ontwikkeld en in Microsoft 365 geïntegreerd. Ondertussen zijn er binnen Microsoft 365 aardig wat mogelijkheden om te communiceren en samen te werken:

Outlook

De bekende e-mail toepassing op PC, mobiel apparaat en in de web browser. Al meer dan 20 jaar de favoriete zakelijke e-mail software, maar dat wil niet zeggen dat er niet vernieuwd is. Integendeel, Outlook is continu in ontwikkeling en is voor formele communicatie nog altijd dé aangewezen tool.

Sharepoint

Biedt een centrale ruimte om te werken aan documenten alsook intranet functionaliteit zoals aankondigingen, webpagina’s en wiki’s. Sharepoint was in het verleden met name in grotere organisaties in gebruik maar is sinds Microsoft 365 veel toegankelijker en gebruiksvriendelijker geworden.

Teams

Een toepassing waarin conversaties via chat en (video-)gesprekken centraal staan, net als het overzichtelijk weergeven van informatie uit allerlei bronnen en apps. Net als bij groepen is er standaard een Sharepoint omgeving gekoppeld. Zie ook ons artikel over werken met Microsoft 365 Teams

Yammer

Functionaliteit vergelijkbaar met die van Facebook, maar dan binnen je bedrijf en gericht op samenwerken, en zonder eerst al je collega’s moeten te bevrienden 🙂 Ook kun je bestanden delen, polls maken, mensen in het zonnetje zettten en aankondigingen doen. Er is een mobiele app, een versie voor PC / Mac, en een online variant.

Kaizala

Mobiele app vergelijkbaar met Whatsapp, maar bedoeld voor bedrijfsmatige activiteiten en centraal te beheren. Het is aangevuld met zaken als aankondigingen, afspraakplanner, polls, enquêtes die we ook in Yammer terugzien. Net als Whatsapp biedt Kaizala ook de mogelijkheid tot het voeren van (video-)gesprekken

Welke tools zijn de juiste voor jouw bedrijf?

Wij merken dat het voor veel mensen moeilijk is om te begrijpen wanneer je welke tool gebruikt en wat de verschillen zijn. Hieronder hebben we ze even voor je op een rijtje gezet met de verschillende kenmerken (naar voorbeeld van Avepoint):

Als organisatie zul je een keuze moeten maken voor de tools die het beste bij je organisatiecultuur en werkwijze aansluiten. Voor een advocatenkantoor waar heel veel vanuit Outlook wordt gewerkt zouden E-mail en Groepen wellicht een logische keuze zijn. Voor een groot adviesbureau dat veel projecten met externen voert, kan juist de combinatie Teams met Yammer erg sterk zijn: Teams voor de projecten met externen en Yammer voor de interne bedrijfsbrede communicatie en informatie uitwisseling.

Wil je meer weten of hulp bij de implementatie binnen je organisatie? Neem dan contact met ons op

contact met ons opnemen

Vragen of meer informatie?

Wat wordt er out-of-the-box gebackupped in Microsoft 365?

Microsoft maakt elke 12 uur een back-up van uw Microsoft 365 omgeving en bewaart deze 14 dagen. Deze back-up is bedoelt voor calamiteiten waarbij de gehele Microsoft 365 omgeving moet worden hersteld. Deze back-up is voor de klant nauwelijks bruikbaar omdat dan ook alle wijzigingen sinds de laatste back-up verloren gaan.

Wat zijn de opties voor herstel van individuele items, mappen, sites, bibliotheken of postbussen?

Naast bovengenoemde back-ups zijn er gelukkig nog wel andere beschermingsmechanismen voor data in Sharepoint en Outlook/Exchange:

Sharepoint Prullenbak: Bestanden, mappen, bibliotheken en zelfs volledige sites die per ongeluk worden verwijderd komen in een prullenbak terecht alwaar ze 90 dagen blijven voordat ze permanent verwijderd worden. Binnen 90 dagen zijn deze dus te herstellen al kan het soms heel veel handmatig werk zijn om vele items weer te herstellen.

Sharepoint versiebeheer: Waar de prullenbak beschermt biedt tegen (onbedoelde) verwijderingen biedt Sharepoint versiebeheer bescherming tegen onbedoelde wijzigingen in documenten en bestanden. Hiermee kun je altijd een oudere versie van een document herstellen. Noot dat dit altijd per bestand dient te gebeuren en dat versiebeheer voor de bibliotheek moet aanstaan.

Outlook Verwijderde Items / Exchange Recoverable items: E-mails en andere items die worden verwijderd komen allereerst in de map ‘Verwijderde items’ terecht, ze blijven daar normaliter onbeperkt staan totdat deze door de gebruiker wordt leeggemaakt of het item ook daaruit weer handmatig wordt verwijderd. Het item blijft daarna nog 30 dagen in de 2e stadium prullenbak cq. Recoverable Items voordat ze permanent worden verwijderd.

Verwijderde gebruikers: Als een Microsoft 365 gebruiker wordt verwijderd dan kan deze binnen 30 dagen nog worden hersteld, daarna wordt de bijbehorende postbus permanent verwijderd, de bijbehorende OneDrive map zal daarna nog 90 dagen te herstellen zijn vanuit de prullenbak van de siteverzameling.

Ontbreekt er nog iets?

Je zou verwachten dat bovenstaande maatregelen al behoorlijk volledig zijn, helaas zijn er nog belangrijke scenario’s waarin niet voorzien is:

• Verwijderingen van data in Sharepoint die 90 dagen onopgemerkt blijven zijn niet meer te herstellen
• Verwijderingen van grote hoeveelheden data vereisen zeer veel handwerk om deze te herstellen
• Aanvallen van Ransomware die bestanden in Sharepoint aanpassen moeten één voor één handmatig hersteld worden
• Items en mappen die permanent in Outlook verwijderd worden zijn na 30 dagen niet meer te herstellen
• De postbus en Onedrive map van een verwijderde gebruiker zijn na 30 respectievelijk 120 dagen niet meer te herstellen
• Zowel de data als de back-ups blijven bij Microsoft, er is dus afhankelijkheid van één partij

Hoe kun je de back-up verbeteren?

Om bovenstaande issues aan te pakken is het mogelijk om een back-up dienst af te nemen die meerder keren per dag een back-up maakt van alle gegevens in Microsoft 365. Deze bewaart alle data zolang als dat gewenst is en hiermee is het heel eenvoudig om individuele e-mails en documenten, alsook hele mappen, bibliotheken en postbussen te herstellen. Wij bieden hiervoor een Microsoft 365 back-up oplossing. Neem contact met ons op voor meer informatie

contact met ons opnemen

Vragen of meer informatie?

In onderstaand artikel gaan we in op de gevolgen van de Algemene Verordering Gegevensbescherming (AVG). Hoe helpt Microsoft 365 je organisatie om hieraan te voldoen?

Wat is AVG ook weer precies?

De AVG is een Europese verordering die gaat over de bescherming van persoonsgegevens. De verordering vervangt de Wet Bescherming Persoonsgegevens (WBP). Eén van de redenen dat AVG veel aandacht krijgt is omdat deze strenger is dan WBP en de boetes voor overtreding véél hoger zijn.

Wat zijn belangrijke punten van de AVG ten opzichte van de WBP?

• Er is expliciete toestemming nodig van de betrokkenen voor iedere verwerking van persoonsgegevens
• Betrokkenen hebben meer uitgebreide rechten zoals recht op vergetelheid, dataportabiliteit en beperking van verwerkingen
• Verwerkingen van persoonsgegevens, datalekken en compliancy met AVG moeten worden gedocumenteerd
• Een functionaris voor de gegevensbescherming is verplicht bij overheden en sommige andere organisaties die zich hoofdzakelijk bezighouden met op grote schaal observeren van personen of verwerking van bijzondere persoonsgegevens
• Er kan een (PIA) Privacy Impact Assessment van u verlangd worden, wanneer er een hoog risico is verbonden aan een verwerking
• Digitale gegevens dienen beschermd te worden tegen toegang door onbevoegden, verlies of vernietiging en dienen correct en actueel te zijn

Welke rol speelt Microsoft 365 in de AVG?

Indien binnen Microsoft 365 persoonsgegevens aanwezig zijn dan is het onderhevig aan de AVG, het laatste punt uit de opsomming hierboven is dan van toepassing. Microsoft als leverancier van Microsoft 365 kan dan als verwerker of subverwerker worden aangemerkt, Microsoft heeft hiervoor ook additionele toevoegingen in de Voorwaarden voor Online Diensten (Online Services Terms-OST) opgenomen.

Bescherming van gegevens in Microsoft 365

Microsoft neemt de beveiliging van Microsoft 365 erg serieus, er is een groot pakket aan beveiligingsmaatregelen actief, denk aan o.a. biometrische toegangsbeveiliging tot de datacentra, geografische spreiding van data, versleuteling van gegevens, dagelijkse back-ups van data, inbraakdetectie en spam- en virus bescherming. Meer informatie en een overzicht van alle certificeringen vind je in het Microsoft 365 Vertrouwenscentrum.

Hoe kan ik mijn gegevens in Microsoft 365 veilig houden?

Microsoft biedt je een veilige infrastructuur om je gegevens te bewaren, maar daarmee ben je er niet. Immers, de voordeur kan nog zo sterk zijn, als de achterdeur openstaat heeft het weinig zin. Je zult dus een aantal zaken ook zelf goed moeten regelen, denk hierbij aan goede wachtwoorden en meervoudige aanmelding, correcte autorisaties, instellingen voor delen of aanvullende back-up.

Microsoft heeft wat hulpmiddelen ontwikkeld die je hierbij helpen zoals het AVG Dashboard en Microsoft Secure Score. Het AVG Dashboard biedt een overzicht van functies voor classificatie van gegevens, toepassing van een bewaarbeleid, Data Loss Prevention en dataverzoeken. Microsoft Secure Score biedt concrete suggesties om de algemene beveiliging van je Microsoft 365 omgeving te verbeteren en kan sommige van deze suggesties ook direct doorvoeren:

Hoe bescherm ik gegevens in transport?

Alle dataverkeer tussen het eindpunt (werkstation, mobiel, toepassing) en Microsoft 365 is versleuteld met heel sterke mechanismen. Een uitzondering hierop kan zijn e-mail verkeer van en naar Microsoft 365. Dit heeft te maken met het (oude) ontwerp van de e-mail protocollen in een tijd dat gegevensbeveiliging nog minder hoog op de agenda stond. De IT beheerder kan de versleuteling eventueel wel vereisen, ook biedt Microsoft optionele e-mail versleuteling middels Azure Information Protection.

Hoe bescherming ik gegevens op netwerk, computers en mobiele apparatuur?

De laatste schakel in de keten is het eindpunt waarop we de gegevens inzichtelijk maken. Denk aan een PC of mobiele telefoon. Het gevaar hier is tweeledig, het apparaat kan in de verkeerde handen vallen en fysiek worden uitgelezen, ofwel het kan geïnfecteerd raken en daarmee worden uitgelezen of gegevens beschadigen (denk aan Ransomware).

Het is dus zaak om je (WiFi) netwerk en apparatuur te beschermen met goede wachtwoorden, de laatste software updates, versleuteling van netwerkverkeer en opslagmedia, goede antivirus en firewall hard- en software.

Welke maatregelen kun je op IT gebied nemen?

• In kaart brengen en aanpassen van je Sharepoint en Exchange autorisaties en instellingen voor delen
• Instellen van meervoudige authenticatie op Microsoft 365
• Instellen van een additionele, meer uitgebreide back-up, van Sharepoint en/of Exchange gegevens
• Controleren van je algemene Microsoft 365 beveiliging middels Secure Score
• Controleren van je netwerkinfrastructuur op wachtwoorden, updates en versleuteling
• Installatie van veilige WiFi en firewall apparatuur ter bescherming van het netwerk
• Installatie van een centraal beheerde en gemonitorde antivirus oplossing
• Instellen van versleuteling op PC’s en laptops

Hulp nodig?

Wij helpen je graag met het voldoen aan de AVG vereisten. Voor bedrijven met Microsoft 365 als hoofd IT systeem hebben wij hiervoor een Microsoft 365 AVG traject ontworpen.

contact met ons opnemen

Vragen of meer informatie?

.

Planner Hub

Dit is de overzichtspagina waarin alle plannen en hun status worden weergegeven en vanwaar je naar een plan kan navigeren. Ook kun je hier een nieuw plan aanmaken en naar je takenlijst gaan:

Planningsbord

Op het planningsbord kun je taken aanmaken, deze groeperen in zogenaamde ‘Buckets’ en toewijzen aan personen:

Microsoft 365 takenlijst

Op je persoonlijke takenlijst kun je zien welke taken er nog open staan:

Taken bijwerken

Per taak kun je de voortgang opgeven, een begin- en einddatum, een checklist, een beschrijving, labels, bijlages of links. Bijlagen worden in de groepsdocumenten bibliotheek geplaatst en als voorbeeld weergegeven in de taak. Je kunt ook opmerkingen plaatsen in een taak die dan in de groep chat wordt weergegeven.

Mogelijkheden en beperkingen

• Je kunt taken heel eenvoudig verslepen naar andere buckets of andere personen (om de taaktoewijzing of status te veranderen)
• Er is een Planner app beschikbaar voor mobiele apparaten
• De taken worden niet gesynchroniseerd met Outlook taken, om de taken te zien zul je altijd even naar de Planner app moeten navigeren (online of op je mobiel)
• Iedereen met toegang tot de Planner app kan een plan aanmaken, met daaraan een Microsoft 365 groep gekoppeld

Conclusie

Planner is een heel gebruiksvriendelijke en moderne app zoals we die de laatste tijd meer zien van Microsoft. De app is erg bruikbaar in zowel kleine als grotere organisaties en zal hier zeker een plaats gaan veroveren.

contact met ons opnemen

Vragen of meer informatie?

Microsoft 365 voorziet hierin met een oplossing voor versleuteld mailen die is opgenomen in bijvoorbeeld het E3 of Business Premium abonnement. Het mooie van deze oplossing is dat er hierbij geen additionele software of ingewikkelde configuratie nodig is bij zowel de verzender als de ontvanger.

Hoe gaat Outlook versleutelen in zijn werk?

Een gebruiker geeft bij een bericht aan als hij deze wil versleutelen, dit gebeurt via de knop ‘Vertouwelijkheid’ in Outlook:

Hierbij kan gekozen worden voor verschillende niveau’s van versleuteling, deze niveaus kunnen worden aangepast door de beheerder, bijvoorbeeld:

• Intern vertrouwelijk: Het bericht is uitsluitend bedoeld voor interne gebruikers, het mag worden gewijzigd maar niet gekopieerd of afgedrukt
• Extern vertrouwelijk – Alleen weergeven, het bericht mag niet worden gewijzigd, gekopieerd of afgedrukt
• Openbaar: Het bericht wordt niet versleuteld
• Beschermd: Het bericht wordt versleuteld

Naast de handmatige versleuteling middels de knop Vertrouwelijkheid kunnen er ook regels worden gedefinieerd door de beheerder waarbij berichten die aan bepaalde criteria voldoen automatisch worden versleuteld. Zo kun de organisatie ervoor kiezen om bijvoorbeeld berichten naar bepaalde adressen of domeinen, met bijvoorbeeld een bijlage, of bepaalde sleutelwoorden in het bericht te versleutelen.

Nadat het bericht is verzonden krijgt de ontvanger een versleutelde e-mail binnen, als de ontvanger ook een Microsoft 365 / Outlook.com gebruiker is, dan is de e-mail direct leesbaar:

Als de ontvanger een Gmail of Yahoo account is dan wordt de e-mail zo weergegeven:

Nadat je hebt aangemeld wordt de versleutelde e-mail in je web browser weergegeven.

Als de ontvanger geen gebruik maakt van een van de grote online e-mail aanbieders dan ontvangt de gebruiker een eenmalige code gebruiken die men per separate e-mail ontvangt.

Mocht bovenstaande je aanspreken neem dan contact met ons op, wij regelen het dan graag voor je in.

contact met ons opnemen

Vragen of meer informatie?

Meervoudige aanmelding activeren als beheerder

Om toegang te krijgen tot je Microsoft 365 diensten en data moet je je aanmelden met je e-mail adres en wachtwoord. Dit kun je verder beveiligen met een extra aanmelding via je telefoon (via bellen, SMS of app). Je stelt dit als volgt in op het beheercentrum:

• Log in met een beheerderaccount op https://portal.office.com
• Ga naar Gebruikers > Actieve gebruikers > menu item ‘Meervoudige verificatie’
• Selecteer de gewenste gebruikers en kies ‘Inschakelen’
• (Bij ‘Service instellingen’ boven in het menu kun je toegestane authenticatiemethodes instellen)

Meervoudige aanmelding instellen als gebruiker

Wanneer meervoudige aanmelding voor je is ingesteld en je je op het Microsoft 365 portaal aanmeld, dan zal gevraagd worden om de extra verificatie in te stellen:

• Ga naar https://portal.office.com en meld je aan met je gebruikersnaam en wachtwoord
• Er verschijnt een melding over het instellen van het account: Klik op ‘Nu instellen’
• Geef de wijze van verificatie aan, wij vinden de Mobiele app het prettigst werken, je hoeft dan geen codes in te typen, je telefoon moet wel met internet zijn verbonden om je aan te melden
• Installeer de Authenticator app op je telefoon, klik op Account toevoegen en scan de QR-afbeelding
• Keur de aanmelding goed op je telefoon
• Kopieer het app wachtwoord voor toepassingen als Outlook en Office die geen extra verificatiestap ondersteunen

Vanaf nu zal er na iedere aanmelding met gebruikersnaam en wachtwoord ook nog een verificatie via de mobiele app worden gevraagd:

Let op! Nadat je Multi-factor authenticatie hebt ingesteld zal je ook in Windows, en/of Office en Teams opnieuw moeten aanmelden!

contact met ons opnemen

Vragen of meer informatie?

• Ga naar ‘Inhoud van site’ links in het menu of via de het tandwieltje rechtsboven in beeld
• Klik op ‘Prullenbak’
• Doorzoek de prullenbak en vink het document dat je wilt herstellen aan
• Klik op ‘Selectie herstellen’ en dan op OK

Het document is nu hersteld en op de oorspronkelijke locatie terug geplaatst.

Bekijk de bijbehorende video:

contact met ons opnemen

Vragen of meer informatie?

Controleer de volgende zaken als er problemen zijn met OneDrive:

• Controleer je aamelding in Office, dit kun je doen vanuit bijvoorbeeld Word of Excel > Bestand > Account – controleer of je correct bent aangemeld. Mocht je daarbij problemen hebben dan kan het soms goed zijn in Windows referentiebeheer eens al je Office referenties te verwijderen, voornamelijk de referenties die ADAL bevatten en de OneDrive Business Cached Credentials, Start daarna je PC opnieuw en meld je in Office opnieuw aan
• Klik eenmaal op het OneDrive wolkje rechtsonder en kijk of er issues zijn met de synchronisatie van specifieke bestanden, vaak staat er dan ook nog een omschrijving bij zoals een synchronisatieconflict. Probeer dit op te lossen door het document te openen en weer op te slaan.
• Controleer of de specifieke mappen/bestanden geen vreemde namen hebben of vreemde tekens bevatten, de ondersteuning van Sharepoint/OneDrive van vreemde tekens is veel verbeterd de laatste jaren maar soms zien we het toch nog fout gaan.

Mocht dit alles niet werken dan kun je proberen OneDrive te resetten middels:

• Ga naar uitvoeren (Windows toets + R) > Typ: %localappdata%\Microsoft\OneDrive\onedrive.exe /reset
• Het OneDrive icoon gaat even weg en verschijnt na een tijdje weer, als dit te lang duurt toets dan in uitvoeren: %localappdata%\Microsoft\OneDrive\onedrive.exe , OneDrive start hiermee weer

Als je ook hier geen succes mee hebt dan kun je het best OneDrive verwijderen en weer opnieuw installeren via https://onedrive.live.com/about/nl-be/download/

contact met ons opnemen

Vragen of meer informatie?

Op Sharepoint site collectie niveau:

• Ga in de betreffende Sharepoint site collectie naar de Top Level Site
• Ga naar Site Acties > Site Instellingen
• Ga naar Beheer van de siteverzameling > Onderdelen van de siteverzameling
• Ga naar het kopje ‘Documenten standaard openen in clienttoepassingen’
• Klik op de knop ‘Activeren’

Noot dat bovenstaande instelling nog per documentbibliotheek kan worden overschreven. Als je documenten dus nog steeds openen in de Web Apps, controleer je de instelling van de bibliotheek:

• Ga naar de betreffende documentbibliotheek
• Ga naar het tabblad Bibliotheek > Bibliotheekinstellingen
• Ga naar Geavanceerde Instellingen
• Bij ‘Documenten openen in de browser’ kies je voor ‘Openen in de clienttoepassing’:

contact met ons opnemen

Vragen of meer informatie?

Een netwerklocatie of netwerkverbinding kunnen we gebruiken voor bijvoorbeeld het opslaan en bijvoegen van bijlagen in Outlook. Ook is het handig (en soms vereist) voor het werken met programma’s die niet Sharepoint bewust zijn.

Een andere en misschien wel betere mogelijkheid is om in Windows 10 OneDrive on Demand te gebruiken, je hebt hierbij dan wel de voordelen van OneDrive (off-line werken, gemakkelijke toegang) maar niet de nadelen, immers, alleen de bestanden die je gebruikt worden ook daadwerkelijk gedownload. Onderaan leggen we nog even uit hoe je dit doet.

Je Sharepoint map benaderen vanuit favoriete mappen of snelle toegang in Windows

• Meld je aan op je Sharepoint Team Site met het vinkje ‘Aangemeld blijven’ (alleen als je deze optie krijgt)
• Ga naar een willekeurige documentbibliotheek > kopje ‘Alle documenten’ > ‘In Verkenner weergeven’
• Als het goed is wordt nu de bibliotheek in de Windows verkenner weergegeven
• Rechtsklik op ‘Favorieten’ en kies ‘Huidige locatie aan favorieten toevoegen’, of rechtsklik op de map zelf en kies ‘Vastmaken aan snelle toegang’

Maak een netwerklocatie of netwerkverbinding aan

• Meld je aan op je Sharepoint Team Site met het vinkje ‘Aangemeld blijven’  (alleen als je deze optie krijgt)
• Ga naar een willekeurige documentbibliotheek > kopje ‘Alle documenten’ > ‘In Verkenner weergeven’
• Als het goed is wordt nu de bibliotheek in de Windows verkenner weergegeven
• Netwerkverbinding of netwerklocatie maken:
  • Netwerkverbinding: Rechtsklik op Mijn Computer en kies  ‘Netwerkverbinding maken’ > Kies een stationsletter > Geef bij mapnaam de locatie van de Site of Documentbibliotheek op, bijvoorbeeld: https://jesharepointnaam.sharepoint.com/Data en selecteer de optie ‘Opnieuw verbinding maken bij aanmelden’ en klik op ‘Voltooien’
  • Netwerklocatie: Rechtsklik op Mijn Computer en kies ‘Een netwerklocatie toevoegen’ > Klik ‘Volgende’  > Kies de optie ‘Andere netwerklocatie kiezen’ en klik op ‘Volgende’ > Geef nu de locatie van de Site of Documentbibliotheek op, bijvoorbeeld: https://jesharepointnaam.sharepoint.com/Data en klik op ‘Volgende’, geef een naam op en klik op ‘Volgende’ en daarna ‘Voltooien’

Je hebt nu een directe verbinding naar de Sharepoint site of documentbibliotheek!

OneDrive on Demand gebruiken

Als je Windows 10 of hoger gebruikt dan kun je OneDrive on Demand gebruiken, hiermee stel je OneDrive zodanig in dat niet alle bestanden direct worden gedownload, maar alleen als deze nodig zijn. Dit levert vaak een enorme ruimtebesparing op, terwijl het nauwlijks vertraging oplevert. Het enige waar je rekening mee moet houden is dat als je off-line gaat werken je de benodigde bestanden vooraf wel even markeert om te downloaden.

Instellen van OneDrive on Demand:

• Klik op het blauwe OneDrive wolkje rechtsonder op je scherm > klik op ‘Meer’ > ‘Instellingen’ > tabblad ‘Instellingen’
• Vink de optie ‘Ruimte besparen door alleen de bestanden te downloaden die u gebruikt’ aan > Klik ‘OK

Je zult nu zien dat bij alle bestanden die gedownload zijn een groen vinkje staat en bij alle bestanden die alleen in de cloud staan een wolkje. Als je een bestand opent dan wordt deze automatisch gedownload en voorzien van een groen vinkje.

Je kunt een bestand of map vooraf downloaden door deze te rechts klikken en te kiezen voor de optie ‘Altijd behouden op dit apparaat’

Je kunt de lokale kopie stoppen door te deze te rechts klikken en te kiezen voor de optie ‘Ruimte vrijmaken’

contact met ons opnemen

Vragen of meer informatie?

De meest gebruikte methoden om contactpersonen te delen zijn:

• Een gedeelde contactpersonen map aanmaken in de openbare mappen
• Contactpersonen toevoegen als externe contactpersonen in de ingebouwde Globale Adres Lijst (GAL)
• Een Sharepoint lijst maken met contactpersonen
• Een CRM zoals Microsoft Dynamics gebruiken

Let op! Voor alle bovenstaande methodieken geld dat de contactpersonen niet met mobiele apparatuur worden gesynchroniseerd

Een gedeelde contactpersonen map in openbare mappen

Hierbij maakt een beheerder een openbare contactpersonen map aan in de Microsoft 365 omgeving. Dit ziet er als volgt uit:

Contactpersonen toevoegen als externe contactpersonen in de Globale Adreslijst (GAL)

Het voordeel van deze methode is dat de externe contactpersonen inzichtelijk zijn in de ingebouwde adreslijst en gebruikers niet een extra gedeelde postbus hoeven te openen. Het nadeel is dat de lijst niet eenvoudig door eenieder te wijzigen is. Iedereen binnen de organisatie ziet de ingevoerde contactpersonen automatisch (bepaal zelf of dat een voor- of nadeel is…)

Ga als volgt te werk:

• Log in als beheerder op het Microsoft 365 portaal
• Ga naar de sectie ‘Gebruikers’ > Contactpersonen’
• Voeg hier de gebruiker toe met ‘Contact toevoegen’

Iedere gebruiker kan nu de contactpersonen in Outlook oproepen door naar het Outlook adresboek te gaan (het kleine boek-icoontje bovenaan in de menubalk) en te kiezen voor de ‘Globale Adreslijst’

Een gedeelde contactpersonenlijst aanmaken in Sharepoint

Het voordeel van deze methode is dat de contactpersonen centraal in Sharepoint zijn opgeslagen. Daar zijn ze ook inzichtelijk voor gebruikers en andere Sharepoint toepassingen. Ook zijn ze gemakkelijk te bewerken en kunnen eventueel additionele informatievelden worden toegevoegd. Dit ziet er als volgt uit:

Een CRM zoals Microsoft Dynamics gebruiken

Als je meer wilt dan alleen basis contactinformatie delen dan is het wellicht goed om naar een CRM oplossing te kijken. Hierin kun je ook andere informatie opslaan zoals gespreksnotities, opvolg- en contactmomenten, contracten, en bijvoorbeeld e-mail nieuwsbrieven versturen.

Wil je meer informatie over bovenstaande oplossingen, of wil je dat wij het voor je inregelen? Neem dan contact met ons op!

contact met ons opnemen

Vragen of meer informatie?

In de recente versies van de Outlook Web App kan de gebruiker eenvoudig een logo toevoegen aan de handtekening middels de handtekening editor (tandwieltje rechtsboven > ‘Alle Outlook-instellingen weergeven’ > ‘Opstellen en beantwoorden’):

Let op! In tegenstelling tot de bureaublad Outlook wordt de afbeelding hier niet wordt opgenomen (embedded) in het bericht maar wordt ingeladen vanaf een externe locatie, iets wat veel e-mail programma’s uit beveiligingsoogpunt niet toestaan waardoor een waarschuwing wordt gegenereerd. De ontvanger zal dus een melding als hieronder krijgen:

Zodra de ontvanger je aan de lijst van veilige afzenders toevoegt zal het logo gewoon zichtbaar zijn zonden bovenstaande melding.

Omdat het lastig is om altijd en overal dezelfde handtekening te hanteren leveren wij ook een handtekeningen oplossing voor Microsoft 365 waarmee handtekeningen automatisch worden toegevoegd aan alle uitgaande berichten. Hiermee heb je dezelfde handtekening vanaf mobiel, Outlook online en je bureaublad Outlook. Ook worden de logo’s hierbij wel opgenomen in het bericht.

contact met ons opnemen

Vragen of meer informatie?